CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ Li. THONG TIN VA TO CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QLNN ˆ 1. Khái niệm về thông tin và thông tin trong QLNN 1. Khái niệm vé thong tin Trong hoạt động xã hội, thông tin thường được hiểu là các tin tức mà con người trao đổi với nhau.
Những tin tức này thường phản ánh một sự kiện, một hiện tượng, một quan hệ, một quá trình nào đó. thu nhận được qua giao tiếp, khảo sát, đo lường, nghiên cứu. - Hiểu một cách tổng quát, thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong sự tương tác và vận động của chúng để hình thònh nhận thức của con người về đối tượng. Như vậy, khái niệm về thông tin trong hoạt động thực tiễn của con người bao giờ cũng bao hàm các yếu tố về chủ thể thông tin, đối tượng thông tin và mục đích của các thông tin.
Chủ thể tiếp nhận thông tin là cá nhân hoặc tập thể (một tổ chức) có nhu cầu về thông tin về một đối tượng cụ thể nhất định để giải quyết một nhiệm vụ hay để hiểu biết một vấn đề dang quan tâm. Đối tượng thông tin là những sự vật, những hiện tượng; những mặt, những yếu tố của sự vật, hiện tượng cũng như quá trình vận động của nó mà chủ thể tiếp nhận thông tin quan tâm. Chủ thể tiếp nhận thông tin sẽ thực hiện các phương pháp, hình thức nhất định để thu thập thông tin về đối tượng nhằm thực hiện một hoạt động nhất định; do vậy, thông tin là kết quả phản ánh, song nó ở cấp độ cao hơn đó là sự cảm thụ để hình thành nhận thức; mặt khác, thông tin bao giờ cũng có tính mục đích; mục đích của thông tin đo chủ thể tiếp nhận và sử dụng thông tin quyết định. Thông tin trong QLNN Trong xã hội hiện đại, nhu cầu về thông tin của con người ngày càng lớn, phức tạp và bức thiết.
Thông tin cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động của con người: trong nghiên cứu khoa học, trong hoạt động kinh tế, trong triển khai công nghệ, trong quản lý. Hoạt động QLNN của Quốc hội, Chính phủ, các bộ ngành, địa phương là một loại hoạt động xã hội có phạm vi rộng, tác động đến mọi mặt đời sống kinh tế - xã hội của một quốc gia càng đòi hỏi phải có những thông tin để làm cơ sở để ra và tổ chức thực hiện các quyết định QLNN. Về tính chất, thông tin không phải là yếu tố vật chất nhưng nó được chứa đựng bên trong những hình thức vật chất nhất định như: âm thanh, chữ viết, các ký hiệu. được gọi chung là những tín hiệu.
Tập hợp các hình thức vật chất của thông tin được gọi là đữ liệu hay thông báo. Trong lĩnh vực quản lý nói chung và QLNN nói riêng, việc nghiên cứu thông tin cần chú trọng đến một số thuộc tính sau: - - Thông tin là những tín hiệu (thông báo, số liệu, tài liệu.) dùng làm nguyên liệu cho việc ra quyết định quản lý. Như vậy, trên góc độ quản lý, thông tin chỉ có giá trị khi nó phục vụ cho quản lý mà thể hiện cụ thể nó là cơ sở dé ra quyết định trong quản lý. Mặt khác, từ đó nảy sinh vấn đề về chất lượng và số lượng thông tin.
Về chất lượng có thể phân ra 2 cấp độ thông tin: + Thông tin nguyên liệu (thông tin thô) là những tín hiệu ban đầu thu thập được về sự vật, hiện tượng, quá trình., thường là những thông tin có cấp độ chất lượng thấp, phản ánh các mặt riêng lẻ, các đặc trưng, các biểu hiện bên ngoài của các sự vật, hiện tượng; cần tiếp tục xử lý để phục vụ cho quản lý. + Thông tin có chất lượng cao là những thông tin phản ánh những mặt bản chất, những đặc trưng chủ yếu, những quy luật hoặc tính quy luật vận động và phát triển của đối tượng nghiên cứu. Những thông tin này thường được hình thành thông qua quá trình xử lý thông tin nguyên liệu: chọn lọc, phân tích, tổng hợp, khái quát hoá. làm cơ sở cho những quá trình quản lý.
Mặt số lượng của thông tin có ý nghĩa hết sức quan trọng. Mặt số lượng của thông tin được thể hiện ở dung lượng thông tin chứa trong một dữ liệu phản ánh các sự vật, hiện tượng. mà người sử dụng tin thu nhận được. Dung lượng những tín hiệu càng lớn thì càng tạo cơ sở đầy đủ cho việc xử lý nhằm làm rõ các mặt bản chất, đặc điểm, tính quy luật.
của đối tượng, tức là tạo cơ sở cho hình thành thông tin có chất lượng cao. Hai mặt chất lượng và số lượng của thông tin trong một dữ liệu là không tách rời nhau, không đối lập nhau. Quản lý cần có những thông tin vừa có chất lượng cao, vừa có dung lượng lớn để đảm bảo cho chất lượng quyết định quản lý. - Quá trình thông tin là quá trình định hướng; nó phản ánh mối quan hệ giữa người tạo ra giá trị và người sử dụng thông tin.
