Mở đầu Chương II: Cơ sở dữ liệu Phan I: THỰC HÀNH PHAN MEM KE TOAN MISA ChuongI: — Téng quan vé \ém ké toan Chương II: ` Mở số kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán. Chương III: Kế toán vốn bằng tiền Chương IV: Kế toán vật tư Chương V: Kế toán tài sản cố định Chương VI: Kế toán tiền lương Chương VII: Kế toán mua hàng và công nợ phải trả. Chương VIII: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu Chương IX: Kế toán thuế Chương X: Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính 'Nội dung biên soạn theo hình thức tích hợp giữa lý thuyết và thực hành. Trong quá trình biên soạn, nhóm tác giả đã tham khảo nhiều tài liệu liên quan của các trường Đại học, 'Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp, dạy nghề và cập nhật những kiến thức mới nhất.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng không tránh khỏi những thiếu sót. Nhóm tác giả rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn học sinh, sinh viên cùng đông đảo bạn đọc dé giáo trình ngày cảng hoàn thiện hơn. PHAN I: MICROSOFT EXCEL CHUONG 1: MO DAU 1. LẬP TRANG TÍNH ĐƠN GIẢN 1.
NHỮNG KHÁI NIỆM CHUNG 1. GIOL THIEU CHUONG TRINH EXCEL, Microsoft Excel là một chương trình phần mềm nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office với chức năng chính là để tạo các bảng tính, biểu đồ và quản trị cơ sở dữ liệu. Microsoft Exeel là một chương trình chỉ có thể chạy được trong môi trường Windows 95, 98, 2000, XP. Biểu tượng của chương trình có dạng như sau: x Fal SCSI = Bié u tirgng trong nhiim Biể u tượng trdn Microsoft Office Shortcut Bar Biểu tượng thường được đặt trong nhóm có tên Microsoft Office hoặc đặt trên thanh.
Microsoft Office Shortcut Bar ở góc trên bên phải của mản hình làm việc của 'Windows hoặc có biểu tượng tạo ra ngay trén Desktop. GIAO DIEN CUA EXCEL. a, Khởi động chương trình Excel. Nhắn đơn vào nút lệnh chương trình trên thanh công cụ Microsoft Office ở góc bên phải màn hình làm việc của Windows.
Kích chuột vào nút Start > Programs -> Microsoft Excel. (Thông thường chương trình Excel ném trong nhém Programs, nễu chương trình nằm trong nhóm khác thì ta phải vào. Màn hình Excel 'Khi chạy màn hình làm việc của chương trình có dạng như sau: ~ Thanh tiêu đề (Title Bar): trên cùng hiển thị tên của chương trình Microsoft Excel và tên của tệp bảng tính đang mở. Khi mới khởi động, Excel ty gán cho tên bảng tính là 'Bookkl, tiếp theo nếu ta mở bảng tính mới thì máy sẽ tự đặt là Book2, Book3,.
khi người sử dụng đặt tên cho bảng tinh (bằng lệnh Save hoặc Saye As) thì tên nay sé thay thé tén BookX, ~ Thanh thực đơn (Menu Bar): chứa các lệnh sử dụng trong chương trình ta có thể lựa chọn chúng bằng chuột hoặc bản phím. ~ Các thanh công ey (Toolars): chứa các biểu tượng của các lệnh thường dùng dưới dạng các nút lệnh và được chọn bằng chuột. ~ Thanh công thức (Formula bar): hiển thị công thức tính toán trong 6 hiện hành. ~ Vùng làm việc: nơi nhập, sửa, trình bày các bản tính.
'Con trỏ chuột (gọi tắt là con chuột) của Excel thường có hình dấu cộng rộng màu trắng. + Toàn bộ vùng làm việc gồm nhiều bảng tính và được gọi là một WorkBook (tức là tập. hợp các WorkSheet tạo thành một WorkBook). Mỗi một WorkBBook được lưu giữ vào đĩa thành một tệp (thường có phần mở rộng là *.
+ Mỗi bảng tính được gọi là một WorkSheet bao gồm các hàng (Row) và cột (Columns). Giao diện của hàng và cột được gọi là ô (Cells) là nơi để nhập dữ liệu, tính toán,. Tên bảng tính đặt tên tir Sheet 1 cho đến Sheet N. 'Bảng tính (WorkSheet) bao gồm 256 cột (Column) đặt tên bằng các chữ cái từ A đến IV và 65536 hàng (Row) đặt tên bằng các chữ số từ 1 đến 65536.
