Giáo Trình Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Tại Ủy Ban Nhân Dân Cấp Xã

Giáo trình nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ tại ủy ban nhân dân cấp xã nghề văn thư hành chính trình độ trung cấp, trình bày lý thuyết rõ ràng, minh họa ví dụ thực tế, phù hợp

• Người hướng dẫn: Chủ Biên Phạm Mạnh Cường
• Trường học: Trường Cao Đẳng Kinh Tế - Kỹ Thuật Bạc Liêu
• Chuyên ngành: Văn Thư Hành Chính
• Đề tài: Giáo Trình Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Cấp Xã
• Loại tài liệu: Giáo Trình
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Bạc Liêu

Mục lục chi tiết

• LỜI GIỚI THIỆU
• 1. CHƯƠNG 1: SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND CẤP XÃ
• 1.1. HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃ
• 1.1.1. Văn bản quy phạm pháp luật
• 1.1.2. Văn bản hành chính
• 1.1.3. Văn bản chuyên ngành
• 1.2. Các yêu cầu về soạn thảo văn bản
• 1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền
• 1.2.2. Yêu cầu về nội dung
• 1.2.2.1. Tính mục đích
• 1.2.2.2. Tính khoa học
• 1.2.2.3. Tính hợp pháp
• 1.2.2.4. Tính khả thi
• 2. CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ
• 3. CHƯƠNG 3: LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ
• 4. CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ HĐND, UBND CẤP XÃ

Tóm tắt

I. Tổng quan về Giáo Trình Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Cấp Xã

Giáo trình Công tác văn thư lưu trữ cấp xã là tài liệu quan trọng trong việc đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư tại ủy ban nhân dân cấp xã. Tài liệu này không chỉ cung cấp kiến thức lý thuyết mà còn hướng dẫn thực hành cụ thể, giúp người học nắm vững các quy trình và kỹ năng cần thiết trong công tác văn thư. Nội dung giáo trình được biên soạn dựa trên các quy định của nhà nước và thực tiễn công tác tại các cơ quan nhà nước.

1.1. Mục tiêu của giáo trình công tác văn thư lưu trữ

Giáo trình nhằm trang bị cho học sinh các kiến thức và kỹ năng cơ bản về công tác văn thư, lưu trữ tại ủy ban nhân dân cấp xã. Nội dung bao gồm các quy trình soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ và tổ chức lưu trữ tài liệu.

1.2. Đối tượng sử dụng giáo trình

Giáo trình này được thiết kế cho sinh viên ngành văn thư hành chính, cán bộ công chức làm việc tại ủy ban nhân dân cấp xã và những người có nhu cầu tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ.

II. Những thách thức trong công tác văn thư lưu trữ cấp xã

Công tác văn thư lưu trữ tại ủy ban nhân dân cấp xã gặp nhiều thách thức, từ việc thiếu nguồn nhân lực đến việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ. Những vấn đề này ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và chất lượng dịch vụ công. Việc nhận diện và giải quyết các thách thức này là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả công tác văn thư.

2.1. Thiếu hụt nguồn nhân lực chất lượng

Nhiều cán bộ làm công tác văn thư chưa được đào tạo bài bản, dẫn đến việc thực hiện các quy trình văn thư không đạt yêu cầu. Điều này cần được khắc phục thông qua các chương trình đào tạo và bồi dưỡng.

2.2. Khó khăn trong việc áp dụng công nghệ thông tin

Việc chuyển đổi từ lưu trữ giấy sang lưu trữ điện tử còn gặp nhiều khó khăn do thiếu trang thiết bị và phần mềm phù hợp. Điều này làm giảm hiệu quả trong việc quản lý và tra cứu tài liệu.

III. Phương pháp soạn thảo văn bản tại ủy ban nhân dân cấp xã

Phương pháp soạn thảo văn bản là một phần quan trọng trong công tác văn thư. Việc nắm vững các kỹ thuật soạn thảo sẽ giúp cán bộ thực hiện công việc một cách hiệu quả và chính xác. Các bước soạn thảo văn bản cần tuân thủ theo quy định của pháp luật và các hướng dẫn cụ thể.

3.1. Các bước soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản bao gồm việc xác định mục đích, nội dung, hình thức và trình bày văn bản theo đúng quy định. Cán bộ cần chú ý đến các yếu tố như ngôn ngữ, cấu trúc và thể thức văn bản.

3.2. Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm việc sử dụng font chữ, kích thước chữ, khoảng cách và các yếu tố khác để đảm bảo văn bản dễ đọc và chuyên nghiệp. Điều này rất quan trọng trong việc tạo ấn tượng tốt với người nhận.

