Khóa luận hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH Vận chuyển Quốc tế HD

Luận văn tốt nghiệp tmu phân tích cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Vận chuyển Quốc tế HD, đề xuất giải pháp cải tiến hiệu quả.

• Tác giả: Mai Phạm Cao
• Người hướng dẫn: ThS. Trịnh Đức Duy
• Trường học: Đại học Thương Mại
• Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp
• Đề tài: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• PHẦN MỞ ĐẦU
• 0.1. Tính cấp thiết của đề tài
• 0.2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
• 0.3. Mục đích nghiên cứu
• 0.4. Phạm vi nghiên cứu
• 0.5. Phương pháp nghiên cứu
• 0.5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
• 0.5.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
• 0.5.3. Phương pháp phân tích dữ liệu
• 0.6. Kết cấu đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN
• 1.1. Các khái niệm cơ bản
• 1.1.1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức
• 1.1.2. Khái niệm về phân quyền
• 1.2. Nội dung của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp
• 1.2.1. Nội dung của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
• 1.2.1.1. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
• 1.2.1.2. Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
• 1.2.1.3. Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
• 1.2.2. Phân quyền trong doanh nghiệp
• 1.2.2.1. Sự cần thiết khi phân quyền
• 1.2.2.2. Các nguyên tắc khi phân quyền
• 1.2.2.3. Các bước phân quyền
• 1.2.2.4. Các yêu cầu khi phân quyền
• 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp
• 1.3.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
• 1.3.1.1. Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn
• 1.3.1.2. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
• 1.3.1.3. Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp
• 1.3.1.4. Quy mô của doanh nghiệp
• 1.3.1.5. Công nghệ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
• 1.3.1.6. Con người và trang thiết bị quản trị
• 1.3.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến mức độ phân quyền trong doanh nghiệp
• 1.3.2.1. Giá trị của quyết định
• 1.3.2.2. Nhu cầu thống nhất trong chính sách
• 1.3.2.3. Quy mô doanh nghiệp
• 1.3.2.4. Triết lý quản trị lãnh đạo và lịch sử phát triển của doanh nghiệp
• 1.3.2.5. Trình độ các nhà quản trị cấp cơ sở
• 2. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ HD
• 2.1. Khái quát về công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD
• 2.1.1. Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp. Quá trình hình thành và phát triển
• 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
• 2.1.3. Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp
• 2.1.4. Tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp
• 2.1.4.1. Số lượng, chất lượng của doanh nghiệp
• 2.1.4.2. Cơ cấu lao động của doanh nghiệp
• 2.1.4.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• 2.1.5. Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp
• 2.1.6. Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty
• 2.2.1. Kết quả phân tích qua dữ liệu sơ cấp
• 2.2.1.1. Đánh giá về cơ cấu tổ chức của công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD qua phiếu điều tra trắc nghiệm
• 2.2.1.2. Đánh giá tình hình phân quyền của công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD
• 2.2.2. Kết quả phân tích qua dữ liệu thứ cấp
• 2.2.3. Các kết luận cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty
• 2.2.3.1. Những nhược điểm
• 2.2.3.2. Những nguyên nhân
• 2.2.3.2.1. Những nguyên nhân của sự thành công
• 2.2.3.2.2. Những nguyên nhân của sự tồn tại
• 3. CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ HD
• 3.1. Mục tiêu và phương hướng phát triển của công ty
• 3.1.1. Mục tiêu của công ty
• 3.1.2. Phương hướng phát triển của công ty
• 3.2. Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty
• 3.2.1. Quan điểm 1: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền dựa trên cơ sở phù hợp và gọn nhẹ với quy mô công ty
• 3.2.2. Quan điểm 2: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền dựa trên cơ sở bố trí và sử dụng hợp lý cán bộ công nhân viên
• 3.2.3. Quan điểm 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền dựa trên cơ sở xây dựng môi trường văn hóa của công ty
• 3.2.4. Quan điểm 4: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền dựa trên cơ sở chiến lược phát triển của công ty
• 3.2.5. Quan điểm 5: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền dựa phải căn cứ vào nguồn lực của công ty
• 3.3. Đề xuất và kiến nghị một số giải pháp cho việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty
• 3.3.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty
• 3.3.2. Hoàn thiện công tác phân quyền tại công ty
• 3.3.3. Nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên
• 3.3.3.1. Đối với ban lãnh đạo
• 3.3.3.2. Đối với nhà quản trị cấp trung và cấp cơ sở
• 3.3.3.3. Đối với cán bộ lao động
• 3.3.3.4. Cải thiện điều kiện làm việc của cán bộ quản lý
• KẾT LUẬN
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng quan về hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD

Công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động mà còn quyết định sự phát triển bền vững của công ty. Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, việc tối ưu hóa quy trình làm việc và phân quyền hợp lý là rất cần thiết.

