Vấn đề thanh toán chậm từ khách hàng tại công ty HP

Luận văn thạc sĩ nghiên cứu ueh late payment from customer problem in hp company, khảo sát thực trạng, phân tích nguyên nhân, đề xuất giải pháp cải thiện thực tiễn.

• Tác giả: Nguyen Diep Phuoc Hoa
• Người hướng dẫn: Dr. Nguyen Phong Nguyen
• Trường học: University of Economics Ho Chi Minh City
• Chuyên ngành: Master of Business Administration
• Đề tài: Late Payment From Customer Problem In Hp Company
• Loại tài liệu: Luận văn
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

Mục lục chi tiết

• 1. CHƯƠNG 1: INTRODUCTION
• 1.1. SITUATION & SYMPTOMS ANALYSIS
• 2. CHƯƠNG 2: PROBLEM IDENTIFICATION
• 2.1. The first tentative problem: Intense Competition
• 2.2. The second tentative problem: Material price fluctuation
• 2.3. The third tentative problem: Late payment from customer
• 2.4. The central problem: Late payment from customer
• 2.4.1. Justify the existence of problem
• 2.4.2. Justify the importance of problem
• 3. CHƯƠNG 3: CAUSE VALIDATION
• 3.1. Potential Cause 1: Credit Policy
• 3.2. Potential cause 2: Poor financial management
• 3.3. Potential cause 3: Economic situation
• 3.4. Potential cause 4: Legal and Regulatory Framework
• 3.4.1. Justify the links between the potential causes and central problem
• 3.4.2. FINAL CAUSE EFFECT MAP
• 4. CHƯƠNG 4: SOLUTION ANALYSIS
• 4.1. SOLUTION 1 - IMPROVE TRADE CREDIT POLICY
• 4.1.1. Setting credit standard
• 4.1.2. Varying credit terms
• 4.1.3. Applying penalties for late payment
• 4.1.4. Put more effort on credit collection
• 4.2. SOLUTION 2 - BANK GUARANTEE
• 4.2.1. Setting credit standard
• 4.2.2. Varying credit terms
• 4.2.3. Applying penalties for late payment
• 4.2.4. Put more effort on credit collection
• 6. CHƯƠNG 6: SUPPORTING INFORMATION

Tóm tắt

I. Tổng quan về vấn đề thanh toán chậm từ khách hàng tại công ty HP

Vấn đề thanh toán chậm từ khách hàng đã trở thành một thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt là công ty HP. Việc thanh toán chậm không chỉ ảnh hưởng đến dòng tiền mà còn gây ra những khó khăn trong việc duy trì hoạt động kinh doanh. Theo nghiên cứu, thanh toán chậm có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt tài chính, làm giảm khả năng mở rộng và phát triển của công ty.

1.1. Định nghĩa và tầm quan trọng của thanh toán đúng hạn

Thanh toán đúng hạn là việc khách hàng thanh toán hóa đơn trong thời gian quy định. Điều này không chỉ giúp công ty duy trì dòng tiền mà còn tạo dựng lòng tin với khách hàng. Việc thanh toán chậm có thể dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng cho doanh nghiệp, bao gồm việc giảm lợi nhuận và khả năng cạnh tranh.

1.2. Tình hình thanh toán tại công ty HP

Tại công ty HP, tình trạng thanh toán chậm từ khách hàng đã trở thành một vấn đề nghiêm trọng. Nhiều khách hàng không thanh toán đúng hạn, dẫn đến việc công ty phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt tài chính. Điều này ảnh hưởng đến khả năng chi trả cho nhà cung cấp và duy trì hoạt động sản xuất.

II. Các thách thức liên quan đến thanh toán chậm tại công ty HP

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng thanh toán chậm từ khách hàng tại công ty HP. Những thách thức này không chỉ đến từ phía khách hàng mà còn từ chính quy trình quản lý tài chính của công ty.

2.1. Nguyên nhân từ phía khách hàng

Khách hàng thường gặp khó khăn trong việc thanh toán đúng hạn do nhiều lý do khác nhau, bao gồm tình hình tài chính không ổn định hoặc quy trình thanh toán nội bộ phức tạp. Điều này dẫn đến việc công ty HP phải chờ đợi lâu hơn để nhận được tiền thanh toán.

2.2. Quy trình thanh toán nội bộ tại công ty HP

Quy trình thanh toán tại công ty HP có thể chưa được tối ưu hóa, dẫn đến việc chậm trễ trong việc gửi hóa đơn và theo dõi thanh toán. Việc thiếu sót trong quản lý tài chính có thể làm gia tăng tình trạng thanh toán chậm từ khách hàng.

