CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 1. Tổng quan về dự án và quản lý dự án 1. Dự án Theo Đại bách khoa toàn thư, từ “ Project - Dự án” được hiểu là “Điều có ý định làm” hay “Đặt kế hoạch cho một ý đồ, quá trình hành động”. Như vậy, dự án có khái niệm vừa là ý tưởng, ý đồ, nhu cầu vừa có ý năng động, chuyển động hành động.
Chính vì lẽ đó mà có khá nhiều khái niệm về thuật ngữ này, điển hình như: - Dự án là việc thực hiện một mục đích hay nhiệm vụ công việc nào đó dưới sự ràng buộc về yêu cầu và nguồn lực đã định. Thông qua việc thực hiện dự án để cuối cùng đạt được mục tiêu nhất định đã dề ra và kết quả của nó có thể là một sản phẩm hay một dịch vụ mà bạn mong muốn (Tổ chức điều hành dự án -VIM). - Dự án là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nhằm đạt được mục tiêu hay yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựa trên nguồn vốn xác định (Khoản 7 Điều 4 - Luật Đấu thầu). - Dự án đầu tư xây dựng công trình là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời hạn nhất định.
Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm phần thuyết minh và phần thiết kế cơ sở (Luật xây dựng -2003). Quản lý dự án - Quản lý dự án (Project Management - PM) là công tác hoạch định, theo dõi và kiểm soát tất cả những vấn đề của một dự án và điều hành mọi thành phần tham gia vào dự án đó nhằm đạt được những mục tiêu của dự án đúng thời hạn với các chi phí, chất lượng và khả năng thực hiện chuyên biệt. Nói một cách khác, quản lý dự án là công việc áp dụng các chức năng và hoạt động của quản lý vào suốt vòng đời của dự án nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra. Quản lý dự án là một quá trình phức tạp, không có sự lặp lại, nó khác hoàn toàn so với việc quản lý công việc thường ngày của một nhà hàng, một công ty sản xuất hay một nhà máy - bởi tính lặp đi lặp lại, diễn ra theo các quy tắc chặt chẽ và được xác định rõ của công việc.
7 Trong khi đó, công việc của quản lý dự án và những thay đổi của nó mang tính duy nhất, không lặp lại, không xác định rõ ràng và không có dự án nào giống dự án nào. Mỗi dự án có địa điểm khác nhau, không gian và thời gian khác nhau, yêu cầu về số lượng và chất lượng khác nhau, tiến độ khác nhau, con người khác nhau,…và thậm chí trong quá trình thực hiện dự án còn có sự thay đổi mục tiêu, ý tưởng từ Chủ đầu tư. Cho nên việc điều hành quản lý dự án cũng luôn thay đổi linh hoạt, không có công thức nhất định (Ngô Lê Minh, bài đăng tạp chí Xây Dựng, Bộ Xây Dựng - 6/2008). - Quản lý dự án là ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các 1 hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án (Theo PMI , Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p.
6) - Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép (PGS. Nguyễn Bạch Nguyệt, Giáo trình Lập Dự Án Đầu Tư, 2005). Kết hợp các định nghĩa nêu trên, tác giả định nghĩa quản lý dự án vừa là một nghệ thuật vừa là một khoa học nhằm ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án mục đích là phối hợp thiết bị, vật tư, kinh phí để thực hiện dự án đạt được chất lượng, đảm bảo tiến độ và sử dụng nguồn kinh phí hợp lý nhất. Tổng quan về dự án giao thông đường bộ 1.
Giao thông đường bộ và dự án xây dựng công trình giao thông đường bộ - Giao thông đường bộ là một bộ phận của cơ sở hạ tầng kỹ thuật bao gồm toàn bộ hệ thống cầu đường phục vụ cho nhu cầu đi lại của người dân cũng như nhu cầu giao lưu kinh tế, văn hoá, xã hội và quốc phòng giữa những người dân trong cùng một vùng hay giữa vùng này với vùng khác hoặc giữa nước này với nước khác, xoá đi khoảng cách địa lý, chuyển dịch cơ cấu kinh tế. Hệ thống giao thông đường bộ là tổng hợp hệ thống cầu, đường giao thông, các công trình trên tuyến như 1 PMI : Viện QLDA Hoa Kỳ 8 cống các loại, hệ thống lan can, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống đèn tín hiệu, cọc tiêu, biển báo. tất cả tạo thành một hệ thống liên hoàn phục vụ nhu cầu đi lại, giao lưu kinh tế, văn hoá giữa các vùng với nhau, giữa nơi này với nơi khác, quốc gia này với quốc gia khác. Giao thông đường bộ là một bộ phận quan trọng của giao thông vận tải nói riêng và của hệ thống kết cấu hạ tầng kinh tế xã hội nói chung.
