Giáo trình Microsoft Project 2010 - Quản lý dự án CĐ Nghề Đà Lạt 2019

Dưới đây là meta tags cho bài viết "Giáo trình Microsoft Project - Quản lý dự án hiệu quả": { "ai_description": "Tìm hiểu cách quản lý dự án hiệu quả bằng

• Tác giả: Phạm Đình Nam
• Trường học: Trường Cao đẳng Nghề Đà Lạt
• Chuyên ngành: Thiết kế trang web
• Đề tài: Khai thác phần mềm quản lý dự án (Microsoft Project)
• Loại tài liệu: Giáo trình
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Đà Lạt

Tóm tắt

I. Tổng quan về giáo trình khai thác phần mềm quản lý dự án Microsoft Project

Giáo trình khai thác phần mềm quản lý dự án Microsoft Project là tài liệu đào tạo được biên soạn theo Thông tư số 03/2017/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Giáo trình thuộc chương trình đào tạo nghề Thiết kế trang web trình độ cao đẳng tại Trường Cao đẳng Nghề Đà Lạt. Nội dung được tổ chức thành 13 chương, cung cấp kiến thức cơ bản về quản lý dự án công nghệ thông tin và kỹ năng sử dụng phần mềm Microsoft Project 2010. Người học cần có nền tảng tin học văn phòng trước khi tiếp cận mô đun này. Giáo trình hướng dẫn từ thao tác cơ bản với giao diện Ribbon, tạo danh sách công việc, thiết lập nguồn lực, đến quản lý tiến độ và in ấn báo cáo. Phương pháp biên soạn kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, giúp người học hình thành kỹ năng quản lý dự án chuyên nghiệp. Tài liệu được lưu hành nội bộ phục vụ mục đích đào tạo và tham khảo.

1.1. Xuất xứ và căn cứ pháp lý của giáo trình

Giáo trình được biên soạn dựa trên Thông tư số 03/2017/TT-BLĐTBXH ngày 01 tháng 03 năm 2017. Thông tư quy định về quy trình xây dựng, thẩm định và ban hành chương trình đào tạo trình độ trung cấp và cao đẳng. Quá trình biên soạn có sự tham gia tích cực của các giáo viên giàu kinh nghiệm cùng chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Ban biên soạn gồm bốn thành viên: Phạm Đình Nam, Ngô Thiên Hoàng, Nguyễn Quỳnh Nguyên và Phan Ngọc Bảo. Giáo trình được ban hành theo Quyết định số 1157/QĐ-CĐNĐL ngày 11 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Nghề Đà Lạt.

1.2. Vị trí của mô đun trong chương trình đào tạo

Mô đun Khai thác phần mềm quản lý dự án Microsoft Project nằm trong chương trình đào tạo nghề Thiết kế trang web trình độ cao đẳng. Mô đun giúp người học nắm vững kiến thức quản lý dự án công nghệ thông tin và kỹ năng sử dụng Microsoft Project. Điều kiện tiên quyết để học mô đun này là kiến thức cơ bản về tin học văn phòng. Giáo trình cung cấp nền tảng để người học có thể lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực và theo dõi tiến độ dự án thực tế. Đây là kỹ năng cần thiết cho vị trí quản lý dự án web chuyên nghiệp.

II. Phân tích cấu trúc nội dung giáo trình Microsoft Project

Giáo trình Microsoft Project được cấu trúc thành 13 chương với nội dung từ cơ bản đến nâng cao. Chương 1 giới thiệu giao diện chính của Microsoft Project 2010, bao gồm thanh Ribbon, tab Task, Resource, Project, View và Team. Chương 2 hướng dẫn tạo danh sách công việc, thiết lập thời lượng, cột mốc và liên kết các công việc. Chương 3 tập trung vào thiết lập nguồn lực con người và vật chất. Chương 4 trình bày cách gán nguồn lực cho từng công việc cụ thể. Chương 5 đến 8 đi sâu vào quản lý chi phí, theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch. Chương 9 đến 11 hướng dẫn in ấn, xuất báo cáo và quản lý nhiều dự án. Chương 12 và 13 đề cập các tính năng nâng cao và tích hợp với các ứng dụng khác. Mỗi chương đều có phần thực hành giúp củng cố kiến thức. Cấu trúc này đảm bảo người học tiếp cận kiến thức theo trình tự logic, từ thao tác đơn giản đến phức tạp.