IV. Quy trình lưu trữ tài liệu tại ủy ban nhân dân cấp xã

Quy trình lưu trữ tài liệu là một phần không thể thiếu trong công tác văn thư. Việc tổ chức lưu trữ khoa học giúp bảo quản tài liệu tốt hơn và dễ dàng tra cứu khi cần thiết. Các bước trong quy trình lưu trữ cần được thực hiện nghiêm túc để đảm bảo tính chính xác và an toàn cho tài liệu.

4.1. Phân loại tài liệu

Tài liệu cần được phân loại theo các tiêu chí như loại hình, thời gian và mức độ quan trọng. Việc phân loại giúp dễ dàng trong việc tìm kiếm và quản lý tài liệu.

4.2. Bảo quản và bảo trì tài liệu

Tài liệu cần được bảo quản trong điều kiện thích hợp để tránh hư hỏng. Việc bảo trì định kỳ cũng rất quan trọng để đảm bảo tài liệu luôn trong tình trạng tốt nhất.

V. Ứng dụng thực tiễn của giáo trình công tác văn thư lưu trữ

Giáo trình công tác văn thư lưu trữ không chỉ là tài liệu học tập mà còn là công cụ hỗ trợ cho cán bộ trong công việc hàng ngày. Việc áp dụng các kiến thức từ giáo trình vào thực tiễn sẽ giúp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại ủy ban nhân dân cấp xã.

5.1. Nâng cao hiệu quả công việc

Việc áp dụng các quy trình và kỹ năng từ giáo trình vào thực tiễn sẽ giúp cán bộ làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

5.2. Cải thiện chất lượng dịch vụ công

Khi công tác văn thư được thực hiện một cách chuyên nghiệp, chất lượng dịch vụ công sẽ được cải thiện, từ đó tạo niềm tin cho người dân vào các cơ quan nhà nước.

VI. Kết luận và tương lai của công tác văn thư lưu trữ cấp xã

Công tác văn thư lưu trữ cấp xã đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin và tài liệu của nhà nước. Tương lai của công tác này sẽ phụ thuộc vào việc áp dụng công nghệ thông tin và nâng cao năng lực cho cán bộ. Việc đầu tư vào giáo trình và đào tạo sẽ giúp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ.

6.1. Định hướng phát triển công tác văn thư

Cần có các chính sách hỗ trợ và đầu tư cho công tác văn thư lưu trữ, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.

6.2. Tích cực áp dụng công nghệ thông tin

Việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư sẽ giúp cải thiện quy trình làm việc, tăng cường khả năng quản lý và bảo mật thông tin.

Nội dung chính

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình mô đun Công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã là tài liệu giảng dạy chuyên môn thuộc chương trình đào tạo nghề Văn thư hành chính ở trình độ Trung cấp, được biên soạn bởi chủ biên Phạm Mạnh Cường và ban hành kèm theo Quyết định của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu vào tháng 8 năm 2020. Trong cấu trúc chương trình đào tạo, mô đun này giữ vị trí khối kiến thức và kỹ năng nghề cốt lõi, trực tiếp trang bị năng lực thực hành cho người học để đáp ứng các yêu cầu công tác văn phòng tại cơ quan hành chính nhà nước cấp cơ sở.

Mục tiêu học tập của giáo trình được xác định trên ba phương diện cụ thể:

• Về kiến thức: Người học hệ thống hóa được các loại văn bản quản lý nhà nước hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã; nắm vững thẩm quyền ban hành, cấu trúc thể thức và quy trình xử lý văn bản quy phạm pháp luật cũng như văn bản hành chính; hiểu rõ các nguyên tắc quản lý văn bản đi, văn bản đến, kỹ thuật lập hồ sơ và quản lý phông lưu trữ tài liệu của Hội đồng nhân dân (HĐND) và UBND cấp xã.
• Về kỹ năng: Soạn thảo chính xác các văn bản quản lý nhà nước thông dụng đúng thể thức; thực hiện thành thạo các bước trong quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến; xử lý nghiệp vụ vào sổ đăng ký hoặc cập nhật dữ liệu trên phần mềm máy tính; thực hiện đúng kỹ thuật đóng dấu cơ quan, dấu giáp lai và dấu mật.
• Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Hình thành khả năng làm việc độc lập hoặc phối hợp trong công tác soạn thảo, kiểm tra văn bản và quản lý hồ sơ tại UBND cấp xã, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về kỷ luật hành chính và bảo vệ bí mật nhà nước.