III. Phương pháp cải thiện quy trình thanh toán tại công ty HP

Để giải quyết vấn đề thanh toán chậm, công ty HP cần áp dụng một số phương pháp cải thiện quy trình thanh toán. Những giải pháp này không chỉ giúp tăng cường khả năng thu hồi nợ mà còn nâng cao hiệu quả tài chính của công ty.

3.1. Cải thiện chính sách tín dụng

Công ty HP cần xem xét lại chính sách tín dụng của mình, bao gồm việc thiết lập các tiêu chuẩn tín dụng rõ ràng và linh hoạt hơn. Việc áp dụng các hình thức phạt cho việc thanh toán chậm cũng có thể khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn.

3.2. Tăng cường quản lý thu hồi nợ

Công ty cần đầu tư vào hệ thống quản lý thu hồi nợ hiệu quả hơn. Việc theo dõi và nhắc nhở khách hàng về các khoản nợ đến hạn sẽ giúp giảm thiểu tình trạng thanh toán chậm.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại công ty HP

Việc áp dụng các giải pháp cải thiện quy trình thanh toán đã mang lại những kết quả tích cực cho công ty HP. Nghiên cứu cho thấy rằng việc cải thiện chính sách tín dụng và quản lý thu hồi nợ đã giúp công ty giảm thiểu tình trạng thanh toán chậm.

4.1. Kết quả từ việc cải thiện chính sách tín dụng

Sau khi cải thiện chính sách tín dụng, công ty HP đã ghi nhận sự gia tăng trong tỷ lệ thanh toán đúng hạn từ khách hàng. Điều này không chỉ giúp cải thiện dòng tiền mà còn nâng cao lòng tin của khách hàng đối với công ty.

4.2. Tác động của quản lý thu hồi nợ hiệu quả

Việc tăng cường quản lý thu hồi nợ đã giúp công ty HP thu hồi được nhiều khoản nợ hơn trong thời gian ngắn. Điều này đã góp phần cải thiện tình hình tài chính và khả năng hoạt động của công ty.

V. Kết luận và hướng đi tương lai cho công ty HP

Vấn đề thanh toán chậm từ khách hàng là một thách thức lớn đối với công ty HP. Tuy nhiên, với những giải pháp đã được áp dụng, công ty có thể cải thiện tình hình tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động. Hướng đi tương lai cần tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình thanh toán và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.

5.1. Tầm quan trọng của việc duy trì mối quan hệ với khách hàng

Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng là yếu tố quan trọng giúp công ty HP giảm thiểu tình trạng thanh toán chậm. Việc tạo dựng lòng tin và sự hài lòng từ khách hàng sẽ giúp công ty phát triển bền vững.

5.2. Định hướng phát triển trong tương lai

Công ty HP cần tiếp tục nghiên cứu và áp dụng các phương pháp mới để cải thiện quy trình thanh toán. Việc đầu tư vào công nghệ và hệ thống quản lý hiện đại sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro tài chính.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Thực trạng nợ đọng kéo dài và chiếm dụng vốn thương mại đang là thách thức sống còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp. Tại Công ty TNHH Sản xuất Dây và Cáp điện Xây lắp Hoàng Phát (HP-Petrocable), tỷ lệ nợ quá hạn năm 2015 đã chạm mức báo động 82% trên tổng giá trị 12,30 tỷ VNĐ khoản phải thu, trong khi hệ số thanh toán bằng tiền mặt chỉ đạt mức xấp xỉ 0,0025 so với tổng nợ ngắn hạn 63,97 tỷ VNĐ. Tình trạng này khiến doanh nghiệp rơi vào khủng hoảng thanh khoản nghiêm trọng, dòng tiền kinh doanh bị thâm hụt và trực tiếp bào mòn biên lợi nhuận ròng vốn chỉ dao động quanh mức 10%.

Mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu là nhận diện tác động tiêu cực của vấn đề chậm thanh toán đối với sức khỏe tài chính doanh nghiệp, phân tích các nguyên nhân cốt lõi dẫn đến sự thất thoát dòng tiền và xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện chính sách tín dụng thương mại kết hợp bảo lãnh ngân hàng. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào phân tích toàn diện dữ liệu tài chính và hoạt động bán chịu của Công ty Hoàng Phát trong giai đoạn 4 năm từ 2012 đến 2015 tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh và Bình Dương. Ý nghĩa thực tiễn của công trình thể hiện qua việc cung cấp lộ trình cụ thể giúp doanh nghiệp rút ngắn kỳ thu tiền bình quân từ 202 ngày xuống dưới 90 ngày, giảm tỷ lệ nợ xấu khó đòi trên 2 năm từ 8% xuống dưới 2% và nâng cao vòng quay vốn lưu động tiệm cận mức bình quân ngành cáp điện khoảng 5,8 lần.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên sự kết hợp chặt chẽ giữa các nền tảng lý thuyết tài chính doanh nghiệp và quản trị vốn lưu động:

• Lý thuyết tín dụng thương mại (Trade Credit Theory): Khẳng định việc cấp tín dụng cho khách hàng là công cụ marketing thiết yếu để duy trì doanh số và thâm nhập thị trường trước áp lực cạnh tranh gay gắt. Tuy nhiên, nếu thời hạn bán chịu bị kéo dài mất kiểm soát, chi phí cơ hội và rủi ro thanh khoản sẽ vượt quá lợi nhuận biên tạo ra từ hợp đồng.
• Lý thuyết phân biệt giá (Price Discrimination Theory): Lý giải việc sử dụng cơ chế chiết khấu thanh toán sớm như một hình thức giảm giá có điều kiện nhằm phân loại khách hàng, kích thích bên mua hoàn tất nghĩa vụ nợ trước hạn để hưởng mức lãi suất chiết khấu tương đương 18%/năm.
• Mô hình đánh giá tín dụng 5Cs: Khung chuẩn mực thẩm định toàn diện bao gồm Tư cách người vay (Character), Năng lực trả nợ (Capacity), Nguồn vốn (Capital), Tài sản bảo đảm (Collateral) và Điều kiện kinh tế vĩ mô (Condition) nhằm sàng lọc khách hàng trước khi cấp hạn mức nợ.

Các khái niệm cốt lõi xuyên suốt luận văn bao gồm: Tín dụng thương mại (Trade credit), Kỳ thu tiền bình quân (Days Sales Outstanding - DSO), Vòng quay khoản phải thu (Receivable turnover ratio) và Hợp đồng bảo lãnh thanh toán ngân hàng (Bank guarantee).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu thu thập dữ liệu định lượng thứ cấp từ hệ thống báo cáo tài chính kiểm toán và sổ chi tiết công nợ giai đoạn 2012 - 2015 của Công ty Hoàng Phát, kết hợp số liệu đối chuẩn từ doanh nghiệp niêm yết cùng ngành là Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện TAYA Việt Nam. Dữ liệu định tính được thu thập thông qua phỏng vấn sâu với cỡ mẫu gồm 6 vị trí chủ chốt trong bộ máy điều hành: Tổng Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách Kinh doanh, Trưởng phòng Kế toán, 2 Kế toán viên công nợ và Giám đốc phụ trách sản xuất.

Nghiên cứu áp dụng phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích (Purposive Sampling). Lý do lựa chọn phương pháp này là vì các nhân sự được chọn nắm giữ trực tiếp quyền hạn phê duyệt tín dụng, theo dõi lịch sử thanh toán và hiểu rõ các nút thắt trong quy trình thu hồi công nợ thực tế. Phương pháp phân tích kết hợp giữa tính toán các chỉ số tài chính chuyên sâu (ROA, Cash Ratio, DSO, Receivable Turnover) và kỹ thuật lập bản đồ nguyên nhân - kết quả (Cause and Effect Map). Việc tích hợp định tính và định lượng giúp vừa lượng hóa mức độ tổn thương dòng tiền, vừa làm sáng tỏ những lỗ hổng trong chính sách tín dụng nội bộ.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình phân tích dữ liệu thực nghiệm đã chỉ ra 4 phát hiện then chốt về sự suy giảm tài chính tại Công ty Hoàng Phát:

Thứ nhất, cơ cấu tuổi nợ bị biến dạng nghiêm trọng. Khoản phải thu năm 2015 lên tới 12,30 tỷ VNĐ, chiếm 19,06% tổng tài sản 64,50 tỷ VNĐ. Đáng chú ý, nợ đúng hạn trong vòng 45 ngày chỉ chiếm tỷ trọng khiêm tốn 18%, trong khi nợ quá hạn chiếm tới 82% tổng dư nợ. Nhóm nợ quá hạn từ 3 đến 6 tháng chiếm tỷ lệ cao nhất với 35%, nợ từ 6 đến 12 tháng chiếm 11%, và có tới 8% tổng dư nợ bị quá hạn trên 2 năm, đứng trước nguy cơ mất vốn hoàn toàn.

