Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, các hiệp định thương mại tự do đa phương và song phương (như AFTA, WTO, APEC) đã mở ra cơ hội lớn cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa tại Việt Nam. Để duy trì dòng chảy thương mại liên tục và tối ưu hóa chuỗi cung ứng, ngành dịch vụ logistics đóng vai trò huyết mạch trong việc vận chuyển hàng hóa an toàn, đúng hạn với chi phí hợp lý. Đối với các doanh nghiệp thương mại, chi phí logistics chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng giá thành sản phẩm; do đó, bất kỳ sai sót nào trong khâu giao nhận, chứng từ hay thủ tục hải quan đều có thể dẫn đến việc chậm trễ tiến độ giải phóng hàng và phát sinh các chi phí phạt lưu kho, lưu bãi không đáng có.
Công ty TNHH Tiếp Vận Wind là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics và giao nhận vận tải quốc tế. Trong quá trình thực tế tác nghiệp tại văn phòng và hiện trường cảng biển, nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển của công ty bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn bộc lộ một số hạn chế về thời gian xử lý thủ tục, sai sót dữ liệu khai báo hải quan và khâu quản lý cược vỏ container. Xuất phát từ thực tiễn đó, tác giả Lê Văn Pha đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm nghiên cứu, đánh giá toàn diện quy trình tác nghiệp và đề xuất các giải pháp hoàn thiện hoạt động giao nhận FCL đường biển tại doanh nghiệp.
Khóa luận xác định 4 mục tiêu nghiên cứu cụ thể:
- Tìm hiểu tổng quan về quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tiếp Vận Wind.
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển.
- Phân tích thực trạng quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng FCL đường biển qua một lô hàng thực tế tại Công ty TNHH Tiếp Vận Wind, từ đó rút ra các ưu điểm và mặt tồn tại.
- Đề xuất các nhóm giải pháp khả thi nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCL tại doanh nghiệp.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:
- Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng nghiệp vụ và quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận Wind.
- Phạm vi không gian: Văn phòng Giao nhận của Công ty TNHH Tiếp Vận Wind (Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh) và hệ thống các cảng biển tiếp nhận hàng hóa tại TP. Hồ Chí Minh (trọng tâm là Cảng Cát Lái).
- Phạm vi thời gian: Khảo sát và thu thập dữ liệu thực tế diễn ra từ tháng 04/2022 đến tháng 06/2022; dữ liệu thứ cấp về kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được phân tích trong giai đoạn 2018 - 2020.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các định nghĩa chuẩn mực quốc tế và quy định pháp luật Việt Nam:
- Khái niệm giao nhận hàng hóa: Áp dụng định nghĩa theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA) và Điều 163 Luật Thương mại Việt Nam năm 1997 về hành vi thương mại dịch vụ giao nhận.
- Lý thuyết vận tải container: Khái niệm container theo tiêu chuẩn ISO, lịch sử phát minh bởi Malcolm MacLean, quy chuẩn đơn vị đo lường TEU (Twenty-foot Equivalent Unit) và FEU (Forty-foot Equivalent Unit), các phương thức vận chuyển FCL (Full Container Load), LCL (Less than Container Load) và phương thức hỗn hợp theo tài liệu của Nguyễn Hồng Đàm và cộng sự (2003), Đoàn Thị Hồng Vân, Trần Thanh Hải (2018).
- Quy trình nghiệp vụ giao nhận và khai báo hải quan: Mô hình quy trình giao nhận chuẩn của Chung Ngọc Khánh (2018), các quy định pháp lý về khai báo hải quan điện tử và sửa đổi, bổ sung tờ khai theo Điều 11 Thông tư số 22/2014/TT-BTC.
Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp bao gồm:
- Phương pháp nghiên cứu sơ cấp: Nghiên cứu và tổng hợp các tài liệu nội bộ, quy chế hoạt động, hồ sơ doanh nghiệp và hệ thống website của Công ty TNHH Tiếp Vận Wind.