2.1. Giao diện và các thành phần chính của Microsoft Project 2010

Microsoft Project 2010 sử dụng giao diện Fluent với thanh Ribbon thân thiện. Giao diện gồm năm tab chính: Task, Resource, Project, View và Team. Thanh Quick Access cho phép tùy biến các lệnh thường dùng. Mỗi tab chứa nhiều Group, mỗi Group tập hợp các chức năng liên quan. Thanh View Label nằm bên trái giao diện hiển thị kiểu xem hiện tại. Khu vực View Shortcut giúp chuyển đổi nhanh giữa các chế độ xem phổ biến. Thanh trượt Zoom cho phép phóng to thu nhỏ biểu đồ. Thanh Status hiển thị chế độ Auto hoặc Manually. Menu Shortcut xuất hiện khi click phải vào thành phần dự án.

2.2. Các chương trình về quản lý công việc và nguồn lực

Chương 2 hướng dẫn tạo kế hoạch dự án mới, nhập tên công việc, thiết lập thời lượng và tạo cột mốc quan trọng. Người học được hướng dẫn tổ chức công việc thành các giai đoạn và liên kết chúng với nhau. Chương 3 tập trung thiết lập nguồn lực bao gồm nhân lực, thiết bị và vật tư. Chương 4 hướng dẫn gán nguồn lực cho từng công việc, tính toán chi phí và xử lý hiện tượng quá tải nguồn lực. Các chương này tạo nền tảng vững chắc cho việc lập kế hoạch và phân bổ tài nguyên dự án hiệu quả.

III. Phương pháp học tập và thực hành Microsoft Project hiệu quả

Phương pháp học tập giáo trình Microsoft Project kết hợp giữa lý thuyết và thực hành. Phần lý thuyết cung cấp kiến thức về khái niệm quản lý dự án, các thành phần của phần mềm và nguyên tắc lập kế hoạch. Phần thực hành hướng dẫn thao tác từng bước trên phần mềm, từ tạo dự án mới đến theo dõi tiến độ hoàn thành. Người học nên bắt đầu bằng việc làm quen với giao diện Ribbon và các tab chức năng. Tiếp theo, thực hành tạo danh sách công việc với thời lượng cụ thể và thiết lập mối quan hệ phụ thuộc. Thiết lập lịch làm việc là bước quan trọng, cần chú ý chọn Base Calendar phù hợp như Standard, Night Shift hoặc 24 Hours. Sử dụng Timeline để theo dõi tổng thể dự án. Phương pháp học theo từng chương giúp người học nắm vững từng kỹ năng riêng lẻ trước khi tích hợp. Kiểm tra thời lượng kế hoạch qua hộp thoại Project Information giúp xác nhận tính chính xác của lịch trình.

3.1. Thiết lập lịch làm việc và quản lý thời gian dự án

Thiết lập lịch làm việc là bước quan trọng trong quản lý dự án Microsoft Project. Người dùng có thể chọn từ các Base Calendar có sẵn: Standard (thứ 2 đến thứ 6, 8h-17h), Night Shift (23h-8h từ đêm thứ 2 đến sáng thứ 7) hoặc 24 Hours (không nghỉ). Tab Exceptions cho phép khai báo các ngày nghỉ lễ, sự kiện đặc biệt. Công việc sẽ tự động được đẩy lùi khi rơi vào ngày không làm việc. Sử dụng hộp thoại Change Working Time để tùy chỉnh lịch. Kiểm tra màu sắc trên lịch để xác nhận ngày không làm việc đã được thiết lập chính xác.

3.2. Sử dụng Timeline và Project Information kiểm tra kế hoạch

Timeline là công cụ trực quan hiển thị tổng thể tiến độ dự án ngay trên biểu đồ Gantt. Nếu Timeline không hiển thị, vào tab View, nhóm Split View, đánh dấu chọn Timeline. Hộp thoại Project Information cung cấp thông tin về ngày bắt đầu, kết thúc và tổng thời lượng dự án. Microsoft Project tự động tính toán thời lượng dựa trên thời lượng công việc và mối quan hệ phụ thuộc. Người dùng không cần nhập tổng thời lượng thủ công. Việc kiểm tra thường xuyên giúp phát hiện sai lệch và điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Đây là kỹ năng quan trọng đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.

