Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và môi trường thị trường biến động, năng lực quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định đến năng suất lao động, khả năng cạnh tranh và sự tồn tại của doanh nghiệp. Đối với các đơn vị kinh tế tập thể như hợp tác xã thương mại dịch vụ, việc tối ưu hóa quy trình quản lý con người vừa là thách thức vừa là điều kiện tiên quyết để thích ứng với cơ chế thị trường.

Công ty Hợp tác xã Thương mại – Dịch vụ Củ Chi (HTX TM–DV Củ Chi) là đơn vị kinh tế tập thể hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ và phân phối hàng hóa trên địa bàn huyện Củ Chi, TP. Hồ Chí Minh. Những năm qua, đơn vị đã mở rộng quy mô hoạt động; tuy nhiên, công tác quản trị nhân sự bộc lộ nhiều điểm nghẽn. Cụ thể, năm 2022, tổng số lao động tăng thêm 17 người so với năm 2021 (đạt 62 người), nhưng tỷ suất sinh lời bình quân của một nhân viên phòng kinh doanh lại suy giảm từ 37,37 triệu đồng/năm (năm 2021) xuống còn 32,5 triệu đồng/năm (năm 2022). Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ những hạn chế trong phân bổ, tuyển dụng, đào tạo và chính sách đãi ngộ nhân sự. Xuất phát từ thực tiễn trên, tác giả Nguyễn Phi Thông thực hiện khóa luận tốt nghiệp: "Giải pháp nâng cao quy trình quản lý nguồn nhân lực tại Công ty Hợp tác xã Thương mại – Dịch vụ Củ Chi".

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định gồm 3 nhiệm vụ:

  1. Làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn về quản lý và sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, phân tích cơ cấu tổ chức và thực trạng công tác quản lý, sử dụng nguồn nhân lực tại Công ty Hợp tác xã Thương mại – Dịch vụ Củ Chi giai đoạn 2020–2022.
  3. Nhận xét ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân; từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao quy trình quản lý nguồn nhân lực tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Công ty Hợp tác xã Thương mại – Dịch vụ Củ Chi.
  • Phạm vi không gian: Công ty Hợp tác xã Thương mại – Dịch vụ Củ Chi, địa chỉ tại Số 726 – Quốc lộ 22, Khu phố 2, Thị trấn Củ Chi, Huyện Củ Chi, TP. Hồ Chí Minh.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thứ cấp phục vụ phân tích thực trạng được thu thập từ năm 2020 đến năm 2022. Thời gian sinh viên thực tập và thu thập tư liệu tại đơn vị từ ngày 15/03/2023 đến ngày 31/05/2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các khái niệm chuẩn mực về nhân lực, nguồn nhân lực và quản trị nguồn nhân lực trong quản trị kinh doanh:

  • Khái niệm và vai trò: Nhân lực bao gồm thể lực và trí lực của từng cá nhân. Quản trị nguồn nhân lực là quá trình thực hiện các chiến lược nhất quán từ hoạch định, tổ chức, điều phối đến quản lý con người nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức.
  • Mục tiêu quản trị nguồn nhân lực: Phân chia thành 4 nhóm mục tiêu: mục tiêu xã hội, mục tiêu của tổ chức, mục tiêu chức năng và mục tiêu cá nhân của người lao động.
  • Chức năng quản trị: Gồm 3 nhóm chức năng cốt lõi: chức năng thu hút nguồn nhân lực (hoạch định, phân tích công việc, tuyển dụng), chức năng đào tạo nguồn nhân lực (nâng cao kỹ năng, huấn luyện chuyên môn), và chức năng duy trì nguồn nhân lực (chính sách tiền lương, thưởng, phúc lợi, tạo động lực).
  • Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng nhân lực: Đánh giá đa chiều qua 4 nhóm nhân tố: Trí lực (trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng mềm), Thể lực (sức khỏe thể chất, tinh thần, xã hội), Tâm lực (đạo đức nghề nghiệp, thái độ, tác phong, tính chuyên nghiệp), và Tiêu chí chất lượng đầu ra công việc.
  • Khung pháp lý và quy định: Áp dụng các quy định của Luật Hợp tác xã và Bộ luật Lao động trong quan hệ lao động, tiền lương, chế độ bảo hiểm và an toàn lao động.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp luận: Sử dụng hệ thống lý luận khoa học quản trị kinh doanh làm nền tảng xem xét mối quan hệ giữa quản trị nhân sự và hiệu quả kinh doanh.
  • Phương pháp thu thập thông tin và số liệu: Thu thập số liệu thứ cấp từ các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo nhân sự và bảng lương do Phòng Kế toán – Tài vụ và Phòng Tổ chức – Hành chính của Hợp tác xã cung cấp.
  • Phương pháp phân tích – tổng hợp: Hệ thống hóa các dữ liệu lịch sử, phân tích điểm mạnh, điểm yếu trong công tác quản lý và vận hành.
  • Phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng: Thống kê mô tả số liệu nhân sự theo các tiêu chí cơ cấu (trình độ, độ tuổi, giới tính), tính toán các chỉ tiêu hiệu suất sử dụng lao động và tỷ suất lợi nhuận trên lao động giai đoạn 2020–2022.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị nguồn nhân lực

