Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ (Mã môn học: 51014012) được biên soạn bởi ThS. Nguyễn Thị Hoài Thu (Chủ biên) cùng tác giả Nguyễn Thị Nhâm, do Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum thẩm định và ban hành năm 2022 theo quyết định của Hiệu trưởng nhà trường. Tài liệu được thiết kế nhằm đáp ứng khung chương trình đào tạo nghề Hành chính văn phòng ở trình độ Trung cấp, phục vụ trực tiếp cho công tác giảng dạy và học tập của giảng viên và học sinh - sinh viên.

Trong cấu trúc chương trình đào tạo chuyên ngành Hành chính văn phòng, môn học Nghiệp vụ lưu trữ thuộc khối kiến thức chuyên ngành bắt buộc và được bố trí giảng dạy sau khi người học đã hoàn thành các môn học cơ sở. Về mặt tính chất, môn học là sự tích hợp giữa khối kiến thức lý thuyết về quản lý nhà nước, khoa học văn bản và các kỹ năng thao tác thực hành nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.

Mục tiêu đào tạo (Learning Outcomes) của giáo trình tập trung vào ba chuẩn đầu ra chính:

  • Về kiến thức: Cung cấp hệ thống khái niệm khoa học về lưu trữ học; làm rõ vị trí, vai trò, tính chất và các nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ; trang bị cơ sở lý luận về phân loại Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; quy trình thu thập, thống kê, kỹ thuật bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
  • Về kỹ năng: Người học hình thành năng lực phân loại tài liệu theo phông và kho; thực hiện đúng quy trình thẩm định, xác định giá trị tài liệu; thành thạo thao tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử; lập hệ thống sổ sách thống kê; triển khai các biện pháp kỹ thuật bảo quản chống hư hại tài liệu và tổ chức phục vụ khai thác thông tin hiệu quả.
  • Về mức độ tự chủ và trách nhiệm: Rèn luyện tác phong làm việc khoa học, tỉ mỉ, cẩn trọng; ý thức chấp hành nghiêm chỉnh các quy định pháp luật của Nhà nước và quy chế cơ quan về bảo vệ bí mật thông tin tài liệu lưu trữ.

Điểm đặc thù của giáo trình là sự kết hợp giữa các tài liệu đào tạo chuyên môn của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương II, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin cùng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật (như Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10), gắn kết các khái niệm học thuật với thực tế tổ chức bộ máy lưu trữ tại Việt Nam.

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương và chủ đề chính

Giáo trình được cấu trúc thành 8 chương chuyên đề, phản ánh toàn bộ tiến trình và chu trình nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ từ giai đoạn hình thành đến giai đoạn bảo quản và khai thác:

  • Chương 1: Tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và lưu trữ học (Mã chương: 51014012-01)

    • Nội dung chính: Phân tích thuật ngữ lưu trữ (nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp "Arch"), khái niệm tài liệu lưu trữ và đặc điểm cơ bản (chứa đựng thông tin quá khứ, độ chính xác cao nhờ mang yếu tố bản gốc, bản chính, chữ ký, con dấu; thuộc đối tượng quản lý thống nhất của Nhà nước).
    • Phân loại theo dạng thức ghi tin: Tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu văn học nghệ thuật, tài liệu nghe nhìn (ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình, bản âm - bản dương, bản gốc - bản sao) và tài liệu điện tử (tham chiếu định nghĩa của Keneth Thibodeau - Giám đốc Trung tâm lưu trữ tài liệu điện tử thuộc Lưu trữ Quốc gia Mỹ, Hội đồng Lưu trữ Quốc tế ICA 1988, và Nguyễn Cảnh Đương).
    • Ý nghĩa tài liệu lưu trữ: Phân tích vai trò của tài liệu trong lĩnh vực chính trị, kinh tế (quy hoạch vùng, khảo sát xây dựng lại Bệnh viện Bạch Mai, đường sắt Bắc - Nam sau năm 1975), văn hóa, nghiên cứu khoa học lịch sử (dẫn chứng việc sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II cho luận án tiến sĩ về Chính sách bình định của Mỹ ở Nam bộ 1969-1972 và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cho luận án về Ban Thống nhất Trung ương 1954-1975), quản lý hành chính và đối với quyền lợi công dân.
    • Công tác lưu trữ và tổ chức: Tính chất chính trị, tính cơ mật, tính khoa học; nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất; hệ thống cơ quan quản lý (Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ, phòng Văn thư - Lưu trữ cấp tỉnh, phòng Nội vụ cấp huyện) và hệ thống kho lưu trữ (lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử gồm các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III, IV, trung tâm lưu trữ cấp tỉnh, kho lưu trữ cấp huyện). Mối quan hệ liên ngành giữa Lưu trữ học với Sử liệu học, Thông tin học và Văn bản học.