IV. Kết luận và ứng dụng thực tế của Microsoft Project trong quản lý dự án

Giáo trình khai thác phần mềm quản lý dự án Microsoft Project cung cấp kiến thức toàn diện cho người học nghề Thiết kế trang web. Sau khi hoàn thành 13 chương, người học có khả năng tạo kế hoạch dự án, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ và lập báo cáo. Kỹ năng sử dụng Microsoft Project giúp quản lý hiệu quả các dự án công nghệ thông tin thực tế. Phần mềm hỗ trợ tính toán tự động thời lượng, chi phí và phát hiện xung đột nguồn lực. Giao diện Ribbon trực quan giúp thao tác nhanh chóng, giảm thời gian học tập. Ứng dụng thực tế bao gồm quản lý dự án phát triển website, lập kế hoạch triển khai hệ thống và theo dõi tiến độ nhóm làm việc. Giáo trình còn là tài liệu tham khảo hữu ích cho người mới bắt đầu tìm hiểu về quản lý dự án. Kiến thức từ giáo trình tạo nền tảng để người học tiếp cận các công cụ quản lý dự án nâng cao khác.

4.1. Ứng dụng Microsoft Project trong quản lý dự án website

Microsoft Project đặc biệt hữu ích trong quản lý dự án thiết kế và phát triển website. Công cụ giúp lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn: phân tích yêu cầu, thiết kế giao diện, lập trình, kiểm tra và triển khai. Việc gán nguồn lực cho từng công việc giúp kiểm soát khối lượng công việc của từng thành viên. Biểu đồ Gantt trực quan hóa tiến độ, dễ dàng nhận biết công việc đang trễ hạn. Tính năng liên kết công việc đảm bảo thứ tự thực hiện đúng quy trình. Báo cáo tiến độ giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả và ra quyết định điều chỉnh kịp thời.

4.2. Giá trị của giáo trình trong đào tạo nghề công nghệ thông tin

Giáo trình đóng vai trò quan trọng trong đào tạo nghề Thiết kế trang web trình độ cao đẳng. Nội dung được xây dựng theo chuẩn quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, đảm bảo tính pháp lý và chất lượng. Phương pháp học qua thực hành giúp người học nắm vững kỹ năng thao tác thực tế trên phần mềm. Giáo trình cung cấp nền tảng quản lý dự án, kỹ năng cần thiết cho vị trí quản lý nhóm phát triển web. Tài liệu cũng phục vụ mục đích tham khảo cho người làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin muốn nâng cao năng lực quản lý.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: HƯỚNG DẪN CƠ BẢN VỀ MICROSOFT PROJECT 2010 Trong chương này, bạn sẽ được học:  Cách sử dụng Backstage để mở và lưu một tập tin Project.  Làm việc với các tab trên giao diện Ribbon.  Xem thông tin dự án được trình bày theo nhiều cách khác nhau Nếu bạn cần phải tổ chức một kì nghỉ cho công ty, đó là một dự án. Nếu bạn được giao cho công việc khảo sát một dự án nhà đất nào đó để chuẩn bị xây dựng cao ốc, phối hợp với các nhà thầu xây dựng và bạn làm việc với một nhóm 300 người, đó chắc chắn là một dự án.

Thậm chí là bạn chuẩn bị một bài phát biểu mà bạn chuẩn bị thực hiện cũng được coi là một dự án vì nó có những đặc điểm nhất định. Cho dù là một dự án nhỏ hay là những dự án cũng đều có những đặc điểm sau:  Mục tiêu tổng thể  Người đóng vai trò quản lý dự án  Các công việc cụ thể được thực hiện giữa một điểm bắt đầu cụ thể và một điểm kết thúc.  Thời gian cho công việc sẽ đươc hoàn thành (chẳng hạn như 3 giờ, 3 ngày hoặc 3 tháng)  Mối quan hệ giữa thời gian và công việc  Nguồn lực (con người, thiết bị, phương tiện, vật tư….) để hoàn thành công việc  Ngân sách (các chi phí liên quan với con người, thiết bị, phương tiện và nguồn cung cấp) Trang 13 Giao diện Microsoft Project 2010 Một công việc có thể trải rộng ra hoặc chi tiết nếu bạn muốn. Ví dụ bạn có thể tạo một công việc duy nhất hoặc tạo ra bản tóm tắt công việc và các công việc con bên dưới.

Ví dụ một dự án truyền thông, quảng cáo bằng phương tiện truyền thông thì các công việc con là thiết kế, chỉnh sửa, xem lại và cuối cùng là thực hiện quảng bá. Thời gian trong dự án cũng là vấn đề rất quan trọng. Hầu hết tất cả công việc trong dự án đều có thời gian, đó chính là khoảng thời gian để thực hiện công việc có điểm bắt đầu và kết thúc. Nếu một công việc mà không có thời gian cụ thể thì nó đơn giản là một công việc có bản chất đánh dấu mốc thời gian, chẳng hạn bạn bạn phê duyệt một biên bảng báo cáo ngân sách hoặc xem lại danh sách các thành viên trong dự án.

