LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Công tác văn phòng là một trong những mặt hoạt động quan trọng không thể thiếu trong tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Các cơ quan, doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt hoạt động của văn phòng, bởi đây là bộ phận chức năng giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo. Vì vậy, nếu văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nền nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, doanh nghiệp sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Đối với hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, công tác hành chính ít được chú trọng. iểu hiện của điều này là đội ng cán bộ làm công tác hành chính không ổn định, phải kiêm nhiệm nhiều việc, hay trình độ chuyên môn năng lực còn nhiều hạn chế, không phù hợp hoặc do mối quan hệ được tiếp nhận, bố trí công tác. Hơn nữa, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Hành chính, vị trí, vai trò của công tác hành chính còn chưa xác định một cách đầy đủ; còn thuần túy coi bộ phận Hành chính là bộ phận phục vụ, thừa hành, chưa quan tâm đúng mức đến nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp, đôn đốc thực hiện kế hoạch, điều phối chung trong các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của công ty. Trong những năm gần, c ng với sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp Việt Nam, công tác hành chính đã được nhiều doanh nghiệp quan tâm, đánh giá đúng mức hơn.
Những biện pháp quản trị nội bộ hiện đại đã được áp dụng, trong đó có việc nâng cao hiệu quả công tác đo lường, phân tích khả năng đạt được mục tiêu của doanh nghiệp của tất cả các mặt hoạt động, đặc biệt là đối với hoạt động hành chính vốn được coi là khó đánh giá và định lượng nhất. KPIs - các chỉ số cốt yếu đánh giá hiệu suất công việc là một trong những biện pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Thông qua việc triển khai ứng dụng KPIs, định hướng, chiến lược, 7 mục tiêu của doanh nghiệp “được nối liền” với các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể của từng bộ phận chức năng và từng cá nhân trong tổ chức, trong đó có cả các chức danh thuộc Phòng Hành chính. Tập đoàn Hà Đô, tiền thân là í nghiệp Xây dựng trực thuộc Viện Kỹ thuật Quân sự - Bộ Quốc phòng, được thành lập năm 1990.
Đây là Tập đoàn kinh tế đa ngành, hoạt động của Tập đoàn Hà Đô tập trung vào các lĩnh vực chủ yếu sau: Bất động sản, Xây dựng, Thủy điện, Thương mại - Dịch vụ, Giáo dục. Mục tiêu của Tập đoàn Hà Đô là phát triển và lớn mạnh không ngừng dựa trên nền tảng chất lượng công trình, chất lượng dịch vụ và chiến lược kinh doanh lâu dài, từng bước trở thành một Tập đoàn đầu tư, kinh doanh bất động sản hàng đầu tại Việt Nam. Để đạt được mục tiêu đó, thực tế đòi hỏi công tác quản trị tổ chức, quản lý hiệu suất, chất lượng phải liên kết chặt chẽ và hiệu quả. Bên cạnh việc xúc tiến áp dụng khẩn trương các chính sách, biện pháp cải tiến hệ thống quản trị nội bộ một cách tổng thể, việc xây dựng hệ thống KPIs cùng chính sách về nguồn lực phù hợp nhằm gia tăng sự “tập trung” của cả đội ng cho mục tiêu chung của Tập đoàn đang được Hội đồng Quản trị, an Điều hành rất coi trọng.
Việc ứng dụng hệ thống KPIs toàn diện từ cấp Tập đoàn tới từng cá nhân, với sự tham gia của an Điều hành, đội ng quản lý Tập đoàn đỏi hỏi sự đầu tư nghiêm túc về mặt thời gian, chi phí và nguồn nhân lực kéo dài công với việc hệ thống quản trị phải thích ứng kịp thời. Việc ứng dụng thành công KPIs sẽ giúp các hoạt động của doanh nghiệp đi đúng hướng, giúp khả năng đạt mục tiêu tài chính cao hơn. Cùng với những biến động và cạnh tranh liên tục trên thị trường cộng với những thay đổi nhân sự bên trong tổ chức đòi hỏi an Điều hành Tập đoàn phải nắm được bức tranh về đội ng nhân sự hiện tại để đưa ra được những điều chỉnh và quyết sách phù hợp. Trên cơ sở đó, Tập đoàn thấy được điểm mạnh, điểm yếu của nhân sự, từ đó đưa ra những giải pháp phù hợp về chính sách thu hút, tuyển dụng, đào tạo, phát triển, và đãi ngộ nhân sự nhằm phát huy năng lực đội ng nhân sự và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Tuy nhiên, thực tiễn áp dụng tại các doanh nghiệp cho thấy KPIs có thể là “con dao hai lưỡi”. ởi lẽ, việc xây dựng KPIs chính xác, phù hợp và đánh giá sát hiệu 8 quả làm việc của từng chức danh trong doanh nghiệp cần sự nghiêm túc nghiên cứu, triển khai từ an Điều hành, các trưởng bộ phận và từng cán bộ nhân viên. Trong giai đoạn xây dựng KPIs, các doanh nghiệp c ng cần xác định rõ phương thức xác định kết quả của từng KPIs là gì, bộ phận nào chịu trách nhiệm đo lường,… Hơn nữa, để đánh giá kết quả thực hiện công việc theo KPIs cần có hệ thống công cụ theo dõi, ghi nhận khách quan kết quả thực hiện từng KPIs của từng cá nhân để làm căn cứ đánh giá vào cuối kỳ. Công tác truyền thông về KPIs c ng rất quan trọng tại các doanh nghiệp Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đã bị cán bộ nhân viên phản ứng, không hợp tác khi đưa KPIs vào áp dụng, dẫn đến không đạt được mục tiêu quản lý.