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các lý thuyết nền tảng về quản trị nhân lực trong tổ chức:

  • Phân tích bản chất của nhân lực và các chức năng thu hút, đào tạo, duy trì nhân lực.
  • Trình bày chi tiết nội dung quy trình hoạch định nhân lực theo các khung thời gian: ngắn hạn (dưới 1 năm), trung hạn (từ 1 đến dưới 5 năm), và dài hạn (trên 5 năm).
  • Làm rõ cấu trúc phân tích công việc nhằm xác định nhiệm vụ, tiêu chuẩn nhân sự, công cụ hỗ trợ và điều kiện làm việc.
  • Phân loại các nguồn tuyển dụng nội bộ (thuyên chuyển, tiến cử, giới thiệu, liên hệ nhân viên cũ) và nguồn tuyển dụng bên ngoài (quảng cáo, hội thảo trường đại học, hiệp hội doanh nghiệp, website tuyển dụng, dịch vụ thuê ngoài), kết hợp quy trình tuyển dụng 7 bước tiêu chuẩn.
  • Xác lập bộ tiêu chí đánh giá nhân lực thông qua Trí lực, Thể lực, Tâm lực và kết quả đầu ra; đồng thời phân tích các nhân tố môi trường bên ngoài (kinh tế, công nghệ, văn hóa – xã hội, chính trị – pháp luật) cùng môi trường bên trong (lãnh đạo, mục tiêu – chiến lược, cơ cấu tổ chức, chính sách, văn hóa doanh nghiệp) tác động đến công tác nhân sự.

Chương 2: Thực trạng công tác và tình hình quản lý nguồn nhân lực tại Công ty Hợp tác xã Thương mại – Dịch vụ Củ Chi

Chương 2 tập trung phân tích thực tế tình hình hoạt động kinh doanh và công tác quản lý nhân sự tại đơn vị:

  • Lịch sử và cơ cấu: Hợp tác xã ra đời từ cuối năm 1975, tiền thân là Công ty Tổng hợp Thương nghiệp Hợp tác xã Huyện Củ Chi (1981), Liên hiệp Hợp tác xã Mua bán Huyện Củ Chi (1989), và chính thức chuyển đổi mô hình theo Luật Hợp tác xã từ tháng 6/1998. Cơ cấu bộ máy gồm: Đại hội xã viên, Ban Kiểm soát, Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc, 3 phòng nghiệp vụ (Phòng Tổ chức – Hành chính, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán – Tài vụ) cùng hệ thống cửa hàng bán lẻ (Chợ Củ Chi, Chợ Tân Quy, Chợ An Nhơn Tây, Cửa hàng Abbot Củ Chi, Nhà ăn và các xe bán hàng lưu động).
  • Kết quả kinh doanh và quy mô nhân sự: Tổng doanh thu năm 2021 đạt 8.504 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế đạt 1.015 triệu đồng. Tổng số lao động tăng từ 38 người (năm 2020) lên 45 người (năm 2021) và 62 người (năm 2022). Mức lương bình quân tăng từ 7,1 triệu đồng/tháng (năm 2020) lên 8,4 triệu đồng/tháng (năm 2021).
Chỉ tiêu phân tích nhân sự Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Tổng số lao động (người) 38 45 62
1. Cơ cấu theo trình độ (người / %)
- Đại học 16 (42,11%) 18 (40,00%) 24 (38,70%)
- Cao đẳng 10 (26,31%) 13 (28,90%) 20 (32,25%)
- Lao động phổ thông 12 (31,57%) 14 (31,11%) 18 (29,03%)
2. Cơ cấu theo độ tuổi (người / %)
- 18 – 30 tuổi 15 (39,47%) 20 (44,40%) 27 (43,55%)
- 30 – 45 tuổi 15 (39,47%) 13 (28,90%) 23 (37,10%)
- 45 – 60 tuổi 8 (21,05%) 12 (26,70%) 17 (27,41%)
3. Cơ cấu theo giới tính (người / %)
- Nam 24 (63,16%) 28 (62,20%) 37 (59,70%)
- Nữ 14 (36,84%) 17 (37,80%) 25 (40,30%)
Chỉ tiêu hiệu quả sử dụng lao động Đơn vị tính Năm 2021 Năm 2022
Doanh thu Triệu đồng 8.504 —
Lợi nhuận sau thuế Triệu đồng 1.015 —
Số lượng lao động Người 45 62
Hiệu suất sử dụng lao động Triệu đồng/người 192,8 201,6
Tỷ suất lợi nhuận / Lao động Triệu đồng/người 37,37 32,5
  • Thực trạng các khâu quản trị nhân sự:
    • Tuyển dụng: Triển khai theo quy trình 7 bước (Xác định nhu cầu; Chuẩn bị thông báo; Thu nhận hồ sơ; Phỏng vấn từ 5–15 phút; Xác minh lý lịch; Ra quyết định; Bố trí công việc). Thời gian thử việc 3 tháng, hưởng 85% lương chính thức.
    • Đào tạo: Chủ yếu đào tạo tại chỗ (nhân viên mới được kèm cặp trong thời gian thử việc; lao động phổ thông đào tạo 3–5 ngày) và cử cán bộ trẻ tham gia các khóa nâng cao nghiệp vụ ngắn hạn.
    • Tiền lương và đãi ngộ: Áp dụng hình thức trả lương theo thời gian dựa trên bảng hệ số lương (mức lương tối thiểu vùng áp dụng năm 2022 là 4.000.000 đồng, lương cơ sở là 2.000.000 đồng). Hệ số thang lương quy định: Giám đốc (8,0 – 9,2); Phó Giám đốc (6,6 – 7,8); Trưởng/phó bộ phận (5,8 – 7,0); Nhân viên (5,4 – 6,6); Bảo vệ, lao công (2,8 – 4,0). Chu kỳ xét nâng bậc lương là 2 năm/lần (trường hợp xuất sắc được nâng trước 1 năm). Thưởng doanh thu tính theo nhóm hoặc cá nhân đạt mức 5% doanh thu/nhóm/tháng. Lương chi trả định kỳ vào ngày 7 hàng tháng. Thực hiện đầy đủ BHXH, BHYT, an toàn lao động, phụ cấp trách nhiệm và phụ cấp đi đường.

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị

Chương 3 tổng kết các mặt đạt được, nhận diện các nút thắt và đề xuất giải pháp:

  • Thành tựu: Ổn định công ăn việc làm, chi trả lương đúng hạn, duy trì các chế độ bảo hiểm và phúc lợi, cơ cấu lao động trẻ chiếm tỷ trọng cao (độ tuổi 18–30 chiếm 43,55% năm 2022).
  • Hạn chế tồn tại:
    • Kênh tuyển dụng còn mang tính truyền thống, chưa tiếp cận được nhiều ứng viên trình độ cao.
    • Công tác đào tạo chuyên sâu chưa đồng bộ, chủ yếu dừng ở hướng dẫn kèm cặp cơ bản.
    • Đánh giá nhân viên chưa có bảng tiêu chí định lượng chi tiết cho từng vị trí.
    • Phương pháp tính lương, thưởng và quản lý nhân sự thực hiện thủ công, làm tăng chi phí quản trị doanh nghiệp.
    • Sức sinh lời bình quân của nhân viên kinh doanh giảm 4,87 triệu đồng/người/năm trong năm 2022.
  • Nguyên nhân: Nguồn lực tài chính của hợp tác xã hạn chế so với các doanh nghiệp thương mại lớn, thiếu chuyên gia chuyên trách về nhân sự, áp lực cạnh tranh gay gắt từ các hệ thống bán lẻ hiện đại.
  • Các nhóm giải pháp đề xuất:
    1. Mở rộng nguồn tuyển dụng bên ngoài thông qua mạng xã hội, cổng thông tin việc làm và liên kết trường đại học; xây dựng bảng tiêu chí đánh giá ứng viên chuẩn hóa (Bảng đề xuất 3.1).
    2. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thông qua đào tạo chuyên sâu và huấn luyện kỹ năng nghiệp vụ chuyên biệt.
    3. Hoàn thiện công tác đánh giá thành tích công việc gắn liền với tiêu chuẩn kết quả đầu ra rõ ràng.
    4. Đổi mới cơ chế lương, thưởng, bảo hiểm, trợ cấp và chính sách đãi ngộ linh hoạt nhằm thu hút và giữ chân nhân tài chất lượng cao.
    5. Ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp để tự động hóa tính lương, quản lý hồ sơ nhân sự và tối ưu hóa chi phí vận hành.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã trích xuất và tổng hợp được bức tranh toàn diện về công tác nhân sự tại một đơn vị kinh tế tập thể bán lẻ:

  • Kết quả số liệu cụ thể: Cung cấp chi tiết chuỗi số liệu 3 năm (2020–2022) về cơ cấu lao động theo trình độ (Đại học chiếm 38,7%, Cao đẳng chiếm 32,25%, Lao động phổ thông chiếm 29,03% vào năm 2022), độ tuổi, giới tính (nam chiếm 59,7%, nữ chiếm 40,3% năm 2022), cùng bảng hệ số lương cụ thể cho 5 nhóm chức danh.
  • Phát hiện nghiên cứu: Khóa luận chỉ ra thực tế nghịch lý giữa việc gia tăng quy mô lao động (tăng từ 38 lên 62 người) và sự sụt giảm tỷ suất lợi nhuận trên mỗi lao động (giảm từ 37,37 triệu đồng xuống 32,5 triệu đồng/người/năm), chứng minh sự cần thiết phải chuẩn hóa quy trình quản trị thay vì chỉ tăng số lượng.
  • Hệ thống giải pháp thực tiễn: Khóa luận đưa ra các giải pháp có tính ứng dụng sát với thực tế của Hợp tác xã Củ Chi, từ việc mở rộng kênh tuyển dụng, thiết lập bảng tiêu chí đánh giá ứng viên đến đề xuất ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự để xóa bỏ cách tính lương thủ công.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn một số điểm hạn chế do điều kiện nghiên cứu thực tế tại đơn vị:

  • Hạn chế:
    • Dữ liệu nghiên cứu chủ yếu dựa trên số liệu báo cáo thứ cấp từ các phòng ban nội bộ giai đoạn 2020–2022; chưa thực hiện khảo sát định lượng mở rộng bằng bảng hỏi lấy ý kiến của toàn bộ nhân viên về mức độ hài lòng với môi trường làm việc và chế độ đãi ngộ.
    • Đề tài chưa xây dựng mô hình định lượng đánh giá mức độ tương quan giữa chi phí đào tạo và năng suất lao động thực tế tại các điểm bán lẻ.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng khảo sát định lượng về mức độ thỏa mãn công việc của người lao động trong mô hình hợp tác xã thương mại dịch vụ.
    • Nghiên cứu sâu về quy trình chuyển đổi số và ứng dụng phần mềm ERP/HRM chuyên biệt cho hệ thống bán lẻ tập thể ngoại thành.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị nguồn nhân lực: Tham khảo cấu trúc trình bày một đề tài khóa luận phân tích thực trạng nhân sự doanh nghiệp vừa và nhỏ, phương pháp tính toán các chỉ tiêu hiệu suất sử dụng lao động và xây dựng thang bảng lương.
  • Ban điều hành các Hợp tác xã Thương mại – Dịch vụ: Tham khảo tài liệu thực tiễn về mô hình tổ chức bộ máy, quy trình tuyển dụng – đào tạo tại chỗ, và các giải pháp khắc phục tình trạng quản lý nhân sự thủ công tại địa bàn ngoại thành.