1.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức là cách thức sắp xếp các bộ phận trong công ty để đạt được hiệu quả cao nhất. Phân quyền là việc giao quyền quyết định cho các cấp quản lý nhằm tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả trong hoạt động.

1.2. Tầm quan trọng của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức

Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức giúp công ty tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu quả công việc và tạo ra môi trường làm việc tích cực cho nhân viên.

II. Những thách thức trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD

Công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD đang gặp phải nhiều thách thức trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền. Những vấn đề này cần được nhận diện và giải quyết kịp thời để đảm bảo sự phát triển bền vững.

2.1. Những khó khăn trong việc phân quyền

Việc phân quyền chưa rõ ràng dẫn đến sự chồng chéo trong trách nhiệm và quyền hạn, gây khó khăn trong việc ra quyết định.

2.2. Thiếu sự gắn kết giữa các phòng ban

Sự thiếu gắn kết giữa các phòng ban làm giảm hiệu quả công việc và ảnh hưởng đến sự phối hợp trong hoạt động kinh doanh.

III. Phương pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD

Để giải quyết các vấn đề hiện tại, công ty cần áp dụng một số phương pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền. Những phương pháp này sẽ giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.

3.1. Đánh giá hiện trạng cơ cấu tổ chức

Cần tiến hành đánh giá chi tiết về cơ cấu tổ chức hiện tại để xác định những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp.

3.2. Xây dựng quy trình phân quyền rõ ràng

Xây dựng quy trình phân quyền rõ ràng giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD

Việc áp dụng các phương pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền đã mang lại những kết quả tích cực cho công ty. Những ứng dụng thực tiễn này cần được tiếp tục phát huy.

4.1. Kết quả đạt được từ việc cải tiến cơ cấu tổ chức

Cải tiến cơ cấu tổ chức đã giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu thời gian xử lý công việc.

4.2. Phản hồi từ nhân viên về phân quyền

Nhân viên đã có phản hồi tích cực về việc phân quyền, cho thấy sự hài lòng và tăng cường động lực làm việc.

V. Kết luận và hướng đi tương lai cho công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD

Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền là một quá trình liên tục. Công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD cần tiếp tục cải tiến để đáp ứng yêu cầu của thị trường và nâng cao hiệu quả hoạt động.

5.1. Định hướng phát triển trong tương lai

Công ty cần xác định rõ định hướng phát triển và các mục tiêu cụ thể để hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức và phân quyền.

5.2. Tăng cường đào tạo nhân viên

Đào tạo nhân viên về quy trình làm việc và phân quyền sẽ giúp nâng cao năng lực và hiệu quả công việc trong công ty.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và sự tham gia của Việt Nam vào các định chế thương mại như WTO, các doanh nghiệp logistics và dịch vụ vận tải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ cả thị trường trong nước lẫn quốc tế. Để thích ứng và duy trì năng lực cạnh tranh bền vững, các doanh nghiệp không chỉ chú trọng mở rộng hoạt động kinh doanh hướng ngoại mà còn phải tập trung củng cố nội lực, hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy và xác lập cơ chế phân quyền quản trị phù hợp.

Công ty TNHH Vận chuyển Quốc tế HD (HD Intertrans) là đơn vị hoạt động chuyên sâu trong ngành giao nhận vận tải quốc tế. Mặc dù đã có những bước điều chỉnh nhất định trong mô hình quản trị, hiệu quả vận hành bộ máy của công ty vẫn chưa đạt mục tiêu đề ra. Thực tiễn khảo sát sơ bộ cho thấy cơ cấu các phòng ban còn thiếu tính liên kết, nhiệm vụ phân công còn chồng chéo, cấp lãnh đạo kiêm nhiệm nhiều đầu việc và việc phân cấp quyền hạn chưa rõ ràng, từ đó cản trở khả năng ra quyết định linh hoạt của đội ngũ nhân sự. Đề tài khóa luận "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD" do sinh viên Mai Phạm Cao (Trường Đại học Thương Mại) thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu thực tiễn này.

