CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ 1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1. Thông tin và các khái niệm liên quan Thông tin là một khái niệm quan trọng trong nghiên cứu hệ thống thông tin nói chung, và hệ thống thương mại điện tử (TMĐT) nói riêng. Để hiểu rõ khái niệm thông tin, cần hiểu các khái niệm liên quan sau.
Dữ liệu là "các số liệu, các sự việc riêng rẽ và khách quan về các sự kiện". Dữ liệu là những tài liệu, con số có cấu trúc nhưng ở dạng thô nhất, hoàn toàn chưa qua xử lý. Nó hình thành hoàn toàn khách quan, không phụ thuộc và liên quan đến hoàn cảnh ngoài mối quan hệ với một số đơn vị dữ liệu khác. Về cơ bản, dữ liệu không xuất phát hay phù hợp với những mục đích và nhu cầu của doanh nghiệp.
Nó tồn tại bất kể doanh nghiệp có sử dụng đến nó hay không. Tuy nhiên, nó là "nguyên liệu" giúp doanh nghiệp thực hiện các phân tích và đưa ra các nhận định, đánh giá. nên thường được lưu giữ thành những hệ thống dữ liệu. Thông thường, các hệ thống dữ liệu trong doanh nghiệp do một bộ phận chuyên trách quản lý gọi là bộ phận hệ thống thông tin.
Bộ phận này có nhiệm vụ đáp ứng các yêu cầu về dữ liệu của các cấp quản lý cũng như các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Như vậy, mọi yêu cầu về dữ liệu trong doanh nghiệp sẽ không được thực hiện trực tiếp mà phải thông qua một trung gian. Điều này gây khó khăn cho việc truy cập dữ liệu, làm giảm hiệu quả sử dụng dữ liệu của doanh nghiệp. Để khắc phục vấn đề này, xu hướng hiện nay là giảm bớt tính tập trung của dữ liệu và đảm bảo luôn sẵn dùng đối với mọi người sử dụng, nhưng cấu trúc cơ bản của dữ liệu, cách lưu trữ và sử dụng nó vẫn không thay đổi.
Về mặt định lượng, để đánh giá việc quản lý dữ liệu, doanh nghiệp căn cứ vào các yếu tố cơ bản là chi phí, tốc độ và khả năng lưu trữ, cụ 9 thể: Phải mất bao nhiêu tiền để thu thập hoặc truy tìm được một đơn vị dữ liệu, tốc độ nhập dữ liệu và truy xuất dữ liệu từ hệ thống và hệ thống đó lưu trữ được dung lượng dữ liệu là bao nhiêu. Các tiêu chí định tính để đánh giá là sự kịp thời, sự phù hợp và sự rõ ràng của dữ liệu: Có thể truy cập dữ liệu khi ta cần tới nó hay không, đó có đúng là thứ ta cần tìm hay không và có thể hoàn toàn hiểu được nó hay không. Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều cần tới dữ liệu, đều muốn lưu trữ và sử dụng nó có hiệu quả. Thậm chí, có nhiều ngành, nhiều lĩnh vực hoạt động chủ yếu phụ thuộc vào dữ liệu, như ngân hàng, bảo hiểm, phúc lợi công cộng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức an sinh xã hội.
Đối với những “trung tâm thông tin tư liệu” như trên, việc lưu trữ dữ liệu được coi là công việc quan trọng hàng đầu và việc quản lý dữ liệu hiệu quả là yếu tố đóng vai trò quyết định vào thành công của tổ chức. Do đó, với các tổ chức, hoạt động chính của nó là thu thập thật nhiều dữ liệu về mọi giao dịch và lưu trữ lại. Song, cũng cần lưu ý rằng, ngay cả với các "trung tâm thông tin tư liệu", không phải lúc nào dữ liệu thật nhiều cũng tốt. Có những quan điểm cho rằng, thu thập càng nhiều dữ liệu càng làm tăng tính thực tế và có nhiều minh họa mang tính khoa học hơn, do đó các quyết định đưa ra sẽ khách quan và chính xác hơn.