Điều được khẳng định ở đây là trong quản lý nếu không có người sử dụng thông tin thì khái niệm thông tin không còn; hay cụ thể hơn nếu thông tin không phục vụ cho người sử dụng thông tin trong quản lý thì những tín hiệu đó không có giá trị thông tin quản lý. Do vậy, quá trình thông tin phải được đảm bảo tính định lượng; tính mục đích trong quá trình thu thập thông tin, xử lý thông tin. và như vậy, luôn có mối quan hệ nhất định giữa người sử dụng (chủ thể quản lý) và người tạo ra tin (đối tượng quản lý). Mối quan hệ này bị cắt rời thì sẽ không thể có những tín hiệu hữu ích cho quản lý, không có thông tin quản lý.
- Theo nghĩa đen, thông tin là việc mang đến cho người có nhu cầu sử dụng tin những tin tức mới hay khái niệm thông tin luôn gắn với tính chất mang lại những nhận thức mới về đối tượng thông tin cho người sử dụng. Ở đây, vấn đề thông tin mang lại những nhận thức mới cho người sử dụng tin là một vấn để cần được quan tâm và cần được áp dụng trong thực tiễn một cách thích hợp; bởi lẽ, những tín hiệu mang đến cho cùng một nhóm người (ví dụ trong một đơn vị, một phòng) thì có thể, đối với người này mang lại nhận thức mới - có thông tin và với người khác lại không phải là mới, do vậy không có thông tin. Mặt khác, ngay cả những dữ liệu đã đưa vào lưu trữ của một tổ chức, khi có những yêu cầu mới, trong sử dụng, ở những điều kiện thay đổi hoặc mục tiêu thay đổi thì lại có thể phát hiện ra những đặc tính, tính quy luật. (các thông tin có chất lượng cao), từ các dữ liệu đã không còn tính mới mẻ về mặt thời gian.
Việc nghiên cứu để đưa đến nhận thức mới về đối tượng bao giờ cũng gồm cả những thông tin (mới) và những đữ liệu có trước về đối tượng, do vậy, việc lưu trữ dữ liệu về đối tượng quản lý luôn là một vấn để được chú trọng. Từ những quan điểm trên có thể nêu ra định nghĩa về thông tin QLNN: Thông tin QLNN là những tín hiệu mới về đối tượng quản lý và các đối tượng có liên quan, được thu nhận, xử lý; có ích cho việc đề ra và tổ chức thực hiện các quyết định về QLNN. Phan loai théng tin trong QLNN Để quản lý được nền kinh tế - xã hội, Nhà nước phải sử dụng rất nhiều loại thông tin khác nhau; do vậy, cần có các cách thức phân loại thích hợp; các cách phân loại chủ yếu như sau: 1. Theo nguồn gốc của thông tin - Thông tin bên trong (thông tin nội bộ) là thông tin xuất hiện bên trong hệ thống.
Nó cho phép xác định tình hình về các hoạt động đang diễn ra trong hệ thống. Mọi diễn biến trong nước về kinh tế, chính trị, xã hội. là những thông tin bên trong của QLNN. - Thông tin bên ngoài là thông tin xuất hiện từ môi trường của hệ thống.
Nó phản ánh tình hình về các hoạt động diễn ra trong môi trường của hệ thống. Những diễn biến trong khu vực, trên thế giới về các lĩnh vực hoạt động là những thông tin bên ngoài đối với QUNN. Để ra được những quyết định đúng đắn, Nhà nước không chỉ sử dụng các thông tin bên trong mà còn sử dụng các thông tin bên ngoài. Vấn để nguồn gốc thông tin còn phụ thuộc vào định nghĩa hệ thống cho trước để phân loại thông tin.
Theo cách tiếp nhận - Thông tin có hệ thống là những thông tin được đưa đến cho người nhận hay cơ quan nhận tin theo những chu kỳ đã được đề ra trước. Thông tin có hệ thống đóng vai trd quan trọng, nó tạo ra sự ổn định về thông tin cho hệ thống QLNN. - Thông tin không có hệ thống là những thông tin được đưa đến cho người nhận tin, hay cơ quan nhận tin một cách ngẫu nhiên. Những thông tin này thường có liên quan đến những sự kiện bất ngờ xảy ra không lường trước trong quá trình hoạt động.
Theo tính ổn định của thông tin ~ Thông tin thường xuyên là thông tin tương đối ít thay đổi như: các định mức, các chỉ tiêu kế hoạch dài hạn. - Thông tin biến đổi là những thông tin xuất hiện đo sự biến đổi của hệ thống và môi trường: sự xuất hiện một phát minh khoa học mới, sự thay đổi tỷ giá hối đoái. là những thông tin biến đổi. Thông tin biến đổi ngày càng có vị trí quan trọng trong các quyết sách của Nhà nước.
Cần có một hệ thống quản lý thông tin đảm bảo cung cấp thường xuyên loại thông tin nay. Theo hình thức thể hiện thông tin, có: - Thông tin được thể hiện qua các văn bản bằng chữ hoặc bằng số như: tài liệu, văn kiện.; - Thông tin được thể hiện qua lời nói; - Thông tin được thể hiện bằng các ký hiệu như: các biểu đồ, đồ thị. Theo kênh thu nhận, có: - Thông tin chính thống là các thông tin được thu nhận theo các kênh ngành dọc do Nhà nước quy định mà các cấp dưới phải báo cáo lên, theo địa chỉ nhất định bao gồm các báo cáo của cơ sở, bộ, ban ngành, địa phương, hàng tháng, hàng quy, hàng nam.