Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong môi trường kinh doanh hiện đại với sự biến động không ngừng của thị trường và sức ép cạnh tranh ngày càng gay gắt, cơ cấu tổ chức đóng vai trò then chốt quyết định đến hiệu lực điều hành và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Một bộ máy quản trị khoa học, gọn nhẹ và linh hoạt không chỉ tối ưu hóa việc phân bổ các nguồn lực nội bộ mà còn giúp tổ chức nhanh chóng thích ứng với những thay đổi từ môi trường vĩ mô và vi mô.
Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Tùng Nam là doanh nghiệp hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối các dòng sản phẩm bánh kẹo (nhà phân phối chính thức của các thương hiệu như Snack House, Vitamin House...). Sau 4 năm hình thành và phát triển (từ năm 2014), mặc dù công ty đã đạt được mức tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận ổn định, mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng hiện tại đã bộc lộ nhiều điểm bất cập. Sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng còn rời rạc; hiện tượng chồng chéo nhiệm vụ và tình trạng quá tải công việc cục bộ diễn ra thường xuyên; thông tin truyền đạt và phản hồi chậm trễ; ban lãnh đạo cấp cao dần xa rời nhân viên cấp dưới. Thực trạng này cản trở việc thực thi các mục tiêu chiến lược mở rộng thị trường trong tương lai. Do đó, việc nghiên cứu hoàn thiện bộ máy tổ chức là yêu cầu cấp thiết đối với doanh nghiệp.
Khóa luận xác định các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể sau:
- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.
- Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Tùng Nam giai đoạn 2015 – 2017, làm rõ những mặt thành công, hạn chế và nguyên nhân cốt lõi.
- Đề xuất hệ thống các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty đến năm 2020.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài bao gồm:
- Đối tượng nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Tùng Nam.
- Phạm vi thời gian: Đánh giá thực trạng số liệu trong 3 năm (2015, 2016, 2017) và định hướng giải pháp hoàn thiện đến năm 2020.
- Phạm vi không gian: Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Tùng Nam (Số 59, Ngõ 670, Đường Nguyễn Khoái, Phường Thanh Trì, Quận Hoàng Mai, TP. Hà Nội).
- Phạm vi nội dung: Tập trung phân tích mô hình tổ chức, cách thức phân cấp quản lý, cơ cấu và phân bổ lao động, mối quan hệ tương tác giữa các phòng ban và đề xuất phương án kiện toàn bộ máy.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết quản trị tổ chức dựa trên các khái niệm nền tảng và mô hình quản trị kinh điển:
- Khái niệm và vai trò: Tổ chức là một tập hợp con người có ý thức về vai trò, nhiệm vụ và quyền hạn nhằm đạt mục tiêu chung. Cơ cấu tổ chức là hệ thống các bộ phận chuyên môn hóa có mối quan hệ phụ thuộc, được giao trách nhiệm và quyền hạn theo từng cấp quản trị để thực hiện các chức năng điều hành.
- Nguyên tắc thiết kế bộ máy: Tuân thủ 5 nguyên tắc cốt lõi gồm thống nhất chỉ huy, gắn liền với mục tiêu, cân đối (giữa quyền hạn và trách nhiệm), hiệu quả (tiết kiệm chi phí vận hành), và linh hoạt thích ứng.
- Hệ thống các mô hình cơ cấu tổ chức: Phân tích ưu - nhược điểm của 8 dạng mô hình tổ chức doanh nghiệp: mô hình trực tuyến (cơ cấu đơn giản), mô hình chức năng (theo F. W. Taylor), mô hình theo sản phẩm, mô hình theo khu vực địa lý, mô hình theo khách hàng, mô hình ma trận, mô hình trực tuyến – chức năng, và mô hình trực tuyến – tham mưu.
- Nhân tố tác động: Khảo sát nhóm nhân tố bên trong (chiến lược kinh doanh, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, quy mô doanh nghiệp, trình độ lao động và trang thiết bị quản trị) và nhóm nhân tố bên ngoài (môi trường kinh tế, chính trị - pháp luật, văn hóa - xã hội, cùng môi trường ngành gồm khách hàng, nhà cung ứng, đối thủ cạnh tranh và chính sách quản lý của nhà nước).
