Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO TIẾP Mục tiêu Sau khi học xong chương này, học sinh có thể: - Hiểu được khái niệm giao tiếp, chức năng của giao tiếp; - X ác định được một hiện tượng có phải là giao tiếp hay không; - Thấy được lầm quan trọng của việc trở thành một người giao tiếp giòi. Tóm tắt nội dung - Giao tiếp là hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữa con người với con người nhằm thoả mãn những nhu cẩu nhất định. - G iao tiếp có vai trò quan trọng đối vối xã hội, cá nhân và trong công tác văn phòng: + Đối với xã hội: G iao tiếp là điểu kiện tổn tại và phát triển của xã hội; + Đối với cá nhân: Giao tiếp là điểu kiện của sự hình thành, phát triển lâm lí, nhản cách của cá nhân; nhiều nhu cầu của cá nhân chỉ được thoả mãn trong giao tiếp; + Trong công tác thư ký vãn phòng: Giao tiếp giỏi là điểu kiện thành công của một người thư ký, một nhân viên văn phòng. - Giao tiếp có nhiểu chức năng xã hội và tâm lí quan trọng, đó là: chức năng thông tin, chức năng tổ chức, phối hợp hành động, chức năng điếu khiển, chức năng phê bình và tư phê bình, chức năng động viên, khích lệ, chức năng thiết lập, phát triển và củng cố các mối quan hệ, chức năng cân bằng cảm xúc và chức năng hình thành, phát triển tâm lí, nhân cách, - Giao tiếp được phân ra thành nhiểu loại: + Theo tính chất của tiếp xúc, giao tiếp được phân ra thành giao tiếp trực tiếp và giao tiếp giản tiếp; + T heo quy cách, giao tiếp được phân ra thành giao tiếp chính thức và giao tiếp không chính thức; + Theo vị thế, giao tiếp được phân ra thành giao tiếp ở thế m ạnh, giao tiếp ở thệ' cân bằng và giao tiếp ở thế yếu; + Theo số lượng người tham gia, giao tiếp được phân ra thành giao tiếp giữa hai cá nhân, giao tiếp giữa cá nhân và nhóm, giao tiếp giữa các cá nhàn trong nhóm và giao tiếp giữa các nhóm.
KHÁI NIỆM GIAO TIẾP 1. Giao tiếp là gì? Sự tồn lại và phát triển của mỗi con người luôn gắn liền với sư íồn tại và phái triển của những cộng đồng xà hội nhất định. Không ai có thể sống, hoạt động ngoài gia đình, bạn bè, địa phương, tập thể, dân tộc, tức là ngoài xà hội. Người La Tinh nói rằng: “Ai có thể sống một mình thì người đó hoặc là thánh nhân, hoặc là quỷ sứ”.
Trong quá trình sống và hoạt động, giữa chúng ta với người khác luôn tồn tại nhiều mối quan hệ. Đó có thể là quan hệ dòng họ, huyết thống như cha mẹ - con cái, ông bà - cháu chát, anh em, họ hàng; quan hệ hành chính - công việc như: thủ trưởng - nhàn vicn, nhân viên - nhàn viên; quan hộ tâm lí như: bạn bè, thiện cảm, ác cảm V.Trong các mối quan hệ đó thì chỉ một số ít là có sẵn ngay từ khi chúng ta cất tiếng chào đời (chẳng hạn, quan hệ huyết thống, họ hàng), còn đa số các quan hệ còn lại chủ yếu được hình thành, phát triển trong quá trình chúng ta sống và hoạt động trong cộng đồng xã hội, thông qua các hình thức liếp xúc, găp gỡ, liên lac đa dang với người khác mà chúng ta thường goi là giao tiếp. Vạy, giao tiếp là gì? Giao liếp ỉà hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữa con người với con người nhằm thữả mãn những nhu cầu nhất dinh. Ví dụ: Giám đốc gặp gỡ đối tác, trưởng phòng trò chuyện với nhân vicn, bạn bè thư từ cho nhau.
