phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, luận văn đƣợc kết cấu 3 chƣơng: Chƣơng 1. Cơ sở lý luận về sự kiện và sức hấp dẫn của sự kiện Chƣơng 2. Carnaval Hạ Long và sức hấp dẫn của Carnaval Hạ Long Chƣơng 3. Định hƣớng, giải pháp và kiến nghị nhằm tăng sức hấp dẫn và khai thác hiệu quả Carnaval Hạ Long 8 z Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỰ KIỆN VÀ SỨC HẤP DẪN CỦA SỰ KIỆN 1.
Những vấn đề chung về sự kiện và tổ chức sự kiện 1. Khái niệm sự kiện và tổ chức sự kiện * Khái niệm sự kiện Trong tiếng Việt, từ sự kiện dùng để chỉ “những sự việc có ý nghĩa ít nhiều quan trọng đã xảy ra” Trong tiếng Anh, thuật ngữ “event” (sự kiện) đề cập đến 3 đối tƣợng sau: + A thing that happens, especially something important: Sự việc, đặc biệt là những sự việc quan trọng. + A planned public or social occasial: Sự kiện đƣợc tổ chức mang tính xã hội hoặc hƣớng tới cộng đồng. + Once of the races or competions in a sports programme: Một cuộc đua, một trận thi đấu thể thao.
Sự kiện (event) có thể là: những lễ hội; lễ khai trƣơng; Festival; giải thi đấu thể thao, olympic; một bữa tiệc liên hoan; một hội thảo, hội nghị… Trong Báo cáo đánh giá: “Festival Huế - Câu chuyện về hội nhập và phát triển” có cho rằng thuật ngữ “sự kiện” đƣợc dùng để mô tả các nghi lễ, các buổi giới thiệu, trình diễn, hay các lễ kỷ niệm đƣợc lập kế hoạch và đƣợc tạo ra để đánh dấu những cột mốc của cá nhân, tổ chức hay cộng đồng, với các mục đích chính trị, kinh tế, xã hội và văn hoá hoặc mục đích hợp tác. Các sự kiện có thể có tính nghi lễ (các lễ kỷ niệm) hay ít mang tính nghi lễ (các cuộc hội nghị, gặp gỡ) song đều có tính tổ chức rất cao, với sự phối hợp của rất nhiều bộ phận trên một ý tƣởng thống nhất, một khung chƣơng trình hoàn chỉnh, với các quy mô tổ chức khác nhau. 9 z Theo Getz (1997) cho rằng các sự kiện đƣợc định nghĩa chuẩn nhất trong bối cảnh của nó. Ông đã đƣa ra hai cách tiếp cận để có các định nghĩa: cách tiếp cận đầu tiên là dƣới quan niệm của nhà tổ chức sự kiện: sự kiện có tính chất độc nhất, xảy ra một lần hoặc không thƣờng xuyên bên ngoài các chƣơng trình, hoặc các hoạt động thƣờng xuyên của cơ quan tài trợ hoặc tổ chức; cách tiếp cận thứ hai đó là dƣới quan niệm của khách hàng và khách mời: một sự kiện là cơ hội thƣ giãn, trải nghiệm xã hội, hoặc trải nghiệm văn hóa bên ngoài những sự lựa chọn thông thƣờng hoặc đằng sau những trải nghiệm hàng ngày.
* Vai trò của sự kiện: - Sự kiện là công cụ đắc lực của PR (Public Relations), marketing để xây dựng thƣơng hiệu, uy tín, hình ảnh doanh nghiệp. - Thông qua việc tổ chức các sự kiện sẽ góp phần tiếp thị hình ảnh trực tiếp đến đúng khách hàng mục tiêu, khách hàng tiềm năng và toàn bộ công chúng. - Tổ chức các sự kiện dễ gây đƣợc ấn tƣợng và năng lực điều hành cho doanh nghiệp. * Khái niệm tổ chức sự kiện: Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm mô ̣t số hoă ̣c toàn bô ̣ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hƣởng; lập chƣơng trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những ngƣời tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.
