CHƯƠNG 1 CƠ Se LÝ LU¾N VE CÔNG TÁC QUÃN TR± NGUON LUC DOANH NGHI½P BANG PHAN MEM 1.1 KHÁI NI½M VE QUÃN TR± NGUON LUC DOANH NGHI½P BANG PHAN MEM 1.1 Ð%nh nghĩa ve quãn tr% nguon lnc doanh nghi¾p bang phan mem hoach d%nh nguon lnc doanh nghi¾p Công tác quán tr% nguon lnc doanh nghi¾p bang phan mem hoach d%nh nguon lnc doanh nghi¾p (Enterprise Resource Planning – sau dây xin goi tat là ERP) là vi¾c úng dnng phan mem trên máy tính ho tro cho doanh nghi¾p trong vi¾c quán lý các nguon lnc như quán lý tài chính, quán lý v¾t tư, quán lý sán xuat, quán lý cung úng và phân phoi sán pham, quán lý khách hàng, quán lý nhân sn; ho tro các công cn dn báo và l¾p ke hoach, báo cáo, … nham nâng cao hi¾u quá hoat d®ng sán xuat kinh doanh và quán lý cho doanh nghi¾p.2 Nguon lnc doanh nghi¾p Nguon lnc doanh nghi¾p dưoc chia thành 3 loai như sau: ▪Nhân lnc: các yeu to ve quán lý và phát trien con ngưòi ▪ V¾t lnc: Tài sán, máy móc, thiet b%, nhà xưóng,. ▪ Tài lnc: Tien bac, công no phái thu, phái trá, ve dòng tien, ve dau tư,. Ba nguon lnc trên neu không quán lý tot, không sú dnng hi¾u quá se dan den lãng phí và mat mát lón cho doanh nghi¾p, hoat d®ng sán xuat kinh doanh cúa doanh nghi¾p b% ròi rac, ch¾m cham, sn phoi hop giao tiep giua các cá nhân, -5- các phòng ban, dơn v% kém và thông tin dieu hành không k%p thòi, d® tin c¾y không cao.3 L%ch su phát trien cua quãn tr% nguon lnc doanh nghi¾p bang phan mem Vào nhung năm 1950, các nhà quán lý dã sóm nh¾n thay máy tính có the ho tro trong vi¾c úng dnng dưoc nhieu hoat d®ng quán lý quan trong như: - H¾ thong quán lý sán xuat vùa dúng lúc (JIT) - Khoi lưong d¾t hàng kinh te (EOQ ) - Lưong ton kho an toàn (Safety Stock) - Ð%nh múc nguyên v¾t li¾u (Bill of Materials-BOMP) - Quán lý l¾nh sán xuat (Work Orders) Nhung hoat d®ng trên can xú lý du li¾u, tính toán nhanh và chính xác. Do dó tù giua nhung năm 1960 dã lan lưot xuat hi¾n nhieu h¾ thong quán lý dna trên máy tính, làm dáo l®n các ky thu¾t quán lý truyen thong.1: Sn hình thành và phát trien cúa các h¾ thong ho tro quán tr% nguon lnc doanh nghi¾p Dan dan công ngh¾ thông tin dã tró thành công cn chú dao giúp doanh nghi¾p tao sn chuyen bien tri¾t de trong cách làm vi¾c, tiet ki¾m chi phí, nâng cao chat lưong sán pham cũng như cái thi¾n dáng ke quan h¾ vói khách hàng.
Quá trình phát trien cúa các h¾ thong phan mem ho tro cho quán lý như sau: 1.1 H¾ thong Hoach d%nh nhu cau nguyên v¾t li¾u (Material Requirements Planning - MRP) -7- Ra dòi tù giua nhung năm 1960 vói mnc tiêu nâng cao hi¾u quá trong vi¾c quán lý nguyên v¾t li¾u mà cn the là tìm ra m®t phương thúc xú lý dơn d¾t hàng nguyên v¾t li¾u m®t cách tot hơn: MRP dưa ra các de xuat toi ưu hoá vi¾c mua hàng bang cách tính toán lai thòi diem có the nh¾n nguyên v¾t li¾u (tù nhà cung cap) và thòi diem thnc sn can so hàng dó cho sán xuat. MRP dna trên nhu cau so lưong hàng can sán xuat trong m®t giai doan (tuan/tháng/quý/năm,…) de: - Xác d%nh so lưong và tat cá các nguyên v¾t li¾u thành phan de sán xuat ra loai hàng dó. - Xác d%nh các yeu to ve thòi gian. Thòi diem can các nguyên v¾t li¾u và các thành phan trong các công doan cúa quá trình sán xuat.