Giáo trình tiếp cận theo mô hình đào tạo định hướng năng lực thực hành nghề nghiệp (competency-based training), kết hợp giữa việc chuẩn hóa cơ sở pháp lý và hướng dẫn chi tiết từng quy trình thao tác nghiệp vụ cụ thể. Điểm đặc sắc của tài liệu là tính thực tiễn cao, tập trung khu biệt phạm vi áp dụng vào chính quyền cấp xã – nơi trực tiếp ban hành và giải quyết khối lượng lớn văn bản giao dịch hành chính phục vụ người dân và quản lý địa phương.

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

[Khung pháp lý & Thể thức] -> [Soạn thảo 32 loại văn bản] -> [Quản lý luân chuyển Văn bản Đi / Đến] -> [Lập hồ sơ & Lưu trữ phông cấp xã]

Các chương/chủ đề chính

Cấu trúc giáo trình bao gồm 04 chương chuyên môn được sắp xếp theo tiến trình nghiệp vụ văn thư – lưu trữ:

• Chương 1: Soạn thảo văn bản tại Ủy ban nhân dân cấp xã
  Chương này phân tích hệ thống văn bản quản lý nhà nước tại cấp xã thành ba nhóm chính: Văn bản quy phạm pháp luật (Quyết định của UBND xã căn cứ theo Điều 30 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015); Văn bản hành chính (gồm văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường với 32 loại hình theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP); Văn bản chuyên ngành (hóa đơn, chứng từ tài chính). Chương 1 trình bày chi tiết các yêu cầu soạn thảo về thẩm quyền (thẩm quyền hình thức và thẩm quyền nội dung), yêu cầu nội dung, hình thức, bố cục ba phần (mở đầu, nội dung, kết luận) và chuẩn mực ngôn ngữ hành chính. Đồng thời, chương này cung cấp phương pháp soạn thảo, sơ đồ bố cục và hệ thống biểu mẫu quy chuẩn cho 06 loại văn bản phổ biến: Nghị quyết (của HĐND), Quyết định, Kế hoạch, Công văn, Tờ trình và Báo cáo.
• Chương 2: Quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Ủy ban nhân dân cấp xã
  Nội dung chương 2 tập trung vào quy trình nghiệp vụ xử lý luân chuyển văn bản đi và văn bản đến theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Đối với văn bản đi, quy trình bao gồm 05 bước: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng; Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn; Đăng ký văn bản (bằng sổ truyền thống hoặc cơ sở dữ liệu trên máy vi tính); Làm thủ tục phát hành, chuyển phát; Lưu văn bản đi. Chương này quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm của chức danh công chức văn phòng - thống kê và người chủ trì soạn thảo trong từng khâu xử lý.
• Chương 3: Lập hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã
  Trình bày phương pháp phân loại văn bản, nguyên tắc lập danh mục hồ sơ công việc hàng năm của cán bộ, công chức cấp xã, các bước lập hồ sơ hiện hành và chuẩn bị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
• Chương 4: Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ HĐND, UBND cấp xã
  Hướng dẫn các nghiệp vụ lưu trữ tại cấp xã gồm: thu thập tài liệu, chỉnh lý khoa học tài liệu phông lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Logic phát triển nội dung đi từ khâu sản sinh văn bản (soạn thảo đúng quy chuẩn) đến khâu quản lý lưu chuyển văn bản (văn bản đi, đến), kết thúc bằng khâu tích tụ thông tin và bảo quản tài liệu (lập hồ sơ và tổ chức phông lưu trữ), phản ánh vòng đời hoàn chỉnh của tài liệu hành chính tại cơ quan nhà nước.