Khóa luận xác định mục đích nghiên cứu tổng thể là đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty trong giai đoạn mới. Mục đích này được cụ thể hóa thành 3 nhiệm vụ nghiên cứu:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và hoạt động phân quyền trong doanh nghiệp.
2. Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH Vận chuyển Quốc tế HD thông qua dữ liệu thứ cấp và dữ liệu khảo sát thực tế.
3. Xác định các mặt thành công, hạn chế cùng nguyên nhân tồn tại, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động xây dựng cơ cấu tổ chức và cơ chế phân quyền trong quản trị doanh nghiệp.
• Phạm vi không gian: Công ty TNHH Vận chuyển Quốc tế HD (tập trung khảo sát toàn diện 4 phòng ban chức năng: Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Kinh doanh – Marketing, Phòng Tài chính kế toán, và Phòng Điều hành cùng các đội xe, xưởng sửa chữa trực thuộc).
• Phạm vi thời gian: Số liệu thực trạng được thu thập và phân tích trong giai đoạn 3 năm liên tiếp (2013, 2014, 2015); định hướng và các giải pháp đề xuất được xây dựng với tầm nhìn đến năm 2020.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khóa luận xây dựng khung lý thuyết dựa trên các công trình nghiên cứu quản trị học tiêu biểu trong và ngoài nước:

• Khái niệm và đặc điểm cơ cấu tổ chức: Tác giả tiếp cận định nghĩa của TS. Nguyễn Thị Liên Diệp, TS. Lê Văn Tâm, PGS.TS. Ngô Kim Thanh và nhóm tác giả Donnelly Jr & James L. Ivancevich. Cơ cấu tổ chức được phân tích qua 3 đặc tính then chốt: tính tập trung, tính phức tạp và tính tiêu chuẩn hóa. Đồng thời, văn bản hệ thống hóa 7 mô hình tổ chức cơ bản gồm: mô hình trực tuyến (đường thẳng), mô hình chức năng, mô hình theo sản phẩm, mô hình theo khu vực địa lý, mô hình theo khách hàng, mô hình ma trận và mô hình hỗn hợp. Việc thiết kế cơ cấu tuân thủ 6 nguyên tắc: tương thích giữa hình thức và chức năng, thống nhất chỉ huy, cân đối, tin cậy, linh hoạt và hiệu quả.
• Lý luận về phân quyền: Tiếp cận quan điểm của TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Nguyễn Thành Độ và PGS. Nguyễn Ngọc Huyền. Phân quyền được xem xét như sự chuyển giao nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm. Tác giả tổng hợp 7 nguyên tắc phân quyền (giao quyền theo kết quả mong muốn, xác định theo chức năng, bậc thang, quyền hạn theo cấp bậc, thống nhất theo mệnh lệnh, tính tuyệt đối trong trách nhiệm, tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm) cùng quy trình phân quyền 4 bước (Xác định mục tiêu $\rightarrow$ Giao nhiệm vụ $\rightarrow$ Giao quyền hạn và xác định trách nhiệm $\rightarrow$ Kiểm tra, theo dõi thực hiện).
• Các nhân tố ảnh hưởng: Làm rõ 6 nhân tố tác động đến cơ cấu tổ chức (chiến lược kinh doanh, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, môi trường kinh doanh, quy mô doanh nghiệp, công nghệ, con người và trang thiết bị quản trị) và 5 nhân tố chi phối mức độ phân quyền (giá trị của quyết định, nhu cầu thống nhất chính sách, quy mô, triết lý quản trị - lịch sử phát triển, trình độ nhà quản trị cấp cơ sở).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được thực hiện qua các quy trình:

• Thu thập dữ liệu sơ cấp: Thiết kế và phát 50 phiếu điều tra trắc nghiệm (gồm 7 phiếu cho cấp quản lý/ban lãnh đạo và 43 phiếu cho nhân viên các bộ phận); tiến hành phỏng vấn sâu trực tiếp Giám đốc và các nhà quản trị nhằm làm rõ những vướng mắc về thẩm quyền và phân công nhiệm vụ.
• Thu thập dữ liệu thứ cấp: Trích xuất báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, hồ sơ cơ cấu lao động giai đoạn 2013–2015 từ Phòng Tài chính kế toán và Phòng Hành chính nhân sự; tổng hợp tài liệu từ các đề tài nghiên cứu liên quan tại Đại học Thương mại (công trình của Tạ Thị Chinh, Trần Thu Thủy, Nguyễn Thị Thu Hường) cùng sách báo chuyên ngành.
• Xử lý và phân tích dữ liệu: Sử dụng phần mềm Excel để tổng hợp dữ liệu điều tra sơ cấp; áp dụng phương pháp phân tích thống kê mô tả, phân tích tổng hợp và phương pháp so sánh (tính toán số tuyệt đối và số tương đối) để đánh giá biến động qua các năm.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp

Chương này tập trung chuẩn hóa cơ sở lý luận về quản trị tổ chức. Tác giả phân tích rõ ưu điểm và nhược điểm của 7 mô hình cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp. Trong đó, mô hình trực tuyến có ưu thế về việc ra quyết định nhanh, chỉ huy thống nhất nhưng đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện và dễ rơi vào quá tải khi quy mô mở rộng. Ngược lại, mô hình chức năng nâng cao tính chuyên môn hóa nhưng dễ dẫn đến tình trạng chồng chéo và thiếu phối hợp liên bộ phận.

