Khóa luận tốt nghiệp về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại công ty cổ phần Hiền Đức

Khóa luận phân tích hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại công ty cổ phần Hiền Đức, nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng.

• Tác giả: Vũ Thị Thu Thảo
• Người hướng dẫn: ThS. Đinh Thị Hải Yến
• Trường học: Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản Trị Văn Phòng
• Đề tài: Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng Theo Tiêu Chuẩn ISO 9001:2008 Trong Hoạt Động Văn Phòng Tại Công Ty Cổ Phần Hiền Đức
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 2008 tại công ty Hiền Đức

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn quốc tế được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Tại công ty Cổ phần Hiền Đức, việc áp dụng tiêu chuẩn này đã mang lại nhiều lợi ích trong quản lý và cải tiến quy trình làm việc. Hệ thống này không chỉ giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra sự tin tưởng từ phía khách hàng.

1.1. Khái niệm về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 2008

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 là một bộ tiêu chuẩn quốc tế quy định các yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng. Tiêu chuẩn này giúp tổ chức cải tiến quy trình và nâng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua việc đáp ứng các yêu cầu chất lượng.

1.2. Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001 2008 tại công ty Hiền Đức

Việc áp dụng ISO 9001:2008 tại công ty Hiền Đức đã giúp cải thiện quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc. Công ty cũng đã nhận được chứng nhận ISO, tạo niềm tin cho khách hàng và đối tác.

II. Thách thức trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 2008

Mặc dù có nhiều lợi ích, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 cũng gặp phải không ít thách thức. Các vấn đề như sự thiếu hiểu biết về tiêu chuẩn, sự kháng cự từ nhân viên và khó khăn trong việc duy trì các quy trình là những trở ngại lớn.

2.1. Khó khăn trong việc đào tạo nhân viên về ISO 9001 2008

Đào tạo nhân viên về tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là một thách thức lớn. Nhiều nhân viên chưa hiểu rõ về lợi ích của việc áp dụng tiêu chuẩn này, dẫn đến sự kháng cự trong quá trình thực hiện.

2.2. Vấn đề duy trì và cải tiến quy trình

Duy trì và cải tiến quy trình theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là một nhiệm vụ liên tục. Công ty cần có các biện pháp để đảm bảo rằng các quy trình được thực hiện đúng cách và thường xuyên được đánh giá.

III. Phương pháp triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 2008 hiệu quả

Để triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 một cách hiệu quả, công ty Hiền Đức cần áp dụng một số phương pháp cụ thể. Những phương pháp này bao gồm việc xây dựng quy trình rõ ràng, đào tạo nhân viên và thường xuyên đánh giá hiệu quả.

3.1. Xây dựng quy trình rõ ràng và minh bạch

Quy trình cần được xây dựng một cách rõ ràng và minh bạch để mọi nhân viên đều có thể hiểu và thực hiện. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.

3.2. Đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên

Đào tạo nhân viên về tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là rất quan trọng. Công ty cần tổ chức các khóa đào tạo thường xuyên để nâng cao nhận thức và kỹ năng cho nhân viên.

IV. Ứng dụng thực tiễn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 2008 tại công ty Hiền Đức

Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại công ty Hiền Đức đã mang lại nhiều kết quả tích cực. Công ty đã cải thiện được quy trình làm việc, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

4.1. Kết quả đạt được sau khi áp dụng ISO 9001 2008

Sau khi áp dụng ISO 9001:2008, công ty đã ghi nhận sự cải thiện rõ rệt trong quy trình làm việc và chất lượng sản phẩm. Khách hàng cũng phản hồi tích cực về dịch vụ của công ty.

4.2. Những bài học kinh nghiệm từ việc áp dụng ISO

Công ty Hiền Đức đã rút ra nhiều bài học kinh nghiệm từ việc áp dụng ISO 9001:2008, bao gồm tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên và duy trì quy trình làm việc hiệu quả.

V. Kết luận và hướng phát triển tương lai của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 2008

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 là một công cụ quan trọng giúp công ty Hiền Đức nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Trong tương lai, công ty cần tiếp tục cải tiến và duy trì hệ thống này để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

5.1. Tầm quan trọng của việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng

Duy trì hệ thống quản lý chất lượng là rất quan trọng để đảm bảo rằng công ty luôn đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng và thị trường.

