Bài 3: KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG Mã bài: MĐ28.03 Giới thiệu Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài người. Để tíên hành sản xuất phải có 3 yếu tố: Lao động, đất đai, vốn, thiếu một trong 3 yếu tối đó quá trình sản xuất sẽ không thể diễn ra. Nếu xét mức độ quan trọng thì lao động của con người đóng vai trò quan trọng, là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, yếu tố tư liệu sản xuất là quan trọng, nhưng nếu không có sự kết hợp với sức lao động của con người thì tư liệu sản xuất không phát huy được tác dụng, tiền lương vừa là động lực thúc đầy con người trong sản xuất kinh doanh vừa là một chi phí được cấu thành vào giá thành sản phẩm, lao cụ, dịch vụ, tiền lương là một đòn bẩy quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh tăng năng suất lao động, có tác dụng động viên khuyến khích công nhân viên trong mỗi doanh nghiệp tích cực tham gia lao động, tăng thu nhập cho bản thân và gia đình. Khi tiến hành hoạt động sản xuất, vấn đề đặt ra cho nhà quản lý doanh nghiệp phải chi tiền lương bao nhiêu, việc sử dụng lao động như thế nào, để mang lại hiệu quả hơn, hữu ích hơn trong quá trình sản xuất, từ đó đặt ra kế hoạch sản xuất cho kỳ tới.
Đây là lý do tại sao hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp lại có tầm quan trọng đặc biệt. Mục tiêu - Trình bày ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán tiền lương - Phân biệt các hình thức trả lương trong doanh nghiệp - Thực hiện các nghiệp vụ kế toán chi tiết và kế toán tổng họp của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Vận dụng kiến thức kế toán chi tiết và tổng hợp tiền lương vào làm được bài thực hành ứng dụng - Xác định các chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Lập chứng từ kế toán tiền lương - Vào sổ chi tiết và tổng hợp theo bài thực hành ứng dụng - Tuân thủ các chế độ kế toán tài chính do Nhà nước ban hành Nội dung chính 1. Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1. Ý nghĩa việc quản lý lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương 1.
Lao động, ý nghĩa việc quản lý lao động 97 Lao động là sự hoạt động chân tay và trí óc của con người nhằm biến đổi các vật tự nhiên thành những vật phẩm thoả mãn nhu cầu sinh hoạt của con người. Để duy trì đời sống, loài người phải luôn lao động để thu lấy tất cả những thứ trong tự nhiên cần thiết vĩnh viễn cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người. Lao động của con người cùng với đối tượng lao động và tư liệu lao động hợp thành ba yếu tố của quá trình sản xuất. Trong ba yếu tố đó thì lao động của con người là yếu tố quan trọng nhất, vì không có lao động của con người thì tư liệu lao động (như công cụ sản xuất, ruộng đất, nhà cửa dùng vào sản xuất, phương tiện giao thông vận tải,.) và đối tượng lao động (như nguyên liệu.) chỉ là những vật vô dụng.
Trong quá trình lao động con người luôn sáng tạo, cải tiến công cụ, hợp tác cùng nhau trong quá trình lao động để không ngừng nâng cao năng suất lao động (đó là đặc tính vốn có của con người); cũng trong quá trình đó, trình độ kỹ thuật của người lao động, kinh nghiệm sản xuất, chuyên môn hoá lao động ngày càng cao. Chính tác động trên đã làm cho trình độ sản xuất ngày càng cao; một người (nhóm người) lao động chỉ tham gia (trực tiếp hoặc gián tiếp) vào một công đoạn sản xuất ra sản phẩm; có nhiều loại lao động khác nhau, trên nhiều khâu (lĩnh vực) khác nhau. Để quá trình sản xuất đạt hiệu quả cao (tiết kiệm chi phí lao động sống, góp phần hạ giá thành sản phẩm), việc phân công lao động hợp lý, phát huy sở trường của từng (nhóm) người lao động là cần thiết và vô cùng quan trọng. Quản lý lao động gồm nhiều vấn đề, song chủ yếu thể hiện trên một số nội dung sau: Quản lý số lượng lao động: là quản lý về số lượng người lao động trên các mặt: giới tính, độ tuổi, chuyên môn,.
Quản lý chất lượng lao động: là quản lý năng lực mọi mặt của từng (nhóm) người lao động trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm (như: sức khoẻ lao động, trình độ kỹ năng - kỹ xảo, ý thức kỷ luật,.) Chỉ có trên cơ sở nắm chắc số, chất lượng lao động trên thì việc tổ chức, sắp xếp, bố trí các lao động mới hợp lý, làm cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp hoạt động nhịp nhàng có hiệu quả cao. Ngược lại, không quan tâm đúng mức việc quản lý lao động thì dẫn tới sức sản xuất của doanh nghiệp bị trì trệ, kém hiệu quả. Đồng thời, quản lý lao động tốt là cơ sở cho việc đánh giá trả thù lao cho từng lao động đúng; việc trả thù lao đúng sẽ kích thích được toàn bộ lao động trong doanh nghiệp lao động sáng tạo, nâng cao kỹ năng- kỹ xảo, tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động góp phần tăng lợi nhuận. ý nghĩa tiền lương và các khoản trích theo lương 98 Tiền lương (hay tiền công ) là số tiền thù lao mà DN trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho DN, để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Để trả tiền lương cho người lao động đúng (hợp lý), doanh nghiệp phải đảm bảo được các yêu cầu sau: đúng với chế độ tiền lương của nhà nước; gắn với quản lý lao động của doanh nghiệp. Các yêu cầu trên có quan hệ chặt chẽ với nhau và chỉ có trên cơ sở yêu cầu đó thì tiền lương mới kích thích được người lao động trong nâng cao tay nghề, nâng cao ý thức kỷ luật, thi đua lao động sản xuất thúc đẩy được sản xuất phát triển; (và ngược lại). Ngoài tiền lương, người lao động còn được hưởng các khoản phụ cấp, trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trợ cấp thất nghiệp., các khoản này cũng góp phần trợ giúp người lao động và tăng thêm thu nhập cho họ trong các trường hợp khó khăn, tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức lao động. Nhiệm vụ kế toán tiền luơng và các khoản trích theo lương Hạch toán lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động, mà còn liên quan đến các chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, liên quan đến tình hình chấp hành các chính sách về lao động tiền lương của Nhà nước.
Để phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽ, có hiệu quả, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp phải thực hiện các nhiện vụ sau: - Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng và kết quả lao động của người lao động, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động. - Tính toán, phân bổ hợp lý chính xác chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho các đối tượng sử dụng liên quan. - Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quĩ tiền lương; cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan. Hình thức tiền lương, quĩ tiền lương và các khoản trích theo lương 2.
Các hình thức trả lương Tiền lương là khoản tiền mà Doanh nghiệp trả cho người lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận. Nhưng cần phải đảm bảo không được thấp hơn mức lương tối thiểu. Doanh nghiệp có quyền lựa chọn các cách trả lương khác nhau: có thể trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán, cụ thể: 99 2. Cách tính lương Tiền lương là khoản tiền mà Doanh nghiệp trả cho người lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận.
Nhưng cần phải đảm bảo không được thấp hơn mức lương tối thiểu. Doanh nghiệp có quyền lựa chọn các cách trả lương khác nhau: có thể trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán, cụ thể: 2. Tính lương theo thời gian: Lương theo thời gian là việc tính trả lương cho nhân viên theo thời gian làm việc, có thể là theo tháng, theo ngày, theo giờ. Thực tế trong các DN vẫn tồn tại 2 các tính lương như sau: Cách 1: (Lương + Phụ cấp ) Tổng lương số ngày đi làm thực = -------------------------------------------- × thực tế tế trong tháng Số ngày công chuẩn của tháng Theo cách này lương tháng thường là con số cố định, chỉ giảm xuống khi người lao động nghỉ không hưởng lương.
Cách 2: ( Lương + Phụ cấp ) Tổng lương Số ngày đi làm = ----------------------------------- × thực tế thực tế trong tháng 26 (Doanh nghiệp tự quy định 26 hay 24 ngày) Theo cách này lương tháng không là con số cố định vì ngày công chuẩn hàng tháng khác nhau, Vì có tháng 28, 30, 31 ngày => có tháng công chuẩn là 24 ngày, có tháng là 26 và cũng có tháng là 27 ngày. Với cách trả lương này khi nghỉ không hưởng lương người lao động cần cân nhắc nên nghỉ tháng nào để làm sao thu nhập của họ ít ảnh hưởng nhất, điều này có thể ảnh hưởng tới tình hình sản xuất của DN khi nhiều nhân viên cùng chọn nghỉ vào những tháng có ngày công chuẩn lớn nhằm giảm thiểu tiền công bị trừ. Tính tiền lương làm thêm giờ: Tiền lương Tiền lương giờ thực trả của Mức ít nhất 150% hoặc Số giờ làm = × × làm thêm giờ ngày làm việc bình thường 200% hoặc 300% thêm Trong đó: + Mức ít nhất bằng 150% so với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày thường; + Mức ít nhất bằng 200% so với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần; + Mức ít nhất bằng 300% so với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương, chưa kể tiền lương của ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương theo quy định của Bộ luật Lao động, đối với người lao động hưởng lương theo ngày.