Chương IO - HỆ THỐNG THÚNG TIN LOGISTICS Hệ thống dữ liệu logistics làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu trong nội bộ từng tô’ chức thuộc hệ thống logistics, dữ liệu trong từng bộ phận chức năng của doanh nghiệp logistic, dữ liệu trong từng khâu của dây chuyên cung úng. Với bâ't kỳ hoạt động nào, dữ liệu cần phải được làm chủ, quản lý, kiếm soát, đo lường, dự báo, tối ưu hóa và theo dõi. Ngoài ra, nó cũng cần phải được nắm bắt, lưu trữ, phân tích, sử dụng, chia sẻ và truyển tải theo một thứ tụ đế trở thành co sở cho việc ra quyết định lũệu quả ở mọi cấp độ tô’ chức và ở mọi giai đoạn của chuỗi cung úng. Do đó, cần có sự trao đổi qua lại giữa dòng dữ liệu, dòng sàn phẩm, và dòng tiến tệ trong chuỗi cung úng.
Trong hệ thống dữ liệu phức tạp dó, việc xử lý các đơn đặt hàng của khách hàng là trung tâm của toàn bộ hệ thong logistic. Tốc độ và chât lượng của luồng dữ liệu đê xử lý đơn đặt hàng tác động trực tiếp đêh chi phí và hiệu quà của toàn bộ quá trình. Nếu dữ liệu được trao đổi nhanh chóng và chính xác thì hoạt động sẽ hiệu quả còn nêu trao đổi dữ liệu chậm chạp, sai sót sẽ làm tăng các khoản chi phí luu kho, lun bãi, vận tải. Hệ thống dữ liệu là yếu tố không thê’ thay thế trong việc hoạch định và kiếm soát hệ thong logistics.
Thông qua hệ thống thông tin logistics, dữ liệu được ghi nhận, lun trữ và phục vụ cho các báo cáo. Các dữ liệu này được đưa vào từ nhiều nguồn thông tín như: Dữ liệu Chuanff IO - HỆ THÓNG THÚNG TIN LOGISTICS 319 vê' ngành, lĩnh vực; Dữ liệu tù công ty; Dữ liệu từ quá trình đặt hàng của khách hàng (dữ liệu khách hàng, dữ liệu thanh toán, dử liệu vận chuyến, dữ liệu kho, dữ liệu hàng hóa, dữ liệu tín dụng khách hàng, trạng thái đon hàng,.) Các dữ liệu này được tập trung và hợp nhát trong một hệ thống chung. Có thê phân chia dữ liệu đưa vào thành các nhóm: Nhóm dữ liệu xử lý đon hàng; Nhóm dữ liệu điều hành; Nhóm dữ liệu ngành bên ngoài; Nhóm dữ liệu quàn lý; Dữ liệu vê' công ty; Nhóm dữ liệu trích xuất báo cáo.4: Dữ liệu LIS Trong đó: 320 Chuang IO - HỆ THỐNG THÚNG TIN LOGISTICS - Dữ liệu điều hành gồm: Thông tin thanh toán, vận chuyên; Lịch sử vận chuyển; Thông tin hàng tồn kho; Thông tin di chuyên hàng hóa; Thông tin tín dụng. - Dữ liệu ngành: Thông tin về thị phận; thông tin hàng tổn kho; thông tin cung câp sản phấm; xu hướng nhân khấu học; xu hướng kinh tế.
- Dữ liệu quản lý: Thông tin và dữ liệu nhằm đáp ứng cạnh tranh; Dự báo bán hàng; Xu hướng tương lai; Thị trường mới. - Dữ liệu công ty: Các dữ liệu vê' chi phí lưu kho; Chi phí các hoạt động logistics; Các dữ liệu theo dõi và các chi phí tiêu chuẩn. - Thông tin tổng hợp báo cáo: Báo cáo vê' hiệu suất đặt hàng; Hiệu suất chuyên hàng; Thiệt hại và trả hàng; Theo dõi và dự báo sàn phẩm; Báo cáo chi phí và hiệu năng. Như vậy có thế thấy, hệ thống dữ liệu logistics là một một bộ phận của hệ thống dữ liệu toàn doanh nghiệp.
Nó hướng tới những vâh đê' đặc thù của quá trình ra các quyết định vê' sô' lượng và quy mô của mạng lưới cơ sở logistics, vê' hoạt động mua và dự trữ hàng hóa, vê' việc lựa chọn phương thức vận chuyến và đơn vị vận tải phù hợp. Hệ thống dữ liệu là một nguồn tài nguyên quan trọng với các doanh nghiệp nói chung và với các doanh nghiệp trong lĩnh vực logistics nói riêng. Dữ liệu cũng giúp cho doanh nghiệp thấy được các hoạt động logistics một cách rõ nét, Chuang IO - HÊ THỐNG THÙNG TIN LOGISTICS 321 nhờ đó nhà quản trị có thê cải thiện tốt hơn trong quá trình thực hiện. Một sô'lợi ích Có thế thây, dữ liệu trong quản trị logistics là chất kết dính hoạt động logistics trong các nỗ lực hợp nhát của nhà quản trị.
Dữ liệu này cung cấp cơ sở cho các quyết định lập kê'hoạch, thực thi và kiếm tra hiệu quả hoạt động logistics. Nếu không quản trị tốt dữ liệu, các nhà quản trị logistics không thể biết được khách hàng muốn gì, cần dự trữ bao nhiêu và khi nào cần sản xuâ't và vận chuyên. Hệ thống dữ liệu logistics giúp các nhà quản lý nắm vững dữ liệu về biến động cua nhu cầu, thị trường và nguồn cung ứng. Điều này giúp cho nhà quàn trị chủ động được kê'hoạch mua hàng, giao hàng, dự trữ, mua dịch vụ vận tái một cách hợp lí thỏa mãn yêu cầu của khách hàng với mức chi phí thấp nhât.
LIS góp phần đám bảo việc sử dụng linh hoạt các hoạt động logistics, xây dựng chương trình logistics hiệu quả, chi rõ thời gian, không gian và phương pháp vận hành các chu kỳ hoạt động trong logistics. LIS cũng có thê’ mang lại một sô' lợi ích như: tăng tầm nhìn và kiếm soát sản phẩm; Tạo ra lợi thê' cạnh tranh; Mang lại giá trị kinh tê' cao hơn thông qua việc giảm chi phí và tăng doanh thu; Kết nổi trực tiếp với khách hàng. 322 Chuang /ơ - HÊ THỐNG THÙNG TIN LOGISTICS Việc triển khai đầy đủ các công nghệ mói và hệ thống dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp quản lý một cách đổng bộ các hoạt động nghiệp vụ, mang lại lợi ích lâu dài và bền vũng cho doanh nghiệp. Các hệ thống phân mềm ứng dụng trong logistics 10.
Tống quan các hệ thống trong hệ thông thông tin logistics Hệ thống dữ liệu logistics bao gổm dữ liệu từ nhiều hệ thống con và có thể trao đổi dữ liệu với các hệ thống bên ngoài. Các hệ thống còn tham gia vào hệ thống dữ liệu logistics là: hệ thống quản lý đặt hàng, hệ thống quàn lý nhận hàng, hệ thống quản lý kho bãi, hệ thôhg quàn lý chọn hàng, hệ thống quản lý dịch chuyển hàng hóa, hệ thống tiền xử lý và tập hợp hàng hóa, hệ thông sắp xếp và trộn hàng, hệ thống kiểm tra, hệ thống lập kế hoạch định tuyến vận tái, hệ thôhg xử lý đơn hàng. Các hệ thôhg này trao đổi dữ liệu trực tiếp với hệ thống dữ liệu logistics và nhận các dữ liệu điều khiển ngược lại nhằm đâm bảo quá trình theo dõi cung ứng hàng hóa hiệu quả. Các hệ thôhg này cũng trao đổi dữ liệu vật lý theo quy trinh nghiệp vụ của từng doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, còn có các hệ thống bên ngoài trao đôì dữ liệu với hệ thống dữ liệu logistics là: hệ thống quản lý vận tài, Chuang IO - HỆ THỐNG THÙNG TIN LOGISTICS 323 hệ thống của nhà cung câ'p và hệ thống các cửa hàng bán buôn, bán lẻ, siêu thị. Phần tiếp theo sẽ trình bày về các hệ thống trong hệ thống dữ liệu logistics Hộ thống các cưa háng bán buôn, bán lẻ, Hệ thống các sMu thi nhà cung cap Phan hộ Hỗ thông quản M đột quản lý Phân he hàng Phân hệ xử vận tải quân ly lý đơn hãng nhan MM n hệ lap Phân hê kể hoạch quân lý đinh tuyên kho Mi Hộ (hoiw vân tải (hổng tin I ogistics Phân hộ Phân hê quân lý kiểm tra chọn MM Phàn hê Phân hê sáp quản lý Phan hê xếp và trộn dich chuyên tiền xứ lý và hàng hang tập hợp hàng ^——<uồng vật lý ► ---------- Luồng thông tin---------►. Luồng điều khiển —► Nguồn: Neng Chiu (1995) Hình 10. Các hệ thống và luỗng dữ liệu trong hệ thống dữ liệu logistics 10.
Hệ thống quản lý đặt hàng Hệ thống này có vai trò quản lý dữ liệu trong chuỗi hoạt động đặt hàng như: ước lượng và đánh giá nhu cầu 324 Chương IO - HÊ THỐNG THŨNG TIN LOGISTICS cho từng mặt hàng cụ thể; quyết định loại sản phẩm và sản phấm sẽ đặt mua; lựa chọn nhà cung cap; thỏa thuận mua hàng về giá, số lượng, phưong thức đóng gói, phưomg thức thanh toán và giao hàng.; đặt hàng; đánh giá các nhà cung câp. Hệ thống quản lý đặt hàng có liên hệ mật thiết với hệ thống quản lý nhận hàng, hệ thống quản lý kho bãi cũng như hệ thống quản lý của nhà cung cap. Tuy nhiên hệ thống quản lý đặt hàng không bao gồm các hoạt động quản lý kho bãi và kiểm soát châ't lượng hàng. Hệ thống (Ịuản lý nhận hàng Hệ thống này nhằm quản lý các hoạt động: kiếm tra hàng hóa nhập phù họp với dữ liệu kĩ thuật cú a hàng đặt; kiếm tra các thiết bị được sử dụng đã được chuẩn bị một cách chính xác theo quy định và hướng dẫn của nhà sản xuâ't, yêu cầu của công việc,.; kiếm tra khu vực được sử dụng đê’ nhận hàng đã đạt yêu cẩu về chỗ trôhg và đảm bào an toàn.
Đồng thời hệ thống này có nhiệm vụ mô tà phưong pháp đúng để xử lý, di chuyên và xếp hàng xuống; sử dụng các thiết bị phù họp đê’ nâng, di chuyên và xếp hàng sao đúng với các thủ tục và thực tiễn của tô’ chức. Sau khi kiểm tra hàng hóa đã được dỡ xuống một cách an toàn, phù hợp với yêu cẩu lưu trữ thì hoàn thành tất câ các giấy tờ cần thiết một cách chính xác. Chương JO - HỆ THỐNG THÚNG TIN LOGISTICS 325 10. Hệ thông quản lý kho bãi Hệ thống quản lý kho bãi đảm bào duy trì việc cập nhật lượng hàng giao từ nhà cung cấp và lượng hàng đặt của khách hàng giúp lưu trữ hàng tổn kho theo thời gian thực.
Hoạt động tích lũy hàng tồn cho phép kho hàng hoạt động như một bộ đệm, cân bằng về cung và cẩu lưu trữ theo các kế hoạt đột xuất hay dài hạn. Việc duy trì số lượng hàng tồn kho như một kế hoạch dự phòng đảm bảo đáp ứng các đơn hàng đầy đú và đúng thời gian cũng như việc đặt hàng cho nhà cung cấp một cách kịp thời. Hệ thông quản lý kho bãi còn lưu trữ các dữ liệu về quy mô kho, các khu vực kho chứa từng loại hàng hóa, các dữ liệu tài nguyên sẵn dùng của kho như máy móc, thiết bị kho, nhân viên kho. Hệ thống quản lý chọn hàng Dựa vào các đơn hàng đã được chuẩn bị và và xử lý trước, hệ thống quàn lý chọn hàng sẽ nhặt và gom hàng trong kho.
Việc nhặt hàng được thực hiện theo các tiêu chí như: quy mô đơn hàng, mức độ khấn cấp của dơn hàng, và sự ràng buộc giữa các đơn hàng. Việc lấy hàng tuân theo các quy tắc như: vào trước lấy trước - FIFO (First-In- First-Out) hay hết hạn trước sẽ lấy trước - FEFO (First Expired First Out),.