Tên ô được gọi theo tên cột Tại một ô nào đó có một khung đen thì ô đó được gọi là ô hiện thời (khi nhập dữ liệu sẽ được gọi là mốc điền. Với mỗi tệp dữ liệu (WorkBook) trong Excel thường có nhiều bảng tính đặt tên từ Sheet 1 đến Sheet X. + Để làm việc với Sheet nào ta kích chuột vào tên của bảng tính đó. + Để đổi tên một bảng tính ta kích đúp chuột tại tên của bảng tính đó hoặc nhắn nút phải chuột tại đó sau đó kích chuột tại lệnh Rename, khi đó ta chỉ cần đổi tên của bảng tinh đó sau đó nhắn phím Enter hoặc nếu ta không muốn đổi tên thì nhấn vào phim ESC.
+ Để chèn thêm một bảng tính ta kích chuột tại vị trí chứa bảng tính cần thêm sau đó kích chuột tại lệnh Insert. + Để xoá bớt một bảng tính trong danh sách ta kích phải chuột tại vị trí chứa bản tính cần xoá sau đó kích chuột tại lệnh Delete, + Để thay đổi vị trí của bảng tính trong danh sách ta nhắn chuột và kéo rê tên bảng tính. đó tới vị trí cần di chuyển tới. CÁC THAO TÁC NHẬP, SỬA DỮ LIỆU TRONG EXCEL.
Nhập, sửa dữ liệu trong ô: 'Đưa con trỏ tới ô cần nhập rồi nhập dữ liệu vào trong 6, nhập xong ta có thể nhắn Enter hoặc các phím mũi tên l¡ chuyển sang ô khác và kết thúc nhập trong ô đó, hoặc nhấn. nit 2] trén than công cụ để chấp nhận dữ liệu trong ô đó, hoặc nhắn phím ESC hoặc. nhắn nút li đả huỷ dữ liệu vừa nhập trong ô đó. 'Nếu dữ liệu dài quá độ rộng của ô thì nó sẽ tràn sang ô bên cạnh "nằm kẻ" nhưng dữ liệu đó vẫn thuộc về ô ban đầu.
êu ta có thể nhập mới đè lên dữ liệu cũ trong ô đó bằng cách đặt con trỏ tới ô đó rồi nhập dữ liệu cũ. Nếu không may nhập nhằm dữ liệu lên một ô đã nhập đúng ta có thể nhắn phim ESC hoặc nút LÍ] đẻ huỷ nhập dữ liệu, giữ nguyên dữ liệu cũ. Để sửa dữ liệu trong ô nào đó ta bắm đúp chuột vào ô đó rồi sửa hoặc đặt con trỏ tới ô đó rồi bắm phím F2. Lựa chọn vùng dữ liệu: ~ Lựa chọn 1 ô: đặt con trỏ tới ô cần lựa chọn.
~ Lựa chọn một nhóm ô liên tục: + Bằng chuột: kích chuột vào ô đầu tiên cần lựa chọn sau đó kéo chuột tới cuối cùng. cần lựa chọn. + Bằng bàn phím: đặt con trỏ tới ô đầu tiên cần chọn sau đó giữ phím SHIFT rồi sử dụng các phím di chuyển (4 phím mi in † ~> 4) để lựa chọn. Phan 6 duge Iya chon sé c6 mau den (tri ổ đầu tiên) nên thao tác này gọi là thao tác bôi đen.
~ Lựa chọn một nhóm ô không liên tục: kích chuột vào ô đầu tiên sau đó giữ phím 'CTRL rồi kích chuột vào các ô kế tiếp cần chọn. Phần ô được chọn sẽ có màu đen trừ ô cuối cùng. ~ Lựa chọn cã một hàng hay một cột: kích chuột vào tiêu đề hàng hoặc cột cần chọn. Muốn chọn nhiều hàng hay nhiều cột, ta kích chuột vào tiêu đề hàng hoặc cột rồi kéo rê chuột để lựa chọn.
