CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG 1. Khái niệm “Văn phòng” Theo nghĩa triết tự “Văn” (có nghĩa là văn bản, giấy tờ, công việc hành chính); “Phòng” (có nghĩa là bộ phận, phòng ban, nơi thực hiện công việc). Cũng theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học do Hoàng Phê chủ biên (2016) “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”. Bên cạnh đó, thuật ngữ “Văn phòng" trong tiếng Anh là "Office”, theo từ điển Oxford Learner Dictionary "Office” cũng được hiểu trong 6 trường hợp khác nhau trong đó văn phòng được hiểu là toà nhà nơi mọi người làm việc (Building where people work); văn phòng là nơi làm việc gắn với 1 ngành nghề cụ thể (văn phòng luật sư, văn phòng bác sĩ, văn phòng nha sĩ); văn phòng gắn với tên một cơ quan chính phủ (used in the names of some Britsh government department).
Trong thực tế, “văn phòng” còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức - nơi thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, sổ sách, văn bản (nhằm phân biệt với những nơi diễn ra hoạt động sản xuất, khai thác, mua bán. khác); văn phòng gắn với tên cơ quan thuộc Chính phủ, lãnh đạo Nhà nước (Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội); văn phòng tính chất chi nhánh, cơ quan ngoại giao, giao dịch của doanh nghiệp, các tổ chức tại một địa bàn cụ thể (Văn phòng đại diện); Trong các công trình nghiên cứu, khái niệm về Văn phòng được chúng tôi tổng hợp đang có hai quan điểm với hai cách hiểu: Cách hiểu thứ nhất, một số tác giả nhìn nhận văn phòng như trung tâm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Văn phòng khi này được hiểu như trụ sở, nơi bộ máy lãnh đạo và toàn thể phòng ban chuyên môn làm việc, phân biệt với các khu vực sản xuất, kho tàng của doanh ngiệp. Cách hiểu thứ hai, văn phòng là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp.
Bộ phận này có các chức năng cơ bản như tổ chức. 7 tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho tổ chức. Tên gọi của bộ phận này cũng đa dạng tuỳ theo loại hình và quy mô của cơ quan. Ở cách hiểu thứ nhất, có thể kể đến quan điểm của một số tác giả như: Quan điểm của nhóm tác giả Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012) “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”.
Trong cuốn sách Office Management của nhóm tác giá do Dr. Shanthi chủ biên (2011) "Office is a place for transacting business where clerical and admonistrative functions are carried out to coordinate and control the activities of the organization " - Văn phòng là nơi giao dịch công việc, nơi các chức năng văn thư và hành chính được thực hiện nhằm điều phối và kiểm soát các hoạt động của tổ chức (tạm dịch). “Văn phòng” là từ Hán Việt được sử dụng từ thời phong kiến, cụ thể là triều Nguyễn, văn phòng là bộ phận giúp nhà vua thực hiện và quán xuyến các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ. “Năm 1820, lên nổi nghiệp cha, Minh Mệnh đã đặt Văn thư phòng thay thế cho Văn phòng cũ (gồm Thị thư viện.
Thị hàn viện và Nội hàn viện và Thượng bảo ty). Văn thư phòng, ngoài nhiệm vụ giúp việc vua trong công tác văn bản, giấy tờ, còn có trách nhiệm lưu trữ các văn bản liên quan đến hoạt động quản lý đất nước của nhà vua”. Theo quan điểm của tác giả Nguyễn Hữu Tri trong cuốn sách Quản trị văn phòng (2005), tác giả nhìn nhận văn phòng dưới góc độ tổ chức: “Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó”. Tác giả Văn Tất Thu có cùng quan điểm nêu trên (Giáo trình Quản trị văn phòng (2020), trang 06).