Microsoft Project không cung cấp cho bạn cách làm việc hiệu quả với thời gian. Bạn phải xác định và thiết lập thời gian hiệu quả dựa trên kinh nghiệm của riêng bạn. Chẳng hạn thiết kế một phần mềm mất 3 tuần hay 3 tháng hoặc xin giấy phép của Sở xây dựng trong 5 ngày hay 10 ngày. Microsoft Project cũng không phải là một nhà tiên tri do đó bạn phải cung cấp các dữ kiện, số liệu để xây dựng lịch trình dự án của bạn.

Sau khi nhập thông tin vào, Microsoft sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ, lịch trình của dự án và một số tính năng mới giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Tính phụ thuộc của công việc Bên cạnh việc lên công việc bạn cần phải xác định tính phụ thuộc giữa các công việc, chẳng hạn công việc thứ hai không thể bắt đầu nếu như công việc thứ nhất chưa hoàn thành. Hoặc nhiệm vụ thứ 6 thực hiện được 50% thì nhiệm vụ thứ 7 sẽ bắt đầu được tiến hành. Dưới đây là một số ví dụ về tính phụ thuộc:  Bạn không thể bắt đầu sử dụng một thiết bị cho đến khi bạn cài đặt nó.

Trang 14  Bạn phải chờ cho bê tông trên nền nhà bạn khô trước khi bạn bắt đầu xây dựng trên đó.  Bạn không thể bắt đầu cho ra một sản phẩm thuốc mới cho đến khi được Bộ Y Tế phê chuẩn. Sắp xếp nguồn lực Khi lần đầu tiên sử dụng Microsot Project, có một số nhầm lẫn về nguồn lực. Nguồn lực không chỉ là con người mà nguồn lực có thể là một phần thiết bị hoặc chi phí, chẳng hạn tiền thuê nhà, một phòng họp mà bạn phải trả phí hàng giờ để sử dụng.

Microsoft Project cho bạn 3 loại nguồn lực sau: nguồn lực làm việc, nguồn lực vật chất và nguồn lực về chi phí. Nguồn lực làm việc được tính bằng giờ hoặc ngày làm việc trên một công việc, nguồn lực này điển hình là con người. Nguồn lực vật chất chẳng hạn như vật tư, sắt thép, được tính với chi phí mỗi lần sử dụng hoặc một đơn vị đo lường. Nguồn chi phí là chi phú cụ thể cho mỗi lần mà bạn sử dụng nó và nó có thể thay đổi theo công việc.

Ví dụ một buổi hội thảo của các chuyên giá có thể tốn khoản 250$ cho một lần và lần kế tiếp có thể là 500$. Với hội thảo này chỉ làm thay đổi nguồn chi phí mà không thay đổi về thời gian tổ chức. Một số nguồn lực như con người sẽ thực hiện công việc của họ theo lịch. Nếu một người làm việc 8 giờ một ngày và bạn thiết lập cho người đó một công việc mất 24h để hoàn thành, do đó sẽ mất 3 ngày làm việc để hoàn thành công việc.

Trong khi đó, một người khác làm việc 12 giờ thì sẽ mất 2 ngày để hoàn thành công việc tương tự. Ngoài ra bạn có thể thiết lập công việc tùy ý chẳng hạn làm việc theo ca hoặc 1 tuần chỉ làm 4 ngày. Bảng Resource trong Microsoft Project 2010 thể hiện nguồn nhân lực Sau khi nhập thông tin, Microsoft Project cung cấp cho bạn một giao diện xem ấn tượng cũng như các tùy chọn báo cáo về dự án của bạn. Bạn có thể xuất ra bản báo cáo và sử dụng nó trên Microsoft Excel 2010.

Trang 15 Lên kế hoạch theo dõi Sau khi bạn đã xây dựng được tất cả công việc, xác định thời gian thực hiện, tính phụ thuộc và mối quan hệ của từng công việc, chi phí và nguồn lực. Bạn cần thiết lập một đường cơ sở. Đường cơ sở được sử dụng để đánh giá và so sánh kế hoạch trên dự án và tiến độ của dự án. Bên cạnh đó, bạn cần ghi chép lại quá trình của từng công việc như thời gian, chi phí thực tế so với trên kế hoạch.

