chương 1 Tóm lại, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu giữ vị trí quan trọng trong hệ thống vận tải phục vụ nền kinh tế quốc dân. Ðây là phương thức vận tải tiên tiến ñã ñang mang lại hiệu quả cao trong chuyên chở ñặc biệt là giao nhận bằng container ñường biển. Chính vì vậy, so với lịch sử phát triển của vận tải ñường biển, vận tải container mới ra ñời song tốc ñộ phát triển khá nhanh. Ðể tạo khả năng áp dụng phương thức giao nhận hiện ñại này, nhiều nước trên thế giới ñã xây dựng ñội tàu chuyên dụng có trọng tải lớn ñể chuyên chở.
Xây dựng các cảng container với các trang thiết bị xếp dỡ hiện ñại, tự ñộng hóa cùng với hệ thống kho cảng, bến bãi ñầy ñủ tiện nghi nhằm khai thác triệt ñể ưu thế của giao nhận hàng hóa. Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu không chỉ mang lại hiệu quả kinh tế cho người gửi hàng mà người giao nhận cũng ñạt ñược hiệu quả kinh tế cao trong công tác giao nhận hàng hóa. Chính vì vậy có rất nhiều công ty Logistics và giao nhận ñược thành lập ñể phục vụ cho công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Do ñó, môi trường kinh doanh dịch vụ giao nhận trở thành môi trường cạnh tranh sôi nổi và gay gắt giữa các công ty cung cấp dịch vụ này, mục ñích là ñem lại sự phục vụ tốt nhất cho các công ty ñối tác.
SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ðƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH IFB INTERNATIONAL FREIGHTBRIDGE VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH IFB International FreightBridge Việt Nam 2.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH IFB International FreightBridge Việt Nam ñược thành lập ngày 12 tháng 11 năm 2007 theo Giấy chứng nhận ñầu tư số 411022000144, vốn ñiều lệ 3. • Tên ñầy ñủ: Công Ty trách nhiệm hữu hạn IFB International FreightBridge Việt Nam. • Tên giao dịch quốc tế: IFB International FreightBridge Vietnam Company Limited. • Tên viết tắt: IFB Vietnam Co.
Trụ sở chính của IFB Vietnam ñược ñặt tại Tp.Hồ Chí Minh – trung tâm kinh tế sôi ñộng của Việt Nam và 2 chi nhánh tại Hà Nội và Quy Nhơn. Hơn 5 năm kinh nghiệm, với ñội ngũ 40 nhân viên có kỹ năng chuyên nghiệp, IFB Vietnam có mạng lưới ñại lý vận chuyển hiệu quả và ñáng tin cậy trên hơn 80 quốc gia trên toàn cầu. IFB Vietnam cung cấp ñầy ñủ các dịch vụ vận chuyển với nhiều cách thức vận chuyển bằng ñường biển, ñường hàng không, ñường bộ và ñường sắt. Trụ sở chính: 63A, tòa nhà Starveiw, ñường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Bến Thành, Quận 1, Tp.
Hồ Chí Minh. • Mã số thuế: 0305335949 • Tài khoản : 601704060168152 tại Ngân hàng VIB Bank • ðiện thoại : 84-8-39143121 • Fax : 84-8-39143129 • E-mail : info-hcmvn@ifbgroup.net • Website : http://www.htm SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG Văn phòng Hà Nội: Tầng 4, 30 Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. • ðiện thoại: 84-4-3943379 • Fax: 84-4-39433794 • E-mail: info-hanvn@ifbgroup.vn Văn phòng Qui Nhơn: 88 Mai Xuân Thưởng, thành phố Qui Nhơn. • Tel: 84-56-3827793 • Fax: 84-56-3827798 • E-mail: ifbqn@vnn.vn Lúc ñầu khi mới thành lập công ty chỉ là một cơ sở kinh doanh nhỏ với quy mô còn hạn hẹp nhưng với ñội ngũ nhân viên nhiệt tình, năng ñộng, có trình ñộ chuyên môn nghiệp vụ cao cùng với sự mạnh dạn ñầu tư của công ty nên hiện nay công ty ñã phát triển một cách mạnh mẽ và quy mô ngày càng ñược mở rộng hơn, có mối quan hệ tốt với hơn 20 khách hàng thường xuyên và rất nhiều khách hàng không thường xuyên khác.
Phạm vi hoạt ñộng chủ yếu ở thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh như: Bình Dương, Bình Phước, ðồng Nai, Long An. Qua hơn 5 năm hoạt ñộng, dưới sự quản lý và lãnh ñạo sáng suốt của ban lãnh ñạo cùng với ñội ngũ nhân viên năng ñộng, nhiệt huyết trong công việc, công ty ñã từng bước khắc phục khó khăn ñể không ngừng vươn lên. Năm 2009, công ty ñược công nhận ñạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001/2000 do VBQI của Vương quốc Anh công nhận. Trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, công ty ñã trở thành một công ty giao nhận chuyên nghiệp, ñủ khả năng ñảm nhận mọi loại hình giao nhận.
Chức năng và nhiệm vụ Chức năng Chức năng chính của công ty là giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng ñường biển, ñường hàng không, ñường bộ và ñường sắt. Các dịch vụ của IFB Vietnam bao gồm dịch vụ xếp dỡ container, dịch vụ thông quan, dịch vụ ñại lý vận tải hàng hóa bao gồm dịch vụ giao nhận hàng hóa (doanh nghiệp không trực tiếp tham gia vận tải hàng hóa). Các dịch vụ khác bao gồm: kiểm tra vận ñơn, dịch vụ SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG môi giới vận tải hàng hóa, giám ñịnh hàng hóa, dịch vụ lấy mẫu và xác ñịnh trọng lượng, dịch vụ nhận và chấp nhận hàng và dịch vụ lập chứng từ vận tải (doanh nghiệp không thực hiện hoạt ñộng thương mại)… Công ty cung cấp cho khách hàng giải pháp tối ưu trong lĩnh vực gửi và nhận hàng xuất nhập khẩu, tư vấn môi giới hải quan, ñảm bảo an toàn hàng hóa và ñúng lịch trình ñã ñịnh. Nhiệm vụ Nghiêm chỉnh tuân thủ các quy ñịnh của nhà nước ñồng thời thực hiện ñầy ñủ nghĩa vụ của công ty ñối với nhà nước.
Tạo dựng thương hiệu hoạt ñộng : UY TÍN, ðẢM BẢO Tạo công ăn việc làm cho công nhân và ñiều kiện cho nhân viên nâng cao trình ñộ chuyên môn. Tăng vốn cổ phần tạo ñiều kiện mở rộng thị trường hoạt ñộng. Huy ñộng và sử dụng vốn có hiệu quả trong hoạt ñộng kinh doanh thương mại nhằm phục vụ cho nhu cầu thị trường và mục tiêu tối ña hóa lợi nhuận. Xây dựng công ty ngày càng hiệu quả và lớn mạnh.
Cơ cấu tổ chức của công ty GIÁM ðỐC PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG XUẤT NHẬP KẾ TOÁN NHÂN SỰ KINH DOANH KHẨU Bộ phận Bộ phận GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Sơ ñồ 2.1: Sơ ñồ tổ chức của công ty SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: Giám ðốc: Là người ñại diện theo pháp luật của công ty. Là người ñiều hành hoạt ñộng kinh doanh hàng ngày của công ty theo chế ñộ chính sách pháp luật. Tổ chức thực hiện lên kế hoạch kinh doanh và phương án ñầu tư của công ty; phê duyệt các báo cáo và chứng từ liên quan ñến hoạt ñộng của công ty; ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty. Phòng nhân sự: Chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng nhân sự, tìm kiếm nguồn nhân lực có chất lượng, làm việc có hiệu quả.
