Giáo Trình Soạn Thảo Văn Bản Nghề Kế Toán Doanh Nghiệp Trình Độ Cao Đẳng

Giáo trình nghiên cứu soạn thảo văn bản nghề kế toán doanh nghiệp trình độ cao đẳng, trình bày lý thuyết rõ ràng, minh họa ví dụ thực tế, phù hợp sinh viên kinh tế.

• Tác giả: Ths. Nguyễn Hoàng Nhân
• Trường học: Cao Đẳng
• Chuyên ngành: Kế Toán Doanh Nghiệp
• Đề tài: Giáo Trình Soạn Thảo Văn Bản Kế Toán Doanh Nghiệp Cao Đẳng
• Loại tài liệu: Giáo Trình
• Địa điểm: Cần Thơ

Mục lục chi tiết

• LỜI GIỚI THIỆU
• LỜI GIỚI THIỆU
• MỤC LỤC
• 1. CHƯƠNG 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN
• 1.1. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ VĂN BẢN
• 1.2. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN
• 1.2.1. Chức năng thông tin
• 1.2.2. Chức năng pháp lý
• 1.2.3. Chức năng quản lý
• 1.2.4. Chức năng văn hoá xã hội
• 1.2.5. Chức năng sử liệu
• 1.3. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
• 1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật
• 1.3.2. Văn bản hành chính
• 1.3.3. Văn bản chuyên môn kỹ thuật
• 1.3.4. Văn bản của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội
• 1.4. VĂN BẢN PHÁP QUY (thể thức văn bản)
• 1.5. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN
• 1.5.1. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
• 1.5.2. Số, ký hiệu của văn bản
• 1.5.3. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
• 1.5.4. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
• 1.5.5. Nội dung văn bản
• 1.5.6. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
• 1.5.7. Dấu của cơ quan, tổ chức
• 1.5.8. Dấu chỉ mức độ khẩn, mật
• 1.5.9. Các thành phần thể thức khác
• 1.5.10. Thể thức bản sao
• 1.6. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
• 1.6.1. Cách sử dụng luận chứng
• 1.6.2. Một số điểm lưu ý
• 1.7. VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (KỸ THUẬT XÂY DỰNG)
• 1.7.1. Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản
• 1.7.1.1. Tính mục đích
• 1.7.1.2. Tính khoa học
• 1.7.1.3. Yêu cầu phải có tính đại chúng
• 1.7.1.4. Yêu cầu tính bắt buộc thực hiện
• 1.7.1.5. Tính khả thi
• 1.7.2. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản
• 1.7.3. Phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính
• 1.7.3.1. Các hình thức văn bản hành chính khác
• 1.7.3.2. Tờ trình
• 1.7.3.3. Mẫu tờ trình trong nội bộ cơ quan, tổ chức
• 1.7.3.4. Mẫu hợp đồng
• 1.7.3.5. Mẫu Thư công
• 1.8. VĂN BẢN HỢP ĐỒNG - QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP
• 1.8.1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
• 1.8.1.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
• 1.8.1.2. Trình và chuyển giao văn bản đến
• 1.8.1.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
• 1.8.2. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản
• 1.8.3. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
• 1.8.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
• 1.8.5. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
• 1.8.6. Các phương pháp lưu trữ hồ sơ
• CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN

Tóm tắt

I. Tổng quan về Giáo Trình Soạn Thảo Văn Bản Kế Toán Doanh Nghiệp

Giáo trình soạn thảo văn bản kế toán doanh nghiệp cao đẳng là tài liệu quan trọng trong việc đào tạo sinh viên. Nó không chỉ cung cấp kiến thức lý thuyết mà còn hướng dẫn thực hành cụ thể. Mục tiêu chính của giáo trình là giúp sinh viên nắm vững các kỹ năng soạn thảo văn bản cần thiết cho nghề kế toán. Việc hiểu rõ nội dung và cấu trúc của văn bản kế toán sẽ giúp sinh viên tự tin hơn trong công việc sau này.

1.1. Mục tiêu và nội dung của giáo trình

Giáo trình này nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức về các loại văn bản kế toán, từ công văn đến hợp đồng. Nội dung bao gồm lý thuyết và thực hành, giúp sinh viên áp dụng kiến thức vào thực tế.

1.2. Đối tượng sử dụng giáo trình

Giáo trình được thiết kế cho sinh viên cao đẳng chuyên ngành kế toán, giảng viên và các chuyên gia trong lĩnh vực kế toán doanh nghiệp. Nó cũng có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các khóa đào tạo ngắn hạn.

