Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin: Là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp.TS Đàm Gia Mạnh(2017), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương Mại) Các thành phần của hệ thống thông tin: - Phần cứng: Là các công cụ kỹ thuật dùng để thu thập, xử lý truyền đạt thông tin. - Phần mềm: Là các chương trình của hệ thống bao gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.
- Con người: Là những người điều hành và sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTT. - Dữ liệu: Gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua các quyết định quản lý. - Mạng: Là tâp hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lí và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó. Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau: Sơ đồ 1.
Các thành phần của hệ thống thông tin 5 Luan van (Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin, Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương mại) 1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một tổ chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp (Nguyễn Văn Ba(2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin , Trường Đại học quốc gia) 1.
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. Lý thuyết về HTTT quản lý nhân sự và một số thuật ngữ Nhân lực được xem là “Tổng hợp các khả năng về thể lực và trí lực của con người sử dụng trong quá trình loa động sản xuất.” Các doanh nghiệp đều có các nguồn lực, bao gồm tiền bạc, vật chất, thiết bị và con người cần thiết để tạo ra hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp đưa ra thị trường. Hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng các thủ tục và quy trình về cung cấp nguyên vật liệu và thiết bị nhằm đảm bảo việc cung cấp đầy đủ chúng khi cần thiết. Tương tự như vậy, các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến quy trình quản lý con người, một nguồn lực quan trọng của họ.
Quản trị nhân sự bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. Mục tiêu chủ yếu của quản trị nhân sự là nhằm đảm bảo đủ số lượng người lao động với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc, và vào đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Như vậy, một câu hỏi đặt ra: Ai phụ trách quản trị nhân sự trong quản lý doanh nghiệp? Rõ ràng câu trả lời sẽ là: mọi nhà quản lý trong doanh nghiệp. Quản trị nhân sự là đảm bảo có đúng người với kỹ năng và trình độ phù hợp, vào đúng công việc và vào đúng thời điểm thích hợp để thực hiện mục tiêu của công ty.
Nhưng dù ở bất cứ xã hội nào vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản trị nhân sự. Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú, hệ thống máy móc thiết bị hiện đại 6 Luan van đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích, nếu không biết hoặc quản trị kém nguồn tài nguyên nhân sự. Các thành phần của hệ thống thông tin Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính: con người, phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng. - Con người: Con người là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin.
Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính: + Người xây dựng và bảo trì hệ thống: Là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lập trình, khảo sát, bảo trì. + Nhóm sử dụng hệ thống: Là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết định. - Phần cứng máy tính (Computer Hardware): Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trong quy trình sử lý thông tin.
Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý và truyền thông tin. - Phần mềm máy tính (Computer Software): Là tập hợp các chỉ lệnh theo một trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó. Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình. - Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu (Database) là một tập hợp gồm một hoặc nhiều bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một thệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau với những mục đích khác nhau. -Hệ thống mạng: là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng. - Các thành phần của hệ thống thông tin có các mối liên hệ với nhau. Việc liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được.
Ngược lại, các mối liên kết phần lớn các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy được. Chúng được hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động. Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở dữ 7 Luan van liệu, và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị từ. - Các doanh nghiệp cần phải có sự đầu tư thích đáng vào cả năm nguồn lực này đặc biệt là nguồn lực con người để đảm bảo HTTT trong doanh nghiệp vận hành tốt và đáp ứng được các yêu cầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh mình.
Quy trình xử lý dữ liệu thành thông tin trong hệ thống thông tin - Nhập dữ liệu đầu vào: là công đoạn đầu tiên trong quy trình, dữ liệu đầu vào có đầy đủ, chính xác thì việc xử lý thông tin mới có ý nghĩa. - Xử lý dữ liệu thành thông tin: là công đoạn trung tâm và có vai trò quyết định trong quy trình. - Lưu trữ dữ liệu: phục vụ cho việc xử lý và tái sử dụng trong tương lai. - Xuất thông tin đầu ra: gồm bảng biểu, số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá (hiện trạng và quá trình kinh tế), cung cấp đến các đối tượng trong và ngoài tổ chức.
- Điều kiện hệ thống: đánh giá các phản hồi để xác định liệu hệ thống có thực hiện được mục đích của nó không, sau đó tạo nên những chỉnh sửa cần thiết đối với các thành phần nhập và xử lý của hệ thống để đảm bảo rằng kết quả đúng được thực hiện. Quy trình phân tích thiết kế HTTT Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống dù được phát triển bởi nhiều tác giả khác nhau, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau, nhưng tựu trung lại các phương pháp luận này đều định ra các giai đoạn cơ bản cho quá trình phát triển dự án: a) Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án. Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta phải có được các thông tin về hệ thống qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất. Khảo sát thường được tiến hành qua bốn bước: - Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ.
Tìm hiểu các hoạt động của hệ thống hiện tại nhằm xác định các thế mạnh và các yếu kém của nó. - Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới. Xác định phạm vi ứng dụng và các ưu, nhược điểm của hệ thống dự kiến. Cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ làm, những thuận lợi và những khó khăn khi cải tiến hệ thống.
8 Luan van - Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới có cân nhắc tính khả thi. Phác hoạ các giải pháp thoả mãn các yêu cầu của hệ thống mới đồng thời đưa ra các đánh giá về mọi mặt (Kinh tế, xã hội, thuận tiện.) để có thể đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng. - Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát. Xây dựng kế hoạch triển khai cho các giai đoạn tiếp theo.
Dự trù các nguồn tài nguyên (Tài chính, nhân sự, trang thiết bị.) để triển khai dự án. b) Phân tích hệ thống: Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống. Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì. Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó.
Tất cả mọi hệ thống đều phải sử dụng một cơ sở dữ liệu của mình, đó có thể là một cơ sở dữ liệu đã có hoặc một cơ sở dữ liệu được xây dựng mới. Cũng có những hệ thống sử dụng cả cơ sở dữ liệu cũ và mới. Việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu cho một hệ thống có thể tiến hành đồng thời với việc phân tích và thiết kế hệ thống hoặc có thể tiến hành riêng.