Về phân quyền, chương 1 khẳng định phân quyền là công cụ giải phóng khối lượng công việc cho nhà quản trị cấp cao và đào tạo cán bộ kế cận. Tác giả xây dựng các yêu cầu khi phân quyền: nhà quản lý phải có sự tin tưởng vào cấp dưới, chấp nhận rủi ro/thất bại trong phạm vi kiểm soát, phân công rõ ràng theo chiều dọc lẫn chiều ngang và thiết lập cơ chế kiểm tra, theo dõi để định hướng hoạt động theo mục tiêu chung.

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD

Tác giả đi sâu phân tích toàn diện thực trạng tại doanh nghiệp qua 3 nhóm nội dung chính:

1. Khái quát doanh nghiệp và nguồn lực:

   • Công ty TNHH Vận chuyển Quốc tế HD (trụ sở tại Thanh Xuân, Hà Nội) chuyên cung cấp dịch vụ khai báo hải quan, kho bãi, vận chuyển hàng không, đường biển và nội địa, liên kết với các hãng tàu quốc tế như NYK, Hanjin, Evergreen, APL, MSC, Yangming.
   • Cơ cấu tổ chức hiện tại vận hành theo mô hình trực tuyến - chức năng với 4 phòng ban: Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Kinh doanh – Marketing, Phòng Tài chính kế toán và Phòng Điều hành (quản lý đội xe tải nhẹ, đội xe tải nặng, đội sửa chữa).
   • Quy mô lao động tính đến tháng 01/2016 là 56 người. Đội ngũ có tuổi đời trẻ (100% dưới 50 tuổi), tỷ lệ nam giới chiếm ưu thế do tính chất ngành vận tải. Về cơ cấu chuyên môn: Sau đại học chiếm 12,5% (7 người), Đại học chiếm 35,71% (20 người), Cao đẳng chiếm 26,79% (15 người), Trung cấp chiếm 16,07% (9 người), PTTH/Nghề chiếm 8,93% (5 người).
   • Tài chính doanh nghiệp: Tài sản dài hạn chiếm tỷ trọng lớn (trên 80% tổng tài sản) và tăng dần qua các năm nhằm đầu tư bến bãi, phương tiện. Cơ cấu nguồn vốn cho thấy tỷ lệ nợ phải trả tăng nhanh từ 37,7% (năm 2013) lên 51,5% (năm 2014) và 52,5% (năm 2015). Năm 2014, doanh thu thuần đạt 7.948.477 nghìn đồng, lợi nhuận sau thuế đạt 232.267 nghìn đồng.

2. Kết quả phân tích dữ liệu điều tra (n = 50):

   • Về cơ cấu tổ chức: 90,7% nhân viên nhận thức bộ máy tổ chức là cần thiết và quan trọng; 98,7% đồng thuận với việc ứng dụng công nghệ thông tin (như Google Drive) trong truyền tải chỉ đạo trực tuyến. Tuy nhiên, 67% nhân viên cho rằng cơ cấu tổ chức cần phải thay đổi/điều chỉnh; 79% ý kiến đánh giá số lượng phòng ban còn thiếu, dẫn đến công việc quá tải và chồng chéo.
   • Về công tác phân quyền: 15% ý kiến cho rằng việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm chưa phù hợp; 35% đánh giá việc phân công nhiệm vụ chưa hợp lý; 60% đánh giá mối quan hệ phối hợp giữa các nhân viên trong phòng ban chỉ ở mức trung bình; 24% đánh giá trình độ chuyên môn nhân viên ở mức trung bình và 20% đánh giá mức độ hoàn thành công việc ở mức trung bình.

3. Đánh giá tổng hợp và nguyên nhân:

   • Ưu điểm: Bộ máy duy trì được sự ổn định, đảm bảo chỉ huy thống nhất, bước đầu phân định chức năng chuyên môn cho từng bộ phận.
   • Hạn chế: Cơ cấu tổ chức thiếu linh hoạt; quyền lực tập trung quá mức vào cấp Giám đốc; tình trạng kiêm nhiệm bất hợp lý (Giám đốc kiêm Trưởng phòng Kinh doanh); hai Phó giám đốc bị hạn chế quyền tự chủ; chức năng Marketing bị lu mờ khi gộp chung với Kinh doanh; công nợ chưa có bộ phận chuyên trách; quản lý kỷ luật lao động lỏng lẻo (hiện tượng lách luật máy chấm công) và chính sách đãi ngộ chưa thỏa đáng (thiếu bãi giữ xe miễn phí).

