Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển giáo dục tại Việt Nam, đặc biệt là tại các trung tâm Anh ngữ như G6 Center ở Biên Hòa, việc quản lý hiệu quả nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt trong duy trì chất lượng đào tạo và sự phát triển bền vững. G6 Center, thành lập từ tháng 12 năm 2017, phục vụ đối tượng học viên từ 4 đến 18 tuổi, đồng thời cung cấp các khóa học tiếng Anh doanh nghiệp và tiếng Việt cho người nước ngoài. Tuy nhiên, trung tâm đang đối mặt với vấn đề nghiêm trọng về tỷ lệ nghỉ việc cao ở vị trí quản lý học thuật, với 100% tỷ lệ luân chuyển trong vòng một năm đầu hoạt động.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm xác định nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này, tập trung vào việc đánh giá mức độ tải công việc (workload) của quản lý học thuật tại G6, đồng thời đề xuất giải pháp giảm tải nhằm nâng cao hiệu quả công việc và môi trường làm việc. Phạm vi nghiên cứu bao gồm hoạt động của G6 Center tại Biên Hòa trong giai đoạn 2017-2019, với dữ liệu thu thập từ các cuộc phỏng vấn sâu, khảo sát nội bộ và đánh giá tải công việc bằng chỉ số NASA Task Load Index (NASA-TLX).

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cải thiện chất lượng quản lý giáo dục tại các trung tâm đào tạo, góp phần giảm tỷ lệ nghỉ việc, nâng cao sự hài lòng của nhân viên và duy trì số lượng học viên ổn định, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của G6 và các trung tâm tương tự.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình sau:

  • Lý thuyết tải công việc (Workload Theory): Phân biệt giữa tải công việc thể chất và tinh thần, trong đó tải công việc được định nghĩa là lượng công việc được giao và khả năng của cá nhân để hoàn thành nhiệm vụ đó. Tải công việc quá mức dẫn đến quá tải và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất và sức khỏe nhân viên.

  • Mô hình NASA Task Load Index (NASA-TLX): Công cụ đánh giá tải công việc chủ quan với 6 chiều đo gồm: Yêu cầu tinh thần, yêu cầu thể chất, áp lực thời gian, nỗ lực, hiệu suất và mức độ căng thẳng. NASA-TLX được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực để đo lường mức độ tải công việc.

  • Khái niệm Person-Organization Fit (P-O Fit): Sự phù hợp giữa cá nhân và tổ chức về văn hóa, giá trị và yêu cầu công việc, ảnh hưởng đến sự gắn bó và ý định nghỉ việc của nhân viên.

  • Lý thuyết cân bằng công việc - cuộc sống (Work-Life Balance): Mức độ cân bằng giữa vai trò công việc và vai trò gia đình, ảnh hưởng đến sự hài lòng và duy trì nhân viên.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp định lượng:

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập từ các cuộc phỏng vấn sâu với giám đốc, các quản lý học thuật cũ và hiện tại, nhân viên phòng học thuật; khảo sát ý kiến nhân viên về tải công việc; báo cáo nội bộ về số liệu học viên và nhân sự.

  • Phương pháp phân tích: Đánh giá tải công việc bằng chỉ số NASA-TLX với cỡ mẫu gồm toàn bộ nhân viên phòng học thuật (4 người), phân tích nguyên nhân qua sơ đồ nguyên nhân - kết quả (Cause-Effect Map), so sánh với các nghiên cứu tương tự về tải công việc và tỷ lệ nghỉ việc trong ngành giáo dục.

  • Timeline nghiên cứu: Thu thập dữ liệu và phân tích trong khoảng thời gian từ tháng 1 đến tháng 4 năm 2019, đề xuất giải pháp và kế hoạch hành động trong tháng 5 và 6 năm 2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tải công việc tổng thể rất cao: Điểm NASA-TLX trung bình đạt 72.3, vượt mức tối đa 64.7 của các nghiên cứu tương tự trong lĩnh vực kiểm soát quy trình và nhận thức. Trong đó, yếu tố nỗ lực (Effort) và yêu cầu tinh thần (Mental Demand) chiếm tỷ trọng lớn nhất, lần lượt được đánh giá 90 và 80 điểm.