Thực tế không phải như vậy, bởi quá nhiều dữ liệu sẽ làm cho công việc xử lý phức tạp hơn rất nhiều, và bản thân dữ liệu hoàn toàn không mang ý nghĩa chủ quan. Dữ liệu chỉ cho thấy một phần của sự việc xảy ra, nó không đưa ra bất cứ sự đánh giá, giải thích hay cơ sở của sự việc. Cho dù cơ sở đầu tiên của mọi quyết định bao gồm dữ liệu, nhưng dữ liệu không hề cho ta biết phải làm gì, không nói lên rằng nó có quan trọng và có phù hợp với mục đích hay không. Tuy nhiên, nói như vậy không có nghĩa là chúng ta có thể loại bỏ nó.
Không những thế, nó còn có vai trò rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, bởi vì nó là cơ sở ban đầu, là "nguyên liệu" để tạo ra thông tin. Thông tin là một bộ dữ liệu được sắp xếp và trình bày theo những cách thức khác nhau. Để trở thành thông tin, dữ liệu cần phải được xử lý, cho phép chúng ta có thể hiểu được đôi chút về hoàn cảnh và tình huống mà dữ liệu xuất hiện. Theo các nhà nghiên cứu, thông tin là một thông điệp có hình thức là văn bản, hoặc một dạng truyền thông nghe, nhìn.
10 Thông tin bao giờ cũng có người gửi và người nhận nhất định. Thông tin hàm chứa mục đích làm thay đổi cách nhận thức của người nhận thông tin về một vấn đề, do đó tác động đến sự nhận xét, đánh giá và hành vi ứng xử của người đó đối với vấn đề. Thông tin phải mang tính chất thông báo, nhưng một thông báo chỉ có ý nghĩa diễn đạt rõ ràng một vấn đề nào đó, còn thông tin là những dữ liệu làm cho vấn đề thay đổi. Thông tin có khả năng ảnh hưởng và định hướng đối với người tiếp nhận nó, tạo ra sự thay đổi trong quan điểm cũng như sự thấu hiểu sự việc.
Hiểu như vậy có nghĩa là chính người nhận, chứ không phải người gửi, là người quyết định một thông điệp có đúng là thông tin hay không. Điều này chỉ đúng khi thông điệp thực sự được truyền đến và cho người nhận biết về điều gì đó. Chẳng hạn, một bản ghi nhớ với những câu viết lộn xộn, thiếu rõ ràng có thể được xem là "thông tin" đối với người viết nhưng có thể bị coi là vô nghĩa đối với người nhận. Những thông điệp loại này hoàn toàn chỉ mang tính chất thông báo, không chủ ý làm thay đổi những hiểu biết và quan điểm về các vấn đề.
Thông tin được trao đổi giữa các tổ chức thông qua các mạng truyền thông "cứng" và "mềm". Mạng truyền thông "cứng" có cấu trúc hạ tầng rõ ràng và dễ nhận biết như: Dây dẫn, xe giao hàng, vệ tinh, bưu chính, địa chỉ giao nhận, hộp thư điện tử. Thông điệp được phân phối qua mạng truyền thông cứng bao gồm các dạng như thư tín điện tử, các thông báo chuyển bằng dịch vụ bưu điện truyền thống, các kiện hàng chuyển bằng dịch vụ phân phối và các thông báo được truyền qua Internet. Các mạng truyền thông "mềm" thường không chính thống và khó nhận biết hơn.
