Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ * Mục tiêu: Quản trị là công tác rất quan trọng trong hoạt động của một tổ chức, là một yếu tố then chốt góp phần làm nên sự thành công của tổ chức. Trong thời đại ngày nay, quản trị không chỉ đơn giản được xem là một công việc mà còn là nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu. Do đó, chương học này được xây dựng để cung cấp cho người học có những kiến thức về những vấn đề cơ bản của tổ chức; giúp người học hiểu về khái niệm quản trị, quản trị tổ chức và những phương diện cơ bản của quản trị tổ chức. Phân tích được vai trò và yêu cầu đối với nhà quản trị ở cả góc độ yêu cầu về kỹ năng và yêu cầu về phẩm chất.
Các vấn đề cơ bản về tổ chức 1. Khái niệm và phân loại tổ chức 1. Khái niệm Có nhiều quan niệm khác nhau về tổ chức: Theo Edgar Schein (giáo sư về tâm lý học ở MIT): Tổ chức là một sự phối hợp có ý chí những hoạt động của một số người nhằm hoàn thành những mục tiêu chung, cụ thể thông qua sự phân chia công việc, nhiệm vụ và một hệ cấp quyền hành - trách nhiệm. Theo Gremokast và Jame J.
Rosenswieg - Trường Quản trị kinh doanh thuộc Đại học Washington theo khảo hướng của lý thuyết hệ thống định nghĩa: Tổ chức là (1) sự hướng về mục tiêu, trong đó con người có mục đích theo đuổi, (2) hệ thống tâm lý xã hội; con người làm việc chung với nhau trong tập thể, (3) hệ thống khoa học kỹ thuật, trong đó con người sử dụng kiến thức và kỹ thuật và (4) sự sắp xếp các hoạt động theo hệ thống cơ cấu, tức là con người cùng nhau làm việc. Aldag và Timothy' Steans - các giáo sư của đại học Winsconsin định nghĩa: Tổ chức là sự tập hợp nhiều người cùng 14 tham gia vào một nỗ lực có hệ thống để sản xuất ra hàng hóa hoặc một hành động”. Qua những quan niệm của nhiều tác giả, chúng ta có thể khái quát rằng: Tổ chức là một tập hợp nhiều người cùng hoạt động một cách có ý thức trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục tiêu chung. Phân loại tổ chức a) Phân loại theo chế độ sở hữu: Các tổ chức được chia ra thành tổ chức do cá nhân nắm giữ và tổ chức công.
Tổ chức do cá nhân nắm giữ: Là tổ chức thuộc quyền sở hữu của một hay một nhóm nhỏ người. Tổ chức công: Là tổ chức thuộc quyền sở hữu của Nhà nước hoặc của một số lượng rất lớn các cá nhân. b) Phân loại theo mục tiêu của tổ chức: Các tổ chức được phân ra thành tổ chức vì lợi nhuận và tổ chức phi lợi nhuận. c) Phân loại theo sản phẩm của tổ chức Các tổ chức sản xuất và khai thác các sản phẩm thô: Các hộ nông dân, các trang trại, các công ty khai khoáng và nông lâm ngư nghiệp.
Các tổ chức sản xuất sản phẩm chế tạo hoặc chế biến: Các nhà máy gạch, nhà máy hoá dầu, nhà máy in, công ty may. Các tổ chức cung cấp dịch vụ: Cắt tóc, sửa chữa ôtô, ngân hàng, du lịch. Các tổ chức cung cấp thông tin: Tổ chức nghiên cứu thị trường, điều tra xã hội học, hệ thống truyền thông. d) Phân loại theo tính chất quan hệ: Tổ chức chính thức và tổ chức phi chính thức.
15 - Tổ chức chính thức có một số đặc trưng: Mọi thành viên của tổ chức đều được xác định một cách rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức có thể được thể hiện thông qua một sơ đồ cơ cấu với các mối liên hệ rõ ràng. Có thể cung cấp những sản phẩm và dịch vụ cụ thể cho khách hàng của mình trong khuôn khổ pháp luật. Ví dụ điển hình về các tổ chức chính thức: Các doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước, các tổ chức tôn giáo.
- Tổ chức phi chính thức: Không mang những đặc trưng kể trên. Ví dụ điển hình của tổ chức phi chính thức: Những nhóm được hình thành thông qua các mối quan hệ cá nhân, tồn tại trong tổ chức chính thức do cùng chung nguyện vọng, sở thích, quan điểm, tư tưởng. Đặc điểm chung của các loại hình tổ chức Có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau nhưng các tổ chức đều có những đặc điểm chung sau: Mọi tổ chức đều có mục tiêu phải hoàn thành. Mục tiêu của tổ chức đó là những mong muốn trong tương lai mà tổ chức tìm cách đạt được.
