Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và sự bùng nổ của cuộc Cách mạng Công nghiệp lần thứ tư, dịch vụ logistics đóng vai trò là mạch máu kết nối các chuỗi cung ứng toàn cầu. Theo số liệu từ Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam, có khoảng 50% đến 60% doanh nghiệp trong ngành đang triển khai ứng dụng các loại hình công nghệ thông tin khác nhau. Đồng thời, Ngân hàng Thế giới dự báo tốc độ tăng trưởng kinh tế của Việt Nam duy trì ở mức khoảng 6,5% mỗi năm, tạo ra nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu vô cùng lớn. Tuy nhiên, sự phát triển nhanh chóng này cũng đặt ra thách thức gay gắt về năng lực quản trị dữ liệu, khi mà dòng thông tin luân chuyển giữa các bên liên quan còn tồn tại nhiều điểm nghẽn, thao tác thủ công và thiếu tính liên kết thời gian thực.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là giải quyết tình trạng đứt gãy và phân mảnh dòng thông tin trong chu trình giao nhận vận tải đa phương thức. Thực tế cho thấy, sự thiếu đồng bộ giữa hệ thống quản lý nội bộ với khách hàng và các nhà thầu vận tải dẫn đến rủi ro sai sót chứng từ, kéo dài thời gian xử lý đơn hàng và làm gia tăng chi phí vận hành.

Mục tiêu cụ thể của đề tài là phân tích toàn diện thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin logistics tại Công ty TNHH CEVA Logistics Việt Nam, nhận diện các nguyên nhân gây chậm trễ trong quy trình xử lý lô hàng từ khâu tiếp nhận đặt chỗ đến khâu thanh toán hoàn tất, từ đó xây dựng các giải pháp tối ưu hóa dòng dữ liệu nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động và chất lượng dịch vụ khách hàng.

Phạm vi không gian nghiên cứu được thực hiện tại trụ sở chính của CEVA Logistics Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh cùng mạng lưới cơ sở hạ tầng kho bãi tại Đồng Nai với quy mô 10.000 m2 và Bình Dương với quy mô 22.000 m2. Phạm vi thời gian tập trung phân tích số liệu hoạt động sản xuất kinh doanh và dữ liệu tác nghiệp giai đoạn 2020 - 2021 cùng các quan sát thực tế đến tháng 6 năm 2022.

Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc khi hướng đến việc thiết lập mục tiêu giảm thiểu khoảng 30% đến 40% thời gian xử lý dữ liệu thủ công, kiểm soát tỷ lệ lỗi nhập liệu xuống mức dưới 2% và nâng cao tỷ lệ minh bạch thông tin hành trình phương tiện đạt trên 95%, tạo tiền đề vững chắc cho quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp 3PL.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên hai hệ thống lý thuyết nền tảng trong quản trị chuỗi cung ứng hiện đại. Thứ nhất là lý thuyết Hệ thống thông tin Logistics (LIS), được định nghĩa là cấu trúc tương tác giữa con người, thiết bị và các quy trình công nghệ nhằm cung cấp dữ liệu kịp thời, chính xác cho các nhà quản trị để lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát hoạt động vận tải - kho vận. Mô hình cấu trúc LIS chuẩn bao gồm 4 phân hệ chính: hệ thống lập kế hoạch chiến lược, hệ thống thực thi tác nghiệp, hệ thống nghiên cứu thu thập thông tin môi trường và hệ thống báo cáo kết quả quản trị.

Thứ hai là lý thuyết Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), hình thức truyền tải thông tin cấu trúc chuẩn giữa các hệ thống máy tính mà không cần sự can thiệp thủ công của con người, tuân thủ các quy định tại Điều 99 Bộ luật Tố tụng Hình sự 2015 và Luật Giao dịch điện tử 2005. Bên cạnh đó, nghiên cứu tích hợp nguyên lý vận hành của Hệ thống định vị toàn cầu GPS dựa trên kỹ thuật giao thoa khoảng cách từ tối thiểu 4 vệ tinh, liên kết trực tiếp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia QCVN 31:2014/BGTVT và lộ trình bắt buộc lắp đặt thiết bị giám sát hành trình theo Nghị định 86/2014/NĐ-CP.