  2. Tỷ lệ nghỉ việc quản lý học thuật 100% trong năm đầu: 4 người quản lý học thuật đã thay đổi trong vòng một năm, nguyên nhân chính được xác định là tải công việc quá cao, gây stress và mất cân bằng công việc - cuộc sống.

  3. Số lượng học viên giảm do chất lượng giảng dạy và tài liệu chưa phù hợp: Tỷ lệ học viên bỏ học đạt khoảng 15% mỗi quý, nguyên nhân chủ yếu do học viên không theo kịp chương trình, tài liệu khó và không phù hợp với trình độ, đồng thời áp lực học tập từ trường và trung tâm quá lớn.

  4. Hợp tác giữa các phòng ban yếu kém: Phòng học thuật phải đảm nhận nhiều công việc hỗ trợ các phòng ban khác nhưng không nhận được sự hỗ trợ tương xứng, do hạn chế về năng lực tiếng Anh và thái độ “không phải trách nhiệm của tôi” từ các phòng ban khác.

Thảo luận kết quả

Kết quả cho thấy tải công việc cao là nguyên nhân gốc rễ dẫn đến tình trạng nghỉ việc liên tục của quản lý học thuật tại G6. Điểm NASA-TLX vượt ngưỡng cho thấy áp lực công việc không chỉ về số lượng mà còn về chất lượng và tính phức tạp của nhiệm vụ. Điều này phù hợp với các nghiên cứu trước đây cho thấy mối quan hệ tích cực giữa tải công việc và stress, cũng như ý định nghỉ việc trong ngành giáo dục.

Việc học viên bỏ học với tỷ lệ 15% mỗi quý phản ánh sự ảnh hưởng tiêu cực của tải công việc lên chất lượng quản lý và giảng dạy. Sự thiếu thời gian để quan sát, đánh giá và đào tạo giáo viên mới làm giảm hiệu quả chuyên môn, đồng thời làm tăng nguy cơ mất học viên.

Mối quan hệ hợp tác một chiều giữa phòng học thuật và các phòng ban khác làm tăng thêm gánh nặng cho phòng học thuật, đồng thời tạo ra môi trường làm việc không hỗ trợ, ảnh hưởng đến sự hài lòng và gắn bó của nhân viên.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột so sánh điểm NASA-TLX với các nghiên cứu khác, biểu đồ đường thể hiện tỷ lệ học viên bỏ học theo quý, và sơ đồ nguyên nhân - kết quả minh họa mối liên hệ giữa các yếu tố gây tải công việc cao.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Áp dụng giải pháp kết hợp thuê ngoài và tích hợp công nghệ: Thuê ngoài việc phát triển chương trình giảng dạy cho trung tâm mới nhằm giảm tải công việc cho quản lý học thuật, đồng thời lắp đặt hệ thống camera giám sát lớp học để hỗ trợ quan sát và đánh giá giáo viên linh hoạt về thời gian.

  2. Tăng cường nhân sự phòng học thuật: Tuyển dụng thêm nhân viên để phân chia công việc, giảm thời gian làm thêm và nâng cao hiệu quả công việc, đặc biệt trong các mảng chuyên môn và hỗ trợ các phòng ban khác.

  3. Cải thiện hợp tác liên phòng ban: Tổ chức các chương trình đào tạo nâng cao năng lực tiếng Anh và kỹ năng làm việc nhóm cho các phòng ban, xây dựng văn hóa hỗ trợ lẫn nhau nhằm giảm áp lực cho phòng học thuật.

  4. Xây dựng hệ thống đánh giá và phản hồi minh bạch: Thiết lập quy trình đánh giá hiệu suất rõ ràng, công bằng và có phản hồi kịp thời để tăng sự hài lòng và động lực làm việc của nhân viên.