  • Chương 2: Phân loại tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam (Mã chương: 51014012-02)

    • Nội dung chính: Khái niệm Phông lưu trữ quốc gia theo Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981, phân định cấu trúc gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
    • Hệ thống kho lưu trữ: Kho lưu trữ lịch sử, kho lưu trữ cơ quan, kho lưu trữ đóng, kho lưu trữ mở, kho lưu trữ chuyên ngành (Công an, Quốc phòng, Ngoại giao), kho lưu trữ chuyên dụng (ảnh, phim, ghi âm).
    • Các đặc trưng phân loại: Đặc trưng thời kỳ lịch sử (trước 1945; 1954-1975; 1945-1976 và 1976 đến nay), đặc trưng ý nghĩa toàn quốc/địa phương, đặc trưng lãnh thổ hành chính, đặc trưng ngành hoạt động, đặc trưng ngôn ngữ và kỹ thuật chế tác.
    • Phân loại theo Phông: Phông lưu trữ cơ quan (khái niệm, điều kiện thành lập gồm văn bản pháp lý, con dấu, tổ chức biên chế, tài khoản riêng; phương pháp xác định giới hạn phông do thay đổi chế độ chính trị, thay đổi địa giới hành chính hoặc thay đổi chức năng nhiệm vụ); Phông lưu trữ cá nhân (các nhân vật tiêu biểu như Chủ tịch Hồ Chí Minh, Tổng Bí thư Trần Phú), Phông gia đình, Phông dòng họ, Phông lưu trữ liên hợp và Sưu tập tài liệu lưu trữ (như sưu tập phong trào Xô Viết Nghệ Tĩnh 1930-1931).

  • Chương 3: Xác định giá trị tài liệu (Mã chương: 51014012-03)

    • Nội dung chính: Mục đích tối ưu hóa Phông lưu trữ quốc gia và xác định thời hạn bảo quản tài liệu.
    • Nguyên tắc xác định giá trị: Nguyên tắc chính trị (đứng trên lập trường của giai cấp vô sản, bảo vệ di sản của quốc gia), nguyên tắc lịch sử (đánh giá tài liệu trong hoàn cảnh lịch sử cụ thể), nguyên tắc toàn diện tổng hợp (xem xét tổng thể nội dung, hình thức và mối quan hệ logic của khối tài liệu).
    • Phương pháp xác định giá trị: Phương pháp phân tích chức năng (phân biệt nhiệm vụ chủ yếu và thứ yếu), phương pháp hệ thống, phương pháp thông tin, phương pháp sử liệu học.
    • Tiêu chuẩn xác định giá trị: Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung, tiêu chuẩn tác giả tài liệu, tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông, tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin (xử lý trùng lặp do sao chép hoặc tổng hợp báo cáo).

  • Chương 4: Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

    • Nội dung chính: Quy trình xác định nguồn nộp lưu, lập danh mục cơ quan thuộc diện nộp lưu, thời hạn giao nộp hồ sơ từ lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử, thủ tục bàn giao và lập biên bản giao nhận tài liệu.

  • Chương 5: Thống kê tài liệu lưu trữ

    • Nội dung chính: Nguyên tắc, phương pháp và hệ thống văn bản, sổ sách, mục lục dùng để quản lý chính xác số lượng, thành phần và tình trạng tài liệu trong kho lưu trữ.

  • Chương 6: Mục đích, ý nghĩa và nguyên tắc của việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

    • Nội dung chính: Cơ sở lý luận về bảo vệ an toàn tài liệu; nguyên tắc thống nhất quản lý; mục đích kéo dài tuổi thọ tài liệu và phát huy giá trị phục vụ xã hội.

  • Chương 7: Công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

    • Nội dung chính: Các hình thức khai thác thông tin lưu trữ: phục vụ độc giả tại phòng đọc, cấp bản sao và chứng thực lưu trữ, triển lãm tài liệu, công bố tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin.

  • Chương 8: Nguyên nhân làm hư hỏng tài liệu lưu trữ và các biện pháp kỹ thuật bảo quản

    • Nội dung chính: Phân tích các nhóm nguyên nhân gây hư hại tài liệu (yếu tố sinh học: nấm mốc, côn trùng, mối mọt; yếu tố lý - hóa: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, nồng độ axit trong giấy; yếu tố xã hội và thiên tai). Hệ thống các biện pháp kỹ thuật: chế độ nhiệt ẩm tiêu chuẩn, vệ sinh kho tàng, khử trùng, khử axit, phục chế tài liệu rách nát và kỹ thuật số hóa/vi phim hóa bảo quản tài liệu.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình xây dựng nền tảng lý thuyết trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử:

  1. Lý thuyết về tính nguyên bản và giá trị pháp lý: Tài liệu lưu trữ là bằng chứng nguyên gốc, phản ánh chân thực các sự kiện xã hội, được bảo vệ bằng các quy định pháp luật quản lý nhà nước.
  2. Nguyên tắc tổ chức phông lưu trữ: Xác lập nguyên tắc xuất xứ (quản lý tài liệu theo nguồn gốc sản sinh) và nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ, đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ cơ quan và cá nhân.
  3. Mối quan hệ liên ngành: Kết hợp tri thức của Sử liệu học (phân tích tính chân thực của văn bản), Văn bản học (nghiên cứu thể thức, quy trình chu chuyển văn bản) và Thông tin học (mô hình hóa quá trình thu thập, xử lý và cung cấp dữ liệu).