II. Những Thách Thức Trong Soạn Thảo Văn Bản Kế Toán Doanh Nghiệp

Việc soạn thảo văn bản kế toán không phải là điều đơn giản. Nhiều sinh viên gặp khó khăn trong việc hiểu và áp dụng các quy định pháp lý. Thách thức lớn nhất là đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các văn bản. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm kế toán cũng là một yếu tố quan trọng trong quá trình này.

2.1. Khó khăn trong việc nắm bắt quy định pháp lý

Sinh viên thường gặp khó khăn trong việc hiểu rõ các quy định pháp lý liên quan đến kế toán. Điều này có thể dẫn đến việc soạn thảo văn bản không đúng quy định.

2.2. Thiếu kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán

Nhiều sinh viên chưa quen với việc sử dụng phần mềm kế toán, điều này ảnh hưởng đến khả năng soạn thảo văn bản một cách hiệu quả và chính xác.

III. Phương Pháp Soạn Thảo Văn Bản Kế Toán Hiệu Quả

Để soạn thảo văn bản kế toán hiệu quả, cần áp dụng các phương pháp cụ thể. Việc nắm vững cấu trúc văn bản và quy trình soạn thảo là rất quan trọng. Ngoài ra, việc tham khảo các mẫu văn bản cũng giúp sinh viên có cái nhìn rõ hơn về cách thức thực hiện.

3.1. Cấu trúc văn bản kế toán

Mỗi văn bản kế toán cần có cấu trúc rõ ràng, bao gồm tiêu đề, nội dung và chữ ký. Việc tuân thủ cấu trúc này giúp văn bản trở nên chuyên nghiệp hơn.

3.2. Quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản bao gồm các bước như thu thập thông tin, viết nháp, chỉnh sửa và hoàn thiện. Mỗi bước đều quan trọng để đảm bảo chất lượng văn bản.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Giáo Trình Soạn Thảo Văn Bản Kế Toán

Giáo trình không chỉ dừng lại ở lý thuyết mà còn có ứng dụng thực tiễn rõ rệt. Sinh viên có thể áp dụng kiến thức đã học vào thực tế công việc tại các doanh nghiệp. Việc này giúp sinh viên tự tin hơn khi bước vào môi trường làm việc.

4.1. Thực hành tại doanh nghiệp

Sinh viên có cơ hội thực hành soạn thảo văn bản tại các doanh nghiệp, từ đó rèn luyện kỹ năng và tích lũy kinh nghiệm thực tế.

4.2. Kết quả nghiên cứu từ sinh viên

Nhiều sinh viên đã áp dụng kiến thức từ giáo trình vào các dự án nghiên cứu, từ đó tạo ra những sản phẩm có giá trị cho doanh nghiệp.

V. Kết Luận Về Giáo Trình Soạn Thảo Văn Bản Kế Toán Doanh Nghiệp

Giáo trình soạn thảo văn bản kế toán doanh nghiệp cao đẳng là một tài liệu quý giá. Nó không chỉ giúp sinh viên nắm vững kiến thức mà còn trang bị kỹ năng cần thiết cho nghề nghiệp. Tương lai của giáo trình này sẽ tiếp tục được cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường lao động.

5.1. Tương lai của giáo trình

Giáo trình sẽ được cập nhật thường xuyên để phù hợp với sự thay đổi của luật pháp và thực tiễn kế toán. Điều này giúp sinh viên luôn được trang bị kiến thức mới nhất.

5.2. Đánh giá từ sinh viên và giảng viên

Nhiều sinh viên và giảng viên đã có những phản hồi tích cực về giáo trình, cho rằng nó rất hữu ích trong quá trình học tập và giảng dạy.

Nội dung chính

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Soạn thảo văn bản (Mã số môn học: MH 07) do ThS. Nguyễn Hoàng Nhân chủ biên cùng tác giả Trần Thị Hồng Châu biên soạn tại Cần Thơ, phục vụ công tác đào tạo trong hệ thống giáo dục nghề nghiệp và đại học. Trong cấu trúc khung chương trình đào tạo chuyên ngành Kế toán doanh nghiệp, môn học được xếp vào khối kiến thức cơ sở ngành, được bố trí giảng dạy sau khi người học hoàn thành các môn học đại cương và học song song với các môn nghiệp vụ kế toán.

