Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản (Mã môn học/mô đun: MH08) là tài liệu đào tạo nội bộ do Bộ môn Tin cơ sở thuộc Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 (Bộ Xây dựng) biên soạn, với sự chủ biên của tác giả Vũ Thị Nết. Tài liệu được ban hành kèm theo Quyết định số 368ĐT/QĐ-CĐXD1 ngày 10 tháng 8 năm 2021 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 và được nghiệm thu bởi Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học cùng Hội đồng Khoa học Nhà trường vào năm 2023.

Trong chương trình đào tạo trình độ cao đẳng ngành Công nghệ thông tin (phục vụ chuyên ngành Tin học văn phòng), môn học được bố trí giảng dạy tại kỳ học thứ 2. Đây là môn học cơ sở, không yêu cầu môn học tiên quyết.

Mục tiêu học tập của giáo trình được xác định trên ba phương diện:

  • Kiến thức: Trang bị hệ thống khái niệm, đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật và văn bản hành chính; quy định về thẩm quyền ban hành, quy trình soạn thảo 5 bước, thể thức và kỹ thuật trình bày; kiến thức về đơn, hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán hàng hóa, công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và quản lý con dấu.
  • Kỹ năng: Hình thành năng lực phân loại văn bản, soạn thảo thành thạo các loại đơn từ cá nhân, văn bản hành chính thông dụng, hợp đồng kinh tế - lao động; thực hiện đúng quy trình quản lý, lưu trữ hồ sơ và sử dụng con dấu cơ quan.
  • Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Rèn luyện tính cẩn thận, chính xác, ý thức chấp hành kỷ cương pháp luật trong xử lý công việc hành chính, khả năng làm việc độc lập hoặc phối hợp nhóm.

Cấu trúc giáo trình tiếp cận từ nền tảng lý luận về văn bản quản lý nhà nước và quy chuẩn thể thức kỹ thuật, sau đó đi vào phương pháp soạn thảo cụ thể cho từng loại văn bản hành chính nghiệp vụ. Điểm đặc sắc của tài liệu là việc chuẩn hóa kỹ thuật trình bày văn bản trên máy vi tính gắn liền với sơ đồ 14 ô thành phần thể thức theo tiêu chuẩn phông chữ Unicode TCVN 6909:2001.

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung giáo trình được tổ chức thành 2 chương lớn với tiến trình logic đi từ cơ sở pháp lý, quy chuẩn thể thức chung đến kỹ thuật soạn thảo chi tiết từng thể loại văn bản:

[Chương 1: Khái quát chung và Kỹ thuật trình bày]
[Chương 2: Soạn thảo Văn bản Hành chính & Hợp đồng]

  • Chương 1: Khái quát chung về văn bản quản lý – Kỹ thuật soạn thảo

    • Lý luận chung về văn bản quản lý: Khái niệm văn bản quản lý nhà nước; 4 đặc điểm cốt lõi (chủ thể ban hành là cơ quan quản lý nhà nước theo luật định; ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, thủ tục; nội dung phản ánh ý chí nhà nước; mục đích điều chỉnh các quan hệ quản lý).
    • Phân loại văn bản quản lý: Phân chia theo chủ thể, tên loại, hiệu lực pháp lý, hướng chu chuyển (văn bản đến, đi, nội bộ), kỹ thuật chế tác (văn bản giấy, điện tử), lĩnh vực và tính chất (Văn bản quy phạm pháp luật, Văn bản cá biệt/áp dụng pháp luật, Văn bản hành chính thông thường, Văn bản chuyên ngành).
    • 6 chức năng của văn bản: Chức năng thông tin, chức năng pháp lý, chức năng quản lý và điều hành, chức năng văn hóa xã hội, chức năng sử liệu, chức năng thống kê.
    • Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Định nghĩa thể thức văn bản; hệ thống 14 ô thành phần thể thức trên khổ giấy A4/A5; quy chuẩn định dạng lề trang, phông chữ Unicode, cỡ chữ, kiểu chữ cho Quốc hiệu, Tên cơ quan, Số/Ký hiệu, Địa danh/Ngày tháng, Tên loại/Trích yếu, Nội dung, Thẩm quyền ký (TM., KT., TL., TUQ.), Con dấu, Nơi nhận, Độ mật, Độ khẩn (Khẩn, Thượng khẩn, Hỏa tốc, Hỏa tốc hẹn giờ), Chỉ dẫn lưu hành, Ký hiệu người đánh máy.
    • Quy trình soạn thảo văn bản 5 bước: Bước 1 (Chuẩn bị), Bước 2 (Viết dự thảo), Bước 3 (Xét duyệt văn bản), Bước 4 (Trình ký), Bước 5 (Phát hành và lưu trữ).

  • Chương 2: Kỹ thuật soạn thảo một số loại văn bản hành chính thông dụng

    • Đơn: Khái niệm, phân loại (đơn xin/đề nghị/đề xuất, đơn khiếu nại, đơn tố cáo), bố cục 3 phần của đơn cá nhân (Mở đầu, Nội dung, Kết thúc).
    • Công văn: Bản chất là văn bản hành chính không có tên loại cụ thể; các trường hợp sử dụng (cấp trên gửi cấp dưới, cấp dưới gửi cấp trên, cơ quan ngang cấp, gửi công dân); phương pháp soạn thảo các dạng công văn (mời họp, đề nghị/yêu cầu, trả lời/phúc đáp, hướng dẫn, đôn đốc/nhắc nhở, từ chối, thăm hỏi, cảm ơn).
    • Thông báo: Khái niệm, đặc điểm báo tin định hướng không thay thế văn bản quy phạm, thẩm quyền ký thừa lệnh/cấp phó, kết cấu thông tin thông báo.
    • Báo cáo: Phân loại theo kỳ hạn (định kỳ, bất thường), theo hình thức (có mẫu sẵn, không theo mẫu), theo nội dung (công tác sơ kết/tổng kết, chuyên đề, khoa học, thực tế); yêu cầu về tính trung thực, số liệu chính xác; bố cục 3 phần của báo cáo công tác.
    • Tờ trình: Văn bản của cấp dưới trình cấp trên xin phê duyệt chủ trương, chính sách, đề án; kỹ thuật xây dựng căn cứ thực tế và lập luận tính khả thi.
    • Biên bản: Văn bản ghi chép tại chỗ sự việc đã hoặc đang xảy ra; phân loại (biên bản cuộc họp/hội nghị, biên bản vụ việc, biên bản bàn giao/nghiệm thu/thanh lý, biên bản thanh tra/kiểm tra); yêu cầu chữ ký xác nhận và lưu giữ chứng cứ.
    • Quyết định hành chính: Văn bản quy phạm cá biệt mang tính đơn phương của chủ thể quản lý; phân loại (nhân sự, tổ chức bộ máy, ban hành/điều chỉnh chính sách, xử lý vi phạm); phương pháp viết phần căn cứ pháp lý và kết cấu các Điều (Điều 1: Nội dung điều chỉnh; Điều 2: Thông tin hỗ trợ thi hành; Điều 3: Trách nhiệm thi hành; Điều 4: Thời gian thi hành).
    • Hợp đồng lao động và hợp đồng mua bán: Khái niệm hợp đồng; 3 loại hợp đồng lao động theo luật định (hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn 12 đến 36 tháng, hợp đồng theo mùa vụ/dưới 12 tháng); bố cục 4 phần của hợp đồng (Mở đầu, Thông tin chủ thể, Nội dung điều khoản, Phần kết).

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình thiết lập các khối kiến thức cơ sở mang tính nguyên tắc:

  • Lý luận hành chính và quản lý nhà nước: Phân định rõ thẩm quyền ban hành văn bản tương ứng với chức năng, nhiệm vụ của từng cấp cơ quan trong bộ máy nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp).
  • Hệ thống nguyên tắc pháp lý: Xác lập giá trị pháp lý, hiệu lực thi hành và tính cưỡng chế nhà nước đối với văn bản quy phạm và văn bản áp dụng pháp luật; các nguyên tắc giao kết hợp đồng dựa trên Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại và Bộ luật Lao động.
  • Khung tiêu chuẩn kỹ thuật trình bày: Quy chuẩn hóa thông số định dạng văn bản trên khổ A4 (210 mm x 297 mm): lề trên 20-25 mm, lề dưới 20-25 mm, lề trái 30-35 mm, lề phải 15-20 mm; quy tắc thể hiện số, ký hiệu văn bản, địa danh, ngày tháng và thẩm quyền ký văn bản.

