Đồ Án Hệ Thống Quản Lý Cửa Hàng Hoa BoCongAnh

• Trường học: Trường Đại Học Khoa Học Tự Nhiên
• Chuyên ngành: Quản Lý
• Đề tài: Hệ Thống Quản Lý Cửa Hàng Hoa BoCongAnh
• Loại tài liệu: Đồ Án Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

• LỜI NÓI ĐẦU
• 1. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG
• 1.1. Mục đích
• 1.2. Đối tượng và phạm vi hoạt động
• 1.2.1. Đối tượng sử dụng hệ thống
• 1.2.2. Phạm vi hoạt động của hệ thống
• 2. XÂY DỰNG HỆ THỐNG
• 2.1. Phân tích yêu cầu
• 2.1.1. Tác nhân (Actor)
• 2.2. Mô tả chức năng
• 2.3. Yêu cầu phi chức năng
• 2.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu
• 3. KẾT QUẢ TRIỂN KHAI
• 4. KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN
• 4.1. Thuận lợi và khó khăn
• 4.2. Kết quả đạt được
• 4.3. Hướng phát triển

I. Khám phá Hệ thống Quản lý Cửa hàng hoa BoCongAnh A Z

Hệ thống Quản lý Cửa hàng hoa BoCongAnh là một giải pháp công nghệ thông tin toàn diện, được phát triển nhằm mục đích tối ưu hóa vận hành cho các doanh nghiệp kinh doanh hoa tươi. Dựa trên nghiên cứu từ đề tài “BoCongAnh Flowers Shop” của nhóm sinh viên Đại học Bách khoa Đà Nẵng, hệ thống này không chỉ là một nền tảng mua bán mà còn là một công cụ quản trị mạnh mẽ. Mục tiêu cốt lõi của dự án là “nghiên cứu và phát triển một hệ thống quản lý cho shop bán hoa, nhằm tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm cho khách hàng và cùng lúc nâng cao khả năng quản lý hiệu quả của doanh nghiệp”. Hệ thống được thiết kế để phục vụ đa dạng đối tượng, bao gồm chủ cửa hàng, nhân viên và khách hàng, áp dụng cho các cửa hàng có quy mô vừa và nhỏ. Bằng cách số hóa các quy trình từ quản lý sản phẩm, đơn hàng đến chăm sóc khách hàng, Hệ thống BoCongAnh mang lại một giải pháp thay thế cho các phương pháp quản lý thủ công, vốn tồn tại nhiều rủi ro và thiếu hiệu quả. Nền tảng này tích hợp cả giao diện web cho quản trị viên (Admin), nhân viên (Staff) và ứng dụng di động cho khách hàng (Customer), tạo ra một hệ sinh thái kết nối liền mạch. Việc triển khai Hệ Thống Quản Lý Cửa Hàng Hoa BoCongAnh giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh thị trường ngày càng số hóa.

1.1. Giới thiệu tổng quan về phần mềm BoCongAnh

Phần mềm BoCongAnh được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại, bao gồm Back-end sử dụng Java Spring Boot và Front-end Javascript, cùng ứng dụng di động trên Kotlin. Hệ thống sử dụng cơ sở dữ liệu MySQL và Firebase, đảm bảo tính ổn định và khả năng mở rộng. Đây là một giải pháp quản lý chuyên biệt cho ngành hoa, giải quyết các bài toán đặc thù như quản lý sản phẩm dễ hỏng, xử lý đơn hàng nhanh chóng và xây dựng chương trình khách hàng thân thiết.

1.2. Đối tượng và phạm vi hoạt động của hệ thống

Hệ thống được thiết kế cho ba nhóm đối tượng chính: Admin (Chủ cửa hàng) có toàn quyền quản trị; Staff (Nhân viên) thực hiện các tác vụ vận hành như xử lý đơn hàng, nhập kho; và Customer (Khách hàng) sử dụng nền tảng để mua sắm. Phạm vi hoạt động của Hệ Thống Quản Lý Cửa Hàng Hoa BoCongAnh chủ yếu hướng đến các cửa hàng hoa quy mô vừa và nhỏ, những đơn vị chưa có công cụ quản lý chuyên nghiệp để tối ưu vận hành shop hoa một cách hiệu quả.

