Luận Văn Tốt Nghiệp Về Hệ Thống Số Hóa Hồ Sơ Doanh Nghiệp

Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu Luận văn tốt nghiệp khoa học máy tính xây dựng hệ thống số hóa hồ sơ doanh nghiệp, vận dụng lý thuyết vào thực tế, đề xuất giải pháp cụ thể cho vấn

• Tác giả: Nguyễn Hoàng Khoa
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Thanh Tùng
• Trường học: Đại học Bách Khoa
• Chuyên ngành: Khoa học máy tính
• Đề tài: Hệ Thống Số Hóa Hồ Sơ Doanh Nghiệp
• Loại tài liệu: luận văn tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan đề tài

Chương này trình bày tổng quan về số hóa hồ sơ doanh nghiệp, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chuyển đổi tài liệu từ dạng giấy sang dạng điện tử. Trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ, nhu cầu quản lý hồ sơ hiệu quả ngày càng cao. Việc số hóa hồ sơ không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn tăng cường khả năng truy xuất thông tin. Tuy nhiên, quá trình này thường gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong việc nhập liệu thủ công. Theo khảo sát, nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì phương pháp lưu trữ truyền thống, dẫn đến lãng phí tài nguyên và thời gian. Do đó, việc phát triển một hệ thống tự động hóa quá trình số hóa hồ sơ là cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót trong việc quản lý dữ liệu.

1.1 Đặt vấn đề

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã tạo ra cơ hội lớn cho việc số hóa hồ sơ doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc chuyển đổi tài liệu cũ sang định dạng số. Bài toán đặt ra là làm thế nào để quản lý hồ sơ hiệu quả và bảo mật thông tin. Việc số hóa hồ sơ không chỉ đơn thuần là chuyển đổi tài liệu, mà còn cần đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất nhanh chóng. Các doanh nghiệp cần một giải pháp tối ưu để giảm thiểu công sức và thời gian trong việc nhập liệu, đồng thời đảm bảo an toàn thông tin. Việc phát triển hệ thống tự động sẽ giúp giải quyết những vấn đề này một cách hiệu quả.

1.2 Khó khăn thử thách

Trong quá trình phát triển hệ thống số hóa hồ sơ, nhóm đã gặp phải nhiều khó khăn. Một trong số đó là việc đảm bảo an ninh thông tin trong quá trình lưu trữ và truy xuất. Hệ thống cần phải được thiết kế để bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài. Bên cạnh đó, việc tích hợp các công nghệ mới như OCR và Elasticsearch cũng gặp nhiều thách thức về kỹ thuật. Tính ổn định và khả năng mở rộng của hệ thống là yếu tố quan trọng cần được chú trọng. Cuối cùng, việc đảm bảo trải nghiệm người dùng tốt nhất cũng là một thách thức lớn, cần phải thiết kế giao diện thân thiện và dễ sử dụng cho tất cả người dùng.

II. Phân tích yêu cầu của đề tài

Chương này sẽ phân tích các yêu cầu cần thiết cho hệ thống số hóa hồ sơ doanh nghiệp. Đầu tiên, hệ thống cần có khả năng phân quyền người dùng, cho phép người dùng thực hiện các thao tác khác nhau tùy thuộc vào vai trò của họ trong tổ chức. Các quyền cơ bản bao gồm quyền đọc, ghi và xóa dữ liệu. Bên cạnh đó, hệ thống cũng cần đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu trong quá trình quản lý hồ sơ. Hệ thống cần có các chức năng cơ bản như tải dữ liệu lên/xuống, đồng bộ dữ liệu với thư mục máy khách, và tải dữ liệu từ máy quét. Đặc biệt, chức năng truy xuất dữ liệu cần phải được tối ưu hóa để người dùng có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.

2.1 Phân quyền người dùng trong hệ thống

Hệ thống cần phân loại người dùng dựa trên các quyền thao tác dữ liệu. Quyền đọc cho phép người dùng xem tài liệu, quyền ghi cho phép chỉnh sửa và thêm mới tài liệu, trong khi quyền xóa cho phép người dùng xóa tài liệu không cần thiết. Việc phân quyền này không chỉ đảm bảo tính bảo mật mà còn giúp quản lý tốt hơn các tài liệu trong hệ thống. Hệ thống cần được thiết kế để dễ dàng thay đổi quyền truy cập cho từng người dùng tùy theo nhu cầu và vai trò của họ trong tổ chức.