2ẫVai trò của giao tiếp Giao tiếp có vai trò đặc biệt quan trọng trong đời sống xã hội, trong đời sống của mỗi con người và cả trong công tác thư ký vãn phòng. Vai trò của giao tiếp trong đời sống xã hội Đối với xã hội, giao tiếp là điều kiện của sự tổn tại và phất triển xã hội. Xã hội là một tập hợp người có mối quan hệ qua lại với nhau, Chúng ta hãy thử hình dung xem xã hội sẽ như thế nào nếu mọi người tồn tại trong đó không có quan hệ gì với nhau, mỗi người chỉ biết mình mà không biết, không quan tâm, không có liên hệ gì với những người xung quanh? Đó không phải là xã hội mà chỉ là một tập hợp rời rạc những cá nhân đơn lẻ. Mối quan hệ chặt chẽ giữa con người với con người trong xã hội còn là điều kiện để xã hội phát triển.
Ví dụ, nền sản xuất hàng hoá phát triển được là nhờ có mối liên hệ chặt chẽ giữa 13 nhà sản xuất và người tiêu dùng: người sản xuất nám được nhu cầu của ngưòi tiều dùng, sản xuất ra những loại hàng hoá đáp ứng những nhu cầu đó, nghĩa là được người tiêu dùng chấp nhận và điều này thúc đẩy sản xuất phát triển. Vai trò của giao tiếp đôi với cá nhân Trong đời sống của mỗi con người, vai trò của giao tiếp được biểu hiện ở những điểm cơ bản sau đây: - Giao tiếp là điều kiện để ĩám ỉí, nỉiân cách cá nhân phát triển bình thường; Về bản chất, con người là tổng hoà các mối quan hệ xã hội. Nhờ có giao tiếp mà mổi con người có thể tham gia vào các mối quan hệ xã hội, gia nhập vào cộng đồng, phản ấnh các quan hệ xã hội, kình nghiệm xã hội và chuyển chúng ihành tài sản riêng của mình. Những trường hợp trẻ em bị thất Lạc vào trong rừng, sống với động vật đã cho thấy rằng, mạc dù những đứa trẻ này vẫn có hình hài của con người, nhưng tâm lí và hành vi của các em không phải là của con người.
- Trong giao tiếp, nhiều phẩm chất của con người, đặc biệt là các phẩm chất đạo đức, được hình thành và phái triển; Trong quá trình tiếp xúc với những người xung quanh, chúng ta nhận thức dược các chuẩn mực đạo đức, thẩm mỹ, pháp luật tồn tại trong xã hội, tức là những nguyên tắc ứng xử: chúng ta biết được cái gì tốt, cái gì xấu; cái gì đẹp, cái gì không đẹp; cái gì nên làm, cái gi cần làm, cái gì không được làm và từ đó mà thể hiện thái độ và hành động cho phù hợp. Những phẩm chất như khiêm tốn hay tự phụ, lễ phép hay hỗn láo, ý thức nghĩa vụ, tôn trọng hay không tôn trọng người khác. chủ yếu được hình thành, phát triển trong giao tiếp. Người xưa nói: “Con hư tại mẹ, cháu hư tại bà” cũng là vì mẹ và bà hay chiều con, chiều cháu, thường làm thay chúng những việc mà đúng ra là chúng phải làm và có thể làm được, đáp ứng một cách thiếu nguyên tắc những đòi hỏi của chúng, dẫn đến việc chúng không nhận thức được giới hạn cần phải dừng lại trong các yêu cầu, đòi hỏi của mình, từ đó sẽ có những hành vi, đòi hỏi vượt giới hạn cho phép, tức là “hư”, “hỗn láo”ắ - Giao tiếp thoả mãn nhiêu nhu cầu của con người; Những nhu cầu của chúng ta như: nhu cầu thông tin, nhu cầu được thừa nhận, nhu cầu được những người xung quanh quan tâm, chú ý, nhu cầu được hoà nhập vào những nhóm xã hội nhất định.