Những loại hình sự kiện và qui trình tổ chức sự kiện a. Các loại hình sự kiện: 10 z Về phân loại các sự kiện, có nhiều cách phân loại khác nhau, dựa trên các tiêu chí khác nhau: Theo phạm vi và quy mô thì sự kiện có thể chia thành: sự kiện nhỏ, vừa, lớn và siêu sự kiện Theo tính chất thì có: các cuộc gặp gỡ chính trị, kinh tế, văn hóa nghệ thuật, các liên hoan, các hội chợ… Theo địa điểm thì có sự kiện địa phƣơng, quốc gia, vùng hay toàn cầu; trong nhà hay ngoài trời Theo thời gian tổ chức có: sự kiện thƣờng niên, sự kiện về đêm… Theo loại hình ngành nghề có: sự kiện du lịch, sự kiện thể thao. Ngoài ra, sự kiện có thể đƣợc chia ra thành: + Sự kiện nội bộ công ty (Bussiness and Corporate Events): Họp mặt (Meeting); Hội nghị khách hàng (Customer Conference); Họp báo (Press Conference); Động thổ (Ground Breaking); Khánh thành (Grand Opening); Tiệc tối (Gala Dinner) cho nhân viên. + Sự kiện hƣớng đến khách hàng (Consumer Events): Một số sự kiện hƣớng đến khách hàng tiêu biểu nhƣ: Tung sản phẩm (Product Launch); Thi đấu (Tournament, Contest); Giải trí văn nghệ (Entertaiment, Music show); Lễ hội (Festival Event); Hội chợ, triển lãm (Trade show, Exhibition); Biểu diễn thời trang (Fashion show).
+ Sự kiện mang tính nhà nƣớc, chính phủ (Government Events, Civic Events): Các buổi hội nghị lớn (Convention); Các Festival tầm địa phƣơng, quốc gia; Các lễ tranh cử, tổng tuyển cử. + Sự kiện cộng đồng, sự kiện phi lợi nhuận (Community, Non-profit Events): Sự kiện gây quỹ (Fundraising), các ngày hội vì môi trƣờng, ngày đi bộ. 11 z + Sự kiện của cá nhân (Personal Events) bao gồm đám cƣới, đám tang (Funeral); sinh nhật, kỷ niệm một dịp nào đó (Anniversary) hay ăn mừng điều gì đó (Ceremony). Quy trình chi tiết tổ chức một sự kiện: Theo kinh nghiệm tổ chức sự kiện của các nƣớc phát triển trên thế giới thì quy trình tổ chức một sự kiện thƣờng bao gồm các bƣớc sau: Bƣớc 1: Định hình các sự kiện Phân tích các sự kiện Tổ chức chủ nhà Cộng đồng chủ nhà Tài trợ Truyền thông Những ngƣời hợp tác Những ngƣời tham dự và kiểm soát sự kiện Phát triển khái niệm sự kiện Bƣớc 2: Marketing các sự kiện Xác định khách hàng của các sự kiện Phán đoán thị trƣờng mục tiêu Kế hoạch hoá sản phẩm Định giá Hỗ trợ Địa điểm Nghiên cứu thị trƣờng Kế hoạch marketing Bƣớc 3: Tài trợ sự kiện Phân tích các yếu tố môi trƣờng ảnh hƣởng đến việc sử dụng tài trợ Tiến trình vận động tài trợ Khi nào một sự kiện cần tài trợ 12 z Giá trị của chính sách tài trợ Xác định nhà tài trợ thích hợp Dự án xin tài trợ Thuyết trình, đàm phán và ký kết hợp đồng Thiết kế một kế hoạch tài trợ Thực hành các công việc tài trợ Bƣớc 4: Kiểm soát và ngân sách Kiểm soát Các yếu tố và loại kiểm soát Các phƣơng pháp kiểm soát Ngân sách Thiết lập ngân sách Dòng lƣu chuyển tiền mặt Chi phí Các biện pháp làm giảm chi phí Thu nhập Các biện pháp tăng các nguồn thu dự kiến Báo cáo Bƣớc 5: Các vấn đề pháp lý và quản lý rủi ro: Các vấn đề pháp lý Các loại