- Phương pháp quan sát thực tiễn: Tác giả trực tiếp theo dõi, ghi chép và tham gia thực hiện từng khâu tác nghiệp của nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường (giao nhận) tại văn phòng công ty và Cảng Cát Lái trong thời gian thực tập.
- Phương pháp thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu: Thu thập dữ liệu tài chính giai đoạn 2018 - 2020 từ Phòng Tài chính Kế toán để đánh giá hiệu quả kinh doanh; phân tích chứng từ và quy trình xử lý của một lô hàng nhập khẩu thực tế (hợp đồng thương mại số 60/20211119).
Nguồn dữ liệu của nghiên cứu gồm dữ liệu nội bộ do Công ty TNHH Tiếp Vận Wind cung cấp, dữ liệu giao diện khai báo phần mềm ECUS5-VNACCS/VICIS của Công ty Thái Sơn, dữ liệu tra cứu từ hệ thống cổng thông tin điện tử Cảng Cát Lái và các ấn phẩm Báo cáo Logistics Việt Nam.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Tiếp Vận Wind
Chương này trình bày toàn diện về lịch sử hình thành, tư cách pháp lý, bộ máy quản lý và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp:
- Thông tin doanh nghiệp: Tên giao dịch là Công ty TNHH Tiếp Vận Wind (WIND LOGISTICS COMPANY LIMITED - WINDLOGS CO.), thành lập ngày 16/12/2015 do ông Ngô Tuấn Vinh làm đại diện pháp luật; trụ sở đặt tại 168/57 Nguyễn Gia Trí, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh; chi nhánh tại Hải Phòng. Vốn điều lệ đăng ký là 3.000.000.000 đồng.
- Cột mốc phát triển: Tháng 05/2016, công ty hợp tác chiến lược với đơn vị vận tải nội địa Hải Vân (sử dụng 06 xe đầu kéo); tháng 11/2016, chính thức gia nhập Hiệp hội Logistics Quốc tế Global Affinity Alliance (GAA) nhằm mở rộng mạng lưới đại lý toàn cầu.
- Cơ cấu tổ chức: Doanh nghiệp vận hành theo mô hình trực tuyến - chức năng tinh gọn dưới sự điều hành của Giám đốc, gồm 2 phòng ban chính: Phòng Tài chính Kế toán và Phòng Kinh doanh. Trong đó, Phòng Kinh doanh quản lý 4 bộ phận tác nghiệp: Bộ phận Dịch vụ khách hàng, Bộ phận Kinh doanh, Bộ phận Logistics (hiện trường) và Bộ phận Chứng từ (chia thành nhóm Hàng nhập và Hàng xuất).
- Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2018 - 2020:
| Chỉ tiêu (Đơn vị: USD) |
Năm 2018 |
Năm 2019 |
Năm 2020 |
So sánh 2019/2018 (%) |
So sánh 2020/2019 (%) |
| Tổng doanh thu |
1.073.000 |
1.328.000 |
2.073.000 |
+0,53% |
+51,14% |
| Chi phí |
1.110.000 |
1.637.000 |
2.261.000 |
+0,45% |
+55,09% |
| Lợi nhuận |
130.000 |
131.801 |
141.800 |
+1,38% |
+7,55% |
Số liệu cho thấy dù chịu ảnh hưởng ban đầu của dịch bệnh Covid-19 trong giai đoạn 2018 - 2019, doanh nghiệp vẫn duy trì mức tăng trưởng dương về doanh thu và lợi nhuận, đặc biệt có bước tăng trưởng mạnh trong năm 2020 khi kim ngạch hàng hóa phục hồi.
Chương 2: Cơ sở lý luận về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển
Chương 2 tổng hợp hệ thống lý luận chuyên ngành về giao nhận vận tải biển:
- Vai trò người giao nhận: Khẳng định người giao nhận (Freight Forwarder) đóng vai trò là "kiến trúc sư của dịch vụ vận chuyển", hoạt động với tư cách đại lý thu xếp dịch vụ hoặc người chuyên chở theo hợp đồng/người kinh doanh vận tải đa phương thức.