chỉ được thoả mãn trong giao tiếp. Chúng ta sẽ cảm thấy như thế nào nếu tự giam mình dù chỉ một ngày trong phòng, không gặp gỡ, tiếp xúc với ai, không liên hệ với ai qua điện thoại, 14 không đọc, không xem ti vi? Chắc chắn đó sẽ là một ngày dài lê thê, nặng nề. Đó là vì nhu cầu giao tiếp của chúng ta khồng được thoả mãn. Theo các nhà tâm lí học phát triển, trong cuộc đời của mỗi con người, nhu cẩu giao tiếp xuất hiện rất sớm.
Ngay từ khi được sinh ra, đứa trẻ đã có những nhu cầu như nhu cầu được thương yêu, nhu cầu được an toàn, khoảng 2 - 3 tháng tuổi đứa trẻ đã biết “trò chuyên” với người lớn. Những thiếu hụt trong tiõ'p xúc với ngưòi lớn ở giai đoạn ấu thơ sẽ để lại những dấu ấn tiêu cực trong tâm lí, nhân cách củíi con người trưởng thành sau này. Vai trò của giao tiếp trong công tác thư ký văn phòng Với vai trò là cầu nối giữa lãnh đạo với bộ phận còn lại của tổ chức (cơ quan, xí nghiệp, công ty.), hoạt động của người thư ký, trước hết và chủ yếu, là hoạt động giao tiếp. Các cỡng việc của người thư ký như tiếp khách, tổ chức hội nghị và các cuộc họp, gọi và trả lòi điện thoại, chuẩn bị các loại văn bản, thư tín.
đều là những loại hình giao tiếp khác nhau. Chính vì vây, một người thư ký giỏi trước hết phải là một người giao tiếp giỏi. Cho nên, muốn trở thành một thự ký giỏi, bên cạnh việc nắm vững kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, chúng ta cần nghicn cứu khoa học giao tiếp, nắm vững các kỹ năng giao tiếp và thường xuyên rèn luyện những kỹ năng này để thống lĩnh nghệ thuật giao tiếp. CHỨC NÀNG CỦA GIAO TIẾP Giao tiếp có vai trò to lớn như vậy bởi vì nó thực hiện nhiều chức nàng quan trọng.
Có thổ chia các chức năng này thành hai nhóm: nhóm chức năng xã hội và nhóm chức năng tâm lí. Nhóm chức năng xã hội 1. Chức năng thông tin Chức năng thông tin được biểu hiện ở khía cạnh truyền thông (trao đổi thồng tin) của giao tiếp: qua giao tiếp, con người trao đổi cho nhau những thông tin nhất định. Ví dụ: người thư ký báo cáo lai kết quả của buổi làm việc với một đối tác theo uỷ quyền của giám đốc, giám đốc đưa ra những yêu cầu chỉ thị mới đối với người thư ký.
Chức năng tổ chức, phối hợp hành động Trong một tổ chức, một công việc thường do nhiều bộ phận, nhiều người cùng thực hiện. Để có thể hoàn thành công việc một cách tốt đẹp, những bộ 15 phận, những con người này phải thống nhất với nhau, tức là phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng. Muốn vậy, họ phải tiếp xúc với nhau để trao đổi, bàn bạc, phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng người, phổ biến quy trình, cách thức thực hiện công việc và trong quá trình thực hiện cũng phải có nhừng “tín hiệu” đc mọi người hành động một cách thống nhất. Trước đây, khi chuẩn bị cho chiến dịch Điện Biên Phù, các chiến sĩ kco pháo đã “hò dô” để phối hợp hành động.
Theo các nhà ngôn ngữ học, chính nhu cầu thống nhất, phối hợp hành động trong việc săn bắi thú của người nguycn thuỷ mà ngôn ngữ - phương tiện giao riếp cơ bản ở con người - đã xuất hiện.