MRP xem xét so lưong nguyên li¾u ton kho (thnc te, so lưong dang trên dưòng ve), căn cú vào lưong ton kho toi thieu, sau dó xác d%nh so lưong th¾t sn can mua thêm trong thòi gian giao hàng (mà nhà cung cap húa hen) nham dáp úng m®t cách toi ưu cho sán xuat. MRP tiep tnc phát trien và den giai doan Closed-Loop MRP thì h¾ thong không chí dơn thuan là hoach d%nh ve nguyên v¾t li¾u, mà còn có m®t loat các chúc năng nhi¾m vn khác. H¾ thong cung cap các công cn nham chí ra d® ưu tiên và khá năng cung úng ve nguyên v¾t li¾u, dong thòi ho tro vi¾c l¾p ke hoach nguyên v¾t li¾u cũng như vi¾c thnc hi¾n ke hoach dó.2 H¾ thong Hoach d%nh nguon lnc sãn xuat (Manufacturing Resource Planning - MRPII) Hoach d%nh nguon lnc cho sán xuat là ket quá tiep theo ve sn mó r®ng cúa giai doan Closed-Loop MRP. Ðây là m®t phương thúc hoach d%nh nguon lnc giúp các công ty, nhà máy sán xuat có hi¾u quá.
é giai doan này h¾ thong dã -8- chí ra vi¾c hoach d%nh tói tùng dơn v%, l¾p ke hoach ve tài chính và có the mô phóng khá năng cung úng. H¾ thong có rat nhieu chúc năng và dưoc liên ket vói nhau ch¾t che: - L¾p ke hoach bán hàng - Ke hoach sán xuat, ke hoach tong the - Hoach d%nh nhu cau nguyên v¾t li¾u, hoach d%nh khá năng cung úng và ho tro thnc hi¾n khá năng cung úng nguyên v¾t li¾u. Ðau ra cúa h¾ thong dưoc tích hop the hi¾n qua các báo cáo như là: - Ke hoach kinh doanh - Ke hoach mua hàng - Chi phí v¾n chuyen. - Dn báo kho hàng, giá tr% ton kho.3 H¾ thong Hoach d%nh nguon lnc doanh nghi¾p (Enterprise Resource Planning - ERP) Ðen nhung năm 1990, cùng vói sn phát trien cúa công ngh¾ phan cúng và mang máy tính, doanh nghi¾p dna trên cau trúc máy chú - máy tram (client- server), các h¾ thong MRP nhưòng cho cho m®t phan mem mói là ERP.
ERP không chí giói han trong quán lý sán xuat mà bao trùm lên toàn b® các hoat d®ng chúc năng chính cúa doanh nghi¾p như ke toán, quán tr% nhân lnc, kho v¾n, quán tr% h¾ thong cung úng, và quán tr% h¾ thong bán hàng. Th¾p ký 1990 là thòi kỳ hoàng kim cúa các h¾ thong ERP, thu hút hàng loat các hãng phan mem và nhieu tên tuoi dã tró thành huyen thoai trong làng công ngh¾ thông tin the giói như hãng SAP cúa Ðúc, Computer Associate, People Soft, JD Edward và Oracle cúa My. Các công ty da quoc gia thi nhau trien khai ERP cho tùng chi nhánh và noi lien các chi nhánh cúa ho trên toàn -9- cau. ERP dã tró nên huu hi¾u den múc m®t thùng Coca-Cola dưoc xuat ra khói nhà máy tai Ngoc Hoi, Hà N®i (m®t trong hàng ngàn nhà máy dóng chai Coca-Cola), thì vi¾c bán thùng coca dó ngay l¾p túc dã dưoc c¾p nh¾t vào h¾ thong máy chú tai dai bán doanh cúa Coca Cola tai Atlanta, My.