~ Lựa chọn toàn bộ bảng tính: ta kích chuột vào ô giao của tiêu đề hàng và cột. Dé huỷ lựa chọn ta kích chuột ra ngoài vùng đó, hoặc nhắn vào các phim mũi tên. Các lệnh định dạng, sao chép, xoá. chỉ có hiệu lực với vùng dữ liệu đã được bôi đen.
Thao tác sao chép nội dung, di chuyển dữ liệu trong Excel, * Sao chắp nội dung một vùng dữ liệu: ~ Chọn vùng cần sao chép (bôi đen) sau đó nhắn CTRL+C hoặc ra lệnh Edit > Copy. hoặc nhắn nút lệnh Copy ( ®Š) trên thanh công cụ, nội dung đó sẽ được đưa vào trong vũng đệm. ~ Đưa con trỏ soạn thảo tới ô đầu tiên của vùng cần sao chép tới. Sau đó nhắn CTRL+V' hoặc ra lệnh Edit > Paste hoặc nút lệnh Paste (®) trén thanh công cụ, nội dung của vùng dữ liệu đó sẽ được dán vào vị trí chỉ định.
~ Ta có thể sao chép nhanh bằng chuột như sau: chọn vùng dữ liệu cần sao chép sau đó. đưa con trỏ chuột xuống dưới vùng dang chọn sao cho có dạng mũi tên, giữ phim CTRL kéo rê tới vị trí cần sao chép tới. * Di chuyển nội dưng một vàng dữ liệu: ~ Chọn vùng cần đi chuyển (bôi đen) sau đó nhắn CTRL.+X hoặc ra lệnh Edit >> Cut hoặc nhắn nút lệnh Cut 4 trên thanh công cụ, nội dung đó sẽ được cắt đưa vào trong, vùng đệm. ~ Đưa con trỏ soạn thảo tới ô đầu tiên trong vùng cần di chuyển tới.
CTRL+Y hoge ra lệnh Edit > Paste hoje nút lệnh Paste [Ê)) trên thanh công cụ, nội dung của vùng dữ liệu đó sẽ được dán vào vị trí chỉ định. ~ Ta có thể đi chuyển nhanh bằng chuột như sau: chọn vùng dữ liệu cần di chuyển sau đó đưa con trỏ chuột xuống dưới vùng đang chọn sao cho có dạng mũi tên, kéo rê tới vị trí cẩn sao chép tới. * Xoá nhanh một vàng dữ liệu: 'Khi cần xoá nhanh một vùng dữ liệu nào đó ta có thể lựa chọn (bôi đen) cả vùng đó sau. đó nhắn phím Delete hoặc ra lệnh Edit -> Clear > All.
Thao tác điền dữ liệu tự động vào các ô. Để điền dữ liệu theo hàng hoặc cột mà dữ liệu thay đổi theo một quy luật nhất định, Ví dụ: như 1, 2, 3,. Ta nhập dữ liệu cho ít nhất hai ô đầu tiên của vũng đó, lựa chọn hai 6 đã nhập dữ liệu, đưa con chuột mốc điền ở góc dưới bên phải của ô sao cho có dạng +, nhắn chuột kẻo rê đến cuối của vùng dữ liệu cần điền. "Ta có thể nhập giá trị đầu của chuỗi dữ liệu, sau đó dùng lệnh Edit > Fill > Series, màn hình xuất hiện hộp thoại Series.
trong đó: ~ Series in: kiểu điển dữ liệu. + Rows: điền dữ liệu theo dòng. + Columns: dién dữ liệu theo cột. ~ Type: quy luật biển đổi của dữ liệu.
+ Linear: thay đỗi tuyến tính. + Growth: thay đổi theo bi + Date: thay đối theo quy luật ngày tháng (Sunday, Monday,. = Step Value: bước biến đổi. ~ Stop Value: giá trị kết thúc của chuỗi điền.
"Nhắn nút lệnh OK để bắt đầu điền dữ e. Các thao tác xữ lý băng tính. * Thay đôi kích thước hàng, cột. ~ Thay đỗi chiều rộng của các cột: Đưa con trỏ chuột vào đường giới hạn bên phải tên cột cần thay đổi độ rộng sao cho có dang *Ï*.
Nhắn chuột, kéo rê để thay đổi độ rộng. Để thay đổi độ rộng của một ô hoặc một nhóm ô sao cho dữ liệu không vượt quá ra ngoài.