Bảng đối chiếu các loại văn bản hành chính điển hình tại UBND cấp xã

Tên loại văn bản	Tính chất pháp lý	Bố cục cơ bản	Thẩm quyền ban hành / Ký	Căn cứ thể thức áp dụng
Quyết định (Cá biệt)	Áp dụng quy phạm pháp luật cho đối tượng cá biệt, thực hiện một lần	- Phần mở đầu (Căn cứ pháp lý & thực tế) - Nội dung (2-5 Điều) - Điều khoản thi hành	Chủ tịch UBND cấp xã (hoặc Phó Chủ tịch ký thay - KT.)	Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
Nghị quyết (HĐND)	Quyết định chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội địa phương	- Phần 1: Căn cứ ban hành - Phần 2: Nội dung quyết nghị - Phần 3: Biện pháp thực hiện	Chủ tịch HĐND cấp xã thông qua tại kỳ họp	Luật Ban hành VBQPPL 2015, Nghị định 34/2016/NĐ-CP
Công văn	Văn bản không có tên loại, dùng để trao đổi, đề nghị, đôn đốc, trả lời	- Phần mở đầu (Lý do/căn cứ) - Phần nội dung (Vấn đề cụ thể) - Phần kết thúc (Yêu cầu/đề nghị)	Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã ký	Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
Tờ trình	Trình bày chủ trương, đề án, dự thảo để cấp có thẩm quyền phê duyệt	- Phần mở đầu (Thực trạng, tính cấp thiết) - Phần nội dung (Đề xuất, phân tích lợi ích) - Phần kết thúc (Kiến nghị phê duyệt)	Thủ trưởng đơn vị hoặc Chủ tịch UBND xã	Thông tư số 01/2011/TT-BNV / Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Báo cáo	Phản ánh tình hình, kết quả công tác định kỳ, đột xuất, sơ kết, tổng kết	- Phần 1: Kết quả thực hiện/Tình hình - Phần 2: Phương hướng, nhiệm vụ - Phần kết luận: Đánh giá, kiến nghị	Lãnh đạo cơ quan ban hành	Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình xây dựng hệ thống kiến thức dựa trên các nguyên tắc và cơ sở lý luận quản lý nhà nước:

• Nguyên tắc thẩm quyền hành chính: Cơ quan nhà nước chỉ được ban hành văn bản trong phạm vi thẩm quyền luật định, gồm thẩm quyền về hình thức (được ban hành loại văn bản nào) và thẩm quyền về nội dung (chỉ ban hành văn bản điều chỉnh các quan hệ xã hội được pháp luật phân công, phân cấp).
• Hệ tiêu chuẩn 4 yêu cầu nội dung văn bản:
  1. Tính mục đích: Phản ánh định hướng điều chỉnh quản lý, trả lời các câu hỏi về sự cần thiết, mục tiêu và giới hạn của vấn đề ban hành.
  2. Tính khoa học: Đảm bảo tính đầy đủ, chính xác của thông tin pháp lý và thực tế, kết cấu logic, không chứa đựng quan điểm cá nhân vụ lợi.
  3. Tính hợp pháp: Nội dung không trái Hiến pháp, văn bản luật và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên.
  4. Tính khả thi: Các quy định phải phù hợp thực tế, đảm bảo sự tương thích giữa nghĩa vụ và khả năng thực thi của đối tượng áp dụng.
• Nguyên tắc tổ chức văn bản đi - đến: Tất cả văn bản đi và đến phải được đăng ký tập trung tại bộ phận văn thư cơ quan theo các sổ hoặc cơ sở dữ liệu riêng biệt đối với từng nhóm tài liệu (văn bản thường, văn bản mật).

Kỹ năng phát triển

• Kỹ năng chuyên môn kỹ thuật (Technical skills): Kỹ thuật định dạng thể thức văn bản hành chính theo tiêu chuẩn kỹ thuật (khổ giấy, chừa lề, vị trí các thành phần thể thức: quốc hiệu, tiêu ngữ, địa danh, ngày tháng, tên cơ quan ban hành, số ký hiệu, trích yếu, chữ ký, nơi nhận); Kỹ thuật đóng dấu đúng quy cách (dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, dấu giáp lai đóng ở mép phải tối đa 05 trang văn bản, dấu mật, dấu khẩn); Kỹ thuật ghi số và quản lý sổ đăng ký văn bản đi/đến (sổ văn bản quy phạm pháp luật, sổ văn bản cá biệt/hành chính, sổ văn bản mật).
• Kỹ năng phân tích (Analytical skills): Phân tích tính pháp lý của căn cứ ban hành; nhận diện và phân biệt giữa văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật (văn bản cá biệt) và văn bản hành chính thông thường; kiểm tra, phát hiện các sai sót về thẩm quyền, thể thức, ngữ pháp và lỗi chính tả trong dự thảo văn bản.
• Năng lực thực hành nghề nghiệp (Practical competencies): Độc lập soạn thảo các thể loại văn bản hành chính thông dụng của UBND cấp xã; thực hiện quy trình 6 bước ban hành văn bản quy phạm pháp luật và quy trình 4 bước ban hành văn bản hành chính; vận hành việc nhập liệu, theo dõi và lưu trữ văn bản trên phần mềm quản lý văn bản máy vi tính.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình áp dụng phương pháp tiếp cận giảng dạy kết hợp giữa thuyết giảng lý thuyết thể chế và rèn luyện kỹ năng thực hành nghề nghiệp:

[Nghiên cứu văn bản quy phạm] -> [Phân tích mẫu chuẩn] -> [Thực hành soạn thảo & vào sổ] -> [Đánh giá sản phẩm thể thức]

• Tiếp cận sư phạm: Giảng viên hướng dẫn người học đối chiếu trực tiếp các quy định pháp luật hiện hành (Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Thông tư số 07/2012/TT-BNV) với các biểu mẫu văn bản thực tế. Quá trình học tập tập trung vào việc mô phỏng các hoạt động thực tế của một văn phòng UBND cấp xã.
• Hệ thống bài tập và tình huống thực hành: Giáo trình thiết kế các bài tập thực hành cụ thể tại cuối mỗi chương. Người học được yêu cầu soạn thảo các văn bản hành chính phát sinh trong hoạt động thực tế của xã như: quyết định giải quyết công việc nội bộ, kế hoạch tổ chức công tác năm/tháng, công văn đôn đốc/mời họp, tờ trình xin phê duyệt chủ trương và báo cáo sơ kết/tổng kết hoạt động địa phương.
• Phương pháp đánh giá: Kết quả học tập được đánh giá dựa trên mức độ hoàn thiện sản phẩm thực hành của học sinh, bao gồm:
  • Độ chính xác về thể thức và vị trí các thành phần văn bản.
  • Tính logic và chuẩn mực của ngôn ngữ hành chính trong phần nội dung.
  • Mức độ thuần thục trong các thao tác lập sổ đăng ký, ghi số, ký nháy, đóng dấu và phân loại văn bản lưu trữ.
• Hướng dẫn tự học: Giáo trình định hướng người học tự nghiên cứu các mẫu văn bản đính kèm (Mẫu nghị quyết HĐND quy định trực tiếp/ban hành quy chế, Mẫu quyết định UBND quy định trực tiếp/quy định gián tiếp, Mẫu công văn, Mẫu tờ trình, Mẫu báo cáo), tự tra cứu các thuật ngữ pháp lý và luyện tập kỹ năng xử lý văn bản trên máy tính.

---

Điểm nổi bật và cập nhật

Giáo trình được biên soạn vào năm 2020, tích hợp hệ thống các văn bản pháp luật mới về công tác văn thư và xây dựng văn bản:

1. Cập nhật khung pháp lý về công tác văn thư: Giáo trình viện dẫn và áp dụng các quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP), cung cấp hướng dẫn mới về kỹ thuật trình bày thể thức văn bản hành chính; cập nhật Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP và Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14.
2. Tích hợp ứng dụng công nghệ thông tin: Song song với việc duy trì nghiệp vụ đăng ký văn bản bằng sổ truyền thống theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV, giáo trình đưa vào nội dung hướng dẫn đăng ký văn bản đi/đến bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính, phản ánh xu hướng số hóa công tác hành chính văn phòng tại các cơ quan nhà nước.
3. Tính ứng dụng chuyên sâu cho cấp cơ sở: Tài liệu lược bỏ các nội dung lý thuyết quản trị chung, tập trung trực tiếp vào thẩm quyền, chức năng và biểu mẫu của cơ quan HĐND và UBND cấp xã/phường/thị trấn. Các quy trình được mô tả khớp với bản mô tả công việc của chức danh công chức Văn phòng – Thống kê cấp xã.

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

• Học sinh, sinh viên: Phục vụ trực tiếp cho người học ngành/nghề Văn thư hành chính, Quản trị văn phòng, Hành chính công ở trình độ Trung cấp và Cao đẳng nghề tại Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu và các cơ sở giáo dục nghề nghiệp có chương trình đào tạo tương đương.
• Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần trang bị kiến thức cơ bản về Pháp luật đại cương, Lý luận về nhà nước và pháp luật, Tổ chức bộ máy nhà nước Việt Nam, cùng kỹ năng tin học văn phòng căn bản (soạn thảo văn bản Word, bảng tính Excel).
• Giảng viên: Sử dụng làm tài liệu giảng dạy chính thức cho mô đun "Công tác văn thư lưu trữ tại UBND cấp xã", làm cơ sở xây dựng giáo án lý thuyết, bảng kiểm kỹ năng thực hành và đề thi đánh giá tay nghề.
• Cán bộ, công chức cơ sở: Tài liệu tham khảo nghiệp vụ cho công chức Văn phòng – Thống kê, cán bộ lưu trữ và công chức chuyên môn tại UBND các xã, phường, thị trấn trong việc chuẩn hóa việc soạn thảo, xử lý văn bản và lập hồ sơ công việc tại cơ quan.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình được thiết kế cho học sinh theo học trình độ Trung cấp nghề Văn thư hành chính, đồng thời phù hợp làm tài liệu tra cứu nghiệp vụ cho công chức Văn phòng – Thống kê và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã.