5.2. Định hướng phát triển trong tương lai

Công ty Hiền Đức sẽ tiếp tục đầu tư vào việc cải tiến quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ để giữ vững vị thế cạnh tranh trên thị trường.

Trích đoạn nội dung tài liệu

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ____________________ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC Khóa luận tốt nghiệp ngành: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn: ThS. ĐINH THỊ HẢI YẾN Sinh viên thực hiện: VŨ THỊ THU THẢO Mã số sinh viên: 1205QTVB057 Khóa: 2012 -2016 Lớp: ĐHQTVP K12B HÀ NỘI - 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp này là kết quả làm việc nghiêm túc của bản thân, có sự hỗ trợ và hướng dẫn của giảng viên ThS. Đinh Thị Hải Yến. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin được sử dụng trong khóa luận này. SINH VIÊN Vũ Thị Thu Thảo LỜI CẢM ƠN Trong quá trình được đào tạo, học tập, tu dưỡng và rèn luyện tại Khoa Quản trị văn phòng,Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Hiền Đức, tôi đã được trang bị một số kiến thức cơ bản về chuyên môn cũng như kinh nghiệm thực tế để giúp tôi hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp của mình. Xuất phát từ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm, giúp đỡ và dìu dắt của các thầy giáo, cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng trong suốt thời gian tôi học tập và rèn luyện tại trường. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô giáo ThS. Đinh Thị Hải Yến là giáo viên hướng dẫn, giúp đỡ và động viên tôi rất nhiều trong quá trình nghiên cứu và thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Qua đây, cho tôi xin trân trọng gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty Cổ phần Hiền Đức đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực tập và nghiên cứu đề tài. Do điều kiện về thời gian và nhận thức cũng như trình độ chuyên môn của bản thân còn hạn chế nên trong Khóa luận tốt nghiệp này không tránh khỏi những thiếu xót, kính mong được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy giáo, cô giáo và các bạn để Khóa luận của tôi hoàn thiện hơn. Tôi xin trân trọng cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN . BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT. PHẦN MỞ ĐẦU . Lý do chọn đề tài . Lịch sử nghiên cứu vấn đề . Mục tiêu nghiên cứu . Nhiệm vụ nghiên cứu . Đối tượng và phạm vi nghiên cứu . Giả thuyết nghiên cứu . Phương pháp nghiên cứu . Kết cấu khóa luận . 7 PHẦN NỘI DUNG . 8 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 . Một số khái niệm cơ bản . Quản lý chất lượng . Hệ thống quản lý chất lượng . Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 . Giới thiệu về tổ chức ISO và Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 . Giới thiệu về tổ chức ISO . Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 . Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 . Mục đích áp dụng . Nguyên tắc áp dụng . Các yêu cầu của HTQLCL theo ISO 9001:2008. Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2008. Quy trình triển khai áp dụng ISO 9001:2008 . Nội dung quản lý quá trình đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 . 20 Tiểu kết chương 1. 21 Chương 2 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC. Giới thiệu về công ty cổ phần Hiền Đức . Quá trình hình thành và phát triển của CTCP Hiền Đức . Phòng Hành chính–Nhân sự - CTCP Hiền Đức. Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 . Tình hình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phòng tại CTCP Hiền Đức . Quy trình quản lý nhân sự . Quy trình Tuyển dụng . Quy trình đào tạo cán bộ. Quy trình quản lý văn bản . Quy trình giải quyết văn bản đến . Quy trình giải quyết văn bản đi. Quy trình quản lý điều hành xe . Quy trình mua hàng . 46 Đề nghị cung cấp hàng hóa/dịch vụ .47 Lập kế hoạch mua hàng hóa, dịch vụ . Nhận xét tình hình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phòng tại công ty . Nhược điểm. 55 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG . 58 HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC . Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến kiến thức, đào tạo về hệ thống quản lý chất lượng. Đẩy mạnh hoạt động của Ban chỉ đạo ISO . Công ty cần có sự cải tiến, ứng dụng công nghệ thông tin và tăng cường chất lượng dịch vụ . Tìm hiểu thêm về phiên bản mới của Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 . Thường xuyên đánh giá, rút kinh nghiệm nội bộ và cải tiến trong hoạt động văn phòng. Ban hành các văn bản . Hoàn thiện nguồn nhân lực cho văn phòng . Tăng cường kiểm tra, giám sát chất lượng hệ thống .70 Tiểu kết chương 3 . 72 Danh mục tài liệu tham khảo . 77 BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT Số lượng từ/cụm từ STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ viết tắt trong khóa luận 1 CBNV Cán bộ nhân viên 146 2 CTCP Công ty cổ phần 61 3 HCNS Hành chính nhân sự 54 4 HTQLCL Hệ thống quản lý chất lượng 146 5 ISO Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa 326 6 TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam 25 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp Việt Nam đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt, với những quy luật khắt khe riêng biệt của mỗi loại thị trường mà nền kinh tế đang hiện có. Những biến động thường xuyên của môi trường kinh doanh, của nhu cầu tiêu dùng là cơ hội của doanh nghiệp này nhưng cũng có thể là những thách thức to lớn đối với những doanh nghiệp khác, khiến cho các doanh nghiệp luôn luôn phải đặt ra vấn đề tồn tại và phát triển. Để tồn tại và phát triển bền vững thông qua con đường nâng cao chất lượng - năng suất - hiệu quả hoạt động của tổ chức trong xu thế hội nhập và cạnh tranh như hiện nay có nhiều công cụ quản lý chất lượng được nghiên cứu và ứng dụng thành công. Nổi bật là việc triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 :2008, giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh một cách tốt nhất, tiết kiệm tối đa chi phí, tăng cường hiệu quả sản xuất, cải tiến chất lượng sản phẩm và môi trường làm việc đem lại lợi thế cạnh tranh tốt nhất cho doanh nghiệp ở thị trường trong nước và quốc tế. “Việt Nam hiện có khoảng 10.000 doanh nghiệp, tổ chức được cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000, tuy nhiên chỉ có khoảng 30% trong số này là được đánh giá và áp dụng nghiêm túc” 1. CTCP Hiền Đức là một công ty thương mại được hình thành và phát triển từ năm 2004, CTCP Hiền Đức đã phát triển các ngành nghề kinh doanh rất đa dạng, lĩnh vự kinh doanh chủ yếu nhất của công ty là kinh doanh bất động sản. Kể từ năm 2011 công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng và bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008, trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận trong cơ quan được xác định rõ ràng hơn, các hoạt động kiểm soát chất lượng cũng từng bước cải tiến; đặc biệt hơn trong hoạt động văn phòng, kể từ khi áp dụng ISO 9001:2008 thì hoạt động văn phòng tại công ty được sắp xếp theo trình tự nhất 1 Ông Vũ Đức Thắng, Phó tổng giám đốc Công ty TNHH SGS Việt Nam tại buổi hội thảo bí kíp làm giàu, xây dựng thương hiệu mạnh do trường Đại học Nguyễn Tất Thành, TPHCM tổ chức ngày 30-6. 1 định, chất lượng giải quyết công việc đạt kết quả cao nhờ có hệ thống các quy trình được văn bản hóa rõ ràng. Tuy nhiên, khi triển khai thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động văn phòng cũng còn tồn tại nhiều điểm chưa phù hợp, chưa thật sự đạt hiệu quả tối đa. Nhằm tìm hiểu những nguyên nhân gây ra những hạn chế khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng và bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả khi áp dụng ISO 9001:2008, góp phần nâng cao năng suất và năng lực cạnh tranh của CTCP Hiền Đức, tác giả chọn đề tài “Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức” làm đề tài khóa luân của mình. Tuy nhiên trong quá trình nghiên cứu đề tài do hạn chế về thời gian và khả năng nghiên cứu nên không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, tác giả mong nhận được sự góp ý của các nhà nghiên cứu, quý thầy cô để đề tài tiếp tục được hoàn thiện. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO luôn là vấn đề được các cơ quan, tổ chức đặc biệt là các doanh nghiệp ở Việt Nam quan tâm bởi vì lợi ích của ISO đem lại cho doanh nghiệp là rất lớn; áp dụng ISO giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao trong công tác quản lý, nâng cao chất lượng, không ngừng cải tiến phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của thị trường.