Chương 3: Đề xuất và kiến nghị về công tác hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD

Dựa trên thực trạng, tác giả xác lập mục tiêu, 5 quan điểm chỉ đạo và hệ thống các giải pháp tái thiết kế bộ máy:

• 5 quan điểm hoàn thiện: (1) Phù hợp và gọn nhẹ với quy mô công ty; (2) Bố trí và sử dụng hợp lý cán bộ công nhân viên; (3) Xây dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp lành mạnh; (4) Gắn liền với chiến lược phát triển mở rộng thị trường; (5) Căn cứ sát thực vào nguồn lực tài chính và con người hiện có.
• Giải pháp tái cấu trúc phòng ban: Đề xuất tách 4 phòng ban ban đầu thành 6 phòng ban độc lập:
  1. Tách Phòng Tài chính kế toán thành: Phòng Tài chính (chuyên trách huy động, phân bổ, quản lý nguồn vốn, thẩm định đầu tư) và Phòng Kế toán (chuyên trách hóa đơn, chứng từ, sổ sách, kê khai thuế; thành lập thêm Ban công nợ trực thuộc để xử lý các khoản phải thu).
  2. Tách Phòng Kinh doanh – Marketing thành: Phòng Kinh doanh (chuyên lập kế hoạch bán hàng, tìm kiếm khách hàng, đàm phán hợp đồng, chỉ tiêu doanh số) và Phòng Marketing (chuyên phát triển thương hiệu, triển khai marketing online, chăm sóc khách hàng, nghiên cứu thị trường).
• Hoàn thiện mô hình quản lý và phân quyền: Xóa bỏ tình trạng Giám đốc kiêm nhiệm Trưởng phòng Kinh doanh; phân định lại phạm vi chỉ đạo trực tiếp của hai Phó giám đốc; giao quyền tự chủ cao hơn cho các trưởng phòng chức năng gắn liền với trách nhiệm cá nhân; chuẩn hóa quy trình phân quyền 4 bước.
• Sắp xếp nhân sự và chính sách hỗ trợ: Bố trí nhân lực theo nguyên tắc "đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng người đúng việc, đúng thời hạn"; tổ chức đào tạo nâng cao kỹ năng cho cả 3 cấp (ban lãnh đạo, quản trị cấp trung/cơ sở, lao động trực tiếp); cải thiện điều kiện làm việc, hoàn thiện quy chế khen thưởng và giải quyết chế độ phúc lợi (bố trí bãi đỗ xe cho nhân viên).

---

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp hệ thống số liệu thực nghiệm và chỉ số hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp qua các bảng biểu:

Nhóm dữ liệu	Chỉ tiêu / Phân loại	Số liệu trích xuất từ văn bản
Cơ cấu nhân sự (Thời điểm 01/2016)	- Quy mô tổng nhân sự - Trình độ Sau ĐH / Đại học - Trình độ Cao đẳng / Trung cấp / PTTH - Phân bổ bộ phận: Ban Lãnh đạo / Lái xe / Điều hành / Khác	56 người 7 người (12,5%) / 20 người (35,71%) 15 người (26,79%) / 9 người (16,07%) / 5 người (8,93%) 3 người (5,36%) / 25 người (44,64%) / 8 người (14,29%) / 20 người (35,71%)
Tài chính & Nguồn vốn (Giai đoạn 2013–2015)	- Tỷ lệ Nợ phải trả / Tổng nguồn vốn - Tỷ trọng Tài sản dài hạn / Tổng tài sản - Doanh thu thuần (năm 2014) - Lợi nhuận sau thuế TNDN (năm 2014)	Tăng từ 37,7% (2013) lên 51,5% (2014) và 52,5% (2015) Chiếm trên 80% (tập trung ở TSCĐ và bến bãi) 7.948.477 nghìn đồng 232.267 nghìn đồng
Kết quả khảo sát sơ cấp (Mẫu n = 50)	- Đánh giá bộ máy tổ chức quan trọng/cần thiết - Ứng dụng công nghệ/mô hình trực tuyến (Google Drive) - Nhận định cơ cấu tổ chức cần điều chỉnh/thay đổi - Nhận định số lượng phòng ban còn thiếu - Đánh giá phân chia quyền hạn - trách nhiệm chưa phù hợp - Đánh giá phân công nhiệm vụ chưa phù hợp - Đánh giá quan hệ phối hợp nội bộ mức trung bình	90,7% 98,7% 67,0% 79,0% 15,0% 35,0% 60,0%