Thứ hai, hiệu suất thu hồi công nợ thua kém rõ rệt so với đối thủ cạnh tranh. Hệ số vòng quay khoản phải thu của Hoàng Phát duy trì ở mức rất thấp, chỉ đạt 1,8 lần trong suốt 4 năm, tương ứng với kỳ thu tiền bình quân (DSO) kéo dài đến 202 ngày. Ngược lại, TAYA Việt Nam đạt vòng quay nợ phải thu trên 5,8 lần và duy trì DSO tối ưu ở mức 61 ngày.

Thứ ba, doanh nghiệp rơi vào tình trạng cạn kiệt thanh khoản tức thời. Năm 2015, lượng tiền và tương đương tiền của công ty chỉ còn 160,5 triệu VNĐ, trong khi nợ ngắn hạn phải trả lên tới 63,97 tỷ VNĐ, đưa hệ số khả năng thanh toán bằng tiền mặt xuống mức 0,0025, quá xa so với mức an toàn trung bình ngành thiết bị điện là 0,61 đến 1,2 lần.

Thứ tư, biên lợi nhuận bị xói mòn do rủi ro kép từ nguyên liệu và công nợ. Doanh thu năm 2013 giảm 19% xuống 18,19 tỷ VNĐ đã khiến lợi nhuận sau thuế rơi xuống mức âm 1,07 tỷ VNĐ (giảm 182% so với mức lãi 1,31 tỷ VNĐ năm 2012). Chi phí nguyên liệu đồng chiếm tới 80% giá thành cáp điện, buộc công ty phải thanh toán 100% tiền mua vật tư trước khi nhận hàng nhưng lại bị khách hàng chiếm dụng vốn đầu ra từ 4 đến 6 tháng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân gốc rễ của tình trạng chậm thanh toán xuất phát từ chính sách tín dụng quá lỏng lẻo và thiếu tiêu chuẩn định lượng. Công ty áp dụng mức trần công nợ 10% đến 15% hợp đồng hoàn toàn dựa trên quan hệ quen biết và thông tin dự án chưa được xác thực. Doanh nghiệp hoàn toàn không áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán sớm và ngần ngại áp dụng mức phạt trả chậm 10% đến 15%/năm ghi trong hợp đồng vì sợ mất khách hàng vào tay các đối thủ cạnh tranh.

Dữ liệu nghiên cứu phản ánh trực quan sự đối lập qua biểu đồ phân bổ tuổi nợ dạng tròn với 82% diện tích thuộc về nợ quá hạn và biểu đồ cột kép so sánh DSO cho thấy khoảng cách chênh lệch lên tới 141 ngày giữa Hoàng Phát (202 ngày) và TAYA Việt Nam (61 ngày). Bảng phân tích thanh khoản cũng minh chứng tỷ lệ tiền mặt dưới 0,01 lần nợ ngắn hạn là chỉ dấu nguy hiểm báo trước nguy cơ vỡ nợ kỹ thuật nếu không có biện pháp can thiệp kịp thời.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm giải quyết triệt để bài toán chậm thanh toán và tối ưu hóa nguồn vốn lưu động, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ 4 nhóm giải pháp chiến lược sau:

• Thiết lập chuẩn mực tín dụng và phân hạng khách hàng theo mô hình 5Cs: Phòng Kế toán chủ trì phối hợp cùng Phòng Kinh doanh xây dựng bảng chấm điểm tín nhiệm định lượng. Chỉ cấp hạn mức tín dụng tối đa 15% hợp đồng cho khách hàng thuộc nhóm uy tín cao; yêu cầu đặt cọc từ 30% đến 50% hoặc thế chấp tài sản đối với khách hàng mới. Mục tiêu kéo giảm tỷ lệ nợ xấu khó đòi trên 2 năm từ 8% xuống dưới 2% trong vòng 6 tháng.
• Tái cấu trúc điều khoản tín dụng và áp dụng chiết khấu thanh toán sớm: Ban Giám đốc ban hành chính sách chiết khấu 1,5% giá trị đơn hàng cho khách hàng thanh toán đầy đủ trong vòng 15 ngày kể từ ngày giao hàng; thời hạn nợ tối đa cố định ở mức 45 ngày. Đồng thời, kiên quyết áp dụng mức lãi phạt quá hạn 12%/năm đối với các khoản nợ trễ hạn. Mục tiêu rút ngắn chỉ số DSO từ 202 ngày về dưới 90 ngày trong 12 tháng.
• Bắt buộc áp dụng công cụ bảo lãnh ngân hàng đối với các hợp đồng dự án: Bộ phận Pháp chế và Kinh doanh đưa điều khoản bảo lãnh thanh toán vô điều kiện của ngân hàng vào tất cả hợp đồng cung cấp vật tư xây lắp có giá trị từ 500 triệu VNĐ trở lên nhằm chuyển giao hoàn toàn rủi ro vỡ nợ sang tổ chức tín dụng, bảo đảm 100% dòng tiền nghiệm thu được thu hồi đúng hạn.
• Chuẩn hóa quy trình đôn đốc và cưỡng chế thu hồi nợ: Bộ phận Kế toán công nợ thiết lập hệ thống cảnh báo tự động gửi thư nhắc nợ trước ngày đáo hạn 14 ngày, gọi điện đôn đốc trước 7 ngày và tạm ngừng cung cấp hàng hóa nếu khoản nợ quá hạn 30 ngày. Trường hợp nợ quá hạn trên 180 ngày không có thiện chí thanh toán, tiến hành chuyển hồ sơ sang cơ quan pháp lý để xử lý. Mục tiêu nâng tỷ trọng nợ thu hồi đúng hạn từ 18% lên trên 75% trong năm tài chính tiếp theo.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang lại giá trị thực tiễn sâu sắc cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

• Ban Giám đốc và Chủ doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ: Cung cấp cẩm nang thực chiến về việc thiết lập ranh giới an toàn giữa mục tiêu tăng trưởng doanh số và kiểm soát dòng tiền, giúp doanh nghiệp tránh bẫy khủng hoảng thanh khoản khi hoạt động trong ngành có biên lợi nhuận mỏng khoảng 10%.
• Giám đốc Tài chính (CFO) và Trưởng phòng Kế toán: Tiếp cận phương pháp luận xây dựng ma trận tuổi nợ chi tiết, cách tính toán chi phí cơ hội của vốn bị chiếm dụng và mô hình quy đổi tỷ lệ chiết khấu thanh toán sớm tương đương 18%/năm để tối ưu hóa bảng cân đối kế toán.
• Trưởng phòng Kinh doanh và Quản lý Bán hàng: Nắm vững quy trình phối hợp liên phòng ban trong việc thẩm định năng lực tài chính của nhà thầu, áp dụng linh hoạt các điều khoản thương mại mà không làm suy giảm mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng.
• Học viên cao học và Giảng viên chuyên ngành Quản trị Tài chính: Sử dụng làm tài liệu nghiên cứu tình huống điển hình về mối liên hệ giữa tín dụng thương mại, quản trị vốn lưu động và rủi ro thanh khoản của doanh nghiệp trong bối cảnh thị trường đang phát triển tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao việc tăng trưởng doanh số bằng cách nới lỏng bán chịu lại đẩy doanh nghiệp vào nguy cơ mất khả năng thanh toán? Khi doanh nghiệp nới lỏng thời gian thanh toán để cạnh tranh giành hợp đồng, nguồn vốn lưu động sẽ bị chôn chặt trong các khoản phải thu. Tại Hoàng Phát, kỳ thu tiền lên tới 202 ngày trong khi phải thanh toán 100% tiền mua hạt đồng nguyên liệu trước khi sản xuất, khiến tiền mặt cạn kiệt chỉ còn 160,5 triệu VNĐ so với nợ ngắn hạn 63,97 tỷ VNĐ, dẫn tới nguy cơ đình trệ hoạt động.

Cơ chế chiết khấu thanh toán sớm 1,5% trong 15 ngày mang lại lợi ích tài chính như thế nào cho các bên? Chính sách chiết khấu 1,5% nếu trả trong 15 ngày thay vì 45 ngày tương đương với mức lãi suất danh nghĩa hàng năm khoảng 18%. Mức sinh lời này cao hơn nhiều so với lãi suất tiền gửi hoặc chi phí vay ngân hàng thương mại, tạo động lực tài chính trực tiếp để bên mua chủ động thu xếp nguồn tiền thanh toán sớm nhằm tối ưu hóa chi phí mua hàng.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể ứng dụng mô hình 5Cs vào việc thẩm định khách hàng như thế nào mà không tốn nhiều chi phí? Bộ phận kinh doanh phối hợp kế toán kiểm tra lịch sử thanh toán các đơn hàng cũ (Tư cách), phân tích báo cáo tài chính và công nợ hiện tại (Năng lực, Vốn), yêu cầu thư bảo lãnh thanh toán của ngân hàng (Tài sản đảm bảo) và đánh giá tiến độ bán căn hộ của dự án bất động sản (Điều kiện). Quy trình này giúp loại bỏ việc cấp tín dụng theo cảm tính và kiểm soát tỷ lệ nợ quá hạn 82%.

