Chương I TỔNG QUAN VỀ KHÁCH SẠN MAY DE VILLE CITY CENTRE 1. Quá trình hình thành và phát triển May De Ville City Centre là một trong chuỗi 5 khách sạn mang thương hiệu May De Ville trên địa bàn thủ đô Hà Nội. Thương hiệu May De Ville được biết đến là một tập đoàn tư nhân với hoạt động kinh doanh lĩnh vực khách sạn nổi tiếng tại Hà Nội.Tập đoàn thuộc sở hữu của công ty trách nhiệm hữu hạn Phú Vân Hưng. Công ty được thành lập vào ngày 06/01/2003 với lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là bán lẻ hình thức khác (trừ bán lẻ tại cửa hàng, lưu động hoặc tại chợ).
Công ty đã đầu tư kinh doanh loại hình khách sạn với hệ thống 5 khách sạn quy mô từ 2 đến 4 sao với tên gọi May De Ville, nằm tại hai quận trung tâm của thủ đô Hà Nội là quận Hoàn Kiếm và quận Hai Bà Trưng. Cụ thể là: 1. Khách sạn May De Ville City Centre Địa chỉ: 24 Hàn Thuyên – Hai Bà Trưng – Hà Nội Điện thoại: (+84-4) 2222 9988 Email: info@maydeville. Khách sạn May De Ville Old Quarter Địa chỉ: 43 Gia Ngư – Hoàn Kiếm – Hà Nội.
Điện thoại: (+84-4) 3933 5688 Email: info@maydevilleoldquarter. Khách sạn May De Ville Grand Địa chỉ: 57 Phạm Hồng Thái – Hoàn Kiếm – Hà Nội Điện thoại: (+84-4) 3 927 9999 Email: info@maydeville. Khách sạn May De Ville Boutique Địa chỉ: 96 – 98 Bùi Thị Xuân – Hai Bà Trưng – Hà Nội Điện thoại: (+84-4) 3 822 9797 Email: boutique@maydeville.com Ngô Thị Mỹ - A1K20 3 Khóa luận tốt nghiệp Viện Đại học Mở Hà Nội 5. Khách sạn May De Ville Legend Địa chỉ: 1 Ngõ Hải Tượng – Hoàn Kiếm – Hà Nội Điện thoại: (+84-4) 3935 2468 Email: info@maydevillebackpackershostel.com Khách sạn May De Ville City Centre chính thức khai trương đi vào hoạt động từ ngày 30/8/2010 tại địa chỉ 24 Hàn Thuyên, Hai Bà Trưng Hà Nội.
Khách sạn được xây dựng theo lối kiến trúc Châu Âu kết hợp với nét đặc sắc của văn hóa Việt Nam. Chính điều này đã tạọ nên sức hấp dẫn với không chỉ khách trong nước mà còn đối với khách quốc tế, đặc biệt là khách châu Âu. Trong 3 năm đầu thành lập, khách sạn May De Ville City Centre được biết đến là trụ sở chính của tập đoàn May De Ville với toàn bộ các phòng ban và chịu trách nhiệm trong việc điều hành, giải quyết tất cả các thủ tục pháp lý liên quan đến tập đoàn. Tuy nhiên, đến năm 2013, May De Ville City Centre không còn là trụ sở chính của tập đoàn mà thay vào đó là khách sạn May De Ville Old Quarter.Kể từ đó, toàn bộ các “cơ quan đầu não” của tập đoàn May De Ville được chuyển về trụ sở chính là May De Ville Old Quarter.
