CHƯƠNG 1: SỰ CẦN THIẾT HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm cơ bản 1. Khái niệm công việc Để đánh giá được những đóng góp của người lao động đối với một doanh nghiệp hay một tổ chức, trước tiên ta phải hiểu về các khái niệm như nhiệm vụ, công việc, đánh giá thực hiện công việc. Nhiệm vụ: “Biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện”.1 Vị trí (Vị trí việc làm): “Biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi cùng một người lao động”.2 Công việc: “Tất cả những nhiệm vụ khác nhau được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một nhóm người lao động”3 1.
Đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc: “Là sự đánh giá có hệ thống về tình hình thực hiện công việc của người lao động so với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đáng giá đó với người lao động”4 Từ khái niệm trên ta thấy ĐGTHCV là một hệ thống các hoạt động. Nó bao gồm cả một tiến trình đánh giá khoa học và có tính hệ thống với nội dung là các quy định được ban hành phù hợp với với định hướng, mục đích của tổ chức và được đưa ra trên cơ sở vận dụng các phương pháp khoa học để đánh giá các kết quả mà người lao động đạt được. Nguyễn Vân Điềm &PGS. Nguyễn Ngọc Quân, Quản trị Nhân lực, NXB Lao động Xã hội, 2004, tr 46.
Công tác đánh giá thực hiện công việc Có thể có những cách hiểu khác nhau về công tác đánh giá thực hiện công việc như “Công tác đánh giá thực hiện công việc là một quá trình đo lường các kết quả thực hiện công việc của người lao động theo một chu kỳ nhất định để đưa ra các hình thức khen thưởng hay kỷ luật phù hợp”…, trong phạm vi luận văn nghiên cứu, tác giả chọn định nghĩa công tác đánh giá thực hiện công việc là “một quá trình tổng thể bao gồm các hoạt động xây dựng kế hoạch đánh giá thực hiện công việc, tổ chức thực hiện đánh giá thực hiện công việc và kiểm tra đánh giá thực hiện công việc”. Công tác ĐGTHCV là một hệ thống bao gồm các quy định được ban hành bởi cấp lãnh đạo và bộ phận quản lý nhân sự theo cùng một hướng là mục tiêu phát triển của tổ chức dựa trên những kế hoạch nhất định. Tùy theo điều kiện cụ thể, các kết quả đánh giá sẽ được phản hồi lại với người lao động để họ biết được mức độ thực hiện công việc của cá nhân và hiểu được cách thức thực hiện công việc tốt hơn trong tương lai. Đồng thời hoạt động đánh giá này còn được kiểm tra và phản hồi để tạo ra sự công bằng khi thông tin thu được là từ cả phía người lao động và người đánh giá, từ đó cải thiện và nâng cao hiệu quả của hệ thống đánh giá.
Như vậy công tác đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động có hai thuộc tính cơ bản là: tính hệ thống chặt chẽ và tính chính thức, có quy chuẩn. - Tính hệ thống chặt chẽ: Công tác ĐGTHCV là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động có mối quan hệ chặt chẽ với nhau từ khâu xác định mục tiêu đánh giá, tiêu chuẩn đánh giá, đối tượng đánh giá từ đó áp dụng phương pháp đánh giá phù hợp và tiến hành đánh giá để đưa ra các kết luận khoa học, chính xác và công bằng đối với mọi người lao động trong doanh nghiệp. 8 - Tính chính thức, có quy chuẩn: Công tác ĐGTHCV được ban hành chính thức trong doanh nghiệp thông qua một hệ thống các quy trình, quy định và đưa vào tổ chức đánh giá. Các kết quả đánh giá là một văn bản mang tính khoa học, chính xác và được mọi người lao động thừa nhận.
Đó cũng là cơ sở của việc đưa ra các quyết định quản lý của doanh nghiệp. Nội dung của công tác đánh giá thực hiện công việc: Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên giúp cho doanh nghiệp và người quản lý đạt được những mục tiêu về kinh tế, quản lý con người hay những mục tiêu xã hội nhất định. Nội dung của công tác đánh giá thực hiện công việc thường tập trung vào các vấn đề chính sau: - ĐGTHCV để đo lường kết quả thực hiện công việc của người lao động từ đó phát hiện các tiềm năng của CBCNV trong việc nâng cao kết quả của người lao động. - Kiểm tra sự phù hợp giữa công việc với trình độ chuyên môn – kỹ thuật của người lao động để có kế hoạch thuyên chuyển, bố trí phù hợp trong kỳ kế hoạch; - Phát hiện các trường hợp nhân viên thiếu kiến thức, kỹ năng làm việc, nhân viên giảm động cơ làm việc hoặc gặp khó khăn, khi đổi mới công nghệ, lạc hậu về nghệ nghiệp… Trên cơ sở đó để lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện nhân lực trong kỳ kế hoạch; - Thu nhận thông tin phản hồi để thực hiện các biện pháp cải thiện kết quả công tác của nhân viên trong kỳ kế hoạch; - Phát hiện các thiếu sót của quá trình công việc để khắc phục trong kỳ kế hoạch.