Khi nào doanh nghiệp nên bắt buộc áp dụng công cụ bảo lãnh thanh toán ngân hàng? Bảo lãnh ngân hàng cần được áp dụng bắt buộc đối với các khách hàng mới chưa có lịch sử tín nhiệm, các nhà thầu thi công dự án có quy mô hợp đồng từ 500 triệu VNĐ trở lên hoặc các đối tác từng có tiền sử trễ nợ quá 60 ngày. Đây là biện pháp phòng vệ pháp lý an toàn nhất giúp chuyển giao toàn bộ rủi ro vỡ nợ sang phía ngân hàng.

Làm thế nào để yêu cầu xử phạt vi phạm chậm trả mà không làm mất lòng khách hàng truyền thống? Doanh nghiệp cần quy định rõ ràng mức lãi suất phạt quá hạn 12%/năm ngay trong các điều khoản hợp đồng kinh tế ký kết ban đầu. Đi kèm với đó là quy trình nhắc nợ chuẩn mực qua email trước hạn 14 ngày và đối soát công nợ định kỳ. Cách tiếp cận chuyên nghiệp, minh bạch về mặt pháp lý sẽ giúp khách hàng hiểu rõ trách nhiệm và chủ động thanh toán đúng hạn.

Kết luận

• Luận văn đã phẫu thuật toàn diện thực trạng khủng hoảng dòng tiền tại doanh nghiệp sản xuất dây cáp điện với tỷ lệ nợ quá hạn chiếm tới 82% và kỳ thu tiền bình quân kéo dài 202 ngày.
• Nghiên cứu chỉ rõ nguyên nhân cốt lõi bắt nguồn từ việc thiếu vắng chuẩn mực tín dụng thương mại, không có chính sách chiết khấu khuyến khích trả sớm và quy trình thu nợ thụ động.
• Đóng góp giải pháp kép mang tính đột phá gồm chuẩn hóa hệ thống cấp tín dụng theo mô hình 5Cs kết hợp công cụ bảo lãnh thanh toán vô điều kiện của ngân hàng.
• Đề ra lộ trình 12 tháng thực thi với các mốc chỉ số định lượng cụ thể: hạ chỉ số DSO về dưới 90 ngày và nâng tỷ trọng thu hồi nợ đúng hạn lên trên 75%.
• Xác lập cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kinh doanh và kế toán tài chính trong việc giám sát, cảnh báo sớm rủi ro công nợ khách hàng.

Nghiên cứu là tài liệu tham khảo giá trị cho các nhà quản trị mong muốn tối ưu hóa nguồn vốn lưu động và nâng cao năng lực cạnh tranh. Hãy áp dụng ngay các giải pháp chuẩn hóa chính sách tín dụng thương mại để bảo vệ dòng tiền và thúc đẩy tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp của bạn.

Trích đoạn nội dung tài liệu

UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ----------------------------------------------- NGUYEN DIEP PHUOC HOA ID: 22140016 LATE PAYMENT FROM CUSTOMER PROBLEM IN HP COMPANY MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION SUPERVISOR: DR. NGUYEN PHONG NGUYEN Ho Chi Minh City – December 2016 1 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] ACKNOWLEDGEMENT First, this thesis cannot be finished without the kind support of many people. I would like to express my deepest gratitude to all of them; especially, my parent, for their love and unconditional encouragement. Furthermore, I give my appreciation to my advisor, Dr.

Nguyen Phong Nguyen, for his guidance, imparting his knowledge and expertise my study. Special thanks to members of HP Company for cooperating, supporting and providing necessary information to contribute to my thesis. Last but not least, warmest thanks to all my classmates who always support and help me to complete this thesis. 2 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] EXECUTIVE SUMMARY Late payment of bill remains a concern for many small and medium enterprises and can put a strain condition on the company’s cash flow, which lead to the inefficiency revenue and profit.