- Phương thức vận chuyển container: Phân tích cấu trúc container theo chuẩn ISO, lợi ích giảm thiểu chi phí đóng gói, bảo quản hàng hóa an toàn, rút ngắn thời gian xếp dỡ tại cầu cảng và tăng năng suất quay vòng phương tiện vận tải.
- Quy trình giao nhận hàng FCL theo lý thuyết: Chuẩn hóa quy trình 7 bước cơ bản:
- Nhận thông tin lô hàng và yêu cầu của khách hàng.
- Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ.
- Lấy lệnh giao hàng (D/O) và nộp tiền cược vỏ container tại hãng tàu.
- Khai báo hải quan điện tử và tiến hành kiểm hóa (luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ).
- Làm thủ tục nhận hàng nhập khẩu tại cảng.
- Giao hàng nguyên container về kho khách hàng.
- Quyết toán chi phí (Debit Note) và lưu trữ hồ sơ.
- Các nhân tố tác động: Phân tích các yếu tố nội bộ (năng lực cơ sở vật chất, chất lượng đội ngũ lao động, cơ chế quản lý điều hành) và các yếu tố bên ngoài (rủi ro thời tiết trên biển, quy định pháp luật hải quan, cơ sở hạ tầng giao thông và tình trạng quá tải cảng biển).
Chương 3: Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận Wind
Chương này đi sâu mô tả quy trình tác nghiệp thực tế 10 bước tại doanh nghiệp và minh họa thông qua một lô hàng nhập khẩu cụ thể:
| Hạng mục |
Chi tiết thông tin lô hàng |
| Bên nhập khẩu |
Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Sản Xuất MBEE (MST: 0315000701, Q.12, TP.HCM) |
| Bên xuất khẩu |
SHENZHEN FENG YIYUAN IMPORT & EXPORT CO., LTD (Thâm Quyến, Trung Quốc) |
| Hàng hóa |
Tấm COMPACT LAMINATE dùng làm vách ngăn vệ sinh, phủ melamine, mới 100% |
| Quy cách đóng gói |
348 tấm (8 Pallet), đóng trong 01 container 20 feet (1x20'DC) |
| Số cont / Số seal |
CSLU1452369 / P810637 |
| Trọng lượng (GW) |
20.680 kg |
| Hợp đồng & Hóa đơn |
Hợp đồng số 60/20211119 (19/11/2021); Invoice số LT20211119 (15/12/2021) |
| Trị giá & Điều kiện |
22.239,41 USD; Điều kiện FOB Qingdao |
| Vận đơn (HBL) |
SKFCL2012045 (Ngày 23/11/2021), cước trả sau (Freight Collect) |
| Hãng tàu & Hành trình |
Hãng tàu COSCO; Tàu CSCL SANTIAGO 060S; Qingdao, China -> Cảng Cát Lái, TP.HCM |
| Cơ quan hải quan |
Chi cục Hải quan cửa khẩu Cảng Sài Gòn Khu vực I (Mã 02CI) |
- Đánh giá thực trạng quy trình:
- Ưu điểm: Cơ cấu doanh nghiệp tinh gọn giúp ra quyết định nhanh; ứng dụng thành thạo phần mềm ECUS5-VNACCS, lệnh giao hàng điện tử EDO và hệ thống Eport giúp rút ngắn thời gian làm thủ tục; mạng lưới liên kết với hãng tàu lớn (như COSCO) đảm bảo chất lượng dịch vụ.
- Hạn chế: Doanh nghiệp chưa có đội xe vận tải container trực thuộc mà phải phụ thuộc đối tác vận tải ngoài; nhân viên chứng từ đôi khi nhập sai chỉ tiêu thông tin dẫn đến việc phải khai sửa đổi bổ sung theo Thông tư 22/2014/TT-BTC; thủ tục thu hồi tiền cược vỏ container tại hãng tàu còn mất nhiều thời gian do chứng từ hoàn cược luân chuyển chậm.
