lời mở đầu, kết luận, kết cấu của khóa luận gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về chu trình doanh thu dƣới góc nhìn của Hệ thống thông tin kế toán Chƣơng 2: Thực trạng về tổ chức chu trình kế toán doanh thu tại công ty TNHH cao su Giải Phóng trong điều kiên tin học hóa. Chƣơng 3: Hoàn thiện chu trình kế toán doanh thu tại công ty TNHH cao su Giải Phóng. Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12 Khoá luận tốt nghiệp 11 Học viện Ngân hàng CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU DƢỚI GÓC NHÌN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. Lý luận chung về Hệ thống thông tin kế toán 1.
Khái niệm về Hệ thống thông tin kế toán Khác với những góc nghiên cứu về kế toán đã trở nên quen thuộc nhƣ Kế toán tài chính, Kế toán quản trị, Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) thực sự chƣa đƣợc hiểu hết cũng nhƣ chƣa có một định nghĩa rõ ràng, đầy đủ nhất. Chúng ta sẽ tìm hiểu về Hệ thống thông tin kế toán xuất phát từ việc nhận thức rằng “thông tin” là một nguồn lực của doanh nghiệp. Cũng nhƣ các nguồn lực khác, nhƣ nguyên vật liệu, nguồn vốn, nhân lực, thông tin đang ngày càng khẳng định tầm quan trọng của nó trong việc trợ giúp và quyết định vận mệnh tồn tại của một doanh nghiệp. Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, thông tin đi ra và đi vào doanh nghiệp tạo nên những “dòng chảy thông tin”.
Ngƣời sử dụng dòng chảy thông tin đó gồm hai nhóm chính: bên ngoài doanh nghiệp và bên trong doanh nghiệp. Ngƣời sử dụng thông tin bên ngoài là cổ đông, nhà đầu tƣ, chính phủ, khách hàng, nhà cung cấp…Họ sử dụng và phụ thuộc rất nhiều vào những thông tin công khai từ doanh nghiệp để ra các quyết định. Mặt khác, cũng chính những đối tƣợng trên cung cấp một phần dòng chảy dữ liệu đi vào doanh nghiệp để doanh nghiệp thu thập và xử lý, lƣu trữ dƣới dạng những thông tin. Ngƣời sử dụng thông tin bên trong là các nhà quản lý, nhân viên…Họ thu thập dòng thông tin từ bên trong hoặc bên ngoài để xử lý, lƣu trữ và đƣa ra các quyết định theo phạm vi quyền hạn trách nhiệm của mình.
Mỗi đối tƣợng sử dụng thông tin đều có mục đích rõ ràng, và dòng thông tin đến nơi đƣợc sử dụng phải trải qua một quá trình chọn lọc, xử lý kỹ lƣỡng. Nói cách khác, cần một hệ thống quản lý việc thu thập, lƣu trữ và cung cấp những thông tin này. Để hiểu đƣợc tầm quan trọng của hệ thống trong việc thu thập, xử lý, lƣu trữ thông tin, trƣớc hết chúng ta đi tìm hiểu thế nào là hệ thống. Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12 Khoá luận tốt nghiệp 12 Học viện Ngân hàng Hệ thống là một tập hợp các bộ phận hoạt động tƣơng tác với nhau nhằm cùng thực hiện một số mục tiêu nhất định.
Hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con ngƣời trong một tổ chức nào đó. Trong hệ thống thông tin, mối liên hệ giữa các thành phần là sự trao đổi thông tin cho nhau tạo thành một nguồn thông tin thống nhất cung cấp cho từng mục tiêu nhất định. Hệ thống thông tin quản lý (MIS): là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết định thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những những thông tin để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán (AIS): là một hệ thống thu thập, ghi nhận, xử lý và lƣu trữ dữ liệu, nguồn lực (chủ yếu liên quan đến tài chính) nhằm tạo ra các thông tin hữu ích của việc ra quyết định.
Hệ thống thông tin kế toán có thể đƣợc coi là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý, hoạt động tƣơng tác với các hệ thống khác tồn tại trong một doanh nghiệp nhƣ hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin tài chính nhằm thu thập, lƣu trữ,xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính phục vụ cho lợi ích chung của doanh nghiệp. Phân loại hệ thống thông tin kế toán Dựa trên tiêu chí phƣơng tiện xử lý, Hệ thống thông tin kế toán đƣợc chia thành Hệ thống thông tin kế toán thủ công và Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: Hệ thống thông tin kế toán thủ công: Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12 Khoá luận tốt nghiệp 13 Học viện Ngân hàng Sơ đồ 1.1: Hệ thống thông tin kế toán thủ công Sự kiện Chứng từ Ghi sổ Sổ Quá trình ảnh hƣởng Nhật ký Nhật ký SXKD đến BCTC Báo cáo Lập Chuyển Sổ cái Sổ cái Tài chính Báo cáo Chú thích: Điểm đầu vào Xử lý Chứng từ Dữ liệu thủ công đầu ra Theo phƣơng tiện xử lý thủ công thì các sự kiện từ quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mà ảnh hƣởng đến báo cáo tài chính (BCTC) sẽ đƣợc phản ánh lên chứng từ. Sau đó căn cứ vào chứng từ, ngƣời có trách nhiệm sẽ phản ánh sự kiện đó lên sổ nhật ký qua bƣớc ghi thủ công, lên sổ cái cũng bằng phƣơng pháp thủ công và cuối cùng là lên BCTC. Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12 Khoá luận tốt nghiệp 14 Học viện Ngân hàng Sơ đồ 1.2: Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính Quá trình Chứng từ Các dữ liệu liên quan Ghi nhận SXKD đến hoạt động dữ liệu Các tập Thông tin Truy suất thông tin tin lƣu trữ theo yêu cầu theo yêu cầu dữ liệu Chú thích: Nhập Xử lý bằng Tập tin liệu máy tính lƣu trữ Với Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính thì các sự kiện của quá trình sản xuất kinh doanh – bao gồm cả ảnh hƣởng hoặc không ảnh hƣởng đến BCTC – sẽ đều đƣợc phản ánh trên chứng từ.