2. Cần kiến thức nền nào để học mô đun này?

Người học cần có kiến thức cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy nhà nước, hệ thống cơ quan hành chính địa phương và kỹ năng sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản trên máy tính để thực hiện đúng các quy định về căn chỉnh lề, định dạng phông chữ và bố cục trang.

3. Điểm khác biệt của tài liệu so với các giáo trình văn thư lưu trữ đại cương?

Tài liệu tập trung chuyên biệt vào cấp chính quyền cơ sở (xã, phường, thị trấn). Thay vì bao quát toàn bộ các cơ quan trung ương, giáo trình chỉ phân tích thẩm quyền ban hành văn bản của HĐND và UBND cấp xã, đồng thời cung cấp hệ thống mẫu văn bản (quyết định, nghị quyết, công văn, tờ trình, báo cáo) theo đúng thẩm quyền cấp xã.

4. Làm sao để tự học và rèn luyện kỹ năng hiệu quả từ giáo trình?

Người học nên kết hợp việc đọc hiểu các nguyên tắc pháp lý (về thẩm quyền, tính hợp pháp, tính khả thi) với việc thực hành soạn thảo trực tiếp theo các bài tập mẫu ở cuối Chương 1, sau đó đối chiếu kết quả với các mẫu thể thức chuẩn đính kèm trong giáo trình.

5. Có những tài liệu quy phạm pháp luật nào được dẫn chiếu trong giáo trình?

Giáo trình dẫn chiếu các văn bản pháp luật chính gồm: Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015; Luật Tổ chức chính quyền địa phương; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP; Thông tư số 07/2012/TT-BNV và Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

---

Kết luận

Giáo trình mô đun Công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã của Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu là tài liệu đào tạo nghề mang tính chuẩn hóa về thể thức, quy trình và kỹ năng thực hành công tác văn thư cơ sở.

Lộ trình học tập được thiết kế khoa học: bắt đầu từ việc nắm vững hệ thống thể thức và kỹ thuật soạn thảo các văn bản quản lý nhà nước thông dụng, tiến tới vận hành quy trình quản lý văn bản đi - văn bản đến, và hoàn thiện bằng nghiệp vụ lập hồ sơ, tổ chức tài liệu lưu trữ phông HĐND, UBND cấp xã. Việc sử dụng giáo trình kết hợp tra cứu các văn bản quy phạm pháp luật như Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Thông tư 07/2012/TT-BNV sẽ đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong hoạt động đào tạo cũng như thực thi công vụ hành chính.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Phần mở đầu của văn bản thƣờng nêu mục đích, lý do ban hành. Trong 13 đó nêu những cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn của việc ban hành văn bản đó. b) Phần nội dung Đây là phần quan trọng của văn bản và đƣợc trình bày tùy theo kết cấu nội dung của từng loại văn bản khác nhau. Tùy theo thể loại và nội dung mà văn bản có thể có các phần căn cứ pháp lý để ban hành.

Văn bản có thể đƣợc bố cục thành chƣơng, mục, điều, khoản, điểm hoặc đƣợc chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định: - Nghị quyết (cá biệt): Điều, khoản, điểm hoặc khoản, điểm; - Quyết định (cá biệt): Điều, khoản, điểm; - Quy chế kèm theo Quyết định có bố cục: chƣơng, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): khoản, điểm; - Các văn bản hành chính khác: phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm. Đối với các văn bản có bố cục theo phần, chƣơng, mục, điều thì các phần, chƣơng, mục điều phải có tiêu đề. c) Phần kết luận Trong văn bản dƣới dạng điều khoản phần kết luận thƣờng nêu điều khoản thi hành và hiệu lực của văn bản. Các văn bản hành chính khác phần kết luận thƣờng trình bày mong muốn hoặc yêu cầu thực hiện.

Yêu cầu về ngôn ngữ Ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nƣớc là ngôn ngữ viết nên hiệu quả truyền đạt thông tin chủ yếu phụ thuộc vào việc lựa chọn các từ ngữ, thuật ngữ và cách hành văn của ngƣời soạn thảo. Thực tế cho thấy, nếu lựa chọn từ ngữ và văn phong không thích hợp cho từng loại văn bản sẽ làm hạn chế việc truyền đạt và tiếp nhận thông tin qua văn bản, dẫn đến không đạt đƣợc mục đích của việc ban hành văn bản. Tuỳ theo thể loại, phạm vi và đối tƣợng tác động của văn bản mà ngƣời soạn thảo sử dụng ngôn ngữ và cách hành văn sao cho phù hợp để đạt đƣợc mục đích của chủ thể ban hành. Ngôn ngữ sử dụng phải chính xác, phổ thông, diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu.