ðào tạo nghiệp vụ và trình ñộ chuyên môn cho nhân viên. Phòng Kinh Doanh: Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chăm sóc khách hàng, xây dựng và phát triển chiến của công ty. Tìm kiếm khách hàng cho công ty (thương lượng và ñàm phán hợp ñồng giao nhận với khách hàng). Phối hợp với các phòng ban khác nhằm mang ñến ñầy ñủ các dịch vụ cho khách hàng.
Phòng xuất nhập khẩu: Phòng Xuất Nhập Khẩu giữ vai trò tổ chức và thực hiện các kế hoạch kinh doanh XNK, những hoạt ñộng giao nhận mà lãnh ñạo công ty ñã và ñề ra và phê duyệt, tiến hành tham gia ký kết và theo dõi và tổ chức thực hiện hợp ñồng ñã ký. ðồng thời phòng Xuất Nhập Khẩu còn có vai trò phối hợp với phòng Kế Toán trong việc thanh toán tiền mua hàng, thực hiện nghĩa vụ ñóng thuế xuất nhập khẩu. • Bộ phận chứng từ Thực hiện quy trình làm chứng từ cho toàn bộ ñơn hàng hóa xuất nhập khẩu qua dịch vụ giao nhận của công ty. SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG So sánh, kiểm tra các chi tiết trong chứng từ ñể ñảm bảo sự phù hợp và chính xác.
Tiến hành sửa chữa nếu có sai sót trong bộ chứng từ. Thông báo và gửi các chứng từ cần thiết cho khách hàng, xác ñịnh hàng hóa ñược vận chuyển ñến nơi ñến theo thời gian trong bộ chứng từ. Tiếp xúc và cung cấp thông tin, tư vấn và giải ñáp mọi thắc mắc cho khách hàng về chứng từ. • Bộ phận giao nhận ðiều hành xe container ñến bãi ñóng hàng và nhận container rỗng từ cảng hoặc kho công ty Thu gom hàng hóa từ khách hàng và ñóng vào bao kiện ñảm bảo cho hàng ñược an toàn không bị hư hỏng.
Thực hiện thủ tục ñăng ký hải quan và kiểm hóa hàng hóa ðảm bảo cho hàng hóa ñược thông quan một cách nhanh chóng và ñược gởi ñi ñối với hàng xuất hay nhận hàng về ñối với hàng nhập cho khách hàng theo ñúng thời gian dự kiến. Phòng Kế Toán Phòng kế toán có vai trò thực hiện mọi hoạt ñộng cho công tác tài chính kế toán của công ty như lập kế hoạch và theo dõi kế hoạch kinh doanh, sơ kết doanh thu, lợi nhuận… báo cáo cho Ban Giám ðốc về tình hình tài chính có liên quan ñến kế hoạch của công ty.4 Tình hình nhân sự của công ty Công ty IFB Vietnam luôn nhận thức ñược nguồn nhân lực là yếu tố cốt lõi và là tài sản quý giá của công ty. Chính vì vậy, chính sách nhân sự tại ñây ñược xây dựng với mục ñích biến nguồn nhân lực trở thành một ưu thế cạnh tranh hàng ñầu mà chủ yếu là dựa trên mối quan hệ giữa công ty và nhân viên, với mục tiêu cao nhất là sự phát triển của Công ty IFB Vietnam luôn ñồng hành với sự thỏa mãn về công việc và lợi ích của nhân viên. Do công ty chỉ thực hiện chức năng thương mại và dịch vụ, công ty không trực tiếp sản xuất ra hàng hóa nên số lượng nhân viên tương ñối ít, bộ máy quản lý gọn nhẹ.
SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG ðội ngũ nhân viên làm việc tại công ty ñều có trình ñộ cao. ðây là một lợi thế ñối với năng lực cạnh tranh của công ty vì các nhân viên làm việc rất hiệu quả và ít khi phạm sai sót. Một ưu ñiểm nổi bậc khác nữa là số lượng nhân viên trẻ chiếm tỷ lệ cao do công ty ưa chuộng bởi giá lao ñộng rẻ và lao ñộng trẻ chưa có kinh nghiệm nên dễ uốn nắn theo phong cách làm việc của ban lãnh ñạo.