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng phân loại và lập hồ sơ: Nắm vững thao tác phân chia tài liệu theo các khối đặc trưng (thời gian, cơ cấu tổ chức, ngành, mặt hoạt động), xử lý ranh giới các phông đóng và phông mở khi sáp nhập hoặc giải thể cơ quan.
  • Kỹ năng thẩm định giá trị: Vận dụng hệ thống 4 phương pháp (chức năng, hệ thống, thông tin, sử liệu học) để lập danh mục tài liệu bảo quản vĩnh viễn, bảo quản có thời hạn và lập hồ sơ tài liệu hết giá trị đề nghị tiêu hủy theo đúng quy trình pháp luật.
  • Kỹ năng kỹ thuật và khai thác: Thực hiện quy trình nghiệp vụ kiểm tra môi trường kho tàng, lập công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ) và xử lý yêu cầu cung cấp tài liệu phục vụ công tác quản lý và nghiên cứu.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình định hướng phương pháp giảng dạy tích hợp giữa truyền thụ lý luận nghiệp vụ và rèn luyện kỹ năng xử lý văn bản thực tế.

  • Phương pháp giảng dạy: Giảng viên sử dụng phương pháp thuyết trình kết hợp phân tích tình huống thực tế tại các cơ quan quản lý nhà nước. Trong các chương trọng tâm (Chương 2, Chương 3), giảng viên hướng dẫn sinh viên cách phân tích cơ cấu tổ chức bộ máy cơ quan để xác định giới hạn phông và nguồn nộp lưu tài liệu.
  • Hệ thống bài tập và thảo luận: Cuối mỗi chương, tài liệu bố trí hệ thống câu hỏi ôn tập lý thuyết và các bài tập thảo luận nhóm mang tính ứng dụng nghiệp vụ cao:
    • Bài tập thảo luận Chương 1: Phân tích nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ và các nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất.
    • Bài tập thảo luận Chương 2: Thực hành sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân tiêu biểu; phân tích hệ thống và chức năng của các tổ chức lưu trữ Nhà nước ở Trung ương.
    • Bài tập tình huống Chương 3: Đánh giá, phân loại văn bản trùng lặp trong phông lưu trữ cơ quan; vận dụng phương pháp phân tích chức năng để xác định thời hạn bảo quản đối với báo cáo định kỳ và hồ sơ chuyên môn.
  • Phương pháp đánh giá: Kết hợp đánh giá thường xuyên (thông qua mức độ tham gia thảo luận, kết quả làm bài tập nhóm, bài tập phân loại hồ sơ mẫu) và đánh giá định kỳ kết thúc học phần (kiểm tra mức độ nắm vững lý thuyết và kỹ năng giải quyết tình huống nghiệp vụ lưu trữ).
  • Hướng dẫn tự học: Học sinh, sinh viên cần chủ động nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật được viện dẫn trong giáo trình (Pháp lệnh Lưu trữ 2001, các nghị định, thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ), đối chiếu các biểu mẫu thống kê, biên bản giao nhận với thực tế công tác văn thư - lưu trữ tại địa phương.

Điểm nổi bật và cập nhật

  • Hệ thống hóa khung lý luận lưu trữ học Việt Nam: Giáo trình cập nhật các luận điểm khoa học về Phông lưu trữ quốc gia theo Quyết định 168/HĐBT và Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, giúp người học nắm vững thẩm quyền, trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ từ cấp xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố đến cấp Trung ương.
  • Cập nhật khái niệm về tài liệu lưu trữ điện tử: Tài liệu đã tiếp cận và giới thiệu sớm loại hình tài liệu lưu trữ mới theo các tiêu chuẩn quốc tế và nghiên cứu trong nước, trích dẫn định nghĩa của Keneth Thibodeau (Lưu trữ Quốc gia Mỹ), tài liệu của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (1988) và các nhà nghiên cứu trong nước về dạng thức đọc bằng máy, mã hóa dữ liệu trên đĩa từ, băng từ.
  • Tính thực tiễn qua các cứ liệu lịch sử cụ thể: Không chỉ nêu lý thuyết trừu tượng, giáo trình đưa ra các ví dụ cụ thể về việc khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ các công trình nghiên cứu khoa học thực tế, như các luận án tiến sĩ sử dụng nguồn tài liệu gốc từ Phông An ninh điều hợp (tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II) và Phông Ủy ban Thống nhất của Chính phủ (tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III).
  • Phân định rõ ràng mạng lưới kho tàng: Cung cấp bức tranh phân cấp giữa lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử, quy định rõ thời hạn nộp lưu hồ sơ giữa các cơ quan hành chính thông thường và các ngành đặc thù có thời hạn bảo quản riêng (như Công an, Quốc phòng, Ngoại giao với thời hạn bảo quản 30 năm trước khi nộp lưu lịch sử).