Mục tiêu học tập của giáo trình được xác định trên ba phương diện chuẩn đầu ra:

• Về kiến thức: Trang bị cho người học hệ thống lý luận về văn bản quản lý nhà nước; phân biệt rõ các nhóm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản hợp đồng; xác định chính xác hình thức, nội dung và quy trình xây dựng, ban hành văn bản.
• Về kỹ năng: Người học thực hiện đúng phương pháp và kỹ thuật soạn thảo các thể loại văn bản thông dụng như công văn, tờ trình, thông báo, biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh quyết toán công trình, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động và các loại đơn từ.
• Về thái độ: Rèn luyện ý thức tuân thủ nghiêm ngặt quy trình và quy chuẩn thể thức văn bản, xây dựng tác phong làm việc chuẩn mực, cẩn trọng, trung thực và hợp tác trong môi trường công vụ và doanh nghiệp.

Giáo trình có tổng thời lượng 45 giờ (bao gồm 16 giờ lý thuyết, 25 giờ thực hành và 4 giờ kiểm tra), được cấu trúc thành 4 chương theo trình tự từ lý thuyết thể thức đại cương đến kỹ năng soạn thảo chuyên biệt và quản lý hồ sơ văn thư. Điểm đặc sắc của tài liệu là phương pháp tiếp cận quy chuẩn hóa thể thức trình bày theo hệ thống văn bản pháp lý hiện hành, kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết quy định và hệ thống mẫu biểu ứng dụng thực tế trong quản lý hành chính và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương và chủ đề chính

Nội dung giáo trình được phân bổ qua 4 chương chuyên đề với tiến trình logic chặt chẽ:

• Chương 1: Những quy định chung về văn bản (MH 07-01; Thời lượng: 8 giờ - 5 giờ lý thuyết, 3 giờ thực hành): Cung cấp khái niệm văn bản theo nghĩa rộng và nghĩa hẹp; định nghĩa văn bản quản lý nhà nước và văn bản quản lý hành chính nhà nước. Phân tích 5 chức năng cơ bản của văn bản: thông tin (quá khứ, hiện hành, dự báo), pháp lý, quản lý, văn hóa - xã hội và sử liệu. Phân loại hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước thành 4 nhóm chính: văn bản quy phạm pháp luật (Luật, Bộ luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị quyết liên tịch, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 và Hiến pháp 2013), văn bản hành chính (27 loại văn bản có tên loại, công văn không tên loại, văn bản hành chính cá biệt), văn bản chuyên môn kỹ thuật và văn bản của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội.
• Chương 2: Văn bản pháp quy - Thể thức văn bản (MH 07-02; Thời lượng: 11 giờ - 3 giờ lý thuyết, 6 giờ thực hành, 2 giờ kiểm tra): Khái quát khái niệm thể thức văn bản và quy định chi tiết 14 thành phần thể thức trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm) theo sơ đồ định vị ô số từ 1 đến 14:
  1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ;
  2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành;
  3. Số, ký hiệu văn bản;
  4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành;
  5. Tên loại và trích yếu nội dung (ô 5a cho văn bản có tên loại, ô 5b cho công văn);
  6. Nội dung văn bản;
  7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (các ô 7a, 7b, 7c);
  8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;
  9. Nơi nhận (các ô 9a, 9b);
  10. Dấu chỉ độ mật (10a), độ khẩn (10b);
  11. Chỉ dẫn phạm vi lưu hành;
  12. Ký hiệu người soạn thảo và số lượng phát hành;
  13. Thông tin địa chỉ cơ quan, tổ chức;
  14. Chữ ký số bản sao điện tử. Chương này cũng xác lập các yêu cầu kỹ thuật về bản sao định dạng giấy và định dạng điện tử (chuẩn file PDF phiên bản 1.x, độ phân giải tối thiểu 200dpi, tỷ lệ số hóa 100%), đồng thời định hình văn phong hành chính công vụ (tính xác định, tính phổ thông đại chúng, tính khách quan, tính trang trọng và tính khuôn mẫu).
• Chương 3: Văn bản hành chính - Kỹ thuật xây dựng (MH 07-03; Thời lượng: 12 giờ - 3.5 giờ lý thuyết, thực hành): Xác lập 5 yêu cầu chung khi soạn thảo: tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính bắt buộc thực hiện và tính khả thi. Quy định quy trình 7 bước xây dựng và ban hành văn bản: Chuẩn bị $\rightarrow$ Sáng kiến và soạn thảo $\rightarrow$ Lấy ý kiến tham gia $\rightarrow$ Duyệt dự thảo/thẩm định $\rightarrow$ Xem xét, thông qua $\rightarrow$ Công bố $\rightarrow$ Gửi và lưu trữ. Hướng dẫn kỹ thuật và cung cấp khung mẫu thực hành cho các loại văn bản: Báo cáo, Công văn, Tờ trình (tờ trình lên cấp trên và tờ trình nội bộ), Thông báo, Biên bản cuộc họp, Thư công.
• Chương 4: Văn bản hợp đồng - Quản lý văn bản trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (MH 07-04; Thời lượng: 14 giờ - 4.5 giờ lý thuyết, thực hành, 1 giờ kiểm tra): Kỹ thuật soạn thảo hợp đồng kinh tế và hợp đồng lao động chuẩn hóa; các quy định nghiệp vụ về quản lý văn bản đến (tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao, giải quyết, đôn đốc), quản lý văn bản đi (kiểm tra thể thức, đóng dấu/chữ ký số, làm thủ tục phát hành), và các nguyên tắc, phương pháp lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

• Lý luận và bản chất pháp lý của văn bản: Xác lập vị trí của văn bản quản lý nhà nước như một công cụ thiết lập trật tự quản lý, thể chế hóa chủ trương, đường lối và điều chỉnh các quan hệ xã hội.
• Hệ thống phân định thẩm quyền và hiệu lực văn bản: Phân cấp rõ giá trị pháp lý từ Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội đến các văn bản dưới luật (Pháp lệnh, Lệnh, Nghị định, Quyết định, Thông tư) và các văn bản hành chính điều hành tác nghiệp.
• Quy chuẩn kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: Định dạng chuẩn hóa font chữ (Times New Roman), cỡ chữ, kiểu chữ (đứng, nghiêng, đậm), khoảng cách đoạn, căn lề và định vị bố cục 14 thành phần thể thức trên trang văn bản chuẩn A4 theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và TCVN 5700-1992.
• Quy tắc văn phong hành chính: Nguyên tắc sử dụng từ ngữ đơn nghĩa, phổ thông, thuật ngữ pháp lý chuẩn mực; cấu trúc câu tường thuật hoặc cầu khiến rõ ràng, không sử dụng biện pháp tu từ, cảm thán hay biểu lộ tình cảm cá nhân.

Kỹ năng phát triển

• Kỹ năng định dạng và thiết lập thể thức văn bản: Trình bày chính xác bố cục các thành phần văn bản hành chính, lập bản sao giấy (sao y, sao lục, trích sao) và tạo lập bản sao số hóa đúng tiêu chuẩn kỹ thuật điện tử.
• Kỹ năng soạn thảo văn bản tác nghiệp: Kỹ thuật thu thập, phân tích thông tin để soạn thảo báo cáo công tác, viết công văn (mời họp, đề nghị, giải trình, phúc đáp), lập tờ trình đề xuất phương án, viết thông báo chỉ đạo và ghi biên bản cuộc họp trung thực, chuẩn xác.
• Kỹ năng thiết lập hợp đồng và quản trị văn thư: Soạn thảo các điều khoản hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế theo đúng quy định pháp luật; thực hiện thành thạo quy trình luân chuyển văn bản đến, phát hành văn bản đi và tổ chức phân loại, lập hồ sơ lưu trữ khoa học tại cơ quan, đơn vị.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

Tiếp cận sư phạm

Giáo trình triển khai mô hình đào tạo kết hợp giữa trang bị lý luận quy chuẩn và rèn luyện kỹ năng thực hành nghề nghiệp, trong đó tỷ trọng thực hành chiếm đa số (25/45 giờ, tương đương hơn 55% thời lượng môn học). Quy trình giảng dạy đi từ việc phân tích các quy định pháp luật hiện hành về thể thức, chuyển sang phân tích lỗi sai trong các văn bản thực tế, và kết thúc bằng việc rèn luyện kỹ năng biên soạn trực tiếp trên các biểu mẫu chuẩn.

Bài tập và thực hành tình huống

Hệ thống bài tập trong chương trình được thiết kế gắn liền với các tình huống tác nghiệp hành chính và kế toán thực tế:

• Bài tập định dạng thể thức: Thực hành định vị và trình bày 14 thành phần thể thức trên phần mềm soạn thảo văn bản, thiết lập khoảng cách lề, dòng kẻ tiêu ngữ, bố trí ô trích yếu và khối chữ ký/con dấu đúng thông số kỹ thuật.
• Bài tập tình huống văn bản hành chính: Xử lý tình huống soạn thảo công văn hướng dẫn chuyên môn, lập tờ trình xin phê duyệt phương án nhân sự hoặc kinh phí, soạn thông báo triển khai kế hoạch làm việc, ghi biên bản một cuộc họp giao ban định kỳ hoặc biên bản bàn giao tài sản.
• Bài tập hợp đồng lao động: Điền và thiết lập hoàn chỉnh các điều khoản về thời hạn hợp đồng, vị trí chuyên môn, chế độ làm việc, quyền lợi tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội và trách nhiệm của người lao động/người sử dụng lao động.