Chương 4: Giải pháp nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận Wind
Chương 4 đề xuất các biện pháp cụ thể dựa trên triển vọng ngành logistics và định hướng phát triển của công ty:
- Đào tạo và nâng cao chất lượng nghiệp vụ nguồn nhân lực: Tổ chức định kỳ các khóa bồi dưỡng chuyên sâu về kỹ năng tra cứu biểu thuế, xác định mã HS, cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật hải quan mới và nâng cao trình độ tiếng Anh thương mại cho đội ngũ nhân viên chứng từ, giao nhận.
- Kiểm soát quy trình khai báo hải quan điện tử: Thiết lập quy trình kiểm tra chéo (double-check) thông tin giữa các chứng từ (Invoice, Packing List, Bill) trước khi truyền tờ khai IDA trên hệ thống ECUS5-VNACCS nhằm loại bỏ sai sót về tên hàng, mã loại hình, mã địa điểm lưu kho.
- Xây dựng và phát triển đội ngũ phương tiện vận tải: Lập kế hoạch liên kết dài hạn hoặc đầu tư từng bước đội xe đầu kéo chuyên dụng nhằm chủ động điều phối phương tiện, giảm sự phụ thuộc vào các đơn vị trung gian và tối ưu hóa thời gian giao trả vỏ container.
- Rút ngắn thời gian xử lý cược container và thanh quyết toán: Tăng cường ứng dụng các hình thức thanh toán điện tử, theo dõi sát lịch trình trả vỏ container rỗng về bãi ICD để nhanh chóng thu hồi chứng từ, hoàn tất thủ tục hoàn cược và phát hành Debit Note kịp thời cho khách hàng.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể:
- Phân tích và hệ thống hóa chi tiết toàn bộ chuỗi tác nghiệp giao nhận hàng FCL đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận Wind, từ khâu tiếp nhận chứng từ đến khâu quyết toán lô hàng.
- Minh họa rõ nét quy trình khai báo hải quan điện tử thực tế trên hệ thống ECUS5-VNACCS và quy trình xử lý lệnh giao nhận điện tử (EDO, Eport) đối với lô hàng tấm Compact Laminate nhập khẩu từ Trung Quốc qua Cảng Cát Lái.
- Tổng hợp, phân tích bức tranh tài chính 3 năm (2018 - 2020) của công ty với doanh thu tăng từ 1.073.000 USD lên 2.073.000 USD và lợi nhuận tăng từ 130.000 USD lên 141.800 USD.
- Xây dựng 4 nhóm giải pháp thực tiễn có khả năng áp dụng trực tiếp tại doanh nghiệp để hạn chế sai sót chứng từ và nâng cao hiệu quả giải phóng hàng hóa.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận có một số giới hạn nghiên cứu được xác định từ thực tế:
- Hạn chế: Thời gian khảo sát thực tế tương đối ngắn (tháng 04/2022 đến tháng 06/2022); số liệu tài chính chỉ dừng lại ở giai đoạn 2018 - 2020; trường hợp nghiên cứu điển hình tập trung chủ yếu vào tuyến nhập khẩu từ Trung Quốc về Cảng Cát Lái qua hãng tàu COSCO, chưa bao quát hết các tuyến vận tải xa và các hãng tàu khác.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Khảo sát và đánh giá mở rộng quy trình giao nhận đối với các tuyến vận chuyển từ châu Âu, Mỹ; nghiên cứu chuyên sâu về quy trình số hóa toàn diện thủ tục giao nhận không tiếp xúc và tích hợp hệ thống quản lý giao nhận (FMS) trong quản trị logistics.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên các chuyên ngành Logistics, Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh tế đối ngoại và Kinh doanh quốc tế. Nội dung có giá trị tham khảo cao nhất nằm ở Chương 3, nơi tác giả hướng dẫn chi tiết từng bước thao tác thực tế trên phần mềm hải quan ECUS5-VNACCS (thiết lập thông số, đăng ký tờ khai IDA, nhập mã số thuế, mã chi cục hải quan 02CI) và cách xử lý bộ chứng từ thực tế (Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, B/L, A/N, D/O/EDO, EIR) của một lô hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển.