Trong giáo trình Quản trị văn phòng của nhóm tác giả đến từ Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia TP. HCM), nhóm tác giả bàn về khái niệm “văn phòng” như sau: 8 Theo nghĩa hẹp, văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao tiếp đối nội, đối ngoại của một cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất định (thị trưởng, nghị viên, luật sư. - Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạ động chung trong cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của người lãnh đạo. Gần đây nhất, năm 2021, trong Giáo trình “Những vấn đề lý luận cơ bản về quản trị văn phòng” của nhóm tác giả Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) có quan phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính.
Ở cách hiểu thứ hai, có thể kể đến quan điểm của một số tác giả như: Trong bài viết “Từ quản trị học đến quản trị văn phòng – Một số vấn đề lý luận” (2005), tác giả Vũ Thị Phụng nhìn nhận văn phòng như một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp: “Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Với chức năng tham mưu tổng hợp và trợ giúp các công việc thuộc lĩnh vực hành chính, văn phòng là một bộ phận đặc biệt vì hoạt động của văn phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của bộ máy lãnh đạo và tất cả bộ phận khác của cơ quan”. Do có nhiều góc độ tiếp cận khác nhau nên có nhiều quan điêm khác nhau khi đưa ra khái niệm về Văn phòng. Hiểu theo nghĩa rộng, Văn phòng là “một phòng” làm việc hoặc “khu vực” làm việc.
Hiểu theo nghĩa hẹp, văn phòng là một “bộ phận” trong một tổ chức. Trong thực tiễn bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải có một đơn vị (hoặc bộ phận) thực hiện công tác thu thập, xử lý, truyền đạt, các thông tin để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan. Đồng thời đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, hậu cần phục vụ cho cơ quan tổ chức đó hoạt động hiệu quả. Đơn vị (bộ phận) đó được gọi là Văn phòng.
Như vậy, Văn phòng là bộ phận trong một tổ chức giúp 9 nhà quản trị những việc trong chức năng, nhiệm vụ được giao; là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại. Văn phòng cũng có thể là một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan dén những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó. Khái niệm văn phòng trong các từ điển phổ thông được hiểu là “bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”.
Quan điểm này lại đồng nhất với bộ phận văn thư của cơ quan đơn vị. Do có nhiều cách tiếp cận khác nhau nên có nhiều quan niệm về văn phòng: - Tiếp cận theo phương diện tổ chức, văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức. -Tiếp cận theo chức năng tổ chức, văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản trị tổ chức. - Tiếp cận theo tính chất hoạt động, văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành của nhà quản trị.
Từ những nghiên cứu trên, chúng tôi đưa ra khái niệm về Văn phòng (theo quan điểm là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức) như sau: “Văn phòng là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của một cơ tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp; giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo; tổ chức đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thì và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính”.2 Chức năng của văn phòng Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị cho cơ quan tổ chức và các doanh nghiệp để tăng năng suất, hiệu quả cao nhất. Chính vì thế văn phòng có những chức năng sau: 10 1.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp Mỗi cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức đều phải quan tâm đẩy mạnh việc hiện đại hóa văn phòng vì văn phòng hỗ trợ rất nhiều cho lãnh đạo, cho các tổ chức, cơ quan ra các quyết định quản lý. Nội dung của công tác tham mưu là một trong các hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Nội dung tổng hợp nghiêng về vấn đề thống kê, tổng hợp, xử lý thông tin, dữ liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý.
Thực chất của hai nội dung này nhằm mục đích hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan. Nếu hai chức năng này tách rời nhau thì hoạt động quản lý sẽ rơi vào tình trạng thiếu căn cứ khoa học, phiến diện và chủ quan. Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng phục thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó chủ quan thuộc về nhà quản lý. Vì vậy, để ra được những quyết định đúng đắn, khoa học và mang tính thực tiễn thì nhà quản lý cẩn căn cứ vào những yếu tố khách quan như: những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, của nhân viên cấp dưới, của những người trợ giúp tham mưu.
Tất cả những ý kiến đỏ được văn phòng chọn lọc, phân tích, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án tối ưu nhất phục vụ cho việc ra quyết định quản lý.