Cuối cùng khi có được những đường cơ sở bạn có thể so sánh nó tại Microsoft Project để xem về thực tế thời gian của công việc và chi phí dự án. Cho dù dự án của bạn có tốn kém hơn so với những gì đã dưa ra bạn cũng có thể xem và điều chỉnh lại. Vai trò người quản lý dự án Người quản lý dự án là người tạo ra tổng thể dự án và cố gắng để dự án được hoàn thành. Người quản lý dự án là người có thể sử dụng các kĩ năng và phương pháp để thiết lập mức thời gian hợp lí, quản lý nguồn lực tốt và thường giữ lịch trình dự án đúng tiến độ.

Với một hệ thống quản lý dự án tốt, bạn có thể trả lời được các câu hỏi như: • Những công việc phải thực hiện là gì? Thứ tự các công việc như thế nào? • Thời hạn cho các công việc phải được thực hiện như thế nào? • Ai sẽ là người hoàn thành các công việc? • Chi phí cho từng công việc và cho toàn bộ dự án là bao nhiêu? • Nếu một số công việc chưa được hoàn thành so với tiến độ sẽ như thế nào? • Đâu là cách tốt nhất để liên lạc đến những người có trách nhiệm trong một dự án? Trang 16 Một người quản lý dự án không phải lúc nào cũng ở cấp cao nhất của dự án mà thay vào đó, người quản lý dự là người đảm bảo rằng các bộ phận của dự án hợp tác làm việc suôn sẻ. Ngoài ra, người quản lý dự án là người phải chịu trách nhiệm đối với sự thành công hoặc thất bại của dự án. Một người quản lý dự án cần quản lý các vấn đề sau:  Lên kế hoạch cho dự án cũng như tiến độ dự án: đây là những gì bạn có thể tạo ra trong Microsoft Project. Nó bao gồm các bước tính toán, thời gian và chi phí để đạt được mục tiêu của dự án.

 Nguồn lực: quản lý nguồn lực của dự án.  Liên hệ với các nhóm, đội ngũ và khach hàng: việc liên lạc, theo dõi, nhắc nhở các nhóm làm việc là một trách nhiệm mà người quản lý dự án cần phải làm để dự án được suôn sẻ. Trong một dự án, bạn có thời gian, nguồn lực (mà chủ yếu là chi phí) và chất lượng cuối cùng cho dự án. Microsoft Project giúp bạn quản lý các nguồn lực và thời gian của dự án.

Chất lượng của các dự án thường bị ảnh hưởng trực tiếp bởi bạn. Ví dụ nếu bạn giảm nguồn lực dể tiết kiệm tiền nó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng. Tóm lại, một sự cân bằng hợp lý của thời gian, tiền bạc và chất lượng là cốt lõi của những vì mà một người quản lý dự án có trong suốt chu trình của dự án. Nếu bạn sử dụng Microsoft Project lần đầu tiên, bạn sẽ thấy các tính năng trong Microsoft Project rất cần thiết cho dự án của bạn.

Microsoft Project 2010 có hai phiên bản khác nhau: • Project Standard: cung cấp các tính năng cơ bản để bạn có thể tạo và chỉnh sửa kế hoạch của dự án. • Project Professional bao gồm tất cả các tính năng có trong phiên bản Project Standard. Ngoài ra, Project Professional tích hợp thêm một số tính năng để có thể kết nối đến Microsoft Project Server, giải pháp Enterprise Project Management (EPM) từ Microsoft. Giới thiệu giao diện chính Microsoft Project 2010 Để bắt đầu với Microsoft Project bạn có thể mở một tập tin Project hoặc khởi động từ menu Start.

Click vào Start. Trên menu Start, click vào All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Project 2010 Trang 17 Bạn có thể nhận thấy giao diện trong Microsoft Project 2010 hoàn toàn khác so với các phiên bản Microsoft Project trước đó. Với giao diện Fluent (thường được gọi là giao diện Ribbon) giúp bạn dễ dàng thao tác trên Microsoft Project 2010. Phần chính giao diện của Microsoft Project 2010 gồm có: Thanh công cụ Quick Access là nơi bạn có thể tùy biến giao diện, có thể thêm các tùy chọn bạn thường xuyên sử dụng lên thanh công cụ này.

Thanh tab và giao diện Ribbon thân thiện. Tab là nơi để bạn thao tác trên Microsoft Project 2010. Trong Microsoft Project 2010 có 5 tab chính là Task, Resource, Project, View, Team, ngoài ra có 2 tab có thể thay đổi là Add-in (sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ bên ngoài) và Format (tùy theo đối tượng bạn chọn) Trang 18 Group: trên mỗi tab có nhiều group, group là các chức năng được sắp vào một nhóm.