I. Tổng quan đề tài
Chương này trình bày tổng quan về số hóa hồ sơ doanh nghiệp, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chuyển đổi tài liệu từ dạng giấy sang dạng điện tử. Trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ, nhu cầu quản lý hồ sơ hiệu quả ngày càng cao. Việc số hóa hồ sơ không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn tăng cường khả năng truy xuất thông tin. Tuy nhiên, quá trình này thường gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong việc nhập liệu thủ công. Theo khảo sát, nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì phương pháp lưu trữ truyền thống, dẫn đến lãng phí tài nguyên và thời gian. Do đó, việc phát triển một hệ thống tự động hóa quá trình số hóa hồ sơ là cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót trong việc quản lý dữ liệu.
1.1 Đặt vấn đề
Sự phát triển của công nghệ thông tin đã tạo ra cơ hội lớn cho việc số hóa hồ sơ doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc chuyển đổi tài liệu cũ sang định dạng số. Bài toán đặt ra là làm thế nào để quản lý hồ sơ hiệu quả và bảo mật thông tin. Việc số hóa hồ sơ không chỉ đơn thuần là chuyển đổi tài liệu, mà còn cần đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất nhanh chóng. Các doanh nghiệp cần một giải pháp tối ưu để giảm thiểu công sức và thời gian trong việc nhập liệu, đồng thời đảm bảo an toàn thông tin. Việc phát triển hệ thống tự động sẽ giúp giải quyết những vấn đề này một cách hiệu quả.
1.2 Khó khăn thử thách
Trong quá trình phát triển hệ thống số hóa hồ sơ, nhóm đã gặp phải nhiều khó khăn. Một trong số đó là việc đảm bảo an ninh thông tin trong quá trình lưu trữ và truy xuất. Hệ thống cần phải được thiết kế để bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài. Bên cạnh đó, việc tích hợp các công nghệ mới như OCR và Elasticsearch cũng gặp nhiều thách thức về kỹ thuật. Tính ổn định và khả năng mở rộng của hệ thống là yếu tố quan trọng cần được chú trọng. Cuối cùng, việc đảm bảo trải nghiệm người dùng tốt nhất cũng là một thách thức lớn, cần phải thiết kế giao diện thân thiện và dễ sử dụng cho tất cả người dùng.
II. Phân tích yêu cầu của đề tài
Chương này sẽ phân tích các yêu cầu cần thiết cho hệ thống số hóa hồ sơ doanh nghiệp. Đầu tiên, hệ thống cần có khả năng phân quyền người dùng, cho phép người dùng thực hiện các thao tác khác nhau tùy thuộc vào vai trò của họ trong tổ chức. Các quyền cơ bản bao gồm quyền đọc, ghi và xóa dữ liệu. Bên cạnh đó, hệ thống cũng cần đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu trong quá trình quản lý hồ sơ. Hệ thống cần có các chức năng cơ bản như tải dữ liệu lên/xuống, đồng bộ dữ liệu với thư mục máy khách, và tải dữ liệu từ máy quét. Đặc biệt, chức năng truy xuất dữ liệu cần phải được tối ưu hóa để người dùng có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
2.1 Phân quyền người dùng trong hệ thống
Hệ thống cần phân loại người dùng dựa trên các quyền thao tác dữ liệu. Quyền đọc cho phép người dùng xem tài liệu, quyền ghi cho phép chỉnh sửa và thêm mới tài liệu, trong khi quyền xóa cho phép người dùng xóa tài liệu không cần thiết. Việc phân quyền này không chỉ đảm bảo tính bảo mật mà còn giúp quản lý tốt hơn các tài liệu trong hệ thống. Hệ thống cần được thiết kế để dễ dàng thay đổi quyền truy cập cho từng người dùng tùy theo nhu cầu và vai trò của họ trong tổ chức.
2.2 Yêu cầu về hệ thống số hóa hồ sơ doanh nghiệp
Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu về chức năng như tải dữ liệu lên/xuống, đồng bộ dữ liệu với thư mục máy khách, và tải dữ liệu từ máy quét. Chức năng tải dữ liệu cần hỗ trợ nhiều định dạng khác nhau như PDF, ảnh, video. Hệ thống cũng cần đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu trong quá trình tải lên và tải xuống. Đặc biệt, chức năng truy xuất dữ liệu cần được tối ưu hóa để người dùng có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Việc xây dựng một giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng cũng là một yêu cầu quan trọng để đảm bảo trải nghiệm người dùng tốt nhất.
III. Công nghệ sử dụng
Chương này trình bày các công nghệ được sử dụng trong hệ thống số hóa hồ sơ doanh nghiệp. Một trong những công nghệ quan trọng là Nhận diện ký tự quang học (OCR), cho phép chuyển đổi tài liệu giấy thành dữ liệu số. Công nghệ này đóng vai trò then chốt trong việc tự động hóa quá trình nhập liệu, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Bên cạnh đó, Elasticsearch được sử dụng để xây dựng công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hệ thống cũng sử dụng các công nghệ web hiện đại như ReactJS để xây dựng giao diện người dùng, đảm bảo tính tương tác và thân thiện.
3.1 Mẫu thiết kế
Mô hình phát triển ứng dụng dựa trên kiến trúc Model View Controller (MVC), giúp tách biệt các thành phần của hệ thống và dễ dàng quản lý. Model là nơi lưu trữ dữ liệu, View là giao diện người dùng, và Controller xử lý các yêu cầu từ người dùng. Mô hình này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất mà còn dễ dàng kiểm tra và bảo trì hệ thống. Việc sử dụng MVC cũng giúp giảm thiểu băng thông và tăng tốc độ tải trang, từ đó nâng cao trải nghiệm người dùng.
3.2 Công nghệ OCR
Công nghệ OCR cho phép nhận diện và chuyển đổi văn bản từ hình ảnh thành dữ liệu số. Đây là công nghệ quan trọng trong việc số hóa hồ sơ doanh nghiệp, giúp tự động hóa quá trình nhập liệu. Việc áp dụng OCR không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong việc chuyển đổi thông tin. Hệ thống cần được tối ưu hóa để xử lý các tài liệu cũ, mục nát, nhằm đảm bảo khả năng nhận diện tốt nhất. Việc tích hợp OCR vào hệ thống sẽ mang lại lợi ích lớn trong việc quản lý và truy xuất tài liệu.