Tác giả đã kết hợp đồng bộ các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thực nghiệm:
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
- Phỏng vấn trực tiếp: Phỏng vấn sâu ông Nguyễn Đức Thành – Giám đốc công ty, nhằm làm rõ quan điểm định hướng của ban lãnh đạo về bộ máy hiện hành.
- Quan sát thực tế: Ghi nhận quá trình vận hành, luân chuyển văn bản và tương tác công việc giữa các phòng ban trong thời gian thực tập.
- Điều tra khảo sát bằng bảng hỏi: Thiết kế phiếu điều tra khảo sát với thang đo 5 mức độ (từ Rất kém = 1 điểm đến Rất tốt = 5 điểm). Tổng số phát ra là 40 phiếu (gồm 4 phiếu gửi trưởng phòng và 36 phiếu phát ngẫu nhiên cho nhân viên các bộ phận), thu về và xử lý 40 phiếu hợp lệ.
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Kế thừa số liệu lưu trữ nội bộ, hồ sơ nhân sự từ Phòng Hành chính tổng hợp và các báo cáo tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2015 – 2017 từ Phòng Tài chính kế toán.
- Phương pháp xử lý và phân tích: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh - đối chiếu số liệu qua các năm và phương pháp phân tích kinh tế tổng hợp để nhận diện ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Chương này khái quát hóa bức tranh lý luận về quản trị học liên quan đến tổ chức bộ máy. Tác giả phân tích rõ bản chất của sơ đồ tổ chức như một công cụ thể hiện số cấp quản lý, quyền lực và các kênh thông tin chính thức. Nội dung chương làm rõ đặc trưng kỹ thuật của các mô hình cấu trúc, nhấn mạnh rằng không có mô hình nào hoàn hảo tuyệt đối mà phụ thuộc vào mức độ tương thích với quy mô, chiến lược và môi trường hoạt động. Bên cạnh đó, tác giả chỉ ra sự tương tác giữa trình độ nhân lực và công nghệ quản trị: khi trình độ nhân sự và trang thiết bị tin học được nâng cao, doanh nghiệp có thể tinh giản tầng nấc trung gian, giúp cơ cấu tổ chức trở nên gọn nhẹ và linh hoạt hơn.
Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam
Chương 2 tập trung phân tích hoạt động kinh doanh, nhân sự và thực trạng cơ cấu bộ máy của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Tùng Nam:
1. Khái quát hoạt động kinh doanh và nhân sự:
Công ty thành lập năm 2014, có vốn điều lệ 5 tỷ đồng, trụ sở tại Hoàng Mai, Hà Nội. Hoạt động kinh doanh tăng trưởng tích cực qua 3 năm:
| Chỉ tiêu |
Năm 2015 |
Năm 2016 |
Năm 2017 |
Tăng trưởng 2016/2015 (%) |
Tăng trưởng 2017/2016 (%) |
| Doanh thu bán hàng & CCDV (đồng) |
3.600.412.000 |
4.782.115.000 |
6.350.218.000 |
32,82% |
32,79% |
| Doanh thu thuần (đồng) |
3.600.412.000 |
4.782.115.000 |
6.350.218.000 |
32,82% |
32,79% |
| Lợi nhuận sau thuế (đồng) |
238.740.000 |
330.513.000 |
516.890.000 |
38,44% |
56,39% |
Về quy mô lao động, tổng nhân sự tăng từ 26 người (năm 2015) lên 43 người (năm 2016) và đạt 54 người (năm 2017). Cơ cấu nhân lực năm 2017 có tỷ lệ tốt nghiệp Đại học và Sau đại học chiếm 40,74%, Trung cấp chiếm 33,33%, lao động phổ thông chiếm 25,93%; lao động nam chiếm 59,26%; độ tuổi trẻ dưới 35 tuổi chiếm 75,93%. Về hình thức hợp đồng, có 17 lao động dài hạn và 37 lao động có thời hạn.
2. Thực trạng mô hình tổ chức và phân công lao động:
Bộ máy công ty vận hành theo mô hình trực tuyến – chức năng gồm: Ban Giám đốc và 4 phòng ban chuyên môn:
- Giám đốc (1 người): Điều hành toàn diện, kiểm soát tài chính và ra quyết định tập trung.