Phương pháp đánh giá và hướng dẫn tự học

• Đánh giá kết quả: Tổng quỹ thời gian kiểm tra là 4 giờ, được phân bổ ở Chương 2 (2 giờ) nhằm đánh giá kỹ năng dựng thể thức văn bản pháp quy, và Chương 4 (1 giờ) cùng kiểm tra kết thúc học phần để đánh giá toàn diện kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính và văn bản hợp đồng.
• Chỉ dẫn tự học: Người học cần trả lời định kỳ hệ thống câu hỏi ôn tập cuối mỗi chương (như phân tích chức năng văn bản, phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước, xác định các yêu cầu nội dung và thể thức); chủ động sưu tầm, đối chiếu các văn bản hành chính ban hành trong thực tế với quy chuẩn trong giáo trình để củng cố kỹ năng nhận diện lỗi thể thức và văn phong.

---

Điểm nổi bật và cập nhật

Cơ sở pháp lý và tiêu chuẩn kỹ thuật

Giáo trình tích hợp và cập nhật hệ thống quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật văn thư:

• Cập nhật khung khổ phân loại văn bản theo Hiến pháp 2013 và Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015.
• Cập nhật quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ (kế thừa và thay thế các quy định trước đây như Thông tư liên tịch 01/2011 và tiêu chuẩn TCVN 5700-1992).

Quy định về văn bản điện tử và chữ ký số

Tài liệu cung cấp các hướng dẫn cụ thể về quản lý văn bản trong môi trường chuyển đổi số:

• Quy chuẩn chữ ký số cơ quan, tổ chức: Hình ảnh dấu đỏ, định dạng .png nền trong suốt, kích thước bằng kích thước thực tế của con dấu, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký số của người có thẩm quyền về phía bên trái.
• Tiêu chuẩn bản sao số hóa: Quy định định dạng tệp tin Portable Document Format (.pdf, phiên bản 1.x), độ phân giải quét tối thiểu 200dpi và tỷ lệ số hóa 100%.

Hệ thống biểu mẫu hành chính đồng bộ

Giáo trình cung cấp danh mục mẫu trình bày cụ thể từ Mẫu 1.1 đến Mẫu 3.2, bao gồm:

• Mẫu nghị quyết cá biệt, quyết định cá biệt (quy định trực tiếp và gián tiếp).
• Mẫu công điện, giấy mời, giấy giới thiệu, biên bản, giấy nghỉ phép.
• Mẫu phụ lục văn bản (bản giấy và bản điện tử).
• Mẫu bản sao sang định dạng giấy và định dạng điện tử.
• Khung mẫu hợp đồng lao động đầy đủ 5 điều khoản chi tiết áp dụng trong quản trị doanh nghiệp.

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

• Sinh viên và học sinh: Tài liệu là giáo trình bắt buộc cho học sinh, sinh viên nghề Kế toán doanh nghiệp tại các trường cao đẳng, trung cấp và đại học; đồng thời phù hợp làm tài liệu học tập môn Soạn thảo văn bản/Quản trị văn phòng cho sinh viên các ngành khối Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Luật kinh tế và Hành chính học.
• Điều kiện tiên quyết: Người học cần hoàn thành các môn học giáo dục đại cương, nắm vững các quy tắc ngữ pháp, chính tả tiếng Việt cơ bản và có kỹ năng sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản văn phòng (MS Word/OpenOffice).
• Giảng viên chuyên ngành: Sử dụng làm tài liệu giảng dạy chính khóa môn Soạn thảo văn bản (MH 07), cung cấp khung đề cương chi tiết, phân bổ thời lượng lý thuyết - thực hành, cùng hệ thống mẫu biểu phục vụ biên soạn đề thi, đề kiểm tra định kỳ và bài tập thực hành.
• Cán bộ, nhân viên thực tế: Làm tài liệu tra cứu nghiệp vụ, đối chiếu thể thức văn bản quy chuẩn, kỹ thuật xây dựng công văn, tờ trình, báo cáo và quy trình lập hồ sơ lưu trữ cho nhân viên văn thư, thư ký, kế toán viên và chuyên viên hành chính tại các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này được biên soạn cho đối tượng nào?