2.2 Yêu cầu về hệ thống số hóa hồ sơ doanh nghiệp

Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu về chức năng như tải dữ liệu lên/xuống, đồng bộ dữ liệu với thư mục máy khách, và tải dữ liệu từ máy quét. Chức năng tải dữ liệu cần hỗ trợ nhiều định dạng khác nhau như PDF, ảnh, video. Hệ thống cũng cần đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu trong quá trình tải lên và tải xuống. Đặc biệt, chức năng truy xuất dữ liệu cần được tối ưu hóa để người dùng có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Việc xây dựng một giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng cũng là một yêu cầu quan trọng để đảm bảo trải nghiệm người dùng tốt nhất.

III. Công nghệ sử dụng

Chương này trình bày các công nghệ được sử dụng trong hệ thống số hóa hồ sơ doanh nghiệp. Một trong những công nghệ quan trọng là Nhận diện ký tự quang học (OCR), cho phép chuyển đổi tài liệu giấy thành dữ liệu số. Công nghệ này đóng vai trò then chốt trong việc tự động hóa quá trình nhập liệu, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Bên cạnh đó, Elasticsearch được sử dụng để xây dựng công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hệ thống cũng sử dụng các công nghệ web hiện đại như ReactJS để xây dựng giao diện người dùng, đảm bảo tính tương tác và thân thiện.

3.1 Mẫu thiết kế

Mô hình phát triển ứng dụng dựa trên kiến trúc Model View Controller (MVC), giúp tách biệt các thành phần của hệ thống và dễ dàng quản lý. Model là nơi lưu trữ dữ liệu, View là giao diện người dùng, và Controller xử lý các yêu cầu từ người dùng. Mô hình này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất mà còn dễ dàng kiểm tra và bảo trì hệ thống. Việc sử dụng MVC cũng giúp giảm thiểu băng thông và tăng tốc độ tải trang, từ đó nâng cao trải nghiệm người dùng.

3.2 Công nghệ OCR

Công nghệ OCR cho phép nhận diện và chuyển đổi văn bản từ hình ảnh thành dữ liệu số. Đây là công nghệ quan trọng trong việc số hóa hồ sơ doanh nghiệp, giúp tự động hóa quá trình nhập liệu. Việc áp dụng OCR không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong việc chuyển đổi thông tin. Hệ thống cần được tối ưu hóa để xử lý các tài liệu cũ, mục nát, nhằm đảm bảo khả năng nhận diện tốt nhất. Việc tích hợp OCR vào hệ thống sẽ mang lại lợi ích lớn trong việc quản lý và truy xuất tài liệu.

Trích đoạn nội dung tài liệu

đặt vấn đề và tìm hiểu những khó khăn của việc nhập liệu và nhận thấy những khó khăn trong việc số hóa cụ thể như sau: • Các tài liệu đã cũ, mục nát, gây khó khăn cho việc nhận diện kí tự. 1 • Thao tác với các tài liệu khó khăn, nguy cơ dẫn đến trường hợp hư hỏng tài liệu. • Số lượng tài liệu quá nhiều, việc tìm kiếm một mảnh thông tin trong số lượng này là gần như bất khả thi. • Bảo quản tài liệu sử dụng nhiều công sức và không gian.

Giải quyết các vấn đề trên là cần thiết để cho các doanh nghiệp, cơ quan có khả năng lưu trữ lâu dài cũng như cung cấp cho khả năng truy xuất tài liệu chính xác và nhanh chóng. Vì thế, nhóm quyết định xây dựng một hệ thống cung cấp khả năng đăng tải, lưu trữ, và trích xuất, tìm kiếm thông tin được số hóa trực tiếp từ tài liệu giấy. Kết luận chung: Từ các vấn đề trên cho thấy, việc xây dựng một hệ thống số hóa hồ sơ doanh nghiệp là rất cần thiết.2 Khó khăn, thử thách • Độ ổn định của hệ thống. • Tính toàn vẹn, bảo mật, nhất quán của dữ liệu.

• Tính tiện lợi, đầy đủ của các tính năng tuy nhiên vẫn dễ dàng sử dụng, vận hành đối với nhiều thành phần khách hàng khác nhau. • Hỗ trợ được trên nhiều nền tảng khác nhau. • Tích hợp nhiều công nghệ khác nhau để xây dựng hệ thống. Những vấn đề trên là khó khăn mà nhóm đã gặp trong quá trình thực hiện luận văn nhưng đồng thơi cũng là yêu cầu bắt buộc của hệ thống cần phải có.3 Phạm vi đề tài Pham vi của đề tài là các công ty/ doanh nghiệp/ cơ quan sỡ hữu số lượng tài liệu lớn cần số hóa.