- Phòng Hành chính tổng hợp (15 người): Quản trị nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, văn thư lưu trữ và quản lý tài sản.
- Phòng Kinh doanh (15 người): Hoạch định kế hoạch kinh doanh, phát triển dự án, phát triển thị trường và chăm sóc khách hàng.
- Phòng Kế toán (13 người): Hạch toán kế toán, quản lý vốn, dòng tiền, báo cáo thuế và thanh quyết toán.
- Phòng Nghiên cứu phát triển (10 người): Chia làm 2 nhóm, khảo sát nhu cầu, thị hiếu khách hàng về các sản phẩm bánh kẹo.
3. Kết quả khảo sát đánh giá thực trạng bộ máy:
Kết quả điều tra 40 cán bộ công nhân viên phản ánh nhiều hạn chế nghiêm trọng trong cơ cấu vận hành:
| STT |
Chỉ tiêu đánh giá |
Điểm TB (thang 5) |
Xếp loại |
| 1 |
Mức độ phù hợp của cơ cấu tổ chức và chiến lược |
1,70 |
Kém |
| 2 |
Mức độ về số lượng phòng ban hiện nay |
1,95 |
Kém |
| 3 |
Mức độ trao đổi thông tin trong toàn công ty |
2,08 |
Kém |
| 4 |
Mức độ phối hợp, tương tác giữa các phòng ban |
2,75 |
Trung bình |
| 5 |
Mức độ hoàn thành công việc của các phòng ban |
3,28 |
Trung bình |
| 6 |
Tính chuyên môn hóa của các phòng ban |
3,78 |
Tốt |
Đánh giá tổng quát: Bộ máy có ưu điểm là quyền lực tập trung giúp ra quyết định nhanh, tính chuyên môn hóa tương đối tốt. Tuy nhiên, nhược điểm lớn là thiếu sự liên kết ngang giữa các phòng ban (điển hình là Phòng Kinh doanh và Phòng Nghiên cứu phát triển khảo sát thị trường trùng lặp, lãng phí chi phí), quy trình luân chuyển thông tin chậm chạp, bố trí định biên nhân sự chưa đồng đều dẫn đến tình trạng làm thêm giờ gây quá tải cho người lao động.
Chương 3: Đề xuất và kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam
Chương 3 xây dựng các giải pháp dựa trên định hướng phát triển của công ty đến năm 2020 (mục tiêu tăng 200% lợi nhuận sau thuế so với 2018, tăng 30% nguồn vốn, mở rộng thị trường miền Nam và hướng tới xuất khẩu sang Nhật Bản, Hàn Quốc). Tác giả đề xuất các nhóm giải pháp:
- Tái cơ cấu nhân sự theo hướng đúng người, đúng việc: Rà soát và định biên lại chức danh tại các bộ phận trọng yếu.
- Tăng cường cơ chế phối hợp nội bộ: Trực quan hóa sơ đồ tổ chức tại nơi làm việc để nhân viên nắm rõ kênh tương tác; thiết lập chế độ họp định kỳ giữa Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên nhằm tháo gỡ vướng mắc và tăng tính gắn kết văn hóa.
- Sắp xếp, điều chuyển lao động linh hoạt: Giao việc đúng chuyên môn, khắc phục tình trạng phòng ban nhàn rỗi trong khi phòng ban khác quá tải.
