CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1 Khái niệm cơ bản về HTTT Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và chúng cùng hoạt động để hướng tới một mục tiêu chung. Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý. Mục tiêu của hệ thống là lý do tồn tại của hệ thống. Để đạt được mục tiêu, hệ thống cần tương tác với môi trường bên ngoài của nó.
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin, dữ liệu và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước. Mục đích của HTTT thể hiện tùy theo từng lĩnh vực khác nhau. Trong việc quản trị nội bộ, HTTT sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất trong hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế trong cạnh tranh với các đối thủ cùng lĩnh vực. Với bên ngoài, HTTT giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn, hay việc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo điều kiện cho sự phát triển.
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Hệ thống bao gồm con người, thiết bị, quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải cần đến máy tính, mặc dù ngày nay công nghệ thông tin thủ công có thể sử dụng giấy và bút và vẫn được sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. Hệ thống thông tin vi tính (Computer Based Information System) dựa vào công nghệ phần cứng và phần mềm máy tính để xử lý và phổ biến thông tin.
Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành các nhóm chính sau: Thứ nhất, nhập dữ liệu: hoạt động thu và nhận dữ liệu từ trong doanh nghiệp hoặc từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một HTTT Thứ hai, xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng. Thứ ba, xuất dữ liệu: Sự phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó. 5 Thứ tư, lưu trữ thông tin: Các thông tin không chỉ được xử lý để sử dụng ngay tại thời điểm doanh nghiệp thu nhận nó, mà hơn thế, trong tương lai, khi tiến hành phân tích để xây dựng các kế hoạch mới hoặc đưa ra các quyết định có tính hệ thống, các thông tin cũng là một trong các hoạt động quan trọng của hệ thống thông tin. Các thông tin được lưu trữ dưới dạng trường, file, báo cáo và cơ sở dữ liệu.
Thứ năm, thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường được điều khiển thông qua các thông tin phản hồi. Thông tin phản hồi là những dữ liệu xuất, giúp cho bản thân những người điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện.2 Những khái niệm cơ bản về HTTT quản lý bán hàng Hàng hóa là sản phẩm của lao động, có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của con người thông qua trao đổi hay buôn bán. Theo quan niệm cổ điển: “Bán hàng là hoạt động thực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của người bán chuyển cho người mua để được nhận lại từ người mua tiền, vật phẩm hoăc giá trị trao đổi đã thỏa thuận” Bán hàng là nền tảng trong kinh doanh đó là sự gặp gỡ của người bán và người mua ở những nơi khác nhau giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu nếu cuộc gặp gỡ thành công trong cuộc đàm phán về việc trao đổi sản phẩm. Quản lý bán hàng luôn hướng tới dựa vào hệ thống quản lý để quản lý hàng hóa và quản lý con người để đạt được mục tiêu chiến lược marketing và lợi nhuận mà công ty đã đề ra.
Công việc cụ thể của quản lý bán hàng - Thiết lập chiến lược phân phối - Thiết lập tổ chức đội ngũ bán hàng - Thiết lập chính sách bán hàng, Tuyển dụng - Lập kế hoạch bán hàng - Triển khai kế hoạch bán hàng - Quản lý đội ngũ bán hàng, khách hàng - Huấn luyện nâng cao kỹ năng - Đo lường, đánh giá hiệu quả bán hàng Nhiệm vụ của quản lý bán hàng là phân phối hàng hóa đến những kênh phân phối theo mục tiêu đã đề ra nhằm tối ưu việc hiện diện của hàng hóa, dịch vụ với chi phí hợp lý, đạt hiệu quả tối đa và đạt được mục tiêu marketing dài hạn cũng như ngắn hạn. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Ngày nay, việc quản lý bán hàng bằng phần mềm không còn là điều quá xa lạ. Công nghệ tiên tiến giúp các doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý công tác kinh doanh một cách tối ưu và hiệu quả. Có thể thấy rõ ở những điểm sau: 6 Có thế truy cập không giới hạn về thời gian.