Trong đó, phạm vi của đề tài dự kiến ứng dụng trên thực tế với công ty Cholimex. Ngoài ra, tùy thuộc theo đặc thù công việc củ doanh nghiệp/ cơ quan mà có thể điều chỉnh các tính năng sao cho phù hợp. Các đối tượng sử dụng hệ thống: 2 • Các nhân viên - người mà có nhu cầu bảo quản, nhập liệu và tra cứu các văn thư của công ty. • Người sử dụng tra cứu các tài liệu vì nhiều mục đích khác.4 Mục tiêu của đề tài Mục tiêu của đề tài là xây dựng hệ thống (xây dựng hệ thống lưu trữ dữ liệu lớn, xây dựng mô-đun nhập dữ liệu, tích hợp mô-đun nhập diện kí tự quang học, xây dựng website) tích hợp các quy trình xử lí, sử dụng tài liệu của doanh nghiệp.

Hệ thống sẽ có các tính năng tổng quát như sau: • Đối với người nhập liệu: – Chỉnh sửa, quản lí các tập tin. – Kết nối với máy scan để hệ thống tự động đăng tải dữ liệu. – Tùy chỉnh ngôn ngữ để mô đun nhận dạng kí tự hoạt động. • Đối với người sử dụng tài liệu: – Chỉnh sửa, quản lí các tập tin.

– Trích xuất các trang/ tài liệu có trong nội dung tìm kiếm từ tập tin. – Tải xuống toàn bộ tài liệu/ tải xuống một trang tài liệu. Từ những tính năng cốt lõi trên, hệ thống còn một số mục tiêu như sau: • Quản lí theo dõi được toàn bộ tập tin. • Quản lí phân quyền của các tập tin.

• Đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống. • Đảm bảo hệ thống không bị lỗi khi thực hiện một chuỗi tiến trình xử lí tập tin.5 Ý nghĩa của đề tài Đề tài mang ý nghĩa thực tiễn của giai đoạn đất nước chuyển đổi số ứng với doanh nghiệp, vì đề tài mang lại các giá trị: • Tăng hiệu quả trong công việc. • Tăng năng suất trong công việc. • Nâng cao khả năng bảo quản tài liệu.

• Giảm chi phí bản quản và tra cứu tài liệu.1 Đối với người sở hữu tập tin/ nhập liệu viên Đề tài mang ý nghĩa thực tiễn của giai đoạn đất nước chuyển đổi số ứng với doanh nghiệp, vì đề tài mang lại các giá trị: • Có hệ thống website quản lý tài liệu trực quan, tường minh. • Dễ dàng cập nhật dữ liệu cá nhân, quản lí thông tin cá nhân. • Giảm khối lượng công việc trong việc lưu trữ, nhập liệu. • Giảm thời gian truy xuất tài liệu.2 Đối với người truy suất tập tin/ quản lý • Dễ dàng thao tác với tài liệu.

• Dễ dàng cung cấp tài nguyên cho hệ thống. 4 Phân tích yêu cầu của đề tài 2 2.1 Phân quyền người dùng trong hệ thống Dựa vào những yêu cầu thực tế của hệ thống và những tham khảo từ các hệ thống tương đương, nhóm phân loại người dùng dựa theo các nhóm quyền thao tác dữ liệu bao gồm: • Quyền đọc dữ liệu • Quyền ghi đữ liệu • Quyền xóa dữ liệu Dựa trên các quyền cơ bản trên, hệ thống có thể phân quyền thành nhiều cấp người dùng khác nhau, phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.2 Yêu cầu về hệ thống số hóa hồ hồ sơ danh nghiệp Những tính năng cơ bản cần có của hệ thống giúp người dùng dễ dàng thao tác sử dung hồ sơ đã được số hóa và lưu trữ.1 Mô tả chức năng tải dữ liệu lên xuống Chức năng cho phép người dùng tải một hoặc nhiều tập tin một lúc ở nhiều định dạng khác nhau (pdf, photo, video,. Ngoài ra hệ thống còn hỗ trợ tải lên thư mục gồm nhiều tập tin hoặc thư mục con ở mức độ cho phép. Hệ thống còn cho phép người dùng tải những tập tin đã được lưu trữ, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu.

Cho phép 5 tải thư mục ở định dạng nén (. Đây là những tính năng cơ bản và cần thiết của hệ thống cho phép người dùng tương tác "vật lí" với dữ liệu.2 Mô tả chức năng đồng bộ dữ liệu với thư mục máy khách Chức năng cho phép người dùng chọn một thư mục để theo dõi và đồng bộ với mục thư mục ở máy khách. Những sự kiện diễn ra ở thưc mục theo dõi sẽ được cập nhật song song với thư mục tương đương ở phía máy chủ lưu trữ bao gồm các sự kiện: • Thêm, sửa, xóa thư mục • Thêm, sửa, xóa tập tin Tính năng là nền tảng để phát triển một số tính năng khác được đề cập ở phần sau.3 Mô tả chức năng tải dữ liệu scan từ máy in Dữ liệu được scan từ máy in sẽ được lưu vào thư mục ở máy khách. Máy khách tự động đăng tải thông tin tập tin được scan lên máy chủ lưu trữ.