II. Thách thức vận hành khi thiếu hệ thống quản lý shop hoa

Kinh doanh cửa hàng hoa tươi theo phương pháp truyền thống đối mặt với nhiều thách thức vận hành. Việc quản lý thủ công bằng sổ sách hoặc các công cụ bảng tính đơn giản thường dẫn đến sai sót trong kiểm kê kho, thất thoát doanh thu và khó khăn trong việc theo dõi hiệu quả kinh doanh. Một trong những vấn đề lớn nhất là quản lý kho hoa tươi, do đặc tính sản phẩm có vòng đời ngắn, dễ hư hỏng. Nếu không có một hệ thống cảnh báo tồn kho và theo dõi hạn sử dụng chính xác, tỷ lệ hao hụt sẽ rất cao. Thêm vào đó, việc xử lý quản lý đơn hàng hoa online và tại cửa hàng một cách rời rạc gây ra tình trạng quá tải cho nhân viên, dễ nhầm lẫn thông tin khách hàng và địa chỉ giao hàng. Việc thiếu một CRM cho cửa hàng hoa chuyên nghiệp cũng khiến cửa hàng bỏ lỡ cơ hội chăm sóc và giữ chân khách hàng trung thành. Các báo cáo doanh thu, chi phí thường được thực hiện thủ công, tốn thời gian và không cung cấp được cái nhìn sâu sắc, đa chiều về tình hình kinh doanh. Những khó khăn này trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận và khả năng phát triển bền vững của cửa hàng trong môi trường cạnh tranh.

2.1. Rủi ro trong việc quản lý kho hoa tươi thủ công

Việc không có một phần mềm quản lý bán hàng shop hoa chuyên dụng khiến việc kiểm soát số lượng hoa nhập vào, bán ra và tồn kho trở nên phức tạp. Nhân viên phải tốn nhiều thời gian để kiểm đếm thủ công, dễ gây ra sai số. Điều này dẫn đến tình trạng đặt hàng nhà cung cấp không chính xác, hoặc không đủ hoa để bán, hoặc tồn kho quá nhiều gây lãng phí.

2.2. Khó khăn khi quản lý công nợ nhà cung cấp hoa

Một thách thức khác là quản lý công nợ. Với nhiều nhà cung cấp và các đợt nhập hàng liên tục, việc theo dõi các khoản phải trả bằng sổ sách rất dễ sai sót. Một phần mềm quản lý công nợ nhà cung cấp hoa tích hợp sẽ tự động hóa quy trình này, giúp chủ cửa hàng đối soát chính xác, thanh toán đúng hạn và duy trì mối quan hệ tốt với đối tác.

2.3. Thiếu hiệu quả trong việc theo dõi đơn hàng online

Khi đơn hàng đến từ nhiều kênh (website, điện thoại, mạng xã hội), việc tổng hợp và xử lý thủ công rất dễ bỏ sót. Nhân viên phải cập nhật trạng thái đơn hàng một cách riêng lẻ, không có tính hệ thống, dẫn đến việc giao hàng chậm trễ hoặc sai sót, làm giảm trải nghiệm của khách hàng.