Về mặt đóng góp:

• Đóng góp học thuật và phương pháp: Hệ thống hóa lý thuyết về cơ cấu tổ chức và phân quyền gắn liền với đặc thù loại hình doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ; phối hợp phương pháp phân tích thống kê thứ cấp với điều tra xã hội học bằng bảng hỏi và phỏng vấn sâu.
• Đóng góp thực tiễn: Đây là công trình nghiên cứu đầu tiên về hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH Vận chuyển Quốc tế HD kể từ khi thành lập. Đề tài cung cấp sơ đồ tổ chức mới (chuyển đổi từ 4 lên 6 phòng ban) cùng giải pháp tách bạch chức năng tài chính - kế toán và kinh doanh - marketing, có tính khả thi trực tiếp đối với ban giám đốc công ty.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Về mặt hạn chế:

• Phạm vi khảo sát sơ cấp giới hạn ở quy mô mẫu 50 phiếu tại văn phòng trụ sở Hà Nội, chưa thực hiện điều tra mở rộng đối với các đại lý đối tác tại các cảng biển và tuyến vận tải quốc tế.
• Các chỉ tiêu tài chính và kết quả kinh doanh thứ cấp trong văn bản mới dừng lại ở chuỗi số liệu giai đoạn 2013–2015.

Hướng nghiên cứu tiếp theo:

• Khảo sát, đánh giá hiệu quả vận hành thực tế sau khi áp dụng mô hình 6 phòng ban và Ban công nợ mới tại công ty.
• Mở rộng nghiên cứu cơ chế phân quyền điều hành khi doanh nghiệp mở rộng mạng lưới chi nhánh văn phòng đại diện sang các thị trường quốc tế theo định hướng chiến lược.

---

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận có giá trị tham khảo cụ thể đối với:

• Sinh viên khối ngành Quản trị: Sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị doanh nghiệp (đặc biệt là sinh viên Đại học Thương mại) có thể tham khảo phương pháp thiết kế phiếu điều tra trắc nghiệm kết hợp phỏng vấn chuyên sâu cho đề tài về tổ chức bộ máy.
• Nhà quản lý doanh nghiệp giao nhận vận tải vừa và nhỏ: Là tài liệu tham khảo thực tế về phương án xử lý tình trạng lãnh đạo kiêm nhiệm, cơ chế phân định giữa hoạt động bán cước vận tải (Kinh doanh) và phát triển thương hiệu (Marketing), cũng như phương thức kiểm soát công nợ khách hàng vận chuyển.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu tại doanh nghiệp nào và tập trung vào giai đoạn nào?
Khóa luận nghiên cứu thực trạng tại Công ty TNHH Vận chuyển Quốc tế HD (HD Intertrans, trụ sở tại Thanh Xuân, Hà Nội), sử dụng dữ liệu thứ cấp giai đoạn 2013–2015, dữ liệu nhân sự tính đến tháng 01/2016 và đề xuất giải pháp định hướng đến năm 2020.

2. Cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty gồm những phòng ban nào và có bất cập gì lớn nhất?
Công ty đang tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm 4 phòng ban: Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Kinh doanh – Marketing, Phòng Tài chính kế toán và Phòng Điều hành. Bất cập lớn nhất là Giám đốc trực tiếp kiêm nhiệm Trưởng phòng Kinh doanh gây quá tải; chức năng marketing bị phụ thuộc vào kinh doanh; chức năng tài chính gộp chung với kế toán dẫn đến thiếu kiểm soát công nợ; 79% nhân viên khảo sát cho rằng số lượng phòng ban còn thiếu.

3. Vì sao tác giả đề xuất tách thành 6 phòng ban trong mô hình mới?
Việc tách phòng Kinh doanh – Marketing thành Phòng Kinh doanh và Phòng Marketing nhằm chuyên môn hóa hoạt động tìm kiếm hợp đồng vận tải tách biệt với hoạt động quảng bá thương hiệu, chăm sóc khách hàng và marketing online. Việc tách phòng Tài chính – Kế toán thành Phòng Tài chính và Phòng Kế toán (có thêm Ban công nợ) nhằm phân định rõ chức năng huy động/quản lý vốn với chức năng hạch toán hóa đơn, chứng từ và thu hồi công nợ vận tải.

4. Dữ liệu khảo sát sơ cấp phản ánh thực trạng phân quyền tại công ty ra sao?
Khảo sát trên 50 nhân sự cho thấy: 15% đánh giá phân chia quyền hạn và trách nhiệm chưa phù hợp; 35% đánh giá phân chia nhiệm vụ chưa hợp lý; 60% đánh giá quan hệ phối hợp giữa các nhân viên trong phòng ban chỉ ở mức trung bình; Giám đốc qua phỏng vấn thừa nhận còn ôm đồm nhiều việc do chưa thực sự an tâm khi giao quyền cho cấp dưới.