Chứng từ trong Hệ thống thông tin kế toán trên nên máy tính khác chứng từ trong Hệ thống thông tin kế toán thủ công ở chỗ chứng từ trong Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính không chỉ là chứng từ kế toán, không chỉ là những chứng từ phản ánh các sự kiện ảnh hƣởng đến báo cáo tài chính mà còn phản ánh cả những sự kiện phi tài chính. Ví dụ nhƣ văn bản bổ nhiệm trƣởng phòng, thay đổi cơ cấu bộ máy kế toán…cũng sẽ đƣợc phản ánh vào hệ thống, cụ thể là tập tin nhân viên. Sau khi các sự kiện đƣợc phản ánh trên chứng từ, nhân viên phụ trách sẽ nhập liệu vào hệ thống máy tính, tiếp đến là quy trình xử lý tự động của máy tính để lƣu trữ dữ vào các tập tin lƣu trữ. Khi có nhu cầu sử dụng thông tin, ngƣời sử dụng sẽ dùng lệnh yêu cầu máy tính truy xuất thông tin, hiển thị trên các báo cáo.
Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12 Khoá luận tốt nghiệp 15 Học viện Ngân hàng Ngày nay, các doanh nghiệp phổ biến sử dụng hệ thống máy tính trong công tác kế toán của đơn vị vì những ƣu việt vƣợt trội so với phƣơng pháp thủ công. Nếu nhƣ ở kế toán thủ công, sau khi ghi sổ nhật ký, kế toán viên phải tính toán lại số liệu từng tài khoản để lên sổ cái và làm BCTC thì với sự hỗ trợ của máy tính, nhân viên kế toán chỉ cần nhập liệu vào hệ thống, hệ thống sẽ tự động cập nhật số liệu vào các tập tin lƣu trữ, có thể truy xuất ra các sổ và các báo cáo bất cứ khi nào cần, tiết kiệm thời gian làm sổ sách và báo cáo. Ngoài ra, do các phép tính toán đều do máy tính tính toán nên giảm khả năng sai sót trong các phép tính. Trong khi công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán thì kế toán trên nền máy tính tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính toán, lƣu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm đƣợc nhân sự, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Bằng việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp đƣợc in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định. Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện đƣợc tính chuyên nghiệp của mình với các khách hàng, đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính, kiểm toán và đầu tƣ. Đây là một yếu tố có giá trị khi xây dựng một thƣơng hiệu cho riêng mình. Chức năng của hệ thống thông tin kế toán Thu thập và lƣu trữ dữ liệu về các nguồn lực, sự kiện và đối tƣợng: hệ thống phải thu thập, ghi chép lại các giao dịch qua chứng từ gốc, sau đó phản ánh lên sổ nhật ký theo thứ tự thời gian, và chuyển các dữ liệu đó sang sổ cái theo số hiệu tài khoản Biến đổi các dữ liệu thành thông tin mà nhà quản trị có thể sử dụng để ra quyết định về các sự kiện, nguồn lực và đối tƣợng: chuyển đổi các dữ liệu thu thập đƣợc thành các thông tin có ích cho việc ra quyết định của ngƣời sử dụng thông tin.
Các thông tin có thể nằm dƣới dạng sổ sách, hoặc báo cáo tài chính, báo cáo quản lý. Cung cấp các chốt kiểm soát phù hợp để đảm bảo các nguồn lực của doanh nghiệp (bao gồm cả dữ liệu): Chức năng thứ ba của một hệ thống thông tin kế toán là tổ chức kiểm soát tổng thể chặt chẽ nhàm đảm bảo tính bảo mật cũng nhƣ độ chính xác cho quá trình thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin. Từ đó, các thông tin Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12 Khoá luận tốt nghiệp 16 Học viện Ngân hàng mà hệ thống cung cấp cần đạt mức độ cập nhật về thời gian, tin cậy, giúp hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả và bảo toàn giá trị tài sản cho doanh nghiệp. Dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán Dữ liệu là các sự việc đƣợc thu thập, ghi nhận, lƣu trữ và xử lý bởi một hệ thống thông tin.
Tại sao dữ liệu lại cần đƣợc hệ thống thông tin thu thập, ghi nhận, xử lý và lƣu trữ chứ không phải làm căn cứ để ra các quyết định luôn?