III. Giải pháp quản lý toàn diện từ Hệ thống BoCongAnh

Để giải quyết các thách thức đã nêu, Hệ Thống Quản Lý Cửa Hàng Hoa BoCongAnh cung cấp một bộ công cụ quản trị toàn diện, được phân chia rõ ràng theo vai trò người dùng. Đối với Admin, hệ thống trao toàn quyền kiểm soát, từ quản lý sản phẩm, nhân viên, đến theo dõi các chỉ số kinh doanh quan trọng. Theo tài liệu thiết kế, vai trò Admin có thể thực hiện các tác vụ CRUD (Create, Read, Update, Delete) đối với sản phẩm, danh mục, nhân viên và các chương trình khuyến mãi. Chức năng phân quyền cho phép Admin thiết lập quyền hạn truy cập chi tiết cho từng nhân viên, đảm bảo an toàn thông tin và tính bảo mật. Hệ thống BoCongAnh còn là một giải pháp quản lý chuỗi cửa hàng hoa tiềm năng, khi cho phép quản lý tập trung nhiều chi nhánh trên cùng một nền tảng. Các chức năng như quản lý nhập hàng, xem lịch sử đơn hàng, và tạo mã giảm giá đều được tích hợp một cách khoa học, giúp chủ cửa hàng đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính. Đây là một phần mềm quản lý tiệm hoa được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế, tập trung vào việc tự động hóa và đơn giản hóa các quy trình phức tạp.

3.1. Phân tích chức năng quản lý sản phẩm và kho hàng

Hệ thống cho phép Admin thêm mới, chỉnh sửa và xóa sản phẩm một cách trực quan (Hình 47, 48, 49). Mỗi sản phẩm có đầy đủ thông tin như tên, giá, mô tả, hình ảnh. Đặc biệt, chức năng quản lý item (loại hoa) và danh mục giúp việc phân loại và tìm kiếm trở nên dễ dàng. Hệ thống cũng tích hợp module quản lý kho hoa tươi, cho phép theo dõi số lượng tồn kho theo thời gian thực, giúp nhân viên chủ động trong việc nhập hàng mới và tư vấn cho khách.

3.2. Quy trình quản lý nhân viên và phân quyền hệ thống

Chức năng quản lý nhân viên tiệm hoa cho phép Admin tạo tài khoản, phân quyền và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên (Hình 36, 37). Hệ thống phân định rõ ràng vai trò giữa Admin và Staff. Trong khi Admin có thể xem báo cáo tài chính, Staff chỉ có thể truy cập các chức năng vận hành như xem danh sách sản phẩm, quản lý đơn hàng và trò chuyện với khách hàng. Điều này đảm bảo dữ liệu nhạy cảm được bảo vệ.

3.3. Tích hợp hệ thống POS cho cửa hàng hoa hiệu quả

Mặc dù là một hệ thống quản lý trực tuyến, hệ thống POS cho cửa hàng hoa được tích hợp một cách gián tiếp thông qua việc quản lý đơn hàng tập trung. Các đơn hàng tại quầy có thể được nhân viên tạo trực tiếp trên hệ thống, đồng bộ với đơn hàng online. Chức năng in hóa đơn bán hoa và quản lý thanh toán giúp quy trình bán hàng tại cửa hàng trở nên nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn, giảm thiểu thời gian chờ đợi cho khách hàng.

IV. Cách tối ưu vận hành shop hoa với phần mềm BoCongAnh

Việc áp dụng phần mềm BoCongAnh không chỉ dừng lại ở việc quản lý mà còn giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành của một shop hoa. Đối với vai trò Staff, hệ thống cung cấp giao diện làm việc đơn giản và tập trung. Nhân viên có thể dễ dàng xem danh sách đơn hàng mới, cập nhật trạng thái đơn hàng từ 'Chờ xác nhận' đến 'Đã giao' (Hình 68), và tìm kiếm đơn hàng theo mã, trạng thái hoặc thời gian (Hình 66, 67). Chức năng trò chuyện trực tiếp với khách hàng (Hình 21) giúp giải đáp thắc mắc nhanh chóng, tăng tỷ lệ chốt đơn. Một trong những điểm nổi bật của Hệ Thống Quản Lý Cửa Hàng Hoa BoCongAnh là khả năng quản lý khách hàng. Hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, cho phép cửa hàng triển khai các chương trình quản lý khách hàng thân thiết shop hoa hiệu quả. Bằng cách phân tích dữ liệu mua hàng, cửa hàng có thể gửi các mã giảm giá, thông báo chương trình khuyến mãi phù hợp với từng nhóm khách hàng, từ đó gia tăng lòng trung thành và thúc đẩy doanh số bán hàng lặp lại. Đây là một công cụ mạnh mẽ để tối ưu vận hành shop hoa.