Nội dung văn bản phải đƣợc diễn đạt một cách rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí, sao cho mọi đối tƣợng có liên quan đến việc chấp hành và thi hành văn bản đều có thể hiểu nội dung văn bản đúng đắn và thống nhất. Yêu cầu này đặt ra là do văn bản quản lý nhà nƣớc, nhất là các văn bản ban hành về chủ trƣơng, chính sách, luật pháp có đối tƣợng thi hành rộng với trình độ nhận thức không đồng đều. Một văn bản ban hành có rõ ràng và dễ hiểu hay không thƣờng tùy thuộc vào phƣơng pháp diễn đạt và từ ngữ mà ngƣời soạn thảo sử dụng. Ngắn gọn là một yêu cầu đƣợc đặt ra đối với việc soạn thảo văn bản quản lý nhà nƣớc nói chung.

Văn bản viết ngắn gọn sẽ giúp cho ngƣời giải quyết rút 14 ngắn đƣợc thời gian đọc, tạo thuận lợi cho việc nắm hiểu nội dung văn bản và giải quyết văn bản đó. Ngoài ra, còn góp phần tiết kiệm văn phòng phẩm và công sức của cán bộ làm công tác in ấn. Điều này sẽ thực sự có ý nghĩa đối với những cơ quan lớn mà mỗi văn bản ban hành phải sao in thành nhiều bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị hữu quan. Viết ngắn gọn là phong cách mang tính đặc thù của văn bản hành chính công vụ.

Tuy nhiên, yêu cầu này chỉ mang tính tƣơng đối và phải thực hiện trên cơ sở nội dung văn bản đƣợc trình bày một cách đầy đủ, chính xác, rõ ràng và dễ hiểu. Cần tránh khuynh hƣớng vì nhằm đảm bảo cho văn bản đƣợc ngắn gọn mà lƣợc bỏ bớt những ý tƣởng và thông tin cần thiết, khiến cho nội dung văn bản thiếu hoàn chỉnh, bị méo mó, khó hiểu và không đạt đƣợc mục đích đề ra cho việc ban hành văn bản đó. Về cơ bản, việc sử dụng ngôn ngữ và kết cấu các loại văn bản nên tuân theo những yêu cầu sau đây: - Yêu cầu về viết câu: Câu văn viết dài hay ngắn phụ thuộc vào cách hành văn của ngƣời soạn thảo (đôi khi phụ thuộc vào ngƣời duyệt văn bản) và loại văn bản. Dù câu văn dài hay ngắn đều phải có đủ thành phần cơ bản của câu (chủ ngữ, vị ngữ và các thành phần khác), không đƣợc có từ thừa.

Đối với các loại văn bản quản lý nhà nƣớc nên sử dụng câu tƣờng thuật đơn để diễn đạt. Trong trƣờng hợp cần thiết phải sử dụng câu tƣờng thuật phức (nhiều mệnh đề, nhiều bộ phận) cần chú ý tách câu một cách hợp lý. Trong văn bản quản lý nhà nƣớc, không sử dụng câu nghi vấn và câu biểu cảm. Tuy nhiên, trong một số loại giấy tờ ngƣời ta có thể sử dụng loại câu này để biểu lộ tình cảm nhƣ đơn, thƣ, điếu văn… - Yêu cầu về nghĩa của câu: Trong văn bản, câu văn viết phải có nghĩa.

Nghĩa của câu phải phù hợp với tƣ duy của ngƣời Việt Nam. Để khắc phục hiện tƣợng các câu sai về ngữ nghĩa, khi đặt câu cần chú ý cho câu đạt đƣợc những yêu cầu sau đây: + Câu phải phản ánh đúng quan hệ trong thế giới khách quan; + Quan hệ giữa các thành phần trong câu, các vế câu phải hợp logic; + Quan hệ giữa các thành phần đẳng lập phải là quan hệ đồng loại cùng phạm trù ngữ nghĩa. Nghĩa của câu phải phù hợp với chủ đề chung và chủ đề bộ phận của văn bản. Đó là cơ sở để tạo tính trọn vẹn về nội dung.

Để hoàn thiện về mặt hình thức của văn bản, đòi hỏi ngƣời soạn thảo phải biết sử dụng các từ để liên kết các câu, các đoạn văn với nhau trong một văn bản để tạo thành một thể thống nhất về hình thức. Dấu câu là một bộ phận của câu. Trong tiếng Việt có nhiều loại dấu câu nhƣ: dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu chấm phẩy (;), dấu hỏi chấm (?), dấu chấm cảm (!), dấu hai chấm (:), dấu ngoặc đơn (( )), dấu ngoặc kép (“”), dấu ba chấm 15 (…)…Mỗi loại dấu câu có chức năng riêng. Trong văn bản cần sử dụng dấu câu một cách chính xác và hợp lý.

Bên cạnh việc sử dụng dấu câu để ngắt các thành phần trong một câu, còn cần sử dụng dấu câu để ngắt đoạn. Việc sử dụng dấu ngắt đoạn đúng không những giúp cho văn bản hoàn thiện về mặt hình thức mà còn tăng hiệu quả về nội dung, ngƣợc lại sẽ làm giảm hiệu quả truyền đạt thông tin của văn bản. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN CỦA UBND CẤP XÃ 1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành.

Quy trình xây dựng VBQPPL đƣợc quy định chi tiết trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 đều phải trải qua 06 bƣớc cơ bản, bao gồm: 1) Lập đề nghị xây dựng văn bản; 2) Soạn thảo văn bản; 3) Lấy ý kiến dự án, dự thảo văn bản; 4) Thẩm định, thẩm tra dự án, dự thảo văn bản; 5) Thảo luận, xem xét thông qua hoặc ký ban hành dự án, dự thảo văn bản; 6) Công khai văn bản. Tùy thuộc vào loại VBQPPL mà quy trình này có những bƣớc khác nhau. Quy trình soạn thảo, ban hành quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã: Bƣớc 1. Soạn thảo dự thảo quyết định (Khoản 1, Điều 144, Luật năm 2015) Dự thảo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức, chỉ đạo việc soạn thảo.

Lấy ý kiến vào dự thảo quyết định (Khoản 2, Điều 144, Luật VBQPPL năm 2015) Căn cứ vào tính chất và nội dung của dự thảo quyết định, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức việc lấy ý kiến và tiếp thu ý kiến của cơ quan, tổ chức có liên quan, của Nhân dân tại các thôn, ấp, tổ dân phố và chỉnh lý dự thảo quyết định. Xem xét, thông qua dự thảo quyết định (Khoản 1, Khoản 2, khoản 3 khoản 4 Điều 145, Luật VBQPPL năm 2015) - Tổ chức, cá nhân đƣợc phân công soạn thảo gửi tờ trình, dự thảo quyết định, bản tổng hợp ý kiến và các tài liệu có liên quan đến các thành viên Ủy ban 16 nhân dân cấp xã chậm nhất là 03 ngày làm việc trƣớc ngày Ủy ban nhân dân họp. - Hồ sơ dự thảo quyết định của Ủy ban nhân dân phƣờng, xã, thị trấn gồm: a) Tờ trình (theo mẫu số 03, Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định số 34/2016/NĐ-CP), b) Dự thảo quyết định, c) Bản tổng hợp ý kiến, d) Các tài liệu có liên quan. - Việc xem xét, thông qua dự thảo quyết định tại phiên họp Ủy ban nhân dân cấp xã đƣợc tiến hành theo trình tự sau đây: a) Đại diện tổ chức, cá nhân đƣợc phân công soạn thảo trình bày dự thảo quyết định; b) Ủy ban nhân dân thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo quyết định.

- Dự thảo quyết định đƣợc thông qua khi có quá nửa tổng số thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã biểu quyết tán thành. - Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký ban hành quyết định. Niêm yết quyết định của HĐND cấp xã - Khoản 3 Điều 150 Luật 2015 quy định văn bản QPPL của HĐND cấp xã phải đƣợc niêm yết công khai và phải đƣợc đƣa tin trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng ở địa phƣơng. Thời gian và địa điểm niêm yết công khai do Chủ tịch UBND cùng cấp quyết định.

- Văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân cấp xã phải đƣợc niêm yết chậm nhất là 03 ngày làm việc, kể từ ngày Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký ban hành, theo quy định tại Mục 2 Chƣơng VI Nghị định số 34/2016/NĐ-CP. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính Đối với các văn bản hành chính có quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đơn giản hơn và có những bƣớc chung nhƣ sau: Bƣớc 1: Chuẩn bị soạn thảo Đây là bƣớc quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản đƣợc thuận lợi và chất lƣợng gồm các nội dung sau đây: - Phân công soạn thảo Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.