Tổ chức hiếm khi mang trong mình mục đích tự thân mà là công cụ để thực hiện những mục đích nhất định. Các tổ chức khác nhau sẽ có mục đích khác nhau. Không có mục đích tổ chức không có lý do để tồn tại. Mọi tổ chức đều là một đơn vị xã hội bao gồm nhiều người, những người đó có chức năng nhất định trong tổ chức, có quan hệ với nhau trong những hình thái cơ cấu nhất định.
Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt mục đích - các kế hoạch. Cách thức để đạt được mục đích, mục tiêu là phương pháp, chiến lược hay thậm chí là bí quyết kinh doanh của mỗi 16 tổ chức. Qua những cách thức đó cho thấy hiệu quả hoạt động của các tổ chức khác nhau nếu sử dụng cách thức không giống nhau trong quá trình triển khai công việc. Để đạt được các mục đích, các tổ chức đều phải thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết: nhân lực, tài lực, vật lực và thông tin.
Các tổ chức bất kỳ đó là loại gì, vì lợi nhuận hay phi lợi nhuận, lớn hay nhỏ, đều phải dùng 4 nguồn lực phổ biến nói trên. Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác Trong quá trình hoạt động của mình, các tổ chức đều phải có sự tương tác với các tổ chức khác nhau để hình thành các mối quan hệ nhằm đạt được mục tiêu của hoạt động quản trị. Các tổ chức sẽ phải tương tác với các nhà cung ứng, các đơn vị quản lý, đối tác hay khách hàng. Mọi tổ chức đều cần phải được quản trị, thiếu sự quản trị sẽ không còn là tổ chức nữa, các mục tiêu không được thực hiện.
Các nhà quản trị chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp những con người ở bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực khác để đạt được mục tiêu với hiệu quả cao. Các hoạt động cơ bản của tổ chức Hoạt động của tổ chức rất phong phú, những hoạt động này phụ thuộc vào mục đích của tổ chức và chủ thể quản trị lựa chọn. Tuy nhiên, tổ chức đều thực hiện các hoạt động trong mối quan hệ chặt chẽ với môi trường; những hoạt động chủ yếu của tổ chức bao gồm: Tìm hiểu và dự báo những xu thế biến động của môi trường: hoạt động này nhằm để biết môi trường mang đến cho tổ chức những thách thức hay cơ hội gì? Chính vì vậy hoạt động nghiên cứu và dự báo là tất yếu đối với mọi tổ chức. 17 Tìm kiếm, huy động và phân bổ các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức.
Tiến hành các hoạt động để tạo ra các đầu ra như các sản phẩm hoặc dịch vụ. Cung cấp các sản phẩm dịch vụ của tổ chức cho các đối tượng khách hàng. Phân phối các lợi ích cho những người tạo nên tổ chức và các đối tượng tham gia vào hoạt động của tổ chức. Hoàn thiện, đổi mới các dịch vụ, các quy trình hoạt động, tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới, nâng cao chất lượng các hoạt động của tổ chức.
Nghiên Có Có được Sản Phân phối Phân cứu được các đầu xuất sản phẩm phối môi vốn vào khác dịch vụ lợi ích trường Không ngừng đổi mới và đảm bảo chất lượng Sơ đồ 1. Các hoạt động cơ bản của tổ chức (Nguồn: Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Đoàn Thị Thu Hà (2015)) Những hoạt động trên kết nối với nhau tạo nên những lĩnh vực hoạt động cơ bản của tổ chức: Marketing, lĩnh vực tài chính, lĩnh vực sản xuất, lĩnh vực nhân sự, lĩnh vực nghiên cứu và phát triển, lĩnh vực bảo đảm chất lượng,. Quản trị các tổ chức 1. Quản trị và các dạng quản trị 1.
Khái niệm quản trị 18 Thuật ngữ quản trị đã được nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu như Mary Parker Follett cho rằng “quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”. Định nghĩa này cho rằng những nhà quản trị để đạt được mục đích, mục tiêu của tổ chức sẽ thực hiện các hoạt động thông qua những người khác. Koontz và O’Donnell định nghĩa “có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản trị, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định. James Stoner và Stephen Robbins đã đưa ra khái niệm tương đối rõ nét về quản trị như sau: Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.
Từ tiến trình này đã cho thấy các chức năng cơ bản của quản trị bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát được thực hiện theo một trình tự nhất định. Tổng hợp từ các khái niệm kể trên, có thể khái quát rằng: Quản trị có thể hiểu đó là sự tác động có mục đích có ý thức của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường. CHỦ ĐỀ-> ĐỐI TƯỢNG-> MỤC TIÊU TỔ CHỨC 1.