Các giải pháp trên cần được triển khai trong vòng 2 tháng, với sự phối hợp của các phòng ban liên quan và sự giám sát chặt chẽ của ban giám đốc để đảm bảo hiệu quả và kịp thời điều chỉnh.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo các trung tâm đào tạo ngoại ngữ: Giúp nhận diện và giải quyết các vấn đề về tải công việc và quản lý nhân sự nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

  2. Nhà quản lý nhân sự trong ngành giáo dục: Cung cấp cơ sở dữ liệu và phương pháp đánh giá tải công việc, từ đó xây dựng chính sách nhân sự phù hợp.

  3. Các nhà nghiên cứu về quản trị giáo dục và tổ chức: Tham khảo mô hình nghiên cứu và phương pháp luận để phát triển các nghiên cứu tương tự trong lĩnh vực giáo dục.

  4. Chuyên gia tư vấn quản lý và phát triển tổ chức: Áp dụng các giải pháp thực tiễn trong việc cải thiện môi trường làm việc và giảm tỷ lệ nghỉ việc trong các tổ chức giáo dục.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao tải công việc lại ảnh hưởng lớn đến tỷ lệ nghỉ việc?
Tải công việc quá cao gây stress, mất cân bằng công việc và cuộc sống, làm giảm hiệu suất và sự hài lòng, từ đó tăng ý định nghỉ việc. Ví dụ, tại G6, quản lý học thuật phải làm việc quá giờ và chịu áp lực lớn dẫn đến nghỉ việc liên tục.

2. NASA-TLX là gì và tại sao được sử dụng trong nghiên cứu này?
NASA-TLX là công cụ đánh giá tải công việc chủ quan dựa trên 6 yếu tố. Nó được chọn vì độ nhạy cao, dễ sử dụng và phù hợp với các công việc đòi hỏi nhận thức và quản lý phức tạp như quản lý học thuật.

3. Giải pháp thuê ngoài có ưu điểm gì?
Giúp giảm tải công việc chuyên môn, tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo, đồng thời giảm rủi ro khi phát triển chương trình mới. Tại G6, thuê ngoài giúp trung tâm mới vận hành đúng tiến độ và chất lượng.

4. Lắp đặt camera trong lớp học mang lại lợi ích gì?
Giúp quản lý học thuật quan sát, đánh giá giáo viên linh hoạt về thời gian, phát hiện sớm các vấn đề trong lớp học, đồng thời hỗ trợ các phòng ban khác trong giám sát và quản lý.

5. Làm thế nào để cải thiện hợp tác giữa các phòng ban?
Thông qua đào tạo kỹ năng giao tiếp, nâng cao năng lực chuyên môn, xây dựng văn hóa tổ chức hỗ trợ và khuyến khích sự phối hợp, tránh thái độ “không phải trách nhiệm của tôi” như đã thấy tại G6.

Kết luận

  • Tải công việc cao là nguyên nhân chính dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc 100% của quản lý học thuật tại G6 Center.
  • Điểm NASA-TLX đạt 72.3, vượt ngưỡng các nghiên cứu tương tự, phản ánh áp lực công việc nghiêm trọng.
  • Tải công việc cao ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng giảng dạy, tỷ lệ học viên bỏ học tăng và môi trường làm việc không hấp dẫn.
  • Giải pháp kết hợp thuê ngoài phát triển chương trình và tích hợp công nghệ camera được đề xuất nhằm giảm tải và tăng hiệu quả quản lý.
  • Kế hoạch hành động dự kiến thực hiện trong 6 tuần, với tổng chi phí khoảng 70 triệu đồng, hướng tới cải thiện bền vững môi trường làm việc và chất lượng đào tạo tại G6.

Để nâng cao hiệu quả quản lý và giữ chân nhân sự, các trung tâm giáo dục nên áp dụng các giải pháp tương tự, đồng thời tiếp tục nghiên cứu và điều chỉnh phù hợp với đặc thù tổ chức.