Quản lý dễ dàng đội ngũ bán hàng rải rác ở các vùng miền khác nhau. Thông tin về các sản phẩm mới tức thì và liên tục cập nhật tình trạng các sản phẩm hiện tại. Quản lý khách hàng hiệu quả. Thống kê các số liệu của cửa hàng một cách chính xác và nhanh chóng Sự hỗ trợ của công nghệ dường như khiến mọi việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Thay vì mất thời gian và công sức vào việc ghi chép sổ sách, giấy tờ và làm các thao tác tính toán trên máy tính đơn giản thì chỉ việc sử dụng một phần mềm quản lý hiệu quả doanh số bán hàng, doanh thu, chi phí,… 1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1 Một số lý thuyết về hệ thống thông tin cần xây dựng 1.1 Quy trình phân tích, thiết kế HTTT Quy trình xây dựng HTTT quản lý bán hàng gồm các bước sau Giai đoạn 1: Khảo sát Khảo sát hiện trạng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình phát triển một hệ thống thông tin. Nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là tìm hiểu, thu thập thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu cầu được đặt ra. Giai đoạn khảo sat trải qua hai bước: Bước 1: -Khảo sát sơ bộ: Tìm hiểu các yếu tố cơ bản( tổ chức, văn hóa, đặc trưng, con người,…) tạo tiền đề phát triển HTTT phù hợp với hàng hóa, dịch vụ và doanh nghiệp. -Khảo sát chi tiết: Thu thập thông tin chi tiết của hệ thống ( chức năng xử lý thông tin được phép nhập và xuất khỏi hệ thống, ràng buộc, giao diện cơ bản, nghiệp vu) phục vụ cho việc phân tích và thiết kế.
Bước 2: Đặt ra vấn đề trọng tâm cần giải quyết, như: -Thông tin đưa vào hệ thống phải như thế nào? -Dữ liệu hiển thị và xuất ra khác nhau ở những điểm nào? -Ràng buộc giữa các đối tượng trong hệ thống cần được xây dựng ra sao? -Chức năng và quy trình xử lý của hệ thống phải đảm bảo những yêu cầu nào? -Cần sử dụng những giải pháp nào? Tính khả thi của từng giải pháp ra sao? Từ những thông tin thu thập được và vấn đề đã được đặt ra thì cần biết chọn lọc những yếu tố cần thiết để cấu thánh hệ thống thông tin riêng cho doanh nghiệp. Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống Trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin, phân tích ( hay đặc tả) có các nhiệm vụ sau: 7 -Thiết lập cách nhìn tổng quan rõ ràng về hệ thống và các mục đích chính của hệ thống cần xây dựng. -Liệt kê các nhiệm vụ mà hệ thống cần thực hiện. -Phát triển một bộ từ vựng để mô tả bài toán cũng như những vấn đề liên quan trong miền quan tâm của bài toán.
-Đưa ra hướng giải quyết bài toán. Như vậy, phân tích chỉ dừng lại ở mức xác định các đặc trưng mà hệ thống cần phải xây dựng là gì, chỉ ra khái niệm liên quan và tìm ra hướng giải quyết bài toán chứ chưa quan tâm đến cách thực hiện xây dựng hệ thống như thế nào. Giai đoạn 3: Thiết kế Thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra mô hình hệ thống cần sử dụng. Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng nó tồn tại thực tế sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống.
Thiết kế trả lời cho câu hỏi như thế nào thay vì câu hỏi cái gì như trong phân tích. Mục tiêu của thiết kế là phải xác định hệ thống sẽ được xây dựng như thế nào dựa trên kết quả của pha phân tích. Đưa ra các phần tử hỗ trợ giúp cấu thành nên một hệ thống hoạt động thực sự. Định nghĩa một chiến lược cài đặt cho hệ thống.
Giai đoạn 4: Thực hiện Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định. Giai đoạn này bao gồm các công việc sau: - Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( SQL Server, Oracle, MySQL,…) và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống. - Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modules chương trình của hệ thống ( Microsoft Visual studio, PHP Designer,. - Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống ( DevExpress, Dot Net Bar, …).
Giai đoạn 5: Kiểm thử - Trước hết phải lựa chọn công cụ kiểm thử. - Kiểm chứng các modules chức năng của hệ thống thông tin, chuyển các thiết kế thành các chương trình ( phần mềm). - Thử nghiệm HTTT - Cuối cùng là khắc phục các lỗi - Viết test theo yêu cầu. Kết quả cuối cùng là một HTTT đạt yêu cầu đặt ra.
Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì - Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống. 8 - Cài đặt phần mềm. - Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi dữ liệu, bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống, tổ chức hệ thống quản lý và bảo trì. - Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của httt.