Các khái niệm chính yếu được sử dụng xuyên suốt bao gồm: Chuỗi quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), Vận đơn thứ cấp (House Bill of Lading - HBL), Vận đơn chủ (Master Bill of Lading - MBL), và Tính minh bạch chuỗi cung ứng (Supply Chain Visibility).

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của đề tài bao gồm dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh năm 2020 - 2021, tài liệu kỹ thuật về các hệ thống phần mềm của CEVA như CEVA Matrix Connect, My CEVA, Cổng dịch vụ khách hàng (CSP), Hệ thống quản lý hàng hóa (OFS), Hệ thống quản lý vận tải (TMS) và Hệ thống theo dõi Navigator. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp quan sát trực tiếp quy trình tác nghiệp và khảo sát định lượng thao tác làm việc của đội ngũ nhân viên.

Nghiên cứu áp dụng phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng với cỡ mẫu gồm 10 nhân sự thuộc bộ phận Vận hành (Operations) và Chăm sóc khách hàng (Customer Service), đại diện cho các mảng vận tải đường biển, đường hàng không và đường bộ. Dữ liệu thao tác và tần suất lỗi nhập liệu được theo dõi liên tục trong khoảng thời gian 4 tháng, từ tháng 1 đến tháng 4 năm 2022. Ngoài ra, nghiên cứu còn khảo sát ý kiến phản hồi từ 25 khách hàng doanh nghiệp thường xuyên thực hiện giao dịch qua nền tảng số của công ty.

Phương pháp phân tích được lựa chọn là phân tích quy trình nghiệp vụ kết hợp với thống kê mô tả và so sánh đối chiếu định lượng. Lý do lựa chọn phương pháp này là nhằm bóc tách chính xác từng điểm chạm dữ liệu trong quy trình 12 bước giao nhận hàng hóa, từ đó đo lường cụ thể lượng thời gian lãng phí và tỷ lệ sai sót thông tin giữa các phần mềm nội bộ, tạo cơ sở thực nghiệm vững chắc để đề xuất các giải pháp kỹ thuật có tính khả thi cao. Toàn bộ timeline nghiên cứu được tiến hành trong 6 tháng và hoàn thiện nghiệm thu vào tháng 6 năm 2022.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, mức độ tự động hóa và tích hợp giữa các phân hệ phần mềm tại CEVA Logistics Việt Nam mới chỉ đạt mức liên thông khoảng 60% đến 70%. Mặc dù doanh nghiệp đã trang bị hệ sinh thái công nghệ đa dạng bao gồm cổng CSP, hệ thống OFS, TMS và Navigator, song dòng dữ liệu vẫn bị ngắt quãng ở các khâu trung gian, đòi hỏi nhân viên phải trích xuất thủ công các tệp dữ liệu Excel hoặc sao chép thông tin từ email của khách hàng để nhập lại vào hệ thống OFS.

Thứ hai, kết quả phân tích dữ liệu thực nghiệm ghi nhận tỷ lệ sai sót trong khâu nhập liệu thủ công ở mức đáng lo ngại. Khảo sát 10 nhân viên tác nghiệp trong giai đoạn từ tháng 1 đến tháng 4 năm 2022 cho thấy số lượng lỗi nhập liệu trung bình dao động từ 15 đến 28 lỗi trên mỗi nhân viên mỗi tháng. Các sai lệch phổ biến nhất tập trung vào việc gõ sai mã cảng biển quốc tế, sai số hiệu container và nhầm lẫn các thông số trọng lượng hoặc thể tích hàng hóa, dẫn đến việc phải kéo dài thêm khoảng 45 phút chỉnh sửa hồ sơ cho mỗi lô hàng bị lỗi.

Thứ ba, tỷ lệ khách hàng chủ động sử dụng nền tảng trực tuyến My CEVA còn ở mức thấp. Mặc dù cổng thông tin My CEVA được thiết kế để khách hàng có thể tra cứu giá cước, đặt chỗ trực tiếp và theo dõi hành trình hàng hóa qua mạng lưới hơn 10.000 điểm kết nối cảng toàn cầu, chỉ có khoảng 35% khách hàng tại Việt Nam thực hiện đặt chỗ qua website. Có đến 65% khách hàng vẫn duy trì phương thức gửi yêu cầu đặt chỗ qua email truyền thống, làm tăng khối lượng công việc cho nhân viên chăm sóc khách hàng và kéo dài thời gian phản hồi xác nhận đơn hàng thêm từ 2 đến 4 giờ.