Vì thế, nhu cầu ứng dụng KPIs đối với các chức danh của Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Tập đoàn Hà Đô là cấp thiết với doanh nghiệp, nhưng ứng dụng như thế nào để phát huy hiệu quả nhất lợi ích của công cụ này với hoạt động kinh doanh của Tập đoàn Hà Đô, không làm ảnh hưởng tốc độ phát triển chung c ng như nguồn lực của tổ chức là vấn đề được đặt ra cấp thiết với Tập đoàn Hà Đô. Đây là lý do tôi quyết định lựa chọn đề tài “Xây dựng hệ thống đánh giá KPIs đối với các chức danh nhân viên của Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Tập đoàn Hà Đô” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Xuất phát từ yêu cầu của việc đo lường các kết quả thực hiện trong doanh nghiệp, phương pháp đánh giá theo KPIs đã được giới thiệu tại Mỹ từ những năm 80 của Thế kỉ XX, sau đó c ng với sự ra đời của Thẻ điểm cân bằng (Balance Score Card) của 2 tác giả Robert S.Kaplan và David Norton, KPIs được sử dụng rất rộng rãi trên thế giới như là một phương thức hữu hiệu để quản trị hoạt động theo mục tiêu của tổ chức và đo lường hiệu suất công việc thông qua việc thiết lập được một hệ thống các thước đo hiệu suất. Vì thế, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về KPIs và ứng dụng của công cụ này trong hoạt động của doanh nghiệp.
Về lý luận thì có các công trình nghiên cứu tổng quan về KPIs theo hướng giúp cho các nhà quản trị, các tổ chức và cá nhân hiểu rõ bản chất khái niệm về KPIs, các nhóm chỉ tiêu KPIs, phương pháp, các bước ứng dụng chuẩn hệ thống KPIs cho hoạt động của một mô hình tổ chức doanh 9 nghiệp điển hình, phổ biến. Trong đó, tác giả David Parmenter được biết đến trên toàn thế giới với cuốn sách “Key performance indicartors, NXB Jonh Wily and Sons, Inc” và công trình được dịch ra tiếng Việt để giới thiệu với các doanh nghiệp Việt Nam là “Các chỉ số đo lường hiệu suất - Xây dựng và ứng dụng các chỉ số hiệu suất cốt yếu có sức thuyết phục, Nhà xuất bản Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh”. Ngoài ra, còn có một số đề tài nghiên cứu ứng dụng tại các doanh nghiệp như sau. “Tìm hiểu chỉ số đánh giá hiệu quả KPI quản trị nguồn nhân lực và khả năng áp dụng tại các doanh nghiệm Việt Nam” của tác giả Nguyễn Hoài An công bố năm 2012, công trình chủ yếu là tìm hiểu bộ chỉ số KPI tại tổ chức doanh nghiệp, nhân lực.
Tuy nhiên công trình chỉ dừng lại ở mức tìm hiểu trên lý luận. Luận văn thạc sỹ “Ứng dụng KPIs trong quản trị hoạt động công ty Redsun” của tác giả Lê Thị Vân Thủy. Đề tài này đã đề xuất cách thức ứng dụng KPIs để nâng cao hiệu quả công tác quản trị hoạt động của Công ty Redsun. Luận văn thạc sỹ: “Ứng dụng KPIs trong đánh giá hiệu quả công việc ở công ty TNHH thương mại Hà Việt” của tác giả Đỗ Hồng Yến.
Đề tài này bằng những đánh giá, thống kê, kiểm định mức độ phù hợp việc áp dụng bộ chỉ số KPIs cho thấy đánh giá chính xác mức độ hoàn thành công việc nhân viên, mức độ thỏa mãn từ việc áp dụng chính sách phúc lợi sau khi áp dụng phương pháp đánh giá thực hiện công việc theo KPIs. Luận văn thạc sỹ “Ứng dụng hệ thống KPI trong đánh giá hiệu quả công việc của Chánh Văn phòng ộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” của tác giả Đinh Thị Hiền. Đề tài nghiên cứu, đưa ra khuyến nghị trong việc xây dựng và ứng dụng đánh giá hiệu quả công việc theo KPI đối với vị trí Chánh Văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, từ đó đưa ra những nhận xét, khuyến nghị đối với công tác đánh giá hiệu quả công việc theo KPI đối với vị trí Chánh Văn phòng cấp Bộ nói chung. Tuy nhiên, đề tài này mới chỉ nghiên cứu đánh giá hiệu quả công việc theo KPI đối với một vị trí tại một cơ quan nhà nước cụ thể, chưa có tính đại diện cho các cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nói chung.
Ngoài ra, còn có nhiều đề tài khoa học nghiên cứu, khóa luận của sinh viên về KPIs và ứng dụng KPIs trong đánh giá hiệu quả công việc. 10 Những công trình khoa học này cung cấp nhiều tư liệu quý báu về cơ sở lý luận, về kiến thức, kinh nghiệm trong quá trình xây dựng bản mô tả công việc để tác giả tham khảo trong quá trình nghiên cứu đề tài của mình. Tuy nhiên, chưa có đề tài nào nghiên cứu về đánh giá hiệu quả công việc của NLĐ thực hiện công tác Hành chính.