- Đề xuất kiến nghị với cơ quan quản lý Nhà nước: Hoàn thiện hành lang pháp lý thương mại, đơn giản hóa thủ tục hành chính, hỗ trợ các khóa đào tạo quản trị cấp cao và có chính sách ưu đãi cho doanh nghiệp đầu tư nâng cao trình độ nhân lực.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận tổng hợp các kết quả thực nghiệm và đưa ra các đề xuất tái cơ cấu nhân sự chi tiết bằng số liệu cụ thể:
1. Phương án tái cơ cấu định biên Phòng Kinh doanh
Tăng cường nhân sự chuyên trách cho mảng tiếp thị và thương hiệu nhằm đáp ứng chiến lược mở rộng thị trường:
| STT |
Chức danh công việc |
Cơ cấu cũ (người) |
Cơ cấu mới (người) |
Biến động |
| 1 |
Trưởng phòng |
1 |
1 |
Giữ nguyên |
| 2 |
Phó phòng |
1 |
1 |
Giữ nguyên |
| 3 |
Nhân viên xây dựng kế hoạch và chiến lược kinh doanh |
3 |
4 |
+1 |
| 4 |
Nhân viên giám sát, kiểm tra chất lượng công việc |
2 |
2 |
Giữ nguyên |
| 5 |
Nhân viên nghiên cứu đề xuất lựa chọn đối tác liên doanh |
3 |
2 |
-1 |
| 6 |
Nhân viên báo cáo chiến lược & hợp tác khách hàng |
2 |
2 |
Giữ nguyên |
| 7 |
Nhân viên nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh |
3 |
2 |
-1 |
| 8 |
Nhân viên xây dựng chiến lược Marketing |
0 |
2 |
+2 |
| 9 |
Nhân viên xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu |
0 |
1 |
+1 |
| Tổng |
Nhân sự Phòng Kinh doanh |
15 |
17 |
+2 |
2. Phương án tái cơ cấu định biên Phòng Hành chính tổng hợp
Bổ sung chức danh kiểm tra an toàn, trật tự và giảm nhẹ tải cho nhóm quản lý tài sản:
| STT |
Chức danh công việc |
Cơ cấu cũ (người) |
Cơ cấu mới (người) |
Biến động |
| 1 |
Trưởng phòng |
1 |
1 |
Giữ nguyên |
| 2 |
Phó phòng |
1 |
1 |
Giữ nguyên |
| 3 |
Nhân viên tuyển dụng và phát triển nhân lực |
5 |
5 |
Giữ nguyên |
| 4 |
Nhân viên lưu trữ hồ sơ, soạn thảo văn bản hành chính |
3 |
3 |
Giữ nguyên |
| 5 |
Nhân viên đón tiếp khách và đối tác |
2 |
2 |
Giữ nguyên |
| 6 |
Nhân viên quản lý và bảo dưỡng tài sản công ty |
3 |
2 |
-1 |
| 7 |
Nhân viên tổ chức, theo dõi trật tự, PCCC, vệ sinh |
0 |
2 |
+2 |
| Tổng |
Nhân sự Phòng Hành chính tổng hợp |
15 |
16 |
+1 |
3. Đóng góp của đề tài
So với các nghiên cứu trước đây tại Khoa Quản trị doanh nghiệp - Trường Đại học Thương Mại (như đề tài của Phạm Thị Nhung năm 2012, Nguyễn Thị Mai Phương năm 2012, Bùi Thế Thư năm 2012, Nguyễn Thị Tĩnh năm 2011, Đỗ Thị Thúy Hằng năm 2011), khóa luận này là công trình đầu tiên đi sâu khảo sát toàn diện thực trạng cơ cấu tổ chức chuyên biệt tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Tùng Nam. Khóa luận gắn kết chặt chẽ giữa phân tích định lượng từ 40 phiếu khảo sát với các phương án định biên nhân sự chi tiết theo từng chức danh vị trí việc làm.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Nghiên cứu được giới hạn trong phạm vi không gian tại trụ sở chính của một doanh nghiệp thương mại bánh kẹo quy mô vừa và nhỏ tại Hà Nội với chuỗi số liệu thứ cấp giai đoạn 2015 – 2017. Các giải pháp tái cấu trúc chủ yếu tập trung vào việc định biên nhân sự và quy trình phối hợp nội bộ cho 4 phòng ban hiện hữu, chưa đi sâu vào bài toán tái cấu trúc toàn diện khi mở chi nhánh quy mô lớn.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Khi công ty triển khai chiến lược mở rộng thị trường vào khu vực phía Nam và phát triển thị trường xuất khẩu sang Nhật Bản, Hàn Quốc theo định hướng năm 2020, nghiên cứu tiếp theo cần tập trung chuyển đổi mô hình tổ chức từ trực tuyến – chức năng sang mô hình cơ cấu theo khu vực địa lý hoặc mô hình ma trận để đáp ứng yêu cầu quản lý đa chi nhánh và thương mại quốc tế.