Câu hỏi thường gặp

1. Tỷ suất lợi nhuận trên mỗi lao động tại HTX TM–DV Củ Chi biến động như thế nào trong giai đoạn 2021–2022?
Năm 2021, sức sinh lời (tỷ suất lợi nhuận sau thuế) của một nhân viên phòng kinh doanh đạt 37,37 triệu đồng/năm. Sang năm 2022, chỉ tiêu này giảm xuống còn 32,5 triệu đồng/năm, tương ứng mức giảm xấp xỉ 4,87 triệu đồng/người/năm dù quy mô nhân sự tăng từ 45 lên 62 người.

2. Cơ cấu trình độ học vấn của người lao động tại hợp tác xã chuyển dịch ra sao qua các năm 2020, 2021 và 2022?

  • Năm 2020: Đại học 16 người (42,11%), Cao đẳng 10 người (26,31%), Lao động phổ thông 12 người (31,57%).
  • Năm 2021: Đại học 18 người (40,00%), Cao đẳng 13 người (28,90%), Lao động phổ thông 14 người (31,11%).
  • Năm 2022: Đại học 24 người (38,70%), Cao đẳng 20 người (32,25%), Lao động phổ thông 18 người (29,03%).
    Mặc dù số lượng lao động đại học tăng qua từng năm nhưng tỷ trọng có xu hướng giảm nhẹ do đơn vị tuyển thêm nhiều lao động cao đẳng và phổ thông.

3. Quy định về thời gian thử việc và mức lương thử việc tại đơn vị được áp dụng như thế nào?
Thời gian thử việc tại Hợp tác xã kéo dài 3 tháng. Người trúng tuyển được hưởng 85% mức lương chính thức theo quy định của đơn vị trong suốt thời gian tập sự trước khi được đánh giá ký hợp đồng chính thức.

4. Hệ thống thang lương theo chức danh áp dụng tại đơn vị vào năm 2022 có cấu trúc như thế nào?
Đơn vị áp dụng mức lương tối thiểu vùng là 4.000.000 đồng, lương cơ sở là 2.000.000 đồng. Hệ số lương phân theo thâm niên từ 1–2 năm đến 5–6 năm:

  • Giám đốc: hệ số từ 8,0 đến 9,2.
  • Phó Giám đốc: hệ số từ 6,6 đến 7,8.
  • Trưởng, phó các bộ phận quản lý: hệ số từ 5,8 đến 7,0.
  • Nhân viên: hệ số từ 5,4 đến 6,6.
  • Bảo vệ, lao công: hệ số từ 2,8 đến 4,0.
    Thời gian nâng bậc lương định kỳ là 2 năm/lần (hoặc 1 năm nếu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ).

5. Tác giả đã đề xuất các nhóm giải pháp chính nào để nâng cao chất lượng quản lý nhân lực tại đơn vị?
Khóa luận đề xuất 5 nhóm giải pháp: (1) Mở rộng nguồn tuyển dụng bên ngoài và chuẩn hóa tiêu chí chọn lọc ứng viên; (2) Đẩy mạnh đào tạo chuyên sâu và bồi dưỡng nghiệp vụ; (3) Hoàn thiện công tác đánh giá thành tích công việc; (4) Cải tiến chính sách tiền lương, thưởng doanh thu và chế độ đãi ngộ; (5) Ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp để tự động hóa tính lương và quản lý nhân sự.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Phi Thông đã phản ánh chi tiết thực trạng quản lý và sử dụng nguồn nhân lực tại Công ty Hợp tác xã Thương mại – Dịch vụ Củ Chi trong giai đoạn 2020–2022. Đề tài đã phân tích rõ nét cơ cấu lao động, cơ chế trả lương theo thời gian và chỉ ra nguyên nhân sụt giảm sức sinh lời của nhân sự khi mở rộng quy mô. Hệ thống giải pháp đề xuất từ đổi mới tuyển dụng, đào tạo đến ứng dụng công nghệ quản trị mang tính thực tiễn cao, hỗ trợ đơn vị nâng cao hiệu quả kinh doanh và phát triển bền vững.