5. Cơ cấu nhân sự của công ty phân bổ theo trình độ chuyên môn như thế nào?
Tính đến tháng 01/2016, công ty có 56 nhân viên: Sau đại học có 7 người (12,5%), Đại học có 20 người (35,71%), Cao đẳng có 15 người (26,79%), Trung cấp có 9 người (16,07%) và PTTH/Nghề có 5 người (8,93%). Về thâm niên, nhân sự có từ 2 đến 5 năm kinh nghiệm chiếm đa số với 33 người.

---

Kết luận

Khóa luận của tác giả Mai Phạm Cao đã hệ thống hóa toàn diện các lý luận về cơ cấu tổ chức và nguyên tắc phân quyền quản trị doanh nghiệp. Qua việc kết hợp phân tích số liệu tài chính giai đoạn 2013–2015 và khảo sát thực nghiệm 50 phiếu điều tra, công trình đã chỉ rõ những điểm nghẽn về tình trạng kiêm nhiệm lãnh đạo, sự chồng chéo chức năng và hạn chế trong ủy quyền tại Công ty TNHH Vận chuyển Quốc tế HD. Hệ thống giải pháp chuyển đổi mô hình từ 4 lên 6 phòng ban chuyên biệt cùng quy trình phân quyền 4 bước là đề xuất có căn cứ khoa học và giá trị ứng dụng thực tiễn cho doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN 1.1 Các khái niệm cơ bản.1Khái niệm về cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức là vấn đề được rất nhiều người quan tâm và nghiên cứu. Chính vì vậy, quan điểm về cơ cấu tổ chức rất phong phú với nhiều hướng tiếp cận khác nhau. Sau đây là một số quan điểm điển hình về cơ cấu tổ chức trong tổ chức.TS Nguyễn Thị Liên Diệp: Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành môi trường chung của tổ chức.TS Lê Văn Tâm và PGS.TS Ngô Kim Thanh: Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao những trách nhiệm quyền hạn nhất định và bố trí theo từng cấp, từng khâu khác nhau nhằm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.

Donnelly Jr, Jame L. Ivancench: Cơ cấu tổ chức, tương tự như các bộ phận của một cơ thể sống tạo ra một khuôn khổ trong đó sẽ diễn ra các hoạt động sôi nổi và các quá trình làm việc của con người. Ý tưởng xem cơ cấu như một khuôn khổ “tập trung vào việc phân định các chức danh, xây dựng các quy tắc, thủ tục và xác định quyền hạn.” Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định. - Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực.

- Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân cũng như mối liên hệ giữa đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức. - Cơ cấu tổ chức phân định rõ ràng các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc ra các quyết định quản trị.2 Khái niệm về phân quyền 6 Luan van Theo TS Đoàn Thị Thu Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền: Phân quyền là xu hướng phân tán quyền lực ra quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người (hay một cấp quản trị) không thể đảm đương mọi công việc quản trị. Nguyễn Thành Độ và PGS.

Nguyễn Ngọc Huyền: Quyền hạn được hiểu là sự được phép của một cá nhân (tập thể) khi thực hiện nhiệm vụ được giao. Như thế, quyền hạn đề cập đến khả năng mà cá nhân (tập thể) được sử dụng các nguồn lực nhất định để tiến hành một công việc nào đó. Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ phận hay cá nhân) trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thiện nhiệm vụ đó. - Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu.

- Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ. - Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức thống nhất giúp cho người lao động cũng như cán bộ quản lý trong tổ chức hiểu rõ được vai trò, nhiệm vụ, chức năng cũng như tầm quan trọng của mình đối với tổ chức. Đây là vấn đề cần thiết mang tính chất cơ bản đối với bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào. Vì một trong những yếu tố để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là sự đóng góp các khả năng của người lao động, để có được điều đó trước hết cần thiết người lao động phải hiểu được rõ nhiệm vụ và chức năng của mình.

Ngoài ra, nó giúp cho các cá nhân có ý thức hơn trong công việc mà mình đảm nhận, trách nhiệm hơn với việc xử lý cũng như cung cấp thông tin. Khi chức năng, quyền hạn được phân định rõ thì một vấn đề khúc mắc trong doanh nghiệp sẽ được ban lãnh đạo phát hiện ra nhanh chóng và sẽ được giải quyết ổn thỏa nhất. Cơ cấu phù hợp giúp cho mỗi người tự nhận biết được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình từ đó nâng cao tinh thần học hỏi, nghiên cứu làm tăng tính chuyên môn, 7 Luan van năng lực. Với quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí quản trị nhất định trong cơ cấu tổ chức.

