CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm tổ chức Tổ chức đi từ đơn giản đến phức tạp, từ những tập thể không chính thức, những nhóm lâm thời, đến những tổ chức có cơ cấu bộ máy quản trị chặt chẽ. Tổ chức đầu tiên xuất hiện trong quân đội, tôn giáo. Ngày nay, tổ chức xuất hiện trong mọi lĩnh vực xã hội, chính trị, tôn giáo, kinh tế.
Xã hội ngày nay được coi là xã hội của các tổ chức và tổ chức là nguồn sức mạnh của xã hội. Vậy, có thể nêu khái niệm tổng quát về tổ chức như sau: Tổ chức là một tập hợp nhiều người mang tính chất tự giác có ý thức về vai trò, nhiệm vụ, quyền hạn nhằm thực hiện mục tiêu chung cụ thể. Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là hệ thống các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao trách nhiệm, quyền hạn và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị. Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
Như vậy, cơ cấu tổ chức phải đảm bảo: o Bố trí, sắp xếp và phối hợp hiệu quả các hoạt động của con người trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức. o Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực của tổ chức, góp phầm tăng cường hoạt động chung của tổ chức. o Quản lý và kiểm soát các hoạt động của tổ chức. o Linh hoạt giúp tổ chức thích nghi nhanh chóng với những thay đổi của môi trường bên ngoài.
o Khuyến khích sự tham gia của người lao động vào hoạt động chung của tổ chức và tạo động lực người lao động trong tổ chức. Luan van ` 7 Cơ cấu tổ chức được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức. Sơ đồ tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin (giao tiếp) chính thức trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức biểu thị mối quan hệ chính thức giữa những người quản lý ở các cấp với những nhân viên trong tổ chức.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức cho biết mối quan hệ báo cáo và quyền lực trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tại trong tổ chức. Các đường nối các vị trí trong sơ đồ cơ cấu cho thấy các kênh thông tin chính thức được sử dụng để thực hiện quyền lực trong tổ chức. Nội dung cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1.
Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức Việc áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức nào để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh là tùy thuộc vào doanh nghiệp mà nhất là nhà quản trị. Tuy nhiên, mọi cơ cấu tổ chức đều phải tuân thủ một số nguyên tắc sau: Thống nhất chỉ huy: Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình. Gắn với mục tiêu: Bao giờ bộ máy của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với mục tiêu. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.
Cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về các công việc giữa các đơn vị với nhau. Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong doanh nghiệp và phải có cân đối trong mô hình tổ chức doanh nghiệp nói chung. Hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc tiết kiệm chi phí. Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức.
Ngoài ra, khi xây dựng bộ máy tổ chức, nhà quản trị cũng cần phải chú ý đến những yêu cầu khác như lấy chất lượng làm trọng chứ không lấy số đông là chủ yếu, tam quyền phân lập, chuyên môn hóa, khoa học, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, kết hợp quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm, tổ chức theo công việc, theo nhiệm vụ chứ không theo nhu cầu của mỗi cá nhân, mỗi con người, đáp ứng đòi hỏi của các quy luật khách quan về tổ chức như tầm hạn quản trị, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý, không chồng chéo, kết hợp nhóm chính thức và nhóm phi chính thức, kế thừa. Các mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Mô hình cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đơn giản) Nguyên lý xây dựng cơ cấu: Mỗi cấp dưới chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp. Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức là được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc. Công việc được tiến hành theo tuyến.
Tổng Giám Đốc Tổng Giám Đốc Tổng Giám Đốc Tổng Giám Đốc Hình 1.1: Mô hình cấu trúc tổ chức trực tuyến Đặc điểm: Một người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản trị, mọi vấn đề được giải quyết theo đường thẳng. Ưu điểm: Mệnh lệnh được thi hành nhanh. Dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng. Mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên trực tiếp.
Nhược điểm: Người quản trị sẽ rất bận rộn và đòi hỏi phải có hiểu biết toàn diện. Không tận dụng được các chuyên gia giúp việc. Mô hình cơ cấu chức năng Nguyên lý xây dựng cơ cấu: Cơ cấu này được Frederiew Teylor lần đầu tiên đề xướng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng. Việc quản lý được thực hiện theo chức năng, mỗi cấp có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.
Tổng Giám Đốc Giám Đốc Chức Năng A Giám Đốc Chức Năng B Giám Đốc Chức Năng C Hình 1.2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng. Luan van ` 9 Đặc điểm: Trong phạm vi toàn doanh nghiệp, người lãnh đạo tuyến trên lẫn người lãnh đạo tuyến chức năng đều có quyền ra quyết định về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xưởng tổ đội sản xuất. Nhiệm vụ quản lý trong cơ cấu này được phân chia trong các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý. Mỗi đơn vị được chuyên môn hoá thực hiện chức năng và hình thành những người lãnh đạo chức năng.
Ưu điểm: Tận dụng được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo. Giảm gánh nặng cho người lãnh đạo chung. Nhược điểm: Một cấp dưới có nhiều cấp trên. Vi phạm chế độ một thủ trưởng.
Mô hình cơ cấu tổ chức theo sản phẩm Theo mô hình này thì chia doanh nghiệp thành các nhánh và mỗi nhánh sẽ đảm nhiệm kinh doanh theo mỗi ngành hàng nhất định. Thực chất là tạo ra các xí nghiệp con trong doanh nghiệp, các đơn vị xí nghiệp này xẽ hoạt động tương đối độc lập. Mỗi đơn vị xí nghiệp sẽ do một giám đốc quản lý. Tổng Giám Đốc Giám Đốc sản phẩm B Giám Đốc sản phẩmC Giám Đốc sản phẩm D Hình 1.3: Mô hình tổ chức theo sản phẩm Đặc điểm: Cơ cấu này tỏ ra rất phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô toàn cầu.
Trong mỗi đơn vị được tổ chức theo sản phẩm đều phải hiện diện đầy đủ các bộ phận chức năng phục vụ cho hoạt động kinh doanh sản phẩm. Ưu điểm: Quy trách nhiệm rõ ràng. Phối hợp hành động giữa các bộ phận hiệu quả tạo khả năng tốt cho việc phát triển các nhà quản lý. Các đề xuất của doanh nghiệp dễ được thông hiểu hơn.
Khách hàng sẽ lưu ý nhiều hơn khi ra quyết định. Nhược điểm: Rất khó phối hợp hoạt động giữa các bộ phận sản phẩm. Cơ cấu theo sản phẩm chỉ cho phép điều động nhân sự trong nội bộ từng tuyến sản phẩm vì Luan van ` 10 nhân sự đã được chuyên môn hoá theo sản phẩm. Việc thuyên chuyển nhân viên ra ngoài phạm vi tuyến sản phẩm mà họ đang phục vụ cũng bị hạn chế.
Mô hình cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý Tổng Giám Đốc Giám Đốc Khu Vực 1 Giám Đốc khu Vực 2 Giám Đốc khu Vực 3 Hình 1.4: Mô hình tổ chức sản phẩm theo địa lý Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý thường được sử dụng ở các doanh nghiệp hoạt động ở nhiều khu vực thị trường khác nhau. Tại mỗi khu vực địa lý, ban lãnh đạo doanh nghiệp giao quyền cho nhà quản trị đứng đầu bộ phận đảm nhiệm tất cả các chức năng thay vì phân chia các chức năng hay tập hợp mọi công việc về văn phòng trung tâm. Ưu điểm: Cơ cấu này, thích hợp với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường và nhu cầu về sản phẩm dịch vụ. Cho phép xác định rõ những yếu tố liên quan đến sản phẩm hay dịch vụ.
Khuyến khích sự quan tâm tới nhu cầu của khách hàng, phân định rõ trách nhiệm, phát triển các kỹ năng tư duy quản trị trong phạm vi sản phẩm. Nhược điểm: Sử dụng không hiệu quả các kỹ năng và nguồn lực của tổ chức. Không thúc đẩy sự hợp tác chặt chẽ giữa các tuyến sản phẩm hay dịch vụ trong tổ chức. Tạo ra sự tranh chấp các nguồn lực giữa các sản phẩm.
Giới hạn khả năng giải quyết vấn đề trong phạm vi một sản phẩm, dịch vụ. Hạn chế thuyên chuyển nhân viên ra ngoài phạm vi tuyến sản phẩm mà họ đang phục vụ. Mô hình cơ cấu tổ chức theo khách hàng Luan van ` 11 Tổng Giám Đốc Giám Đốc khách hàng Giám Đốc khách hàng Giám Đốc khách hàng A B C Hình 1.5: Mô hình tổ chức theo khách hàng Đặc điểm: Theo cơ cấu này khách hàng sẽ được chia thành các nhóm mang tính chất riêng biệt, mỗi nhóm khách hàng sẽ có đơn vị đứng ra trực tiếp quản lý, nhằm thỏa mãn nhu cầu riêng biệt của từng nhóm khách hàng chuyên biệt. Ưu điểm: Hiểu biết khách hàng tốt hơn.
Chú trọng khách hàng khi ra quyết định. Hiệu quả hơn trong việc định hướng nỗ lực về bán hàng. Nhược điểm: Tranh giành nguồn lực. Thiếu chuyên môn hóa.
Không tích hợp với các hoạt động khác ngoài Marketing và bán hàng. Mô hình cơ cấu trực tiếp – chức năng. Mô hình cơ cấu tổ chức theo kiểu ma trận Hình 1.6: Mô hình tổ chức theo ma trận Luan van ` 12 Đặc điểm: Khi thực hiện một dự án sẽ cử ra một chủ nhiệm dự án, các phòng chức năng cử ra một cán bộ tương ứng.