Phần mở đầu của văn bản thƣờng nêu mục đích, lý do ban hành. Trong 13 đó nêu những cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn của việc ban hành văn bản đó. b) Phần nội dung Đây là phần quan trọng của văn bản và đƣợc trình bày tùy theo kết cấu nội dung của từng loại văn bản khác nhau. Tùy theo thể loại và nội dung mà văn bản có thể có các phần căn cứ pháp lý để ban hành.
Văn bản có thể đƣợc bố cục thành chƣơng, mục, điều, khoản, điểm hoặc đƣợc chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định: - Nghị quyết (cá biệt): Điều, khoản, điểm hoặc khoản, điểm; - Quyết định (cá biệt): Điều, khoản, điểm; - Quy chế kèm theo Quyết định có bố cục: chƣơng, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): khoản, điểm; - Các văn bản hành chính khác: phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm. Đối với các văn bản có bố cục theo phần, chƣơng, mục, điều thì các phần, chƣơng, mục điều phải có tiêu đề. c) Phần kết luận Trong văn bản dƣới dạng điều khoản phần kết luận thƣờng nêu điều khoản thi hành và hiệu lực của văn bản. Các văn bản hành chính khác phần kết luận thƣờng trình bày mong muốn hoặc yêu cầu thực hiện.
Yêu cầu về ngôn ngữ Ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nƣớc là ngôn ngữ viết nên hiệu quả truyền đạt thông tin chủ yếu phụ thuộc vào việc lựa chọn các từ ngữ, thuật ngữ và cách hành văn của ngƣời soạn thảo. Thực tế cho thấy, nếu lựa chọn từ ngữ và văn phong không thích hợp cho từng loại văn bản sẽ làm hạn chế việc truyền đạt và tiếp nhận thông tin qua văn bản, dẫn đến không đạt đƣợc mục đích của việc ban hành văn bản. Tuỳ theo thể loại, phạm vi và đối tƣợng tác động của văn bản mà ngƣời soạn thảo sử dụng ngôn ngữ và cách hành văn sao cho phù hợp để đạt đƣợc mục đích của chủ thể ban hành. Ngôn ngữ sử dụng phải chính xác, phổ thông, diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu.
Nội dung văn bản phải đƣợc diễn đạt một cách rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí, sao cho mọi đối tƣợng có liên quan đến việc chấp hành và thi hành văn bản đều có thể hiểu nội dung văn bản đúng đắn và thống nhất. Yêu cầu này đặt ra là do văn bản quản lý nhà nƣớc, nhất là các văn bản ban hành về chủ trƣơng, chính sách, luật pháp có đối tƣợng thi hành rộng với trình độ nhận thức không đồng đều. Một văn bản ban hành có rõ ràng và dễ hiểu hay không thƣờng tùy thuộc vào phƣơng pháp diễn đạt và từ ngữ mà ngƣời soạn thảo sử dụng. Ngắn gọn là một yêu cầu đƣợc đặt ra đối với việc soạn thảo văn bản quản lý nhà nƣớc nói chung.
Văn bản viết ngắn gọn sẽ giúp cho ngƣời giải quyết rút 14 ngắn đƣợc thời gian đọc, tạo thuận lợi cho việc nắm hiểu nội dung văn bản và giải quyết văn bản đó. Ngoài ra, còn góp phần tiết kiệm văn phòng phẩm và công sức của cán bộ làm công tác in ấn. Điều này sẽ thực sự có ý nghĩa đối với những cơ quan lớn mà mỗi văn bản ban hành phải sao in thành nhiều bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị hữu quan. Viết ngắn gọn là phong cách mang tính đặc thù của văn bản hành chính công vụ.
Tuy nhiên, yêu cầu này chỉ mang tính tƣơng đối và phải thực hiện trên cơ sở nội dung văn bản đƣợc trình bày một cách đầy đủ, chính xác, rõ ràng và dễ hiểu. Cần tránh khuynh hƣớng vì nhằm đảm bảo cho văn bản đƣợc ngắn gọn mà lƣợc bỏ bớt những ý tƣởng và thông tin cần thiết, khiến cho nội dung văn bản thiếu hoàn chỉnh, bị méo mó, khó hiểu và không đạt đƣợc mục đích đề ra cho việc ban hành văn bản đó. Về cơ bản, việc sử dụng ngôn ngữ và kết cấu các loại văn bản nên tuân theo những yêu cầu sau đây: - Yêu cầu về viết câu: Câu văn viết dài hay ngắn phụ thuộc vào cách hành văn của ngƣời soạn thảo (đôi khi phụ thuộc vào ngƣời duyệt văn bản) và loại văn bản. Dù câu văn dài hay ngắn đều phải có đủ thành phần cơ bản của câu (chủ ngữ, vị ngữ và các thành phần khác), không đƣợc có từ thừa.
Đối với các loại văn bản quản lý nhà nƣớc nên sử dụng câu tƣờng thuật đơn để diễn đạt. Trong trƣờng hợp cần thiết phải sử dụng câu tƣờng thuật phức (nhiều mệnh đề, nhiều bộ phận) cần chú ý tách câu một cách hợp lý. Trong văn bản quản lý nhà nƣớc, không sử dụng câu nghi vấn và câu biểu cảm. Tuy nhiên, trong một số loại giấy tờ ngƣời ta có thể sử dụng loại câu này để biểu lộ tình cảm nhƣ đơn, thƣ, điếu văn… - Yêu cầu về nghĩa của câu: Trong văn bản, câu văn viết phải có nghĩa.