Late payment was seen as a major contributory factor to small businesses financial distress and failure, which hamper growth and innovation. 1 Poor payment practices will reduce company’s overall corporate earnings, hinder abilities to expand and lessen business growth. Late payment also has a serious effect on all the small and medium firms, which tend to operate with limited cash flow and put their company survival at risk. It is evident that one of the main factors in late payment is the mismanagement of financial activities and passive role assigned to trade credit in organizations.

2 This thesis is conducted to indicate the consequences on performance of HP Company from late payment as well as the main reasons caused the late payment. Besides that, the thesis aims at finding and advising the possible solutions and practices for effective trade credit policy to prevent this issue in the future. 3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] CONTENTS CHAPTER 1: INTRODUCTION. SITUATION & SYMPTOMS ANALYSIS.

7 CHAPTER 2: PROBLEM IDENTIFICATION. The first tentative problem: Intense Competition. The second tentative problem: Matetial price fluctuation. The third tentative problem: Late payment from customer.

The central problem: Late payment from customer. Justify the existence of problem. Justify the importance of problem. 27 CHAPTER 3: CAUSE VALIDATION.

Potential Cause 1: Credit Policy. Potential cause 2: Poor financial management. Potential cause 3: Economic situation. Potential cause 4: Legal and Regulatory Framework.

32 1 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.1 Justify the links between the potential causes and central problem. FINAL CAUSE EFFECT MAP. 35 CHAPTER 4: SOLUTION ANALYSIS. SOLUTION 1 - IMPROVE TRADE CREDIT POLICY.

Setting credit standard. Varying credit terms. Applying penalties for late payment. Put more effort on credit collection.

SOLUTION 2 - BANK GUARANTEE. Setting credit standard. Varying credit terms. Applying penalties for late payment.

Put more effort on credit collection. 47 CHAPTER 6: SUPPORTING INFORMATION. 70 2 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] LIST OF TABLES Table 1.1 Revenue and profit after tax of HP.2 Cash and current liabilities of HP .1 Account Receivable and Total Asset of HP .2 Receivables’ ratios of HP. 24 LIST OF FIGURES Figure 2.1 Copper price trend from 2011-2015 .1 Receivable turnover ratio of HP and TAYA.2 Day’s sales outstanding of HP and TAYA .3 Aging of HP’s accounts receivable in 2015.

26 3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] CHAPTER 1: INTRODUCTION Nowadays, the issue about late payment has been concerned as an important disturbance for small and medium enterprises all over the world. Payments, which implies a major problem as monies, is needed to pay for materials, labor… and general overheads expended during the progress of the work. 3 Late payment is defined as a payment made to the seller after the due date has passed. Howorth et al 3(p308) also addressed the high risk consequences of slow payment that: The impact of slow or no payment can be devastating.

Slow payment erodes the profitability of the sale or, where profit margins are tight, eliminates it together. Uncertainties over the timing of payment make cash-flow management and banking relationships even more difficult. Where slow payment progresses to protracted default and bad debt the whole viability and survival of the business can be risk. This paper is about the problem of late payment of HP Company and its impacts on the company.

The first section consider some symptoms and bad outcomes can be observed from different angles in HP Company- a manufacturer of electric wire and cable. This is followed by the argument to identify the real core problem and all the debates supported to the issue- late payment from customer. Next chapter are the determinants that make the inefficiency in collecting money from the customers of HPC. In drawing conclusions the author consider all possible solutions will be suggested for improving the efficiency of company management.

4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. COMPANY BACKGROUND Established in 2006, Hoang Phat Wire & Cable (HP Company) is a trusted company specializes in the manufacturing of wire and cable with different kinds of market such as household uses, professional uses, and other electrical needs. All products bearing HP brand must go through extensive and qualified management process to ensure quality and durability. Under motto "Take trust - Give quality", HP aims to make sure the products are higher quality than requests to satisfy customer.

After nearly 10 years operating in the electrical materials market, HP always tries to upgrade the latest technology in order to improve company performance.  Full name: Công ty TNHH Sản xuất Dây và Cáp điện Xây lắp Hoàng Phát.  English name: HP-Petrocable.  Head office: 53 Street 19, Tran Nao, Binh An Ward, District 2, HCMC.

 Factory: Street No. 1, Tan Dong Hiep B Ward, Di An, Binh Duong. As any other companies, employees or labor force is the top-priority in HP. To operating in industrial sector, it requires a labor force with skills so the worker is the primary labor source in HP.