Các thông tin được trao đổi khi hai cá nhân nói chuyện trực tiếp với nhau, hoặc khi các cá nhân chuyển cho nhau những bức thư ngắn hay các tin nhắn… là những ví dụ về mạng truyền thông "mềm" trong một tổ chức. Trong một tổ chức, các tiêu chuẩn đánh giá khả năng quản lý thông tin chủ yếu tập trung vào sự liên kết và thực hiện giao dịch, chẳng hạn trong tổ chức có bao nhiêu người sử dụng thư điện tử và bao nhiêu người sử dụng các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu? Và số lượng thông điệp được trao đổi ở mỗi giai đoạn là bao nhiêu? Về mặt định tính, chúng ta cũng có thể đánh giá chất lượng quản lý thông qua khả năng cung cấp thông tin và tính hữu ích của thông tin, cụ thể là các thông tin nhận được có mang đến cho ta những hiểu biết chính xác và mới mẻ về vấn đề hay 11 không? Nó có thực sự giúp chúng ta có những nhận định đầy đủ về các tình huống và góp phần đưa ra các quyết định giải quyết vấn đề hay không? Để quản lý thông tin có hiệu quả, cần phân biệt thông tin và dữ liệu, cách thức để chuyển đổi dữ liệu thành thông tin. Thông tin, theo quan điểm của Peter M. Drucker(1), phải mang nghĩa phù hợp và có mục đích.
Nó không chỉ ảnh hưởng và có khả năng định hướng đối với người nhận mà bản thân nó cũng được định hướng. Nó được tổ chức theo những mục đích nhất định. Do vậy, dữ liệu sẽ trở thành thông tin khi nó có thêm ý nghĩa nào đó. Có thể chuyển dữ liệu thành thông tin bằng cách thêm giá trị cho dữ liệu theo nhiều cách: - Gắn dữ liệu với hoàn cảnh và tình huống: Bằng cách này, chúng ta có thể biết được dữ liệu được thu thập nhằm mục đích gì; - Phân loại dữ liệu: Theo cách này, chúng ta biết được các cơ sở để phân tích dữ liệu và các yếu tố cơ bản của dữ liệu; - Phương pháp tính toán: Phân tích dữ liệu bằng toán học hoặc bằng các công cụ thống kê; - Hiệu chỉnh dữ liệu: Loại bỏ các lỗi khỏi dữ liệu; - Tổng hợp dữ liệu: Dữ liệu được tổng hợp lại thành các dạng cô đọng và ngắn gọn.
Khi chuyển đổi dữ liệu thành thông tin, chúng ta có thể sử dụng máy tính để thêm giá trị vào dữ liệu. Tuy nhiên, máy tính khó có thể gắn dữ liệu với hoàn cảnh nên con người phải tự thực hiện điều này cũng như phải tự phân loại, lựa chọn cách thức tính toán và cô đọng, tổng hợp dữ liệu. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT), nhiều người cho rằng việc quản lý và trao đổi thông tin sẽ ngày càng thuận tiện hơn và hiệu quả ngày càng cao hơn. Tri thức là sự kết hợp của thông tin và các quy tắc để làm thế nào sử dụng được các thông tin đó.
Tri thức "đúng" cung cấp cho cá nhân hoặc các hệ thống cơ sở để có các quyết định chính xác. Tri thức thường có được thông qua các quá trình nhận thức phức tạp: Quá trình tri giác, quá trình học tập, tiếp thu, quá trình giao tiếp, quá trình tranh luận, quá trình lý luận, hay kết hợp các quá trình này. (1) Peter Ferdinand Drucker (1954), The Practice of Management, Harper Business Publisher 12 Trí tuệ (còn được hiểu là sự thông thái) là khả năng ứng dụng tri thức một cách phù hợp nhất. Trí tuệ thường không được xác định rõ trong các hệ thống thông tin.
Nó cho phép một người hoặc một hệ thống có thể đưa ra các quyết định phù hợp trong các tình huống khác nhau, những điều mà phải rất cố gắng phấn đấu mới có thể đạt được. Thuật toán là các quy tắc chính thức để xử lý hoặc kết xuất dữ liệu.