Vi¾c trien khai này nâng cao hi¾u quá ve moi m¾t, tù năng suat lao d®ng den quán lý chi phí và chat lưong d%ch vn khách hàng.4 H¾ thong Quãn tr% nguon lnc doanh nghi¾p (Enterprise Resource Management - ERM) Sau thòi hoàng kim cúa ERP, khi tat cá các công ty da quoc gia và dai da so các công ty khác (tai các nưóc phát trien) deu dã trien khai ERP, dau the ký 21 này the giói bat dau nói nhieu den bưóc phát trien tiep theo cúa ERP là ERM. ERM tuy gan vói ERP ve cách viet nhưng là khái ni¾m r®ng hơn, nó không phái là m®t bưóc phát trien ve chúc năng ho¾c ky thu¾t như MRP phát trien lên ERP. Ðoi vói ERM can chú ý den “Resource - Nguon lnc” và “Management - Quán tr%”. ERM thnc chat là m®t b® công cn quán lý doanh nghi¾p, mà phân mem chí là m®t b® ph¾n, các công cn khác có the hoàn toàn mang tính quán lý như huan luy¾n, quy trình nghi¾p vn, quán tr%,….
Các yeu to phi máy tính cúa ERM là diem tien hoá rat quan trong - 10 - Hình 1.2: Cau trúc cúa h¾ thong ERM ERM chính là sn tích hop các phân h¾ phan mem chúc năng và nghi¾p vn sán xuat kinh doanh Phan “nghi¾p vn sán xuat kinh doanh” bao gom quán lý nhân sn, ke toán (ke toán phái thu, ke toán phái trá, ke toán thanh toán, so cái), quán lý sán xuat, quán lý phân phoi, marketing và bán hàng,… Phan “tích hop” cúa h¾ thong ERP chính là khá năng ket noi các luong nghi¾p vn lai vói nhau. Sn tích hop có the dưoc hieu như là sn thong nhat, t¾p trung du li¾u và chia sé thông tin. ERP tích hop de liên ket các qui trình nghi¾p vn. Vài doanh nghi¾p dã tích hop thành công h¾ thong ERP cho vi¾c quán lý toàn di¾n.
Qui trình tích hop và dong b® các nghi¾p vn cúa m®t công ty trong m®t h¾ thong dưoc hieu như là ERM.3: Mô hình h¾ thong ERM Ngày nay ERP cũng dưoc hieu như là ERM, nghĩa là khi nói den ERP ngưòi ta liên tưóng ngay den vi¾c phan mem và các quy trình hoat d®ng tao thành m®t h¾ thong kiem soát toàn di¾n hoat d®ng doanh nghi¾p.2 N®I DUNG THUC HI½N QUÃN TR± NGUON LUC DOANH NGHI½P BANG PHAN MEM Nhìn chung, vi¾c úng dnng ERP ho tro cho công tác quán tr% bao gom vi¾c thnc hi¾n các n®i dung sau trên phan mem ERP: 1.1 Quãn tr% mua hàng Quán tr% ke hoach mua (l¾p ke hoach mua theo d%nh kỳ, theo dõi vi¾c thnc hi¾n ke hoach,. Quán tr% cơ só du li¾u nhà cung cap (các thông tin tong quát, m¾t hàng, giá cá, chính sách,…): ho tro cho vi¾c ra quyet d%nh khi lna chon nhà cung cap cho ke hoach mua hàng. Ghi nh¾n, theo dõi và kiem soát toàn b® các hoat d®ng cúa quy trình mua: lna chon nhà cung cap, l¾p dơn d¾t hàng, theo dõi quá trình nh¾n hàng theo dơn hàng (các khâu tiep nh¾n, chuyen kiem d%nh, nh¾p kho); xú lý vi¾c trá hàng neu phát sinh. Quán tr% các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: v¾n chuyen, boc dõ, thue nh¾p khau,… Ket chuyen tn d®ng so li¾u sang các phan hành quán tr% kho hàng và quán tr% công no phái trá.
Theo dõi tình hình ton kho nham dám báo vi¾c cung úng v¾t tư dúng tien d®. Thnc hi¾n các thong kê, truy van can thiet.2 Quãn tr% kho hàng Quán tr% các du li¾u cơ só có liên quan den h¾ thong kho: các thông tin ve to chúc h¾ thong kho; các thông tin có liên quan den doi tưong lưu kho - 13 - (mã so, qui cách, tiêu chuan ky thu¾t, các thông tin kiem soát: giói han ton kho cho phép,…). Tiep nh¾n du li¾u tù các phan hành quán tr% mua hàng, quán tr% bán hàng; tn d®ng ghi nh¾n các phát sinh tăng, giám hàng ton kho tù các nghi¾p vn này.