Tuy nhiên, khách sạn May De Ville City Centre vẫn tiếp tục hoạt động với bộ máy làm việc đơn giản hơn và vẫn chịu sự quản lý chung của tập đoàn. Khách sạn May De Ville City Centre đã được xếp hạng 4 sao thông qua sự thẩm định của Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, Tổng cục du lịch và tổ chức HQLF (Ha Quyet & Associates LLC) – tập hợp các luật sư, nhà tư vấn và đàm phán có năng lực về quyền sở hữu trí tuệ, xếp hạng sao khách sạn và resort. Khách sạn hiện có 81 phòng, với 4 loại phòng, đó là: - Superior - Deluxe - Executive - Junior Suite Ngô Thị Mỹ - A1K20 4 Khóa luận tốt nghiệp Viện Đại học Mở Hà Nội Trong đó mỗi loạii phòng đều được thiết kế, trang trí mộtt cách hợp h lý, hài hòa cùng với các trang thiết bị ti tiện nghi nhằm đem lại sự thoải mái nhấtt cho du khách khi lưu trú tại khách sạn. Sau hơn 5 năm hoạtt động đ và phát triển, khách sạn n May De Ville City Centre nói riêng và tập đoàn khách sạạn May De Ville nói chung đã dần khẳng ng định đ được chỗ đứng và thương hiệu củaa mình trong llĩnh vực kinh doanh khách sạn tạii th thủ đô Hà Nội.
Cơ cấu tổ chứcc ccủa khách sạn 1. Cơ cấu tổ chứ ức - Sơ đồ bộ máy tổ chức ch Lễ tân Giám sát lễ tân Nhân viên hành lý Nhân viên chính Trưởng bộ phận nhà Giám sát hàng Nhân viên làm Quản lý khách sạn thêm Trưởng bộ phận buồng Giám sát Nhân viên buồng Nhân viên Nhân viên khu Bếp trưởng vực công cộng Trưởng bộ Nhân viên phận kỹ thuật Giám đốc Chủ đầu tư khách sạn Trưởng phòng Nhân viên đặt kinh doanh phòng Nhân viên điều hành Nhân viên bán phòng Kế toán Kế toán viên trưởng Trưởng phòng Nhân viên nhân sự Ngô Thị Mỹ - A1K20 5 Khóa luận tốt nghiệp Viện Đại học Mở Hà Nội Cơ cấu tổ chức của khách sạn May De Ville City Centre theo dạng quản lý trực tuyến: Đứng đầu là chủ sở hữu, tiếp đến là tổng giám đốc – chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ khách sạn. Tổng giám đốc ra lệnh trực tiếp cho các quản lý cấp thấp hơn của các bộ phận.Mỗi quản lý các bộ phận nhận lệnh và truyền đạt tới các trưởng bộ phận.Quy trình được kéo dài liên tục từ cấp cao đến cấp thấp, cấp trên kiểm tra cấp dưới, cấp dưới chịu sự điều hành của cấp trên.Mỗi bộ phận, vị trí có một chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng không phải là hoàn toàn độc lập.Hoạt động của mỗi bộ phận sẽ ảnh hưởng đến các bộ phận còn lại và cũng chịu tác động ngược lại từ phía các bộ phận.Từ đó bảo đảm sự thống nhất trong toàn bộ khách sạn và hiệu quả kinh doanh ở mức cao nhất. Khách sạn May De Ville City Centre được phân chia thành 8 bộ phận: bộ phận nhân sự, kế toán, kinh doanh, bộ phận lễ tân, buồng, nhà hàng, bếp và bộ phận kỹ thuật.
Tuy nhiên, khách sạn May De Ville City Centre là 1 trong 5 chi nhánh của tập đoàn May De Ville (có trụ sở chính tại May De Ville Old Quarter), vì vậy ba bộ phận: bộ phận nhân sự, kế toán và kinh doanh có văn phòng tại trụ sở chính (43 Gia Ngư – Hoàn Kiếm – Hà Nội). Tại khách sạn May De Ville City Centre, mỗi bộ phận có từ một đến 3 nhân viên trực tiếp làm việc tại khách sạn để giải quyết các công việc thường ngày, những vấn đề chính như tuyển dụng nhân sự, tống hợp kết quả kinh doanh … đều được báo cáo tới văn phòng chính. Mỗi bộ phận của khách sạn có chức năng riêng biệt, được chia thành 2 nhóm. Nhóm 1, bao gồm 3 bộ phận: bộ phận kế toán, nhân sự, kỹ thuật là những bộ phận gián tiếp tác động đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của khách sạn.