They applied ISO 9001-2008 QMS, the Quality Management System that authorized by Australia to ensure all the steps from the beginning of the sale contract to the production to minimize the risks. Those employees mostly were employed from 2009. 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Factory Department Number of employee Head of the Factory – Manager Of 1 Manufacturing Vice Manager of Factory – Manager of 1 Product Designing and Inspection Quality Inspection Manager (KCS) 1 HR-Factory Manager 1 Production Accountant 2 Team leader 6 Workers 12 Office Department Number of employee General Director - Owner 1 Vice Director – Sales Manager – Owner 1 Salesman 2 Accountant Office 4 Administrative Office 1 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. SITUATION & SYMPTOMS ANALYSIS Profitability is the primary purpose of all business enterprises by getting more revenue, sustainable development and fairly competition in today’s competitive market conditions.

Profitability is measured by a few accounting ratios, such as return on equity (ROE), return on capital employed (ROA). 4 Here the author also suggests using these ratios to measure the company’s profitability of HP- Petrocable. Before conducting interviews with HP’s members, company’s annual reports are provided to analyze. Financial documents reveal the basics of the company’s situation during the period of 4 years.1 Revenue and profit after tax of HP 2012 2013 2014 2015 Net revenue 22,381,489,117 18,188,447,455 17,126,725,795 19,837,389,350 % change in revenue in comparison with 0% -19% -23% -11% year 2012 Profit after taxes 1,310,442,828 (1,070,641,122) 2,386,536,522 1,598,383,625 % change in profit in comparison with year 0% -182% 82% 22% 2012 (HP’s Income Statement, 2012-2015) 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] In comparison to TAYA Vietnam, which is another manufacturer of wire and cable, the data also indicates the poor outcome from HP.

ROA of HP was extremely low in comparison to the industry of electric and electrical equipment and became negative in 2013 at -2%. During the period of 3 years from 2013 to 2015, TAYA Vietnam’s ROA remain at a high level from 5. It can be easily noticed the ineffective in working of HP in the last 4 years. The figures below will show the details.33% Industry: Electronic & Electrical 6.1 Return on assets of HP, TAYA and the industry In comparison to the industry electric and electrical equipment and a competitor – TAYA Vietnam, HP’s cash ratios are the worst.

While TAYA Vietnam’s ratios reached the highest point in 2014 after that in 2015 the ratio was nearly the same with the industry, there was a significant gap between HP’s ratio and the others. The comparisons with the 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] industry and TAYA Vietnam, it can be easily noticed the ineffective in working of HP in the last 3 years.2 Cash and current liabilities of HP 2012 2013 2014 2015 Cash and cash equivalents 52,916,303 457,981,525 103,230,790 160,529,332 Current liabilities 62,028,954,149 51,331,923,180 55,747,781,123 63,974,558,247 Cash Ratio 0.61 Industry: Electronic & Electrical 1.2 Cash Ratio of HP, TAYA and the industry 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Currently, low cash is considered as a serious issue in HP Company. One maxim is: “revenue is vanity, cash flow is sanity, but cash is king” and it seems like HP use it up their cash balance. The cash and cash equivalent hold a very small amount in comparison to the current liabilities, this make the cash ratio very small and cause more difficulties to the business.

This situation has made HP managers try to research a best way to enhance their profit and improve company competence on the market as soon as possible. Conducting interviews with members of HP, they reveal many issues which have influences on the company’s performance and cash is one of the most challenging troubles in recent years. According to Mrs. Ngoc, the owner and director of HP, “We are facing a very challenging trouble, the shortage in cash make our company situation more and more difficult”.

Low level of cash is considered as a big trouble in the company, but that should be recognized as the symptom or what we can see from an “iceberg”, the real problem and underlying causes need to be found and analyzed to improve the situation. 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] CHAPTER 2: PROBLEM IDENTIFICATION 2. The first tentative problem: Intense Competition. In the interview with Mr.

Hoanh, co-owner and Sales Manager in HP Company, he revealed that “There are many reasons can explain for the low level of cash in these recent years. It was hard to introduce and sales product these days because of the intense competition. Intense competition in the construction material industry reduced our market share and profits due to strong competitors and later rival, both groups compete very intensively by low price strategy”. Currently, the demand for power cable serving the construction and manufacturing industries such as automobiles, electronics and telecommunications are growing.

However, the Vietnam wires and cables market were developing a number of unstable factors, significant impact on the survival and sustainable development of enterprises. This uncertainty has many different causes, arise from different sides, especially the low price strategy. Besides the "giants" in the business, to survive, there are some new firms chasing for profit and enticing the customer so they use temporary and unfair solutions such as: offer the low price to entice the customer for the first time or even they reduced product quality to decrease the price.