4.1. Phương pháp quản lý đơn hàng hoa online tự động

Tất cả đơn hàng từ website và app di động đều được đổ về một trang quản trị duy nhất. Nhân viên có thể xử lý đơn hàng theo một quy trình chuẩn hóa: xác nhận, chuẩn bị, giao hàng và hoàn tất. Mỗi khi trạng thái đơn hàng được cập nhật, hệ thống có thể tự động gửi thông báo đến khách hàng, giúp họ dễ dàng theo dõi. Quy trình quản lý đơn hàng hoa online tự động này giảm thiểu sai sót do con người và nâng cao tính chuyên nghiệp.

4.2. Xây dựng CRM cho cửa hàng hoa và chăm sóc khách hàng

Hệ thống hoạt động như một công cụ CRM cho cửa hàng hoa cơ bản. Mọi thông tin khách hàng từ tên, số điện thoại, địa chỉ đến lịch sử giao dịch đều được ghi nhận (Hình 31, 32). Dựa vào dữ liệu này, cửa hàng có thể xây dựng các chiến dịch marketing cá nhân hóa, gửi lời chúc mừng sinh nhật kèm ưu đãi, hoặc giới thiệu sản phẩm mới dựa trên sở thích của khách hàng, tạo ra trải nghiệm mua sắm đẳng cấp.

4.3. Báo cáo doanh thu cửa hàng hoa và phân tích dữ liệu

Tính năng báo cáo doanh thu cửa hàng hoa là một công cụ đắc lực cho người quản lý. Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu và trình bày dưới dạng biểu đồ, bảng biểu trực quan (Hình 30, 56). Admin có thể xem doanh thu theo ngày, tuần, tháng hoặc theo một khoảng thời gian tùy chọn. Việc phân tích sản phẩm bán chạy, doanh thu theo nhân viên hay hiệu quả của các chương trình khuyến mãi giúp chủ cửa hàng đưa ra các quyết định chiến lược chính xác.

V. Đánh giá ứng dụng thực tiễn của hệ thống quản lý hoa

Kết quả triển khai thực tế của Hệ Thống Quản Lý Cửa Hàng Hoa BoCongAnh đã chứng minh được tính hiệu quả và ứng dụng cao. Tài liệu nghiên cứu đã trình bày chi tiết các giao diện người dùng trên cả nền tảng Web (cho Admin/Staff) và App (cho Customer), cho thấy một sản phẩm hoàn thiện và sẵn sàng đi vào hoạt động. Giao diện được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng, ngay cả với những người không am hiểu công nghệ. Một yêu cầu phi chức năng quan trọng được đáp ứng là “Giao diện được thiết kế để làm cho người dùng dễ sử dụng, thân thiện và thuận tiện cho người sử dụng cuối”. Khách hàng có thể dễ dàng xem sản phẩm, thêm vào giỏ hàng, áp dụng mã giảm giá và thanh toán chỉ với vài thao tác đơn giản (Hình 82-88). Hệ thống cũng đáp ứng tốt các yêu cầu về hiệu suất, cho phép nhiều người dùng truy cập đồng thời và đảm bảo thời gian tải trang nhanh. Về mặt quản trị, các màn hình thống kê, quản lý nhân viên, sản phẩm được trình bày rõ ràng, logic, giúp người quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh một cách nhanh chóng. Việc ứng dụng hệ thống này trong thực tế không chỉ giúp cửa hàng số hóa quy trình mà còn nâng cao đáng kể trải nghiệm của khách hàng.