Giá trị tham khảo
- Đối tượng thụ hưởng: Tài liệu hữu ích cho sinh viên, học viên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị doanh nghiệp, Quản trị nhân lực, cũng như các nhà quản lý doanh nghiệp thương mại xuất nhập khẩu quy mô vừa và nhỏ.
- Nội dung đáng tham khảo:
- Bộ tiêu chí và thang đo đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức thông qua bảng câu hỏi khảo sát nhân sự nội bộ (Bảng 2.4).
- Phương pháp luận kết hợp giữa phân tích số liệu tài chính - kinh doanh với thực trạng bố trí lao động và mức độ đáp ứng chiến lược của tổ chức.
- Mẫu bảng so sánh cơ cấu định biên vị trí việc làm trước và sau tái cấu trúc cho khối kinh doanh và hành chính (Bảng 3.1 và Bảng 3.2).
Câu hỏi thường gặp
1. Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty Tùng Nam là gì và vận hành ra sao?
Công ty Tùng Nam đang áp dụng mô hình trực tuyến – chức năng. Cơ cấu gồm Ban Giám đốc trực tiếp chỉ đạo, ra quyết định tập trung và 4 phòng ban chức năng tham mưu gồm: Phòng Hành chính tổng hợp, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán và Phòng Nghiên cứu phát triển.
2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2015 – 2017 đạt mức tăng trưởng như thế nào?
Doanh thu thuần tăng từ 3,60 tỷ đồng (2015) lên 4,78 tỷ đồng (2016) và 6,35 tỷ đồng (2017), đạt tốc độ tăng trưởng trung bình 36,13%/năm. Lợi nhuận sau thuế tăng từ 238,74 triệu đồng (2015) lên 330,51 triệu đồng (2016) và 516,89 triệu đồng (2017), đạt tốc độ tăng trưởng trung bình 42,54%/năm.
3. Khảo sát 40 phiếu điều tra chỉ ra những điểm nghẽn lớn nhất nào trong cơ cấu tổ chức công ty?
Ba tiêu chí bị nhân viên đánh giá ở mức kém gồm: Mức độ phù hợp của cơ cấu tổ chức với chiến lược kinh doanh (1,70/5 điểm), Mức độ về số lượng phòng ban hiện nay (1,95/5 điểm), và Mức độ trao đổi thông tin trong toàn công ty (2,08/5 điểm).
4. Tác giả đề xuất điều chỉnh định biên nhân sự Phòng Kinh doanh như thế nào?
Tác giả đề xuất tăng quy mô Phòng Kinh doanh từ 15 lên 17 người, trong đó: tăng 1 nhân viên xây dựng kế hoạch kinh doanh, bổ sung mới 2 nhân viên Marketing và 1 nhân viên phát triển thương hiệu; đồng thời giảm 1 nhân viên lựa chọn đối tác đầu tư và giảm 1 nhân viên nghiên cứu thị trường.
5. Khóa luận đưa ra những kiến nghị gì đối với Nhà nước?
Tác giả kiến nghị Nhà nước tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật thương mại tạo môi trường cạnh tranh bình đẳng; đơn giản hóa thủ tục hành chính giúp doanh nghiệp tiếp cận vốn; tổ chức các chương trình đào tạo quản trị cấp cao về hội nhập quốc tế; và ban hành chính sách ưu đãi cho doanh nghiệp thực hiện bồi dưỡng, nâng cao tay nghề người lao động.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phan Thị Hương đã phản ánh bức tranh toàn diện về thực trạng tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Tùng Nam trong giai đoạn 2015 – 2017. Thông qua việc kết hợp giữa phân tích số liệu thứ cấp và khảo sát thực nghiệm 40 cán bộ nhân viên, công trình đã làm rõ sự không tương thích giữa mô hình trực tuyến – chức năng hiện tại với yêu cầu mở rộng kinh doanh. Hệ thống giải pháp tái cơ cấu nhân sự chi tiết cho Phòng Kinh doanh và Phòng Hành chính tổng hợp mang tính ứng dụng thực tế cao, đóng góp cơ sở khoa học giúp doanh nghiệp hoàn thiện bộ máy quản trị hướng tới mục tiêu phát triển đến năm 2020.
