CHƯƠNG 1. TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC Mã chương: 51014012 -01 Ths. Nguyễn Thị Hoài Thu GIỚI THIỆU Đã từ lâu con người đã biết lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu tồn tại và phát triển. Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu ngày càng gia tăng, vì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin có độ chính xác cao và có giá trị lịch sử góp phần vào giải quyết công việc có hiệu quả.
Vậy tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ là gì? Đặc điểm, vị trí, các nguyên tắc của lưu trữ như thế nào đó chính là nội dung của chương này. MỤC TIÊU 7 Sau khi học xong chương này, người học có khả năng: - Trình bày được khái niệm, nội dung, nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ; phân tích được khái niệm, đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ; phân tích được mối quan hệ của lưu trữ học với các khoa học khác. - Hoàn thành được các nghiệp vụ về lưu trữ, công tác quản lý lưu trữ. - Nghiêm túc, cẩn thận, tỉ mỉ trong gìn giữ, quản lý tài liệu lưu trữ.
Ý thức đúng tầm quan trọng của việc bảo quản tài liệu lưu trữ, chủ động và tích cực trong học tập để đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp tương lai. Tài liệu lưu trữ 1. Khái niệm Từ khi chữ viết ra đời, loài người được trang bị một phương tiện thông tin quan trọng để ghi chép các hoạt động, ý nghĩ, tình cảm, nhận thức về tự nhiên, xã hội. Chữ viết là cơ sở để lập ra các loại văn tự (văn bản).
Do nhu cầu của công tác quản lý Nhà nước, cũng như giao dịch giữa người với người trong xã hội nên các loại văn bản đã hình thành và phát triển rất đa dạng. Văn bản đóng vai trò rất quan trọng trong việc trao đổi thông tin, ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các mệnh lệnh của giai cấp thống trị đến mọi người. Văn bản đã trở thành căn cứ pháp lý để điều hành hoạt động của các cơ quan Nhà nước, truy cứu trách nhiệm, là cơ sở để giải quyết công việc. Con người ngày càng nhận thức được tầm quan trọng của văn bản, từ đó có ý thức về việc lưu trữ các loại văn bản phục vụ các mục đích thực tiễn trước mắt và lưu truyền lại cho các thế hệ sau.
Những văn bản được lựa chọn giữ lại được gọi là tài liệu lưu trữ. Dần dần, việc lưu trữ các văn bản ngày càng phổ biến, số lượng tài liệu được giữ lại ngày càng tăng đặt ra yêu cầu phải tổ chức quản lý tài liệu một các khoa học. Trên cơ sở này các khái niệm cơ bản như lưu trữ, tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, lưu trữ học đã ra đời và ngày càng được hoàn thiện. 8 Lưu trữ là một thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arch”, dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền.
Về sau dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu. Hiểu theo nghĩa rộng thì “Lưu trữ” có nghĩa là lưu lại, giữ lại. Đối với công văn giấy tờ thì lưu trữ có nghĩa là lưu lại, giữ lại các văn bản giấy tờ của các cơ quan, đoàn thể, cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết. Từ khái niệm lưu trữ, ta có thể nêu lên khái niệm đầy đủ về tài liệu lưu trữ như sau: Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân, có ý nghĩa trên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá - xã hội, khoa học công nghệ và các ý nghĩa khác được được tập trung bảo quản trong hệ thống các phòng kho lưu trữ.
Đặc điểm của tài liệu lưu trữ - Tài liệu lưu trữ luôn chứa đựng các thông tin quá khứ, chúng luôn phản ánh một cách trung thực những thành quả đấu tranh, lao động sáng tạo của con người qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau; nêu cao những tấm gương anh dũng trong công cuộc đấu tranh giành quyền tự do cho dân tộc. Trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, đơn vị, tài liệu lưu trữ luôn phản những thành quả lao động của tập thể cán bộ, nhân viên trong cơ quan; nêu cao những tấm gương lao động xuất sắc, có những đóng góp to lớn cho hoạt động của cơ quan nói riêng và hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. - Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, vì tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính. Chúng mang những bằng chứng thể hiện độ chân thật cao như: Bút tích của các tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của cơ quan, địa danh, ngày tháng năm làm ra tài liệu … Việc lựa chọn bản gốc, bản chính để lưu trữ nhằm khẳng định giá trị của thông tin trong tài liệu, giúp cho việc nghiên cứu, biên soạn các sự kiện, hiện tượng lịch sử được trung thực, chính xác.
