CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp. Khái quát về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thoả mãn nhu cầu của thị trường với mục tiêu là lợi nhuận.
Để thực hiện mục tiêu đó, doanh nghiệp phải thực hiện được quá trình trao đổi thông qua các phương tiện thanh toán để thực hiện giá trị của sản phẩm tức là chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị ( hàng - tiền). Bán hàng hay tiêu thụ sản phẩm thực chất là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn lợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kì sản xuất kinh doanh, phát triển nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Để thực hiện được quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải bỏ ra những khoản chi phí dưới dạng các khoản tiền đã chi ra, các khoản khấu trừ vào tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ làm giảm vốn chủ sở hữu. Đồng thời, doanh nghiệp cũng thu được các khoản doanh thu và thu nhập khác, đó là tổng giá trị các lợi ích kinh tế thu được trong kỳ phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Sau một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sẽ xác định kết quả của từng hoạt động trên cơ sở so sánh doanh thu, thu nhập với các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra cho từng hoạt động. Vai trò của bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
Vai trò của bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Dương Thị Mai Hương KTDNG – k12 Khóa luận tốt nghiệp 5 Học Viện Ngân Hàng Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất. Thông qua quá trình bán hàng, doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, bù đắp chi phí bỏ ra, có nguồn tích luỹ để mở rộng sản xuất kinh doanh. Như vậy có thể nói hoạt động bán hàng hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp, bên cạnh đó nó còn có vai trò quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân.
Từ số liệu do kế toán cung cấp, Nhà nước nắm bắt được tình hình kinh doanh và tình hình tài chính của Doanh nghiệp, từ đó thực hiện chức năng quản lý kiểm soát vĩ mô nền kinh tế. Đồng thời, kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ Nhà nước của Doanh nghiệp. Bán hàng là điều kiện vô cùng quan trọng để doanh nghiệp đứng vững trên thị trường. Do đó công tác bán hàng cần nắm bắt, theo dõi chặt chẽ, thường xuyên quá trình bán hàng từ khâu mua hàng, dự trữ, bán hàng, thanh toán, thu nộp kịp thời đảm bảo xác định kết quả kinh doanh tránh hiện tượng lãi giả, lỗ thật.
Nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh thu. Và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp.
Đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng. Phản ánh và tính toán chính xác kết quả hoạt động của từng hoạt động kinh doanh, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, và tình hình phân phối kết quả các hoạt động. Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kì phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần chú ý những yêu cầu cơ bản sau: Dương Thị Mai Hương KTDNG – k12 Khóa luận tốt nghiệp 6 Học Viện Ngân Hàng Xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là bán để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu.
Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng loại, từng hợp đồng kinh tế nhằm giám sát chặt chẽ hàng bán về số lượng, chất lượng, thời gian…Đôn đốc việc thu tiền khách hàng nộp về quỹ. Tổ chức hạch toán chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lí. Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, hợp lí không quá phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu quản lí, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp, kết chuyển chi phí để xác định kết quả kinh doanh chính xác.
Yêu cầu quản lý kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Quản lý công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh thực chất là việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch trong từng thời kỳ đối với từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế. Ngoài ra đó còn là hoạt động quản lý về số lượng, chất lượng hàng hóa, thời gian tiêu thụ cơ cấu các mặt hàng tiêu thụ, trị giá vốn hàng xuất bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, tình hình thanh toán của khách hàng và thanh toán các khoản phải trích nộp cho Nhà nước. Để quản lý tốt công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, mỗi doanh nghiệp cần phải: - Sắp xếp, bố trí, lực lượng lao động cho mạng lưới tiêu thụ một cách khoa học và chuyên nghiệp.
- Nghiên cứu và áp dụng những phương thức bán hàng hợp lý và quản lý chặc chẽ phương thức đó. - Xây dựng chính sách giá cả hợp lý đối với từng loại hàng hoá. - Quản lý các khoản chi phí phải bỏ ra như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp…Nhằm mục tiêu tối thiểu hoá chi phí - Xây dựng tiêu chuẩn để phân loại khách hàng, lựa chọn đúng đắn những của doanh nghiệp. Đồng thời, có biện pháp đôn đốc thu hồi công nợ đầy đủ, đúng hạn, tránh bị chiếm dụng vốn.