Nghĩa của câu phải phù hợp với tƣ duy của ngƣời Việt Nam. Để khắc phục hiện tƣợng các câu sai về ngữ nghĩa, khi đặt câu cần chú ý cho câu đạt đƣợc những yêu cầu sau đây: + Câu phải phản ánh đúng quan hệ trong thế giới khách quan; + Quan hệ giữa các thành phần trong câu, các vế câu phải hợp logic; + Quan hệ giữa các thành phần đẳng lập phải là quan hệ đồng loại cùng phạm trù ngữ nghĩa. Nghĩa của câu phải phù hợp với chủ đề chung và chủ đề bộ phận của văn bản. Đó là cơ sở để tạo tính trọn vẹn về nội dung.
Để hoàn thiện về mặt hình thức của văn bản, đòi hỏi ngƣời soạn thảo phải biết sử dụng các từ để liên kết các câu, các đoạn văn với nhau trong một văn bản để tạo thành một thể thống nhất về hình thức. Dấu câu là một bộ phận của câu. Trong tiếng Việt có nhiều loại dấu câu nhƣ: dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu chấm phẩy (;), dấu hỏi chấm (?), dấu chấm cảm (!), dấu hai chấm (:), dấu ngoặc đơn (( )), dấu ngoặc kép (“”), dấu ba chấm 15 (…)…Mỗi loại dấu câu có chức năng riêng. Trong văn bản cần sử dụng dấu câu một cách chính xác và hợp lý.
Bên cạnh việc sử dụng dấu câu để ngắt các thành phần trong một câu, còn cần sử dụng dấu câu để ngắt đoạn. Việc sử dụng dấu ngắt đoạn đúng không những giúp cho văn bản hoàn thiện về mặt hình thức mà còn tăng hiệu quả về nội dung, ngƣợc lại sẽ làm giảm hiệu quả truyền đạt thông tin của văn bản. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN CỦA UBND CẤP XÃ 1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành.
Quy trình xây dựng VBQPPL đƣợc quy định chi tiết trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 đều phải trải qua 06 bƣớc cơ bản, bao gồm: 1) Lập đề nghị xây dựng văn bản; 2) Soạn thảo văn bản; 3) Lấy ý kiến dự án, dự thảo văn bản; 4) Thẩm định, thẩm tra dự án, dự thảo văn bản; 5) Thảo luận, xem xét thông qua hoặc ký ban hành dự án, dự thảo văn bản; 6) Công khai văn bản. Tùy thuộc vào loại VBQPPL mà quy trình này có những bƣớc khác nhau. Quy trình soạn thảo, ban hành quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã: Bƣớc 1. Soạn thảo dự thảo quyết định (Khoản 1, Điều 144, Luật năm 2015) Dự thảo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức, chỉ đạo việc soạn thảo.
Lấy ý kiến vào dự thảo quyết định (Khoản 2, Điều 144, Luật VBQPPL năm 2015) Căn cứ vào tính chất và nội dung của dự thảo quyết định, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức việc lấy ý kiến và tiếp thu ý kiến của cơ quan, tổ chức có liên quan, của Nhân dân tại các thôn, ấp, tổ dân phố và chỉnh lý dự thảo quyết định. Xem xét, thông qua dự thảo quyết định (Khoản 1, Khoản 2, khoản 3 khoản 4 Điều 145, Luật VBQPPL năm 2015) - Tổ chức, cá nhân đƣợc phân công soạn thảo gửi tờ trình, dự thảo quyết định, bản tổng hợp ý kiến và các tài liệu có liên quan đến các thành viên Ủy ban 16 nhân dân cấp xã chậm nhất là 03 ngày làm việc trƣớc ngày Ủy ban nhân dân họp. - Hồ sơ dự thảo quyết định của Ủy ban nhân dân phƣờng, xã, thị trấn gồm: a) Tờ trình (theo mẫu số 03, Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định số 34/2016/NĐ-CP), b) Dự thảo quyết định, c) Bản tổng hợp ý kiến, d) Các tài liệu có liên quan. - Việc xem xét, thông qua dự thảo quyết định tại phiên họp Ủy ban nhân dân cấp xã đƣợc tiến hành theo trình tự sau đây: a) Đại diện tổ chức, cá nhân đƣợc phân công soạn thảo trình bày dự thảo quyết định; b) Ủy ban nhân dân thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo quyết định.
- Dự thảo quyết định đƣợc thông qua khi có quá nửa tổng số thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã biểu quyết tán thành. - Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký ban hành quyết định. Niêm yết quyết định của HĐND cấp xã - Khoản 3 Điều 150 Luật 2015 quy định văn bản QPPL của HĐND cấp xã phải đƣợc niêm yết công khai và phải đƣợc đƣa tin trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng ở địa phƣơng. Thời gian và địa điểm niêm yết công khai do Chủ tịch UBND cùng cấp quyết định.
- Văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân cấp xã phải đƣợc niêm yết chậm nhất là 03 ngày làm việc, kể từ ngày Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký ban hành, theo quy định tại Mục 2 Chƣơng VI Nghị định số 34/2016/NĐ-CP. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính Đối với các văn bản hành chính có quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đơn giản hơn và có những bƣớc chung nhƣ sau: Bƣớc 1: Chuẩn bị soạn thảo Đây là bƣớc quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản đƣợc thuận lợi và chất lƣợng gồm các nội dung sau đây: - Phân công soạn thảo Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.