Tài liệu lưu trữ có đầy đủ các thành phần thể thức văn bản như tên cơ quan ban hành, ngày tháng ban hành, chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của cơ quan là căn cứ để khẳng định sự tin cậy chính xác 9 của tài liệu. Tuy nhiên, đối với những tài liệu được hình thành trong những điều kiện đặc biệt (trong chiến tranh, trong vùng tạm chiếm, trong thời kỳ các cơ quan tổ chức của Đảng hoạt động bí mật) tài liệu không có đầy đủ các thành phần thể thức văn bản, cần phải xem xét một cách linh hoạt. - Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia. Mặt khác, chúng là những tài liệu gốc, nếu hư hại hoặc mất mát thì rất khó có thể làm lại được.
Chính vì vậy, chúng được nhà nước thống nhất quản lý. Chúng được đăng ký, bảo quản và khai thác sử dụng theo những quy định thống nhất của nhà nước. Tài liệu lưu trữ do nhà nước thống nhất quản lý. Tài liệu lưu trữ phản ánh lịch sử phát triển của dân tộc, của đất nước, chứa đựng nhiều thông tin có giá trị phục vụ cho lợi ích quốc gia, là tài sản quý báu của dân tộc, của đất nước.
Nhà nước ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ. Nhà nước đầu tư kinh phí, xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị để tập trung quản lý, bảo quản tốt và bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ. Các loại tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phản ánh hầu hết các hoạt động của các ngành trong xã hội nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú, đa dạng. Để quản lý một cách khoa học các loại hình tài liệu lưu trữ, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm của các loại tài liệu, trên cơ sở đó đề ra các biện pháp để quản lý tốt từng loại tài liệu lưu trữ.
Ngày nay căn cứ vào đặc điểm ghi tin các nhà lưu trữ đã phân chia tài liệu thành một số loại hình cơ bản như: Tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu văn học nghệ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử. - Tài liệu hành chính: Là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về tổ chức và quản lý của các cơ quan trên các mặt kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học và các lĩnh vực hoạt động khác. Tài liệu hành chính bao gồm bản gốc, bản chính các loại tài liệu, văn kiện như: luật, lệ, chiếu, chỉ, sắc, dụ, tấu, sớ, chương, …; các loại sổ sách hình thành 10 trong quá trình hoạt động của các cơ quan thuộc các triều đại phong kiến như: sổ hộ tịch, sổ địa bạ. Ngày nay, tài liệu hành chính bao gồm các loại hiến pháp, luật, pháp lệnh, lệnh, Nghị quyết, Nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư, thông báo, công văn, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, biên bản … Đây là loại hình tài liệu có nội dung phong phú (chúng phản ánh tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội) và có khối lượng lớn nhất trong thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Khối lượng tài liệu này ngày càng tăng lên theo sự phát triển của xã hội. - Tài liệu khoa học kỹ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh các công trình nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn sản xuất. Loại hình tài liệu này bao gồm các loại bản vẽ, bản thiết kế thi công các công trình xây dựng cơ bản; bản vẽ, bản thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; Các loại bản đồ, đồ án; tài liệu khí tượng thuỷ văn; tài liệu điều tra thăm dò địa chất (Báo cáo khảo sát địa chất)… Đây là loại hình tài liệu chiếm khối lượng lớn thứ hai sau tài liệu hành chính và không ngừng tăng lên theo sự phát triển của Khoa học kỹ thuật. - Tài liệu văn học nghệ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ.
Loại hình tài liệu này bao gồm bản thảo của các tác phẩm văn học nghệ thuật; thư từ trao đổi và tài liệu về tiểu sử của các nhà thơ, nhà văn, các nghệ sĩ… - Tài liệu nghe nhìn (tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, hình,.): Là tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan văn hóa, thông tin tuyên truyền; các cơ quan quản lý nhà nước. Các cơ quan nghiệp vụ và các cơ quan nghiên cứu khoa học, những người chụp ảnh, quay phim nghiệp dư mà có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn không kể thời gian, địa điểm sản sinh và trên những vật liệu gì mà nó mang tin, được nộp lưu vào các viện; các kho lưu trữ theo các chế độ nhất định thì gọi là tài liệu lưu trữ nghe nhìn. 11 Tài liệu nghe nhìn là loại tài liệu đặc biệt cả về hình thức lẫn nội dung mang tin, loại tài liệu này bao gồm: + Tài liệu ảnh: Là loại tài liệu tượng hình dùng ánh sáng, màu sắc và các phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh để ghi và làm tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng xảy ra ở một thời điểm trong xã hội và tự nhiên trên các bức ảnh rời lẻ.