Dương Thị Mai Hương KTDNG – k12 Khóa luận tốt nghiệp 7 Học Viện Ngân Hàng - Tìm hiểu, nắm bắt nhanh nhu cầu thị trường, từ đó giúp cho các bộ phận chuyên trách nghiên cứu, phát triển, đa dạng hoá sản phẩm phù hợp với thị hiếu, thu nhập của khách hàng. Lý luận chung về kế toán bán hàng. Các phương thức bán hàng. Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp tới việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho thành phẩm, hàng hoá.
Từ đó quyết định đến thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận. Hiện tại có 2 phương thức bán hàng đó là: bán buôn và bán lẻ Bán buôn: Là bán hàng cho các đơn vị sản xuất, kinh doanh để tiếp tục quá trình luân chuyển hàng hoá và thường được bán với khối lượng lớn so với bán lẻ. Có 2 phương thức: Bán buôn qua kho và bán buôn không qua kho o Bán buôn qua kho: Theo phương thức này thành phẩm sản xuất xong được nhập kho rồi từ kho của doanh nghiệp mới xuất bán ra. Phương thức này có 2 hình thức giao nhận: - Hình thức giao hàng trực tiếp tại kho: Bên bán xuất hàng từ kho và giao trực tiếp cho bên mua.
Hàng được ghi nhận là bán khi bên mua nhận hàng và ký xác nhận trên Hoá đơn bán hàng - Theo hình thức chuyển hàng: Bên bán xuất hàng từ kho để chuyển cho bên mua theo thời gian và địa điểm đã ghi trong Hợp đồng. Hàng được ghi nhận là bán khi bên mua đã nhận được hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng đã nhận o Bán buôn không qua kho: Theo phương thức này, hàng được giao bán ngay từ khâu sản xuất xong mà không qua kho của doanh nghiệp bán buôn. Bán lẻ thành phẩm: Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Qua khâu bán lẻ, sản phẩm kết thúc giai đoạn lưu thông, giá trị của hàng được thực hiện đầy đủ.
Các phương thức bán hàng ở khâu bán lẻ: Dương Thị Mai Hương KTDNG – k12 Khóa luận tốt nghiệp 8 Học Viện Ngân Hàng o Bán hàng thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Việc thừa, thiếu hàng ở quầy và tiền thu về bán hàng do nhân viên bán hàng trực tiếp chịu trách nhiệm. o Bán hàng thu tiền tập trung: Ở quầy có nhân viên thu ngân chuyên làm nhiệm vụ thu tiền và viết hoá đơn. Căn cứ vào hoá đơn đã thu tiền nhân viên bán hàng giao hàng cho khách, ở đây thừa thiếu tiền bán hàng thuộc trách nhiệm của nhân viên thu ngân, thừa thiếu hàng ở quầy thuộc trách nhiệm của nhân viên bán hàng.
Các phương thức thanh toán. Sau khi giao hàng cho bên mua và nhận được chấp nhận thanh toán bên bán có thể nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau tuỳ vào sự tín nhiệm thoả thuận giữa 2 bên mà lựa chọn các phương thức thanh toán cho phù hợp. Việc theo dõi quá trình thanh toán của khách hàng có ý nghĩa rất lớn trong việc thu hồi vốn, tránh bị chiếm dụng vốn và nâng cao vòng quay của vốn, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng 1 số phương thức thanh toán sau: a/ Thanh toán trực tiếp Sau khi khách hàng nhận đươc hàng, khách hàng thanh toán ngay tiền cho doanh nghiệp thương mại có thể bằng tiền mặt hoặc bằng tiền tạm ứng, bằng chuyển khoản hay thanh toán bằng hàng( hàng đổi hàng).
b/Thanh toán trả chậm Khách hàng đã nhận được hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho doanh nghiệp thương mại.