Máy chủ lưu trữ sử dụng OCR để nhận dạng và lưu trữ hỗ trợ cho việc tìm kiếm sau này.4 Mô tả chức năng quản lý dữ liệu Sau khi được số hóa, dữ liệu có thể được quản lí thông qua giao diện người dùng. Người dùng có thể xem ví trí lưu trữ dữ liệu, thêm, sửa, xóa thư mục hoặc dữ liệu.5 Mô tả chức năng truy xuất dữ liệu Dữ liệu được lưu trữ dưới dạng tài liệu chữ viết và lưu dưới định dạng PDF có khả năng truy xuất dưới dạng từ khóa xuất hiện trong một tài liệu đó. Người sỡ hữu tài liệu có thể xem, tải xuống đúng số trang chưa tài liệu đó hoặc toàn bộ tài liệu chứa từ khóa cần tìm.6 Các chức năng phụ trợ Ngoài các chức năng chính nêu trên, hệ thống còn hiện thực một số chức năng khác để cũng cấp khả năng linh hoạt cho hệ thống bao gồm: Xác thực người dùng, quản 6 lí thông tin cá nhân và quản lí các worker trong cluster đối với người quản trị hệ thống.3 Yêu cầu phi chức năng của hệ thống 2.1 Yêu cầu về giao diện, trải nghiệm người dùng Hệ thống cần giảm thiểu tối đa các thao tác mà người dùng cần để thực hiện một chức năng của hệ thống. Cụ thể nhóm đưa ra tối đa 3 thao tác cho mỗi tính năng của hệ thống dựa trên tiêu chí "3-clicks rule" trong thiết kế trải nghiệm người người dùng.

Giao diện của hệ thống phải thân thiện với người dùng, tránh sử dụng quá nhiều biểu tượng mà không có chú thích cho người dùng. Màu sắc phối hợp hài hòa, làm nổi bật thông tin hồ sơ, không gây nhàm chán với người sử dụng.2 Yêu cầu về tính đáp ứng Hệ thống đáp ứng lữu trữ và sử dụng cho tối thiểu 100 người dùng.3 Yêu cầu về nền tảng sử dụng Hệ thống triển khai trên hệ thống website tương thích với nhiều trình duyệt web khác nhau với nhiều kích cở màn hình.4 Kết luận Dựa vào những yêu cầu chức năng trên, sinh viên đã quyết định phát triển hai trang web để hiện thực hóa đề tài luận văn. Trong đó bao gồm: • Client cho người nhập liệu Trang này có chức năng quản lý các tập tin được đăng tải lên máy chủ. Hơn nữa, client này còn đính kèm một agent với mục đích nhận diện sự theo dõi các tập tin từ máy scan và đăng tải lên server.

Ở client này, người dùng có thể xác thực, tải lên/ xuống tập tin hoặc thư mục và xóa chúng. • Hệ thống xử lí trung tâm và giao diện quản lý 7 Hệ thống này đóng vai trò như một máy chủ tập trung. Các dữ liệu nhận được từ client sẽ đổ về hệ thống này sau đó sẽ xử lí các hậu kì. Quá trình xử lí này gồm: lưu trữ, tách trang, nhân diện kí tự quang học và đưa dữ liệu vào công cụ tìm kiếm.

Hệ thống này có một giao diện cho người dùng hiện thực bằng một trang web. Giao diện này có chức năng tìm kiếm các tập tin đã được xử lí và đưa vào công cụ tìm kiếm. Trang này cũng có vai trò quản lí các cluster trong quá trình nhận diện kí tự quang học cũng như lưu trữ các tập tin. Việc chia hiện thực như trên giúp hệ thống có khả năng mở rộng.

Cụ thể là agent cùng client người nhập liệu sẽ được dùng ở nhiều máy tính có kết nối với máy scan để nhận file. File này được agent gửi về máy chủ tập trung. Máy chủ tập trung là nơi lưu trữ, xử lí nhận diện kí tự quang học và đưa vào công cụ tìm kiếm. Tiếp theo, ta sẽ đi qua những công nghệ mà sinh viên đã áp dụng trong quá trình hiện thực đề tài luận văn.

8 Công nghệ sử dụng 3 3.1 Mẫu thiết kế 3.1 Mô hình phát triển website - Model View Controller MVC là từ viết tắt bởi ba từ Model – View – Controller. Đây là mô hình thiết kế sử dụng trong kỹ thuật phần mềm. Mỗi từ tương ứng với một hoạt động tách biệt trong một mô hình. Hình bên dưới thể hiện những tương tác, truy vấn dữ liệu ở mỗi thành phần trong MVC.