hợp đồng Xây dựng một hợp đồng Thƣơng hiệu và logo Nhiệm vụ chăm sóc khách hàng Quản lý rủi ro Bảo hiểm Các quy tắc, bản quyền và sự cho phép Bƣớc 6: Áp dụng công nghệ - kỹ thuật 13 z Sự biến đổi Sử dụng công nghệ số Các sự kiện đƣợc đăng tải trên web Triển khai hệ thống Phần mềm cho sự kiện Bƣớc 7: Phối hợp tổ chức sự kiện Sử dụng cơ sở hậu cần Các yếu tố của cơ sở hậu cần cho mỗi sự kiện Cung cấp cơ sở hạ tầng Trên thực địa Kết thúc Công nghệ quản lý cơ sở hạ tầng Các kỹ thuật trong cơ sở hậu cần Kiểm soát cơ sở hậu cần Đánh giá cơ sở hậu cần Bƣớc 8: Sân khấu hóa sự kiện Thiết lập chủ đề và thiết kế sự kiện Chọn sân khấu Khán giả và khách mời Sân khấu Trong bối cảnh Việt Nam hiện nay, tổ chức sự kiện là một nghề mới, với những bƣớc đi ban đầu nhƣ vậy chúng ta không thể đo lƣờng đầy đủ đƣợc tất cả các yếu tố trong 8 bƣớc trên đối với việc tổ chức một sự.
Việc áp dụng khung chuẩn trong đánh giá là cần thiết để thấy đƣợc cái gì chúng ta đã làm đƣợc, cái gì chƣa làm đƣợc trong sự so sánh với quốc tế, mặt khác, cũng qua đó cũng thấy đƣợc tính đặc thù của mình đã tác động đến tƣ duy và cách thức hoạt động riêng. Carnaval: sự kiện văn hóa - du lịch đặc sắc 1. Nguồn gốc của Carnaval Đã có nhiều khái niệm Carnaval khác nhau đƣợc đƣa ra. Tuy nhiên trên thế giới, các “Lễ hội đƣờng phố” thƣờng có thuật ngữ là Carnaval (tiếng Bồ Đào Nha) hay Carnival (tiếng Anh), để có thể đi tới một khái niệm về Lễ hội đƣờng phố, chúng ta có thể tham khảo các định nghĩa Carnaval qua một số trang web tra cứu từ điển thông dụng trên thế giới.
Theo từ điển Freedictionnary trên trang web: www.com có đƣa cách hiểu về Carnaval nhƣ sau: 1. The period of merry making and feasting celebrate just before Lent (Là những dịp tổ chức các hội hè đình đám và các bữa tiệc trƣớc mùa chay) 2. A traveling amusement show usually including rises, game and slideshow (Là một cuộc biểu diễn có yếu tố lƣu động mang tính giá trị, thƣờng bao gồm: đi nhiều loại xe, các trò chơi, các cuộc biểu diễn nhỏ hay các gian hàng tại các cuộc triển lãm, hội chợ) 3. A festival or revel (Là một ngày hội, lễ hội hoặc các cuộc ăn uống ồn ào) Trang web: www.com cũng đƣa ra khái niệm về Carnaval nhƣ: 1.
An annual period of public revelry involing processions, music, an dancing (Là một hoạt động vui chơi thƣờng niên mang tính cộng đồng bao gồm các đám rƣớc, đám diễu hành, ẩm thực và nhảy múa). A traveling funfair or circus (Là một lễ hội hay biểu diễn của gánh xiếc có tính di động) 15 z Theo một từ điển rất thông dụng và đƣợc nhiều ngƣời tin dùng đó là từ điển: www.com cũng đƣa ra khái niệm về Carnaval nhƣ sau: Carnaval là một mùa lễ hội với ý nghĩa là một “lễ hội tạm biệt thịt”. Nó là lễ hội đầu tiên trƣớc khi đến tuần chay - Lent, với các nghi thức chính thƣờng diễn ra trong khoảng tháng 2 và tháng 3. Đặc trƣng của Carnaval là sự kết hợp giữa những nghi lễ tôn giáo hay buổi diễu hành với thành phần đoàn xiếc và đoàn ngƣời trên đƣờng.