Thông thường cấu trúc của một hệ thống ĐGTHCV bao gồm: - Hệ thống mục tiêu, tiêu chuẩn đánh giá 9 - Hệ thống thực hiện đánh giá gồm: Lựa chọn đối tượng đánh giá; Lựa chọn phương pháp đánh giá; Lựa chọn người đánh giá; Đào tạo người đánh giá và tổ chức đánh giá - Sử dụng và kiểm tra kết quả đánh giá: Kiểm tra lại kết quả đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn nhất định về mức độ chính xác cần đạt được. Dựa trên kết quả đánh giá, lãnh đạo doanh nghiệp sử dụng các kết quả đánh giá để làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại doanh nghiệp. Xây dựng kế hoạch đánh giá thực hiện công việc Mỗi doanh nghiệp khi xây dựng một hệ thống đánh giá thực hiện công việc đều nhằm những mục đích nhất định phù hợp với điều kiện kinh doanh, điều kiện thực tế của doanh nghiệp đó nhằm kiểm soát - giám sát, tạo sự công bằng hay để làm đội ngũ gắn bó hơn. Tuy nhiên mục tiêu cuối cùng của đánh giá thực hiện công việc là nhận xét đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên theo những chu kỳ đánh giá nhất định, từ đó tìm ra những nguyên nhân làm ảnh hưởng đến việc nâng cao năng suất của người lao động và đưa ra hướng khắc phục giúp nâng cao năng suất lao động cho người lao động.
Trên cơ sở đánh giá kết quả thực hiện công việc, doanh nghiệp đưa ra những quyết định thưởng, phạt cụ thể, chính xác giúp tạo động lực làm việc cho nhân viên, để họ luôn mong muốn làm việc và tận tụy với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, mục tiêu cao nhất của công tác quản trị nhân lực là giúp cho hệ thống sản xuất kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả cao nhất và việc đánh giá thực hiện công việc cũng là nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị nhân lực. 10 Để công tác đánh giá thực hiện công việc cho người lao động tại doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất thì doanh nghiệp phải xây dựng một kế hoạch đánh giá thực hiện công việc gắn với điều kiện thực tế tại doanh nghiệp: Căn cứ vào mục tiêu quản lý, người xây dựng phải xác định cụ thể số lượng các đợt đánh giá thực hiện công việc của CBCNV trong một năm, từ đó đưa ra chu kỳ đánh giá thực hiện công việc phù hợp hay xác định cụ thể việc ĐGTHCV có thực hiện theo chu kỳ hay không. Ví dụ mục tiêu ĐGTHCV là để trả lương cho người lao động, thì việc ĐGTHCV phải thực hiện theo chu kỳ hàng tháng để dựa trên kết quả đánh giá thu được mà trả lương cho người lao động.
Do đó việc đánh giá theo đợt (quý hay nửa năm) hoặc toàn phần (cả năm) hoặc có thể chia nhỏ các nội dung đánh giá cho phù hợp với điều kiện thực tế tại doanh nghiệp hoặc không chia nhỏ theo từng đợt đánh giá mà gộp chung kết quả đánh giá vào cuối năm. Ngoài ra, kế hoạch đánh giá này cần được chỉnh cho hợp lý với các nhóm chức năng công việc khác nhau (tài chính, bán hàng, sản xuất và quản lý chung.) Trong đó việc cân bằng giữa kết quả, kỹ năng và khả năng phát triển cá nhân, những ảnh hưởng cục bộ, có tính thời điểm và những thứ thuộc về diễn biến, rất cần được chú ý. Không hiếm những người xuất phát ở vị trí thấp của hệ thống đã bộc lộ tài năng và trở thành lãnh đạo ở vị trí rất cao. Tiềm năng quyết định chuyện này.
Bỏ qua nó là bỏ qua cơ hội trọng dụng người tài mà vì lý do nào đó tài năng chưa bộc lộ. Tổ chức công tác đánh giá thực hiện công việc 1.1 Xác định các chỉ tiêu, tiêu chuẩn đánh giá Mục tiêu quản lý chính là cơ sở cao nhất để xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc. Ngoài ra, các chức danh công việc khác nhau sẽ có các yêu cầu chủ yếu khác nhau về chuyên môn nghiệp vụ, hành vi, 11 tác phong,… đồng thời trong những doanh nghiệp khác nhau, các yêu cầu chủ yếu đối với mỗi chức danh công việc là khác nhau như yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, khả năng giải quyết vấn đề độc lập, sáng tạo, tính tự giác, ý thức trách nhiệm… Khi xây dựng bản chỉ tiêu đánh giá thực hiện công việc cần xây dựng số lượng chỉ tiêu chủ yếu không quá nhiều cũng không quá ít vì dù bị đánh giá không tốt theo bất kỳ chỉ tiêu nào đều làm ảnh hưởng đến kế hoạch nhân lực đặt ra cho nhân viên thực hiện công việc được đánh giá. Các chỉ tiêu khác nhau có tầm quan trọng khác nhau đối với hiệu quả đánh giá thực hiện công việc.
Lựa chọn các phương pháp đánh giá * Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ Đây là phương pháp truyền thống và thường được áp dụng phổ biến nhất. Trong phương pháp này, người đánh giá cho ý kiến đánh giá về kết quả thực hiện công việc dựa trên ý kiến chủ quan của mình theo một thang đo từ thấp đến cao. Các tiêu thức đánh giá thường liên quan trực tiếp đến công việc và cả các tiêu thức không liên quan trực tiếp đến công việc.