5.1. Trải nghiệm người dùng trên website và ứng dụng di động

Phía khách hàng có đầy đủ tính năng của một trang thương mại điện tử hiện đại: đăng ký/đăng nhập, xem chi tiết sản phẩm, quản lý giỏ hàng, theo dõi đơn hàng và đánh giá sản phẩm (Hình 98). Giao diện trực quan giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm sản phẩm và hoàn tất giao dịch, góp phần tăng tỷ lệ chuyển đổi cho cửa hàng.

5.2. Hiệu quả quản trị và báo cáo thông qua web admin

Giao diện Web Admin cung cấp một bức tranh tổng thể về hoạt động kinh doanh. Từ màn hình thống kê doanh thu (Hình 30) đến quản lý chi tiết từng đơn hàng (Hình 35), người quản lý có đủ công cụ để giám sát và điều hành. Tính năng xem báo cáo doanh thu cửa hàng hoa theo thời gian thực là một lợi thế cạnh tranh lớn, giúp chủ shop linh hoạt điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

VI. Hướng phát triển của Hệ thống BoCongAnh và ngành hoa

Dù đã đạt được nhiều kết quả ấn tượng, Hệ thống Quản lý Cửa hàng hoa BoCongAnh vẫn còn nhiều tiềm năng để phát triển trong tương lai. Nhóm phát triển đã đề ra các hướng đi rõ ràng để hoàn thiện sản phẩm, bao gồm việc cải tiến giao diện người dùng để trở nên đẹp và thân thiện hơn, đồng thời tự động hóa sâu hơn các quy trình. Một trong những định hướng quan trọng là “Thêm chức năng tự động tạo doanh thu mỗi ngày thay vì việc tạo thủ công” và “Hoàn thiện chức năng mua hàng tốt hơn”. Những cải tiến này sẽ giúp hệ thống trở nên thông minh và giảm thiểu hơn nữa sự can thiệp của con người. Trong bối cảnh ngành bán lẻ hoa đang chuyển mình mạnh mẽ theo xu hướng 4.0, vai trò của các phần mềm quản lý bán hàng shop hoa như BoCongAnh ngày càng trở nên quan trọng. Tương lai của hệ thống có thể mở rộng sang tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) để gợi ý sản phẩm cho khách hàng, dự báo nhu cầu thị trường, hoặc tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Việc tích hợp với các nền tảng mạng xã hội và sàn thương mại điện tử cũng là một hướng đi tất yếu để mở rộng kênh bán hàng và tiếp cận nhiều khách hàng hơn. Hệ thống BoCongAnh không chỉ là một đồ án mà còn là nền tảng cho một giải pháp công nghệ toàn diện cho ngành hoa Việt Nam.

6.1. Kế hoạch cải tiến và nâng cấp phần mềm trong tương lai

Các kế hoạch trước mắt bao gồm việc xử lý dữ liệu thời gian thực (realtime) để các thông báo và cập nhật trạng thái diễn ra ngay lập tức. Bên cạnh đó, việc tối ưu hóa cơ sở dữ liệu và API sẽ giúp hệ thống hoạt động nhanh và ổn định hơn khi lượng người dùng tăng cao. Giao diện người dùng cũng sẽ được thiết kế lại để mang lại trải nghiệm hiện đại và hấp dẫn hơn.

6.2. Tiềm năng tích hợp công nghệ mới vào hệ thống quản lý

Tương lai của Hệ thống Quản lý Cửa hàng hoa BoCongAnh có thể bao gồm việc tích hợp các công nghệ như AI để phân tích hành vi khách hàng, chatbot để tự động tư vấn, hoặc blockchain để truy xuất nguồn gốc hoa. Việc áp dụng các công nghệ mới sẽ giúp các cửa hàng hoa không chỉ quản lý hiệu quả mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh khác biệt trên thị trường.