Câu hỏi thường gặp
1. Lô hàng thực tế được phân tích trong khóa luận có những thông số cơ bản nào?
Lô hàng gồm 348 tấm Compact Laminate (8 pallet) dùng làm vách ngăn vệ sinh, mới 100%, đóng trong 01 container 20 feet (1x20'DC, số cont CSLU1452369, số seal P810637), tổng trọng lượng cả bì 20.680 kg, trị giá 22.239,41 USD theo điều kiện FOB Qingdao. Đơn vị nhập khẩu là Công ty CP XNK TM SX MBEE, đơn vị xuất khẩu là SHENZHEN FENG YIYUAN IMPORT & EXPORT CO., LTD, vận chuyển bằng tàu CSCL SANTIAGO 060S của hãng tàu COSCO từ cảng Qingdao về cảng Cát Lái.
2. Công ty Tiếp Vận Wind nhận lệnh giao hàng và thực hiện cược vỏ container như thế nào?
Đối với hãng tàu COSCO, công ty gửi công văn xin cấp lệnh giao hàng điện tử (EDO) qua email. Để cược vỏ container, nhân viên giao nhận mang lệnh giao hàng, giấy giới thiệu của công ty đến văn phòng hãng tàu, điền thông tin vào mẫu cược container được cấp, nộp tiền cược và nhận lại giấy xác nhận cược vỏ để làm thủ tục lấy hàng tại cảng.
3. Phần mềm nào được sử dụng để khai báo hải quan cho lô hàng và các chỉ tiêu nào cần lưu ý?
Khóa luận sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS của Công ty Thái Sơn. Các chỉ tiêu quan trọng cần đặc biệt lưu ý khi nhập liệu bao gồm: Số tờ khai, Mã loại hình, Mã phân loại hàng hóa, Mã phương thức vận chuyển, Cơ quan hải quan tiếp nhận (chọn mã 02CI - Chi cục Hải quan Cửa khẩu Cảng Sài Gòn KV1), Tên và Mã người nhập khẩu, Mã đại lý hải quan và Mã địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến.
4. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tiếp Vận Wind gồm những bộ phận nào?
Doanh nghiệp gồm Ban Giám đốc quản lý trực tiếp 2 phòng ban: Phòng Tài chính Kế toán và Phòng Kinh doanh. Trong Phòng Kinh doanh có 4 bộ phận nghiệp vụ chuyên trách gồm: Bộ phận Kinh doanh, Bộ phận Dịch vụ khách hàng, Bộ phận Logistics (hiện trường cảng) và Bộ phận Chứng từ (được chia thành nhóm Chứng từ hàng xuất và nhóm Chứng từ hàng nhập).
5. Kết quả kinh doanh giai đoạn 2018 - 2020 của Công ty Tiếp Vận Wind biến động ra sao?
Tổng doanh thu tăng liên tục qua các năm: đạt 1.073.000 USD (2018), 1.328.000 USD (2019) và tăng vọt lên 2.073.000 USD (2020). Lợi nhuận của doanh nghiệp duy trì mức tăng trưởng ổn định: 130.000 USD (2018), 131.801 USD (2019) và 141.800 USD (2020).
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Văn Pha đã phản ánh chi tiết và toàn diện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận Wind. Thông qua việc phân tích dữ liệu thực tế và quy trình xử lý một lô hàng cụ thể, nghiên cứu đã làm rõ các bước tác nghiệp chứng từ, khai báo hải quan ECUS5-VNACCS và thủ tục nhận hàng tại cảng Cát Lái. Các giải pháp được đề xuất trong khóa luận bám sát thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả giải phóng hàng hóa và năng lực cạnh tranh cho đơn vị dịch vụ logistics vừa và nhỏ tại Việt Nam.