Cơ sở hạ tầng là tổ hợp các công trình vật chất kỹ thuật, có chức năng, phục vụ trực tiếp dịch vụ sản xuất, đời sống của dân cư được bố trí trên một phạm vi lãnh thổ nhất định. Cơ sở hạ tầng được chia làm 3 nhóm chính: + Cơ sở hạ tầng kỹ thuật: Bao gồm các công trình và phương tiện vật chất phục vụ cho sản xuất và đời sống sinh hoạt của xã hội như các con đường, cầu, cống, hệ thống điện, bưu chính viễn thông. + Cơ sở hạ tầng xã hội: là các công trình và phương tiện để duy trì và phát triển các nguồn lực như các cơ sở giáo dục, đào tạo, các cơ sở khám, chữa bệnh, các cơ sở đảm bảo đời sống và nâng cao tinh thần của nhân dân như hệ thống công viên, các công trình đảm bảo an ninh xã hội. + Cơ sở hạ tầng môi trường: bao gồm các công trình phục vụ cho bảo vệ môi trường sinh thái của đất nước, cũng như môi trường sống của con người như công trình xử lý rác thải, nước thải.
- Dự án đầu tư xây dựng công trình giao thông đường bộ là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình giao thông đường bộ (xây dựng công trình đường sá, cầu cống các loại. Giao thông đường bộ là kết quả của các dự án đầu tư phát triển nên nó. Quản lý dự án xây dựng công trình giao thông đường bộ Quản lý dự án nói chung và quản lý dự án công trình giao thông đường bộ nói riêng là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu: Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thực hiện và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu xác định.
9 - Lập kế hoạch đây, là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần được hoàn thành, xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự logic mà có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống. - Điều phối thực hiện dự án, đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm: Tiền vốn, lao động, phối hợp các hoạt động, khuyến khích động viên các thành viên tham gia nỗ lực hoạt động vì dự án, điều phối thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Giai đoạn này chi tiết hóa thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc) và các nguồn lực cho từng giai đoạn cụ thể. - Giám sát, là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng, so sánh với mục tiêu.
Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án như trình bày trong hình 1. Lập kế hoạch. - Thiết lập mục tiêu - Điều tra nguồn nhân lực - Xây dựng kế hoạch Giám sát Điều phối thực hiện - Đo lường kết quả - Điều phối tiến độ thời gian - So sánh với mục tiêu - Phân phối nguồn lực - Báo cáo - Phối hợp các nỗ lực - Giải quyết các vấn đề - Khuyến khích và động viên cán bộ và nhân dân Hình 1. Chu trình quản lý dự án 10 1.
Đặc điểm của các dự án công trình giao thông đường bộ GTĐB là kết quả của các dự án đầu tư phát triển nên nó mang đặc điểm của hoạt động đầu tư phát triển là: - GTĐB là các công trình xây dựng nên nó có vốn đầu tư lớn, thời gian thu hồi vốn dài và thường thông qua các hoạt động kinh tế khác để có thể thu hồi vốn. Do đó vốn đầu tư chủ yếu để phát triển GTĐB ở Việt Nam là từ nguồn vốn NSNN. - Thời kỳ đầu tư kéo dài là thời kỳ đầu tư được tính từ khi khởi công thực hiện dự án cho đến khi dự án hoàn thành và đưa vào sử dụng, nhiều công trình có thời gian kéo dài hàng chục năm. - Thời gian vận hành kết quả đầu tư kéo dài là thời gian này được tính từ khi công trình đi vào hoạt động cho đến khi hết hạn sử dụng và đào thải công trình.
- Các thành quả của hoạt động đầu tư được phát huy tác dụng ngay tại nơi nó được xây dựng.