CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1. Tổng quan về hệ thống thông tin Logistics 1. Khái niệm hệ thống thông tin Logistics Hệ thống thông tin Logistics (LIS) là một cấu trúc tương tác giữa con người, thiết bị, các phương pháp và quy trình nhằm cung cấp các thông tin thích hợp cho các nhà quản trị Logistics với mục tiêu lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát Logistics hiệu quả. Việc tổ chức và quản lý thông tin sẽ giúp cho các nhà quản trị hiểu được mong muốn của khách hàng từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp thỏa mãn yêu cầu của khách hàng qua đó làm tăng hiệu quả công việc.
Hệ thống thông tin Logistics có thể được thiết kế để làm việc trong nhiều hoàn cảnh khác nhau và thường hỗ trợ việc lưu kho và quản lý vận tải thông qua việc tối ưu hóa các quy trình và theo dõi vị trí hàng hóa, phương tiện cũng như quản lý được lượng tồn kho. LIS hoạt động như một hệ thống giao dịch, luôn luôn cập nhật những thay đổi của thông tin liên quan đến hàng hóa, lượng tồn kho hay vị trí,…và cập nhật cho các bên liên quan. Hệ thống thông tin Logistics bao gồm: Thông tin trong nội bộ từng tổ chức thuộc hệ thống logistics: Doanh nghiệp logistics, các nhà cung cấp, khách hàng,… Thông tin trong từng bộ phận chức năng của mỗi doanh nghiệp: Logistics, kế toán tài chính, nhân sự, sản xuất, kinh doanh,… Thông tin trong từng khâu của dây chuyền cung ứng: dịch vụ khách hàng, kho hàng bến bãi, vận tải,… Và sự kết nối giữa các tổ chức, bộ phận, công đoạn nêu trên. Các dòng thông tin được thể hiện ở hình 1.
Thông tin các bên liên quan: khách hàng, đối tác,. Thông tin giữa các phòng ban của doanh Thông tin giữa từng khâu công nghiệp việc Hình 1. 1 Các dòng thông tin trong hệ thống thông tin Logistics 1 1. Cấu trúc của hệ thống thông tin Logistic Hình 1.2 cho thấy cấu trúc cơ bản của một hệ thống thông tin hiện nay.
2 Cấu trúc của hệ thống thông tin Logistics (Nguồn: VILAS-Vietnam Logistics and Aviation School) Môi trường Logistics bao gồm các hoạt động kinh doanh, quản trị và các hoạt động Logistics. Các hoạt động này sẽ có rất nhiều thông tin cần được quản lý liên quan đến hàng hóa, khách hàng đối tác, thông tin nội bộ và cần sử dụng một hệ thống thông tin Logistics để có thể quản lý các hoạt động tốt hơn. Hệ thống lập kế hoạch: gồm nhiều kỹ thuật để thiết kế nên các kế hoạch chiến lược qua đó có thể đưa ra các dự đoán về nhu cầu để phối hợp các nguồn lực, sắp xếp và lên kế hoạch sản xuất và cung ứng, phân phối hàng hóa và nguồn lực sao cho hợp lý. Đồng thời có thể vẽ ra các chiến lược tầm chiến thuật như quản trị vận tải, quản lý tồn kho dự trữ hợp lý các mặt hàng.
Hệ thống thực thi: Gồm các kỹ thuật nhằm triển khai các hoạt động Logistics như các hoạt động trong kho hàng, hoạt động vận tải, hoạt động thông quan lô hàng,… Hệ thống nghiên cứu và thu thập thông tin: Vai trò của hệ thống này là quan sát và thu thập các thông tin về môi trường bên ngoài, cập nhật những thay đổi của môi trường để cung cấp cho các nhà quản trị về những thay đổi của môi trường xung quanh từ đó giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời. Hệ thống báo cáo kết quả: Đây là phần cuối cùng trong hệ thống thông tin Logistics. Hệ thống này sẽ giúp các nhà quản trị có thể đánh giá được kết quả của các hoạt động 2 Logistics nhờ vào dữ liệu của các hoạt động trong quá khứ và có thể dự báo cho xu hướng trong tương lai vd: báo cáo về các chi phí của dự án, các thông tin thay đổi của thị trường hay dự báo nhu cầu trong tương lại. Bên cạnh đó, hệ thống này có thể cung cấp cho nhà quản trị về các số liệu sẵn có như lượng hàng tồn kho hiện tại hay lượng đơn hàng đang xử lý qua đó có thể đưa ra các giải pháp phù hợp để giải quyết các vấn đề tồn đọng trong doanh nghiệp.
Đặc điểm của hệ thống thông tin Logistics Nhu cầu về việc xử lý thông tin đầu vào và đưa ra các thông tin đầu ra để sử dụng cho việc lên kế hoạch, hoạch định cũng như đưa ra các quyết định của doanh nghiệp đã thúc đẩy cho sự ra đời của hệ thông thông tin Logistics. Dựa trên những nhu cầu đó hệ thống thông tin Logistics sẽ được thiết kế để giải quyết các vấn đề về tiếp nhận, quản lý, xử lý thông tin cho doanh nghiệp để giúp các nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định một cách chính xác và kịp thời. Một hệ thống thông tin Logistics lý tưởng sẽ có những đặc điểm như sau: Tính chính xác: Tăng độ chính xác trong việc đo lường mức tồn kho làm giảm sự không chắc chắn trong quyết định. Độ chính xác có thể được định nghĩa là mức độ mà thông tin được tạo ra qua các báo cáo khớp với thông tin của số lượng thực tế.Một cách lý tường mà nói, lượng tồn kho được tính trên thực tế phải khớp với lượng tồn kho được phản ánh trên báo cáo của LIS.
Nếu có sai lệch, cần bảo kiểm tra để đề phòng sai lệch. Mức độ chính xác cao luôn giúp giảm thiểu yếu tố rủi ro khi đưa ra quyết định. Tính khả dụng: Dữ liệu cấp điều hành thường được dùng để chuẩn bị các báo cáo trạng thái ở các định dạng khác nhau cho các cấp quản lý khác nhau trong một tổ chức. Thông tin này phải luôn sẵn có và có thể truy xuất được.
Ví dụ: nếu khách hàng muốn biết trạng thái đơn đặt hàng của mình hoặc ban quản lý muốn thông tin về mức tồn kho hiện tại để thực hiện cam kết với một số khách hàng lớn có tầm quan trọng chiến lược, thì LIS nên được thiết kế để trả lời các truy vấn đó ngay lập tức, vì tất cả nhữn điều này dựa trên thông tin cấp điều hành. Tính kịp thời: Việc thêm hoặc bớt thông tin phải trên cơ sở thời gian thực. Ví dụ: sự chậm trễ trong việc đăng ký đơn đặt hàng của khách hàng và xử lý đơn đặt hàng sẽ tạo ra bức tranh không chính xác về "đơn đặt hàng đang giao". Các hành động mua sắm được 3 thực hiện trên cơ sở một báo cáo không chính xác sẽ gây ra tình trạng thiếu hụt nguyên liệu trong tương lai.
Trong một trường hợp khác, việc phân bổ nguyên vật liệu dựa trên báo cáo cũ có thể gây ra vấn đề trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng quan trọng. Việc cập nhật thông tin để bổ sung hoặc xóa bỏ cần được quan tâm trước khi các báo cáo định kỳ đến hạn được tạo. Ngày giới hạn cho các bản cập nhật có thể được ấn định hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào chu kỳ tạo báo cáo. Tính linh hoạt: Tính linh hoạt đề cập đến các yêu cầu thông tin ở các định dạng mà người dùng nội bộ và khách hàng bên ngoài của một tổ chức cần.
Người dùng nội bộ có thể yêu cầu thông tin ở một định dạng cụ thể, trong khi khách hàng đặt một đơn đặt hàng rất lớn cho một dự án greenfield yêu cầu báo cáo tình trạng đơn hàng theo định kỳ ở các định dạng khác nhau để chuyển tiếp cho chủ ngân hàng, quản lý cao nhất, chính phủ, v. LIS nên được thiết kế để linh hoạt như vậy. Tính định dạng theo từng nhu cầu: trong một tổ chức, các quyết định được thực hiện ở nhiều cấp độ khác nhau. Mức độ nghiêm trọng, tần suất và tác động thay đổi tùy theo cấp có thẩm quyền ra quyết định.
Rõ ràng, định dạng trong thông tin được yêu cầu khác với cơ quan có thẩm quyền ra quyết định. LIS cần được thiết kế để đáp ứng nhu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống theo định dạng mà họ lựa chọn. Ở cấp quản lý cao nhất, một báo cáo trạng thái nửa trang về mức tồn kho là đủ để quyết định yêu cầu về quỹ; trong khi người quản lý nguyên vật liệu sẽ cần đến báo cáo tình trạng mặt hàng hạng A, để cấp dưới quyết định hàng loại B. Tính tương tác: Trên thực tế, con người không thể dự đoán được tất cả các sai lệch, đặc biệt khi các hoạt động ở cấp độ vận hành là rất lớn.
Nếu mức độ an toàn hoặc việc sắp xếp lại hàng tồn kho sai lệch một cách mạo hiểm so với định mức, LIS nên thông báo điều này cho người sử dụng hệ thống bằng cách tạo một báo cáo trạng thái đặc biệt. Bất kỳ sự sai lệch nào, đặc biệt là trong trường hợp các đơn đặt hàng lớn từ các khách hàng chiến lược, cần được nêu rõ cho những người dùng có liên quan. Các báo cáo đặc biệt giúp các nhà quản lý tập trung vào các lĩnh vực sai lệch trọng yếu để thực hiện các hành động sửa chữa kịp thời. Do đó, đối với các tổ chức lớn, đặc biệt là nhu cầu thực sự của LIS, điều này làm nổi bật các tình huống đặc biệt mà đôi khi các giám đốc điều hành quá bận rộn với việc đưa ra quyết định đối với các báo cáo được tạo thường xuyên không chú ý đến.
Hệ 4 thống chuyên gia hoặc hệ thống thông tin dựa trên trí tuệ nhân tạo giúp ban lãnh đạo tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề mà các chuyên gia đã gặp phải trước đó và giải quyết. Những lợi ích mà hệ thống thông tin Logistics mang lại khi doanh nghiệp đưa vào sử dụng Hệ thống thông tin Logistics rất quan trọng nếu doanh nghiệp muốn đạt được hiệu quả trong các hoạt động Logistics bởi nó đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như sau: - Hệ thống thông tin logistics giúp doanh nghiệp có thể thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng với chi phí thấp nhất. - Hệ thống thông tin logistics tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động hậu cần liên quan đến việc thực hiện đơn đặt hàng. - Hệ thống thông tin logistics giúp cho công ty trở nên cạnh tranh hơn, bằng cách đưa ra quyết định chiến thuật và chiến lược tốt hơn vì lợi ích của công ty và khách hàng.
- Hệ thống thông tin logistics giúp doanh nghiệp có thể cung cấp cho khách hàng các thông tin sẵn có của sản phẩm, tình trạng đơn hàng và lịch trình giao hàng để thúc đẩy dịch vụ của khách hàng.