Kỹ năng phát triển

Thông qua nội dung giảng dạy, người học hình thành các nhóm năng lực thực hành:

  • Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Định dạng, căn lề, chia bố cục văn bản, trình bày phông chữ, cỡ chữ, vẽ đường kẻ nét liền (lệnh Draw) đúng vị trí ô thể thức trên phần mềm soạn thảo văn tính theo chuẩn Unicode TCVN 6909:2001.
  • Kỹ năng phân tích (Analytical skills): Nhận diện đúng thẩm quyền ban hành, xác định đúng mối quan hệ hành chính (cấp trên - cấp dưới, ngang cấp) để lựa chọn thể loại văn bản phù hợp; phân tích căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn khi lập tờ trình, quyết định.
  • Kỹ năng nghiệp vụ thực tế (Practical competencies): Soạn thảo chuẩn xác nội dung các loại văn bản hành chính thông dụng; thiết lập biên bản sự việc, biên bản cuộc họp; xây dựng dự thảo hợp đồng lao động đầy đủ các điều khoản bảo hiểm, tiền lương, thời giờ làm việc; xử lý đóng dấu giáp lai (tối đa 5 trang) và quản lý lưu trữ hồ sơ theo quy chế văn thư.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình áp dụng mô hình tiếp cận sư phạm kết hợp giữa truyền thụ kiến thức quy chuẩn và hướng dẫn thao tác thực hành mẫu:

  • Phương pháp sư phạm: Giảng viên giới thiệu khung lý luận, giải thích các căn cứ pháp lý và thị phạm kỹ thuật trình bày thông qua các văn bản mẫu in sẵn. Người học đối chiếu các quy định thể thức với sơ đồ 14 thành phần để nắm vững vị trí các trường thông tin.
  • Hệ thống bài tập và nghiên cứu tình huống: Giáo trình tích hợp hệ thống câu hỏi ôn tập và bài tập thực hành sau mỗi chương:
    • Chương 1: Yêu cầu trình bày sơ đồ thể thức văn bản trên máy vi tính; phân tích khái niệm, vai trò và các tiêu chí phân loại văn bản quản lý nhà nước.
    • Chương 2: Đưa ra các tình huống soạn thảo văn bản giả định sát với thực tế công tác:
      1. Soạn thảo đơn xin làm việc bán thời gian.
      2. Soạn thảo công văn của Ban Chấp hành Đoàn trường gửi các chi đoàn về công tác phòng chống tệ nạn xã hội.
      3. Soạn thảo thông báo của Ban Chấp hành Đoàn trường về hoạt động tháng 3.
      4. Soạn thảo biên bản họp lớp bầu ban cán sự lớp.
      5. Soạn thảo quyết định khen thưởng học sinh có thành tích xuất sắc trong năm học 2018-2019.
      6. Soạn thảo hợp đồng lao động giữa công ty và nhân viên văn phòng.
      7. Soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa với mặt hàng tự chọn.
  • Phương pháp đánh giá:
    • Đánh giá kiến thức lý thuyết: Kiểm tra mức độ ghi nhớ và hiểu biết về khái niệm, thẩm quyền ban hành, 6 chức năng văn bản, quy trình 5 bước và các thành phần thể thức.
    • Đánh giá kỹ năng thực hành: Chấm điểm bài tập soạn thảo văn bản trên máy vi tính dựa trên độ chính xác về căn lề, kiểu chữ, cỡ chữ, số ký hiệu, ngôn phong hành chính và tính chặt chẽ của nội dung.
  • Hướng dẫn tự học: Sinh viên nghiên cứu các văn bản pháp luật viện dẫn, thực hành gõ và căn chỉnh văn bản mẫu trên máy vi tính, tự đối chiếu bài làm với các tiêu chuẩn quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV và Nghị định về công tác văn thư.

Điểm nổi bật và cập nhật

Giáo trình được xây dựng trên cơ sở tích hợp hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ:

Khía cạnh Căn cứ / Tiêu chuẩn tích hợp trong giáo trình Ứng dụng cụ thể trong nội dung
Tiêu chuẩn công nghệ Bảng mã ký tự Unicode TCVN 6909:2001 Bắt buộc sử dụng phông chữ tiếng Việt Unicode chuẩn trong soạn thảo văn bản vi tính.
Quy chuẩn thể thức Thông tư 01/2011/TT-BNV, Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chuẩn hóa sơ đồ 14 ô thành phần thể thức, kích thước lề trang, cách đánh số trang và quy tắc viết hoa (Phụ lục VI).
Quy định độ mật & khẩn Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước 2000, Thông tư 12/2002/TT-BCA Quy định mẫu dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật), dấu độ khẩn (30x8mm, 40x8mm, 20x8mm mực đỏ tươi).
Cơ sở pháp lý hợp đồng Bộ luật Lao động 2012, Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005 Cập nhật các quy định về 3 loại hình hợp đồng lao động, thời hạn giao kết và các điều khoản bắt buộc.
Nghiệp vụ văn thư Luật Lưu trữ 2011, Nghị định 91/2006/NĐ-CP Hướng dẫn đóng dấu giáp lai không quá 5 trang, quy định ký thừa lệnh (TL.), ký thay (KT.), ký thừa ủy quyền (TUQ.).

Tài liệu loại bỏ các diễn giải chung chung, đi thẳng vào các chỉ số kỹ thuật cụ thể như khoảng cách điểm (6pt), quy tắc gạch chân bằng nét liền có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 dòng chữ, hoặc cách đặt dấu chấm, dấu phẩy sau các căn cứ pháp lý trong văn bản hành chính.

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Sinh viên ngành Công nghệ thông tin (Tin học văn phòng): Là tài liệu học tập chính khóa trong học kỳ 2 bậc cao đẳng tại Trường Cao đẳng Xây dựng số 1.
  • Học sinh, sinh viên các khối ngành Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp: Dùng làm tài liệu học phần Kỹ thuật soạn thảo văn bản thuộc khối kiến thức cơ sở ngành hoặc kỹ năng nghề nghiệp.
  • Yêu cầu kiến thức nền tảng (Prerequisites): Môn học không yêu cầu môn học tiên quyết; người học chỉ cần có kỹ năng tin học cơ sở để thực hành trên máy vi tính.
  • Giảng viên chuyên ngành: Sử dụng giáo trình để biên soạn đề cương bài giảng, thiết lập đề thi, bài kiểm tra đánh giá lý thuyết và xây dựng các bài thực hành nghiệp vụ văn thư - hành chính.
  • Cán bộ, nhân viên văn phòng và người tự học: Dùng làm tài liệu tra cứu quy chuẩn thể thức, tra cứu mẫu công văn, tờ trình, biên bản, quyết định, hợp đồng phục vụ công tác văn thư, hành chính - nhân sự tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Tài liệu được thiết kế cho sinh viên trình độ cao đẳng ngành Công nghệ thông tin (định hướng Tin học văn phòng), học sinh - sinh viên khối trường nghề và các cán bộ, nhân viên làm công tác hành chính, văn thư lưu trữ tại các cơ quan, doanh nghiệp.

2. Cần kiến thức nền nào để học môn học này?

Môn học MH08 không có môn học tiên quyết. Người học chỉ cần có kiến thức sử dụng máy vi tính cơ bản (sử dụng bàn phím, phần mềm soạn thảo văn bản Word) để thực hành căn chỉnh thể thức theo hướng dẫn.

3. Điểm khác biệt của giáo trình này so với các tài liệu khác là gì?

Giáo trình mô hình hóa trực quan toàn bộ quy chuẩn trình bày thông qua sơ đồ 14 ô thành phần thể thức trên khổ giấy A4/A5, tích hợp các thông số kỹ thuật chi tiết (lề trang, cỡ chữ, phông Unicode TCVN 6909:2001, cách đặt lệnh nét kẻ Draw) song song với hệ thống bài tập thực hành tình huống cụ thể.

4. Làm sao để tự học hiệu quả với giáo trình này?

Người học cần nghiên cứu phần lý luận và sơ đồ thể thức ở Chương 1, sau đó mở phần mềm soạn thảo trên máy vi tính để tự căn chỉnh lề và thực hành soạn thảo trực tiếp 7 bài tập tình huống nêu tại phần ôn tập Chương 2 (đơn từ, công văn, thông báo, biên bản, quyết định, hợp đồng).

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo giáo trình?

Giáo trình cung cấp danh mục tài liệu tham khảo gồm: Giáo trình Kỹ thuật Xây dựng và ban hành văn bản (Học viện Hành chính Quốc gia, 2008); Soạn thảo và xử lý văn bản Quản lý Nhà nước (Nguyễn Văn Thâm, 2006); Pháp luật về hợp đồng trong thương mại và đầu tư (Nguyễn Thị Dung, 2008); Giáo trình soạn thảo văn bản (NXB Xây dựng, 2004) cùng hệ thống các văn bản pháp luật về văn thư lưu trữ.

Kết luận

Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản (MH08) của Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 cung cấp toàn diện hệ thống lý thuyết về văn bản quản lý nhà nước cùng các quy chuẩn kỹ thuật thể thức và quy trình nghiệp vụ hành chính.

Lộ trình học tập khuyến nghị bắt đầu từ việc làm chủ lý luận quản lý và sơ đồ 14 ô thể thức ở Chương 1, tiếp tục thực hành soạn thảo chuyên sâu các thể loại đơn từ, công văn, tờ trình, biên bản, quyết định và hợp đồng ở Chương 2, kết hợp đối chiếu hệ thống văn bản quy phạm pháp luật (Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Thông tư 01/2011/TT-BNV) và tài liệu tham khảo của Học viện Hành chính Quốc gia để hoàn thiện năng lực chuyên môn văn phòng.