chương 1. MỤC TIÊU Sau khi học xong chương này, người học có khả năng: - Phân tích được khái niệm, đặc điểm, nội dung của văn thư và công tác văn thư; xác định được những vấn đề chung về công tác văn thư, phân tích được trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong cơ quan trong việc thực hiện công tác văn thư; - Thực hiện được các thao tác nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư; hình 7 thành tốt vai trò của người làm công tác văn thư tại cơ quan, doanh nghiệp; - Yêu thích môn học để từ đó có trách nhiệm với việc học tập của bản thân và với nghề nghiệp trong tương lai; thực hiện nghiêm túc nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, sẵn sàng đảm nhận mọi công việc được giao. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư 1. Khái niệm Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, văn là văn bản, giấy tờ, thư là thư từ, thư tín.
Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và cũng khá phổ biến ở Việt Nam từ thời Nguyễn. Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay, văn bản là phương tiện quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công tác của cơ quan. Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế.(sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức hoặc cơ quan), dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác.
Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ. Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Vậy có thể hiểu công tác văn thư như sau: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”. Nội dung Công tác văn thư bao gồm những nội dung sau đây: 8 - Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản: + Thảo văn bản; lấy ý kiến của các bộ phận liên quan; duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt; đánh máy, nhân bản; kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; ký văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản. - Quản lý và sử dụng con dấu; - Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.Yêu cầu công tác văn thư - Nhanh chóng: Công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan, tổ chức do vậy để thực hiện tốt công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng. Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào khâu truyền đạt, xử lý các thông tin, soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản. Do đó, soạn thảo nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc xử lý nhanh chóng mọi công việc của cơ quan.
Giải quyết công việc chậm sẽ làm giảm hiệu quả công việc, thậm chí có thể gây ảnh hưởng tiêu cực cho cơ quan, tổ chức. - Chính xác: Là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản vì vậy công tác văn thư phải đòi hỏi yêu cầu chính xác. Thông tin chính xác thì hoạt động quản lý đạt hiệu quả cao và ngược lại. Yêu cầu chính xác đối với công tác văn thư bao gồm: Về mặt nội dung: Nội dung văn bản phải đúng thẩm quyền ban hành, không được trái với hiến pháp, pháp luật và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành.
Các số liệu, dẫn chứng trong văn bản phải chuẩn xác, chứng cứ rõ ràng. Về mặt thể thức: Văn bản phải được trình bày theo đúng quy định của nhà nước. Về mặt kỹ thuật nghiệp vụ: việc đánh máy, in ấn các văn bản phải chính xác không được sai sót. Đăng ký, bao gói, chuyển giao phải chính xác tránh nhầm lẫn và phải tuân thủ đúng chế độ quy định của Nhà nước và quy chế của 9 cơ quan về công tác văn thư.
- Bí mật: Trong nội dung văn bản đi, văn bản đến của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc về phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định của cơ quan, tổ chức. - Hiện đại: Ngày nay, trước sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, là hoạt động ảnh hưởng trực tiếp tới việc điều hành, quản lý, công tác văn thư đòi hỏi phải từng bước hiện đại hóa. Hiện đại hóa trong công tác văn thư chính là ứng dụng công nghệ thông tin vào việc soạn thảo, quản lý và giải quyết văn bản đồng thời đưa các trang thiết bị hiện đại vào sử dụng trong công tác văn thư.
Bên cạnh đó, để việc hiện đại hóa công tác văn thư đáp ứng được nhu cầu phát triển của xã hội, cán bộ, công chức, viên chức nói chung, cán bộ văn thư nói riêng cần được trang bị những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ và nâng cao trình độ tin học, có phong cách làm việc phù hợp với xu thế hiện đại. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 2. Vị trí của công tác văn thư Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng.
Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.Ý nghĩa của công tác văn thư - Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý: Trong hoạt động quản lý của các cơ quan đều phải dựa vào các nguồn thông tin. Trong đó, nguồn thông tin chủ yếu nhất, tin cậy nhất, chính thống nhất là nguồn thông tin 10 bằng văn bản. Hoạt động quản lý của cơ quan cũng như quá trình giải quyết các công việc hàng ngày đều phải dựa trên văn bản. Thông tin trong văn bản càng chính xác thì việc giải quyết các công việc càng hiệu quả.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ Văn bản là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác văn thư có nghĩa là soạn thảo văn bản nhanh chóng, chính xác, có tính pháp lý, làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, giải quyết chính xác có đầy đủ căn cứ nhằm rút ngắn thời gian giải quyết công việc nhưng mang lại hiệu suất công việc cao. Ngược lại nếu các công việc nói trên thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc. Làm tốt công tác văn thư cũng giúp phần giảm được bệnh quan liêu giấy tờ, hạn chế việc ban hành văn bản không phù hợp thực tế, trái với quy định của pháp luật, thiếu tính khả thi, lợi dụng văn bản để làm những việc sai trái, vi phạm pháp luật, ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, cơ quan.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan và cá nhân Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. - Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Trong quá trình hoạt động, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ.
Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh. Nguồn tài liệu bổ sung chủ 11 yếu, thường xuyên cho lưu trữ quốc gia là hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu. Những yêu cầu đối với cán bộ văn thư cơ quan 3.Yêu cầu về phẩm chất chính trị Người cán bộ văn thư cơ quan hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của cơ quan, trong đó có cả những vấn đề có tính chất bí mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị, cụ thể là: - Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành.