CHƯƠNG 1 SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 1.1 Khái niệm: Công tác kế toán ở các đơn vị được xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán thông qua quá trình ghi chép, theo dõi, tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toán. Việc quy định mở những loại sổ kế toán nào để phản ánh các đối tượng của kế toán, kết cấu của từng loại sổ, trình tự; phương pháp ghi sổ và mối liên hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kế toán được gọi là hình thức kế toán. Các hình thức kế toán hiện hành bao gồm - Hình thức Nhật ký- Sổ cái. - Hình thức Nhật ký chung - Hình thức Chứng từ ghi sổ - Hình thức Nhật ký - Chứng từ - Hình thức Trên máy vi tính.
Việc áp dụng hình thức kế toán hay hình thức kế toán khác là tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của các DN và quy định về đối tượng mà đơn vị kế toán lựa chọn cho phù hợp. Khi đã chọn hình thức kế toán để áp dụng trong đơn vị thì nhất thiết phải tuân theo các nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán đó, không được áp dụng chắp vá tuỳ tiện giữa hình thức này với hình thức kia theo kiểu riêng của mình. Những vấn đề chung của sổ kế toán Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán một cách rời rạc, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế biểu hiện toàn bộ quá trình SXKD, ghi chép một cách hệ thống, liên tụcvào sổ kế toán.
Tuỳ theo phương thức khác nhau đối với từng đối tượng của kế toán hay từng loại hoạt động kinh tế cụ thể mà sổ kế toán ghi chép liên tục các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một phương thức nhất định. Các thông tin cần thiết cho quản lý của đơn vị kinh tế có thể được cung cấp nhờ chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán. Sổ kế toán ở khâu trung tâm rất quan trọng, là công cụ đúc kết và tập trung những tài liệu cần thiết, là cầu nối liên hệ giữa chứng từ và BCTC của đơn vị Các loại sổ kế toán: Căn cứ vào nội dung bên trong của sổ Sổ cái tài sản cố định Sổ vật tư, dụng cụ hàng hóa, sản phẩm Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Sổ bán hàng Sổ thanh toán Sổ vốn bẳng tiền Căn cứ vào cấu trúc của sổ Dạng sổ 2 bên Sử dụng rộng rãi để phản ánh các xu hướng biến động của các đối tượng kế toán và tiện cho việc đối chiếu. Tuy nhiên, sẽ không phù hợp nếu một tài khoản nào đó khi phát sinh tập trung ở một bên còn bên kia thì ít số phát sinh, trong trường hợp này sử dụng dạng sổ một bên sẽ hợp lý hơn.
Dạng sổ 1 bên Dạng sổ nhiều cột Sử dụng khi cần chia mỗi bên Nợ, Có của tài khoản thành một số chỉ tiêu với các cột tương ứng. Mỗi cột số sẽ ghi số phát sinh cùng loại chứa đựng nội dung kinh tế như nhau, tiện cho việc tổng hợp và phân tích số liệu. Dạng sổ bàn cờ Xây dựng theo nguyên tắc mỗi con số ghi trên sổ phản ánh đồng thời hai tiêu thức tài khoản ghi Nợ/Có, hoặc khoản mục giá thành và địa điểm phát sinh, được sử dụng phổ biến trong kế toán chi tiết CP SXKD và thuận tiện trong việc kiểm tra số liệu kế toán. Căn cứ hình thức bên ngoài Sổ đóng thành tập: Là loại sổ được đóng thành tập với số trang xác định được đánh số thứ tự trang liên tục.
Sổ tờ rời là loại sổ bao gồm nhiều tờ rời riêng lẻ, kẹp trong các bìa cứng theo trình tự nhất định để tiện việc ghi chép, bảo quản và sử dụng. Căn cứ vào công dụng Sổ nhật ký là loại sổ hệ thống các NVKT theo trình tự thời gian như sổ NKC hay sổ đăng ký chứng từ gi sổ. Sổ phân loại là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ theo các đối tượng của kế toán hay các quá trình kinh doanh. Loại sổ này được sử dụng phổ biến trong kế toán chi tiết và tổng hợp các đối tượng tài sản, nợ phải trả và quá trình kinh doanh như: Sổ cái sổ kho sổ quỹ sổ tài sản cố định… Trong thực tế, người ta còn sử dụng hình thức sổ kết hợp giữa việc ghi chép theo thời gian và phân loại theo nội dung kinh tế như sổ Nhật ký – Sổ cái.
Căn cứ vào tính khái quát của nội dung phản ánh Sổ kế toán tổng hợp phản ánh tổng quát các loại TS, NV và quá trình kinh doanh. Trong sổ này, mỗi NVKT được ghi tổng quát và thường chỉ dùng chỉ tiêu giá trị. Sổ tổng hợp cung cấp các chỉ tiêu tổng quát để lập BCĐPS và các BCTHkhác như sổ NKC, sổ cái… Sổ kế toán chi tiết là loại sổ phản ánh một cách chi tiết, phân tích các loại TS hoặc NV theo yêu cầu quản lý khác nhau. Loại sổ này được ứng dụng rộng rãi trong kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá, TSCĐ, CPSXKD, phải thu của khách hàng, phải trả người bán… NVKT phát sinh phản ánh vào sổ chi tiết vừa được ghi theo chỉ tiêu giá trị vừa ghi theo các chỉ tiêu chi tiết khác như: số lượng, hiện vật, đơn giá, thời hạn thanh toán… 1.2 Các hình thức kế toán 1.1 Nhật ký - sổ cái Là một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất, có sự kết hợp chặt chẽ giữa phần Nhật ký để ghi chép các NVKT tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, với phần sổ cái để phân loại nghiệp vụ tài chính phát sinh theo các tài khoản kế toán.
Nhật ký – Sổ cái gồm nhiều trang, mỗi trang có 2 phần: một phần dùng làm sổ nhật ký gồm các cột: ngày tháng, số hiệu của chứng từ, trích yếu nội dung nghiệp vụ kinh tế và số tiền. Phần dùng làm sổ cái được chia ra nhiều cột, mỗi cột ghi một tài khoản, trong mỗi cột lớn lại chia 2 cột nhỏ để ghi bên Nợ và bên Có của tài khoản đó. Số lượng cột trên sổ nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng các tài khoản phải sử dụng. Các sổ chi tiết và sổ thẻ chi tiết Sổ thẻ kế toán chi tiết tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định và vốn kinh doanh.
+ Sổ kế toán chi tiết các loại vốn bằng tiền (như: sổ quỹ tiền mặt, tiền gìn ngân hàng và sổ vốn bằng tiền khác. Sổ chi tiết tiềnvay (vay ngắn hạn ngân hàng, vay dài hạn ngân hàng) + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm hàng hoá. + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán, thanh toán với người bán, người nhận thầu, người mua, người đặt hàng, sổ chi tiết các khoản phải thu, phải trả và các khoản thanh toán trong nội bộ, thanh toán với nhà nước và các nghiệp vụ thanh toán khác đòi hỏi phải theo dõi chi tiết. Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết chi phí sản xuất và phí tổn lưu thông.
+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết chi phí vốn đầu tư cơ bản và cấp phát đầu tư cơ bản. + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết các khoản khác tuỳ theo yêu cầu quản lý. – Nội dung và kết cấu của các sổ và thẻ kế toán chi tiết phụ thuộc vào tính chất của các đối tượng hạch toán và yêu cầu thu nhận các chỉ tiêu phục phụ công tác quản lý và lập báo cáo. – Danh mục các loại sổ, mẫu biểu và phương pháp ghi chép từng loại sổ được nêu rõ và chi tiết ở các sách hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán.
Trình tự ghi sổ. Hình thức Nhật ký chung Sổ nhật ký là sổ mở để ghi các nghiệp vụ phát sinh theo thứ tự thời gian. Phương pháp ghi trên Sổ nhật ký là các nghiệp vụ sau khi đã được lập chứng từ hợp lý, hợp lệ, được sắp xếp theo thứ tự thời gian xảy ra các nghiệp vụ để đăng ký vào sổ Nhật ký. Sổ cái Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp, dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản.
Số liệu của sổ cái cuối tháng, sau khi đã cộng số phát sinh và rút số dư của từng tài khoản được dùng để lập BCĐPS, BCĐKT và các báo biểu kế toán khác. – Sổ nhật ký đặc biệt: + Sổ nhật ký đặc biệt được dùng trong trường hợp NVKT phát sinh nhiều nếu tập trung ghi tất cả vào sổ NKC thì sẽ có trở ngại về nhiều mặt, cho nên mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép riêng cho một số loại NVKT phát sinh nhiều và lặp đi lặp lại. + Khi dùng sổ nhật ký đặc biệt thì những chứng từ gốc cùng loại phát sinh nhiều đó trước hết được ghi vào sổ nhật ký đặc biệt (sổ nhật ký đặc biệt thường là loại sổ nhiều cột), hàng ngày, định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái Các sổ thẻ kế toán chi tiết: là loại sổ kế toán dùng để ghi chi tiết các sự việc đã ghi trên sổ kế toán tổng hợp phục vụ yêu cầu của công tác quản lý, kiểm tra và phân tích. Khi mở các sổ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc được ghi vào sổ kế toán chi tiết, cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với số liệu của tài khoản đó trong sổ cái hay trong bảng cân đối số phát sinh.
Trình tự ghi sổ Trình tự ghi chép trong hình thức kế toán nhật ký chung như sau: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. Hàng ngày hoặc định kỳ lấy số liệu trên nhật ký chung ghi vào sổ cái. Dùng sổ nhật ký đặc biệt thì đối với các chứng từ gốc có nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại, được tập hợp ghi vào các sổ nhật ký đặc biệt, định kỳ tổng hợp số liệu trên sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái. Cuối tháng cộng số phát sinh và rút số dư của từng tài khoản trên sổ cái và lập bảng cân đối phát sinh.