Quyền hạn là chất kết dính trong cơ cấu tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau, là phương tiện mà nhờ đó các nhóm hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhà quản lý và sự phối hợp giữa các đơn vị có thể được nâng cấp dần. Nó chính là công cụ để nhà quản lý có thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc thực hiện của từng người. Cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện cần thiết để mỗi cá nhân có thể phát huy cao độ sự sáng tạo và khả năng của bản thân vì lúc này đây mỗi nhân viên có chức năng nhiệm vụ khác nhau. Tuy có sự hợp tác, quan hệ chặt chẽ nhưng bản thân họ quyết định được công việc mà mình đưa ra từ đó giúp cho người nhân viên có thể xử lý những vấn đề một cách cơ động theo ý kiến của bản thân, để đưa vấn đề giải quyết một cách chính xác.

Do đó, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp là việc rất cần thiết và quan trọng trong doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp cải thiện, hoàn chỉnh cơ cấu tổ chức và phân quyền một cách tốt hơn và phù hợp hơn, giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh.2 Nội dung của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1.1 Nội dung của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có 3 đặc điểm cơ bản sau: Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các bộ phận hay cá nhân trong tổ chức. Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậc của tổ chức. Tính phức tạp: Phản ánh mức số lượng các cấp.

Các khâu trong cơ cấu tổ chức. Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ phức tạp thì tính phức tạp càng cao và ngược lại. Tính tiêu chuẩn hóa: Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận, quy chế… Nếu mức độ ràng buộc càng cao và chặt chẽ thì ta nói tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức. Tiêu chuẩn hóa là quá trình phát 8 Luan van triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các thành viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống nhất thích hợp.2 Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp a.

Mô hình cấu trúc tổ chức trực tuyến (đường thẳng) Cơ cấu quản lý trực tuyến là một kiểu tổ chức bộ máy mà một cấp quản lý chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp. Hệ thống trực tuyến hình thành một đường thẳng rõ ràng về quyền ra lệnh và trách nhiệm từ lãnh đạo cấp cao đến cấp cuối cùng. Cơ cấu này đòi hỏi người quản lý ở mỗi cấp phải có những hiểu biết tương đối toàn diện về hệ thống.1: Mô hình cấu trúc tổ chức trực tuyến Tổng Giám Đốc Giám Đốc tuyến 1 GiámĐốc Giám Đốctuyến tuyến22 AA1 1 A2 BB1 1 B2 Ưu điểm: Các quyết định được đưa ra và tổ chức thực hiện nhanh nhanh chóng, kịp thời, linh hoạt gọn nhẹ và chi phí quản lý thấp. Việc kiểm soát và điều chỉnh các hoạt động, các bộ phận bên trong doanh nghiệp dễ dàng, tối thiểu đến mức thấp nhất tình trạng quan liêu.

Nhược điểm: Nó đòi hỏi người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị. Mô hình này chỉ có thể áp dụng ở các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên khi doanh nghiệp phát triển, tổ chức lớn lên về quy mô, thì mô hình tổ chức đơn giản này không còn phù hợp nữa. Ngoài ra mô hình này còn mang tính mạo hiểm cao, vì nếu có một biến cố bất ngờ nào xảy khiến nhà quản trị không thể tiếp tục làm việc được (như tai nạn) thì cả doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng khủng hoảng.

Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng 9 Luan van Là cơ cấu được tổ chức dựa trên chuyên môn hóa theo chức năng công việc, những nhiệm vụ quản trị của doanh nghiệp được phân chia cho các đơn vị riêng biệt, từ đó mà hình thành những lãnh đạo nhận thực hiện một chức năng nhất định. Trong kiểu cơ cấu này, các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng. TổngGiám Tổng GiámĐốc Đốc GiámĐốc Giám Đốc GiámĐốc Giám Đốc GiámĐốc Giám Đốc chứcnăng chức năngAA chứcnăng chức năngBB chứcnăng chức năngCC Ưu điểm: Phản ánh logic các chức năng, giảm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo. Có sự chuyên môn hóa sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn của họ hơn.

Tạo điều kiện tuyển dụng được các nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng bộ phận chức năng, phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ. Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị, không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện. Nhược điểm. Dễ xảy ra tình trạng chồng chéo về chức năng nhiệm vụ giữa các cá nhân và bộ phận với nhau.

Các quyết định đưa ra đôi khi bị chậm, khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau.