Chương 1 TONG QUAN VE QUAN TRI Đọc xong chương này, người đọc sẽ: -_ Nắm được khái niệm và tính phổ biến của hoạt động quản trị ~ _ Phân biệt được sự xuất hiện hoạt động quản trị và khoa học quản tri -_ Phân biệt được hiệu suất và hiệu quả quản trị -_ Nêu được các chức năng cơ bản của hoạt động quản trị ~_ Phân tích được mặt khoa học và nghệ thuật của hoạt động quản trị ~_ Phân biệt được nhà quản trị, người thừa hành và vai trò của nhà quản trị trong tô chức -_ Xác định được các cấp bậc quản trị trong một tổ chức - Nam được tầm quan trọng của các kỹ năng cân có của nhà quản trị đói với các cấp bậc quản trị -_ Nấm được những tư tưởng chủ đạo trong các học thuyết quản trị 1. CÁC VẤN DE VE QUAN TRI 11. Khái niệm về quản trị Thuật ngữ "quản trị” ngày nay đã trở nên rất phổ biến trong xã hội. Nhưng cụ thê, những hoạt động như thê nào sẽ được gọi là hoạt động quan tri? Dé cé thi h điêu này, trước het, hay cho bi , theo cac ban trong những tình huông sau đây, tình huỗông nào sẽ xuât hiện hoạt động quản trị? - Người nhạc trưởng dùng cây đữa chỉ huy dàn giao hưởng.
~ Hai bạn sinh viên cùng khiêng chiếc bàn học từ kho lên phòng học. - Đội sinh viên tình nguyện của trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP HCM sửa lại nhà dột nát cho một hộ gia đình nghèo ở Phú Yên. - Robinson sống một mình trên hoang đảo (trong truyện Cuộc đời và những chuyện phiêu lưu kỳ thú của Robinson Crusoe, người thủy thủ xứ York — Tác giả Daniel Defoe). Trong bồn tình huống nêu trên, chỉ có tình huống của Robinson là không có sự kết hợp làm việc của nhiều người vì một mục đích chung.
_ Trong ba trường hợp còn lại thì đều có sự kết hợp hoạt động của nhiều người với nhau. Dàn nhạc sẽ cùng chơi theo sự điều khién thống nhất của người nhạc trưởng để tạo ra một bản giao hưởng. Hai bạn sinh viên sẽ cần có sự thống nhất với nhau về hướng di chuyên chiếc bàn đề đảm bảo chiếc bàn sẽ được di chuyển, nếu không có sự thống nhất đó, rất có thể xảy ra trường hợp hai người đi về hai hướng khác nhau làm chiếc bàn không được di chuyên. Đội sinh viên tình nguyện sẽ cần được phân công công việc, ai làm gì, làm như thế nào,.
để có thê hoàn thành công việc là sửa lại được căn nhà d6t nat. Mọi sự g để có thể kết hợp công việc của nhiều người lại với nhau vì mục đích chung nói trên đây đều được gọi là hoạt động quản trị. Quản trị đã được nhiều nhà nghiên cứu khoa học quản trị đưa ra khái niệm: “Theo F. Taylo, quản trị là “nghệ thuật của sự hiểu rõ mình muốn làm gì vả sau đó là thấy được cách đẻ làm việc đó một cách rẻ và tốt nhất”.
Fayol'), “quản trị là dự báo, lập kế hoạch, tô chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát”. Đối với các tổ chức tồn tại trong xã hội thì quản trị là thiết yếu. Quản trị bên trong một tô chức có thể được hiểu: “Quản trị là tiến trình làm việc với và thông qua người khác đề đạt các mục tiêu của tô chức trong một môi trường thay đôi. Trọng tâm của tiến trình quản trị là việc sử dụng có hiệu quả những nguồn tài nguyên có hạn của tổ chức”.
®! Như vậy, có những điều cần lưu ý đối với hoạt động quản trị trong ột tổ chức: - Làm việc với người khác và thông qua người khác - Hoạt động hướng tới mục tiêu nhất định - Nguồn lực của tổ chức là có hạn - Môi trường tác động đến tổ chức luôn thay đồi ~ Phải đạt được mục tiêu với hiệu quả cao 1. Hiệu quả của quản trị Trong những khái niệm được nêu ra ở trên đây, “hiệu quả” được đề cập đến nhiều lần, vậy hiệu quả quản trị ở đây là gì? \) Frederick Winslow Taylor (1856 - 1915), tác giả của học thuyết Quản trị khoa học © Henry Fayol (1841 - 1925), tác giả của học thuyết Quản trị hành chính ©) Robert Kreitner (2012), Management, Cengage Learning, 12" edition 10 Khi tiến hành một hoạt động, chúng ta luôn đạt được một kết quả nhất định - đó là những thứ mà chúng ta thu về được sau một quá trình làm việc. Tuy nhiên trong quản trị, người ta không quan tâm đến kết quả của hoạt động mà quan tâm đến “hiệu quả” của các hoạt động đó. Ở đây, phải phân biệt được hai khái niệm “hiệu suất” và “hiệu quả” trong quản trị.
Hiệu suất là khái niệm dùng để đo lường tỷ lệ giữa kết quả thu về và những chỉ phí đã bỏ ra để đạt được những kết quả đó. Như vậ đạt được khi chúng ta làm việc đúng cách (do things righ). Vấn đề đặt ra ở đây chính là trả lời câu hỏi "Chúng ta sẽ làm việc như thể nào? Khi nói đến hiệu quả, người ta sẽ tiến hành so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra ban đầu. Đề đạt được hiệu quả cao thì yêu cầu đặt ra là làm đúng công việc cần thiết (do right things).
Để phân biệt hiệu quả và hiệu suất chúng ta xét ví dụ sau: Hai nhân viên kinh doanh đang trong thời gian thử việc tại doanh nghiệp X chuyên kinh doanh mặt hàng gỗ lát sản. Mục tiêu đặt ra cho hai nhân viên này trong tuần đầu thử việc là phải đưa về doanh thu 17. Sau một tuần (6 ngày làm việc), nhân viên A đã làm việc chăm chỉ và bán được 75m? gỗ sàn và đưa về 18. Trong khi đó nhân viên B trong tuần làm việc đó có việc gia đình đột xuất, phải nghỉ một ngày làm việc, kết quả là nhân viên B bán được 70m? gỗ sàn, đưa về doanh thu là 17.
Bây giờ chúngta sẽ xem xét hiệu quả và hiệu suất của hai nhân viên: - Xét về hiệu quả: so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra ban đầu. Hiệu quả của nhân viên A: 75/72 = 1.042 Hiệu quả của nhân viên B: 70/72 = 0.972 Như vậy, hiệu quả sau 1 tuần làm việc của nhân viên A cao hơn nhân viên B. - Xét về hiệu suất: Hiệu suất của nhân viên A: 75/6 ngày làm việc = 12.5 m?/1 ngày làm việc Hiệu suất của nhân viên B: 70/5 ngày làm việc = 14 m”/1 ngày làm việc Như vậy, hiệu suất làm việc của nhân viên B cao hơn nhân viên A. i _ Trong quản trị, đòi hỏi phải đạt được đồng thời hiệu quả và hiệu suất cao.
Nghĩa là phải xác định chính xác công việc cần phải làm và làm nó với cách thức đúng đắn và rẻ nhất đẻ đạt được mục tiêu. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, để nâng cao hiệu quả hoạt động, có ba cách cơ bản: - Giữ nguyên đầu vào, nâng cao sản lượng đầu ra - Giữ nguyên đầu ra, giảm thiêu chỉ phí đầu vào - Vừa giảm thiểu chỉ phí đầu vào vừa nâng cao sản lượng đầu ra 1. Chức năng của quản trị Trong thập niên 30, Gulick và Urwich nêu ra bảy chức năng quản trị: hoạch định; tổ chức; nhân sự; chỉ huy; phối hợp; kiểm tra và tài chính. Henry Fayol thì đề xuất năm chức năng quản trị: hoạch định; tổ chức; chỉ huy; phối hợp và kiểm tra.
Đến thập niên 80 của thế kỷ XX, James Stoner và Stephen P. Robbins chia thành 4 chức năng: hoạch định, tỏ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Cách phân chia này được nhiều tác gi viết về quản trị đồng thuận và sử dụng rộng rãi khái niệm này trong nhiều sách quản trị. Hoạch Tổ chức định Kiểm soát ¢ 2 Hình 1.
Các chức năng của quản trị Các chức năng của quản trị được thể hiện trong hình 1. Chức năng hoạch định (Planning): là việc xác định mục tiêu cần đạt được trong một thời kỳ nhất định cho tổ chức và những công việc cần làm để có thể đạt được mục tiêu đó. Từ mục tiêu và kế hoạch chung cho toàn bộ tổ chức, các kế hoạch phối hợp hoạt động của tất cả bộ phận và thành viên bên trong tổ chức sẽ được xây dựng một cách thống nhất nhằm triển khai, phối hợp các nguồn lực một cách có hiệu quả. 12 Chức năng tổ chức (Organising): là việc xác định những nhiệm vụ cần thực hiện, ai sẽ thực hiện hay phối hợp thực hiện, các nhiệm vụ sẽ được tập hợp lại như thế nào, người thực hiện phải báo cáo cho ai và ai sẽ là người đưa ra quyết định.
Chức năng điều khiển (Leading): là việc thúc đầy cấp dưới, lựa chọn các kênh truyền thông hiệu quả nhất, giải quyết xung đột và chỉ đạo cũng như hướng dẫn các hành động của những người khác với mục đích để đạt được tất cả các mục tiêu của tổ chức. Chức năng kiểm soát (Controllin; đo lường hiệu quả của công việc, phát hiện những sai sót, nguy cơ s những nguyên nhân đẻ kịp thời có những hành động phù hợp khi cần. Chức năng kiểm tra nhằm đảm bảo cho tổ chức đi đúng con đường để có thể đạt được mục tiêu. Bốn chức năng trên của quản trị đều ó tầm quan trọng như nhau, một tổ chức không thể thiếu đi một trong bốn chức năng trong công tác quản trị cũng như quá chú trọng một vài chức năng và xem nhẹ những chức năng còn lại thì tiến trình quản trị cũng không thê đạt được hiệu quả.
Ví dụ như một doanh nghiệp có một cơ câu tô chức được thị tốt, hoạt động linh hoạt nhưng vì khâu lập kế hoạch thực hiện tôi thì doanh nghiệp đó khó có thể đạt được một kết quả hoạt động kinh doanh cao. Ngược lại, khi kế hoạch được lên rất cụ thê, chặt chẽ, đem lai ky vọng lớn, tuy nhiên chức năng lãnh đạo thực hiện không tốt, nhân viên không được động viên khuyến khích làm việc, các mâu thuẫn, xung đột xây ra giải quyết không ôn thỏa thì chắc chắn doanh nghiệp cũng không thé đi đến mục tiêu một cách có hiệu quả được. Tính phổ biến của quản trị Quản trị cần thiết cho tất cả các tổ chức và bất cứ tổ chức nào quan tâm đến hiệu quả hoạt động thì đều chú trọng đến công tác quản trị. Bất kể tổ chức đó hoạt động vì lợi nhuận hay phi lợi nhuận, thuộc tư nhân hay của nhà nước thì những người thực hiện công tác quản trị đều phải thực hiện các chức năng quản trị như nhau đối với tổ chức mà họ đang làm việc.