Giáo trình được biên soạn phục vụ trực tiếp cho người học chuyên ngành Kế toán doanh nghiệp, đồng thời là tài liệu tham khảo cho sinh viên các ngành kinh tế, hành chính và nhân sự phụ trách công tác văn thư, quản trị văn phòng trong doanh nghiệp.

2. Người học cần chuẩn bị kiến thức nền tảng gì trước khi học?

Người học cần hoàn thành khối kiến thức đại cương, nắm vững quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, kỹ năng tin học văn phòng cơ bản (soạn thảo văn bản, chỉnh trang in, căn lề) và hiểu biết cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy nhà nước cũng như doanh nghiệp.

3. Điểm khác biệt về nội dung của giáo trình là gì?

Giáo trình tích hợp hệ thống quy chuẩn thể thức văn bản hành chính và văn bản điện tử theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, bao gồm sơ đồ 14 ô vị trí thành phần thể thức, bảng thông số cỡ chữ - kiểu chữ cụ thể cho từng thành phần, quy chuẩn chữ ký số, bản sao số hóa và hệ thống biểu mẫu văn bản, hợp đồng hoàn chỉnh.

4. Phương pháp tự học giáo trình như thế nào để đạt hiệu quả cao?

Người học cần nghiên cứu lý luận phân loại và chức năng văn bản ở Chương 1, ghi nhớ sơ đồ bố trí thể thức tại Chương 2, sau đó thực hành soạn thảo trực tiếp các mẫu công văn, tờ trình, biên bản, hợp đồng theo tình huống giả định ở Chương 3, Chương 4 và trả lời đầy đủ hệ thống câu hỏi ôn tập cuối mỗi chương.

5. Giáo trình có cung cấp các mẫu văn bản thực tế nào?

Giáo trình cung cấp hệ thống mẫu từ Mẫu 1.1 đến 3.2, bao gồm: mẫu quyết định/nghị quyết cá biệt, công văn hành chính, tờ trình nội bộ và tờ trình cấp trên, báo cáo công tác, thông báo, biên bản cuộc họp, thư công, hợp đồng lao động và mẫu bản sao văn bản (giấy và điện tử).

---

Kết luận

Giáo trình Soạn thảo văn bản (MH 07) cung cấp hệ thống kiến thức toàn diện về mặt pháp lý, chuẩn mực thể thức và kỹ thuật biên soạn văn bản quản lý nhà nước cũng như văn bản điều hành trong doanh nghiệp. Lộ trình học tập được thiết kế khoa học: người học tiếp cận từ các quy định và chức năng văn bản chung (Chương 1), làm chủ quy chuẩn 14 thành phần thể thức kỹ thuật (Chương 2), thực hành quy trình 7 bước soạn thảo văn bản hành chính thông dụng (Chương 3), đến hoàn thiện kỹ năng soạn thảo hợp đồng và nghiệp vụ quản lý văn thư, lưu trữ hồ sơ (Chương 4). Đây là tài liệu đào tạo chuẩn hóa, kết hợp chặt chẽ giữa các văn bản pháp luật hiện hành (Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015) và thực tiễn công tác hành chính - kế toán.

Trích đoạn nội dung tài liệu

phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, 11 điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định. Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines. Đối với các văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

Cụ thể, cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm như sau: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.

Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm. Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử. Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. - Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. - Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký 12 Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định. Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn. Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức.

Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn. Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký. Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.

Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH KT.TRƯỞNGBAN (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) PHÓ TRƯỞNG BAN BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Nguyễn Văn A Trần Văn B Chức vụ của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau: TM.HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH KT.TRƯỞNGBAN (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) PHÓ TRƯỞNG BAN THỨ TRƯỞNG (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ Trần Văn B Lê Văn C 2.8 Dấu của cơ quan, tổ chức Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, 13 định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. - Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.9 Nơi nhận Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản. Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) và Công văn, nơi nhận bao gồm: Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc. Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:). Nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; Trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:). Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản. Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; Tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.

Ngoài các thành phần nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (trước đây có thêm số Telex). Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: - Phần thứ nhất bao gồm từ “kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc; Kính gửi: - ………; -………. - Phần thứ hai bao gồm từ “nơi nhận”, phía dưới là từ “như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận công văn. Nơi nhận: - Như trên; -………… - Lưu: VT.