Nhóm 2, bao gồm 5 bộ phận còn lại, có tác động trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh thông qua việc trực tiếp phục vụ, tiếp xúc với khách. - Chức năng của từng bộ phận • Ban giám đốc khách sạn (Chủ đầu tư và tổng giám đốc) Chủ đầu tư và tổng giám đốc có trách nhiệm tổ chức và điều hành khách sạn trong khuôn khổ nguồn vốn của mình. Bên cạnh đó, tổng giám đốc cũng thực hiện một Ngô Thị Mỹ - A1K20 6 Khóa luận tốt nghiệp Viện Đại học Mở Hà Nội số nhiệm vụ khác như: chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận thực hiện và hoàn thành công việc, giữ mối quan hệ với khách hàng tiềm năng hay chính quyền địa phương. Chủ đầu tư của khách sạn May De Ville City Centre chịu trách nhiệm đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất, duy trì sự hoạt động của toàn bộ hệ thống khách sạn.
Tổng giám đốc chịu trách nhiệm điều hành các công việc tại khách sạn là ông Nguyễn Bá Luân. • Bộ phận kinh doanh Chịu trách nhiệm bán phòng cho khách sạn, khai thác thi trường khách du lịch, đón tiếp, điện thoại, fax và các dịch vụ cung cấp thông tin,bán hàng… Ngoài ra còn tham mưu, nghiên cứu cho ban giám đốc khách sạn về thị trường du lịch, và đề xuất với ban giám đốc về chiến lược kinh doanh của khách sạn. • Bộ phận kế toán Thực hiện 2 chức năng chủ yếu. Đó là: - Kiểm toán: Kiểm tra đầy đủ các hóa đơn xuất nhập hàng hóa, hóa đơn tiền phòng của khách sạn và báo cáo cho kế toán trưởng - Kiểm soát giá: Có trách nhiệm kiểm soát toàn bộ các chi phí hàng hóa, kiểm kê các thiết bị, đồ đạc của khách sạn đồng thời chịu trách nhiệm tính toán khấu hao tài sản của khách sạn.
Ngoài ra bộ phận cũng chịu trách nhiệm tổng kết, tính toán lương, thưởng cho toàn bộ nhân viên trong khách sạn. • Bộ phận nhân sự Chịu trách nhiệm quản lý về mặt nhân sự của toàn bộ phân viên trong khách sạn, nơi tiếp nhận và quản lý hồ sơ của nhân viên, phỏng vấn các ứng viên … Đồng thời, bộ phận nhân sự cũng là nơi quyết định việc thưởng phạt của nhân viên khách sạn, là nơi đào tạo các kỹ năng cơ bản cho nhân viên. • Bộ phận lễ tân Là bộ phận quan trọng nhất trong khách sạn.Đây cũng là bộ phận tiếp xúc với khách nhiều nhất, có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo sự hài lòng của Ngô Thị Mỹ - A1K20 7 Khóa luận tốt nghiệp Viện Đại học Mở Hà Nội khách đối với khách sạn.Bộ phận lễ tân có nhiệm vụ tiếp đón khách, làm các thủ tục nhận phòng và trả phòng cho khách, nhận điện thoại từ bên ngoài cũng như của khách trong khách sạn.Đồng thời bộ phận lễ tân là nơi giải quyết các thắc mắc của khách, giới thiệu các dịch vụ bổ xung của khách sạn cho khách cũng như là cầu nối giữa các bộ phận trong khách sạn.Ngoài ra bộ phận lễ tân của khách sạn còn đóng vai trò quan trọng trong việc tuyên truyền, quảng cáo, giới thiệu và bán sản phẩm cho khách sạn. Bộ phận này đóng vai trò “cố vấn, trợ thủ”đắc lực trong việc cung cấp mọi thông tin kịp thời về tình hình khách trong khách sạn, giúp ban giám đốc nắm vững tình hình khách lưu trú, thông tin về cơ cấu khách, nguồn khách.
• Bộ phận nhà hàng Đây là bộ phận đem lại nguồn thu lớn cho khách sạn cũng như bảo đảm độ hài lòng của khách đối với khách sạn. Bộ phận nhà hàng có liên quan chặt chẽ với các bộ phận khác trong khách sạn để dự đoán được lượng khách có trong ngày cũng như bảo đảm sự an toàn về thực phẩm và các tình huống khác có thể xảy ra. Bao gồm các công việc liên quan đến ăn uống tại khách sạn như tổ chức và thực hiện công việc đón tiếp, phục vụ khách ăn uống hàng ngày.