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Học sinh, sinh viên: Tài liệu học tập bắt buộc cho học sinh, sinh viên theo học ngành Hành chính văn phòng ở trình độ Trung cấp và Cao đẳng tại Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum và các cơ sở giáo dục nghề nghiệp có mã ngành tương đương.
  • Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành các môn học cơ sở về Nhà nước và Pháp luật đại cương, Lý thuyết quản lý hành chính nhà nước, Kỹ thuật soạn thảo văn bản và Nghiệp vụ văn thư trước khi tiếp cận học phần này.
  • Giảng viên: Tài liệu chuẩn phục vụ công tác soạn giáo án, biên soạn đề thi, tổ chức thảo luận chuyên đề và hướng dẫn thực tập nghiệp vụ văn phòng cho sinh viên.
  • Cán bộ thực tế: Nguồn tài liệu tham khảo cho công chức, viên chức, nhân viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan Đảng, cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội và doanh nghiệp nhằm chuẩn hóa quy trình phân loại, chỉnh lý hồ sơ, bảo quản và lập hồ sơ nộp lưu.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Giáo trình này được thiết kế dành cho cấp bậc và chuyên ngành nào?

Giáo trình được biên soạn phục vụ chuyên ngành Hành chính văn phòng trình độ Trung cấp (theo Quyết định ban hành của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum, năm 2022).

2. Cần chuẩn bị kiến thức nền tảng nào trước khi học môn Nghiệp vụ lưu trữ?

Người học cần trang bị kiến thức cơ bản về bộ máy hành chính nhà nước, quy trình quản lý văn bản hành chính và kỹ năng nhận diện thể thức văn bản (thuộc khối môn học cơ sở của ngành hành chính).

3. Giáo trình phân chia tài liệu lưu trữ thành những loại hình nào theo phương pháp ghi tin?

Theo Chương 1 của giáo trình, tài liệu lưu trữ được phân loại thành: Tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu văn học nghệ thuật, tài liệu nghe nhìn (ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình) và tài liệu điện tử.

4. Căn cứ nào để phân loại tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam?

Phông lưu trữ quốc gia được tổ chức thành Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam (theo Quyết định số 168/HĐBT). Việc phân loại dựa trên các đặc trưng: thời kỳ lịch sử, ý nghĩa toàn quốc/địa phương, lãnh thổ hành chính, ngành hoạt động, ngôn ngữ và kỹ thuật chế tác.

5. Làm thế nào để tự học và nắm vững các phương pháp xác định giá trị tài liệu?

Người học cần nắm vững 4 phương pháp cốt lõi được nêu trong Chương 3: Phương pháp phân tích chức năng của cơ quan hình thành phông, phương pháp hệ thống hóa, phương pháp đối chiếu thông tin và phương pháp sử liệu học; đồng thời giải quyết các bài tập phân tích tình huống thực tế cuối chương.

Kết luận

Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ do Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum ban hành năm 2022 là tài liệu học tập chuẩn hóa về mặt lý thuyết và nghiệp vụ chuyên môn dành cho ngành Hành chính văn phòng. Nội dung tài liệu cung cấp toàn diện hệ thống tri thức từ bản chất của tài liệu lưu trữ, phân loại phông, phương pháp xác định giá trị đến các quy trình thu thập, thống kê, bảo quản kỹ thuật và tổ chức khai thác thông tin.

Lộ trình tiếp cận tài liệu hiệu quả được đề xuất theo ba giai đoạn:

  1. Nắm vững cơ sở lý luận, hệ thống tổ chức lưu trữ và cấu trúc Phông lưu trữ quốc gia (Chương 1 - Chương 2).
  2. Thực hành thuần thục các phương pháp thẩm định, xác định giá trị và quy trình thu thập, thống kê tài liệu (Chương 3 - Chương 5).
  3. Vận dụng các quy chuẩn kỹ thuật bảo quản kho tàng và triển khai các hình thức tổ chức khai thác, phục vụ độc giả (Chương 6 - Chương 8).

Người học nên kết hợp nghiên cứu nội dung giáo trình cùng các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước và các tài liệu chuyên ngành của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để nâng cao năng lực thực hành chuyên môn.