Thứ tư, dòng thông tin định vị vận tải đường bộ bị đứt đoạn do thiếu tích hợp EDI. Mặc dù đội xe 10 chiếc của công ty và toàn bộ xe của các nhà thầu phụ đều đã được lắp đặt hộp đen theo đúng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, dữ liệu hành trình xe từ các phần mềm giám sát của bên thứ ba chưa được kết nối tự động vào hệ thống TMS của CEVA. Do đó, trạng thái giao hàng chặng cuối vẫn phải phụ thuộc vào việc nhân viên điều độ gọi điện thoại kiểm tra từng tài xế, làm giảm độ chính xác và tính kịp thời của thông tin giao hàng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các hạn chế trên xuất phát từ việc thiếu một bộ quy chuẩn hướng dẫn nhập liệu chi tiết và dễ tiếp cận cho nhân viên mới, đồng thời chưa có một cổng thông tin tri thức nội bộ để hỗ trợ giải đáp nhanh các sự cố kỹ thuật phần mềm. Thêm vào đó, thói quen giao dịch truyền thống của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nội địa và sự thiếu vắng cơ chế kết nối API đồng bộ giữa nhà cung cấp thiết bị hộp đen với hệ thống ERP của CEVA đã kìm hãm tốc độ số hóa dòng thông tin.

So sánh với các doanh nghiệp logistics hàng đầu thế giới, nơi tỷ lệ xử lý chứng từ điện tử không giấy tờ đạt trên 85% và mức độ theo dõi phương tiện tự động đạt gần 100%, tỷ lệ số hóa tại chi nhánh Việt Nam vẫn cần được cải thiện mạnh mẽ. Sự sai lệch thông tin không chỉ gây nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính trong khai báo hải quan điện tử mà còn làm tăng chi phí phát sinh liên quan đến phí lưu kho bãi, ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận của doanh nghiệp.

Để minh họa trực quan cho các phát hiện này, dữ liệu nghiên cứu có thể được biểu diễn qua biểu đồ cột thể hiện biến thiên số lượng lỗi nhập liệu của nhân viên qua 4 tháng khảo sát, kết hợp với bảng phân tích tỷ trọng phương thức gửi đặt chỗ của khách hàng và sơ đồ luồng dữ liệu mô tả quy trình luân chuyển chứng từ trước và sau khi ứng dụng các giải pháp tối ưu.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, thiết kế và ban hành bộ cẩm nang hướng dẫn sử dụng cùng quy cách nhập liệu chuẩn hóa cho toàn bộ nhân sự nội bộ và đối tác. Bộ phận Quản lý Chất lượng phối hợp với Trưởng bộ phận Vận hành cần triển khai giải pháp này trong quý 3 năm 2022, nhằm đạt mục tiêu cắt giảm 60% số lượng lỗi sai sót nhập liệu trên hệ thống OFS sau 3 tháng áp dụng, đảm bảo tính đồng nhất 100% cho các trường dữ liệu danh mục hàng hóa và mã cảng.

Thứ hai, phát triển và vận hành cổng thông tin tri thức nội bộ (HelpPortal) nhằm hỗ trợ giải quyết tức thời các vướng mắc về phần mềm và quy trình tác nghiệp. Phòng Công nghệ Thông tin chủ trì phối hợp với các nhóm nghiệp vụ thực hiện trong thời gian 4 tháng, hướng tới mục tiêu rút ngắn 75% thời gian phản hồi sự cố kỹ thuật (từ 4 giờ xuống dưới 1 giờ), đồng thời số hóa cơ sở dữ liệu giải đáp cho hơn 100 tình huống lỗi hệ thống thường gặp.

Thứ ba, đẩy mạnh chiến dịch số hóa khách hàng thông qua việc nâng cấp giao diện và tối ưu trải nghiệm người dùng trên cổng My CEVA. Phòng Dịch vụ Khách hàng kết hợp với Phòng Kinh doanh tiến hành tổ chức các chương trình hướng dẫn sử dụng và áp dụng chính sách ưu đãi cước dịch vụ từ quý 4 năm 2022 đến giữa năm 2023, đặt mục tiêu nâng tỷ lệ khách hàng tạo đặt chỗ trực tuyến qua website từ 35% lên tối thiểu 70% tổng sản lượng đơn hàng.

Thứ tư, nâng cấp và tích hợp dữ liệu định vị GPS từ thiết bị giám sát hành trình của nhà xe vào hệ thống TMS thông qua giao thức kết nối EDI và API mở. Đội ngũ kỹ sư công nghệ thông tin phối hợp với Bộ phận Điều vận Vận tải Đường bộ triển khai trong lộ trình 5 tháng, hướng đến mục tiêu tự động hóa 100% việc cập nhật tọa độ và mốc thời gian giao nhận của toàn bộ phương tiện vận chuyển đường bộ trên hệ thống theo dõi Navigator, loại bỏ 90% các cuộc gọi kiểm tra lộ trình thủ công.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm thứ nhất là các cấp lãnh đạo, giám đốc điều hành và trưởng phòng vận hành tại các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics (3PL/Freight Forwarder). Luận văn cung cấp mô hình thực tiễn về kiến trúc hệ thống thông tin logistics và phương pháp nhận diện các điểm nghẽn dòng dữ liệu, giúp doanh nghiệp xây dựng lộ trình chuyển đổi số hiệu quả, tối ưu hóa chi phí vận hành kho bãi và vận tải.

Nhóm thứ hai là các chuyên viên phân tích hệ thống, kỹ sư giải pháp công nghệ thông tin và quản trị cơ sở dữ liệu trong ngành chuỗi cung ứng. Tài liệu này mang lại giá trị tham khảo chi tiết về nguyên lý tích hợp EDI, thiết kế cổng thông tin HelpPortal và giải pháp kết nối dữ liệu hộp đen ô tô theo quy chuẩn quốc gia với phần mềm quản lý vận tải chuyên dụng.

Nhóm thứ ba là các nhà quản trị chuỗi cung ứng, chuyên viên xuất nhập khẩu tại các doanh nghiệp chủ hàng và đối tác thương mại. Nghiên cứu giúp các đơn vị này nắm bắt rõ cơ chế tương tác trên các nền tảng trực tuyến như My CEVA, từ đó chủ động chuẩn hóa dữ liệu đầu vào, rút ngắn chu kỳ đặt chỗ và nâng cao khả năng kiểm soát đơn hàng theo thời gian thực.

Nhóm thứ tư là các giảng viên, nhà nghiên cứu học thuật và sinh viên chuyên ngành Quản trị Logistics, Kinh tế Vận tải và Quản trị Kinh doanh. Luận văn đóng vai trò là một case study thực tế điển hình, kết hợp hài hòa giữa lý thuyết quản trị hiện đại với số liệu thực nghiệm tại một tập đoàn logistics đa quốc gia, phục vụ trực tiếp cho công tác giảng dạy và nghiên cứu chuyên sâu.

Câu hỏi thường gặp

Tối ưu hóa dòng thông tin mang lại lợi ích kinh tế cụ thể nào cho doanh nghiệp logistics? Việc tối ưu dòng thông tin giúp loại bỏ tình trạng chậm trễ chứng từ và giảm thiểu sai sót dữ liệu. Trong thực tế tại CEVA, luân chuyển thông tin nhanh chóng giúp giảm khoảng 20% thời gian chờ đợi phương tiện tại các đầu cảng và kho bãi, tiết kiệm chi phí bốc xếp, hạn chế tối đa phí phạt chậm nộp hồ sơ hải quan và gia tăng năng suất khai thác của đội xe 10 chiếc hiện hữu.

Hệ thống OFS và TMS tại CEVA Logistics đóng vai trò gì trong chu trình xử lý lô hàng? Hệ thống OFS chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ hàng hóa tổng thể, thực hiện thủ tục hải quan và phát hành các chứng từ vận tải như vận đơn House Bill và Master Bill. Trong khi đó, TMS tối ưu hóa việc phân bổ tuyến đường và quản lý phương tiện. Khi hai hệ thống được liên kết tự động qua EDI, doanh nghiệp tiết kiệm được khoảng 45 phút thao tác nhập liệu thủ công cho mỗi bộ chứng từ.

Tiêu chuẩn kỹ thuật QCVN 31:2014/BGTVT hỗ trợ việc quản trị dòng thông tin vận tải như thế nào? Quy chuẩn quy định thiết bị giám sát hành trình phải ghi nhận và truyền tải liên tục các thông số về tọa độ, tốc độ, thời gian lái xe và trạng thái đóng mở cửa xe. Dữ liệu chuẩn hóa này khi được kết nối tự động với hệ thống TMS nội bộ sẽ thay thế hoàn toàn việc báo cáo thủ công, cung cấp độ chính xác 100% về vị trí phương tiện cho nhà quản trị.

Vì sao doanh nghiệp gặp khó khăn khi chuyển đổi khách hàng sang sử dụng cổng My CEVA? Rào cản lớn nhất nằm ở thói quen liên lạc truyền thống qua thư điện tử và tâm lý ngại tiếp cận giao diện công nghệ mới của nhiều doanh nghiệp nội địa. Tuy nhiên, khi được đào tạo và chuyển đổi sang My CEVA, khách hàng sẽ tiết kiệm được từ 2 đến 4 giờ chờ đợi phê duyệt đặt chỗ và chủ động tra cứu lịch trình 24/7 trên mạng lưới kết nối 10.000 điểm cảng quốc tế.

Cổng thông tin tri thức HelpPortal giải quyết bài toán vận hành nội bộ ra sao? HelpPortal hoạt động như một trung tâm dữ liệu tập trung lưu trữ các giải pháp xử lý sự cố công nghệ thông tin và quy trình chuẩn hóa. Nền tảng này giúp nhân viên chăm sóc khách hàng và vận hành tự khắc phục nhanh các lỗi phần mềm thường gặp, rút ngắn thời gian phản hồi hỗ trợ kỹ thuật từ 4 giờ xuống dưới 60 phút mà không làm gián đoạn dòng chứng từ.

Kết luận

  • Khẳng định dòng thông tin chính xác, kịp thời là yếu tố cốt lõi quyết định năng lực cạnh tranh và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp dịch vụ giao nhận vận tải trong thời đại số.
  • Đánh giá toàn diện thực trạng ứng dụng công nghệ tại CEVA Logistics Việt Nam, chỉ rõ các điểm nghẽn về lỗi nhập liệu thủ công và sự thiếu đồng bộ giữa các phân hệ phần mềm OFS, TMS và My CEVA.
  • Đề xuất hệ thống 4 giải pháp mang tính đột phá và khả thi cao, kết hợp giữa chuẩn hóa cẩm nang nhập liệu, xây dựng cổng tri thức HelpPortal, số hóa khách hàng và tích hợp định vị GPS qua EDI.
  • Xác lập các mục tiêu định lượng rõ ràng với kỳ vọng cắt giảm 60% lỗi thao tác, nâng tỷ lệ đặt chỗ trực tuyến lên 70% và kiểm soát 100% hành trình phương tiện vận tải đường bộ theo thời gian thực.
  • Đóng góp nguồn tư liệu học thuật và thực tiễn phong phú cho ngành Quản trị Logistics và Vận tải đa phương thức, tạo hình mẫu chuyển đổi số cho các doanh nghiệp 3PL tại Việt Nam.

Đóng góp chính của luận văn là đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thông tin logistics và xây dựng thành công bộ giải pháp tích hợp dữ liệu thực chứng cho một doanh nghiệp giao nhận đa quốc gia quy mô lớn.

Kế hoạch hành động tiếp theo cần tập trung triển khai thử nghiệm bộ tài liệu chuẩn hóa SOP và hệ thống HelpPortal trong quý 3 năm 2022, hoàn thiện kết nối API giám sát hành trình xe trong quý 4 năm 2022 và đánh giá tổng kết hiệu năng vận hành vào quý 2 năm 2023. Các nhà quản trị logistics cần chủ động nắm bắt cơ hội, đẩy mạnh đầu tư hạ tầng dữ liệu để xây dựng chuỗi cung ứng thông minh, linh hoạt và bền vững trong tương lai.