CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ LOGISTICS TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm logistics và quản trị logistics 1.1 Khái niệm, vai trò của logistics * Khái niệm Logistics là một thuật ngữ có xuất phát từ Hy Lạp - logistics - phản ánh môn khoa học nghiên cứu tính quy luật của các hoạt động cung ứng và đảm bảo các yếu tố tổ chức, vật chất và kỹ thuật (do vậy, một số từ điển định nghĩa là hậu cần) để cho quá trình chính yếu được tiến hành đúng mục tiêu. Quá trình phát triển của logistics gồm 5 giai đoạn: - Logistics tại chỗ: là dòng vận động của nguyên vật liệu tại một vị trí làm việc. - Logistics cơ sở sản xuất: là dòng vận động của nguyên liệu giữa các xưởng làm việc trong nội bộ của một cơ sở sản xuất.
Cơ sở sản xuất là một nhà máy, một trạm làm việc trung chuyển, một trung tâm phân phối hoặc một nhà kho. - Logistics công ty: là dòng vận động của nguyên vật liệu và thông tin giữa các cơ sở sản xuất và các quá trình sản xuất trong một công ty. Tại công ty sản xuất, hoạt động logistics diễn ra giữa các nhà máy và kho chứa hàng; đối với một đại lý bán buôn là giữa các đại lý phân phối của nó; còn với một đại lý bán lẻ, đó là giữa đại lý phân phối và các cửa hàng bán lẻ của mình. - Logistics chuỗi cung ứng: là dòng vận động nguyên vật liệu, thông tin, tài chính giữa các công ty (các xưởng sản xuất, các cơ sở trong công ty) trong một chuỗi thống nhất.
6 - Logistics toàn cầu: là dòng vận động nguyên vật liệu, thông tin và tiền tệ giữa các quốc gia. * Vai trò Hoạt động logistics có vai trò quan trọng trong bất kỳ nền kinh tế nào và ảnh hưởng lớn đến sự phát triển kinh tế của các quốc gia trên toàn cầu. Tác động của nó thể hiện dưới những khía cạnh sau đây: Logistics là công cụ liên kết các hoạt động kinh tế trong một quốc gia và toàn cầu qua việc cung cấp nguyên liệu, sản xuất, lưu thông phân phối và mở rộng thị trường. Tối ưu hoá chu trình lưu chuyển của sản xuất, kinh doanh từ khâu đầu vào đến khi sản phẩm phân phối đến người tiêu dùng cuối cùng.
Tiết kiệm chi phí và giảm chi phí trong quá trình lưu thông và phân phối. Mở rộng thị trường trong buôn bán quốc tế, hoàn thiện và tiêu chuẩn hoá chứng từ trong kinh doanh đặc biệt trong buôn bán và vận tải quốc tế. Logistics giúp nâng cao hiệu quả của qua trình quản lý, giảm thiểu tối đa chi phí trong quá trình sản xuất, giúp doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường. Logistics tạo ra giá trị gia tăng về thời gian và địa điểm.
Cho phép doanh nghiệp di chuyển hàng hoá và dịch vụ hiệu quả đến mọi khách hàng. Giúp hỗ trợ cho quản lý ra quyết định trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.2 Khái niệm, mục tiêu và mô hình quản trị logistics * Khái niệm Trong phạm vi một doanh nghiệp, quản trị logistics được hiểu là một bộ phận của quá trình chuỗi cung ứng, bao gồm việc hoạch định, thực hiện và kiểm soát có hiệu lực, 7 hiệu quả các dòng vận động và dự trữ hàng hoá, dịch vụ cùng các thông tin có liên quan từ thời điểm khởi đầu đến các điểm tiêu thụ theo đơn đặt hàng nhằm thoả mãn yêu cầu của khách hàng.Grosvenor Plowman, mục tiêu của quản trị logistics là cung cấp 7 lợi ích cho khách hàng như: đúng khách hàng, đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng địa điểm, đúng thời gian, đúng chi phí. Tuy nhiên, nếu xét dưới góc độ giá trị chuỗi cung ứng thì mục tiêu của quản trị logistics là tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng và doanh nghiệp bằng cách cung ứng hàng hóa, dịch vụ đem đến sự thỏa mãn các nhu cầu và đòi hỏi của các đơn đặt hàng theo cách hiệu quả nhất mà doanh nghiệp có thể thực hiện. Quan điểm này cho thấy, các giá trị gia tăng mà quản trị logistics tạo ra tập trung: nhóm lợi ích dịch vụ và nhóm lợi ích chi phí.
*Mô hình quản trị logistic: Hình 1.1: Mô hình quản trị logistics ( Nguồn: Giáo trình quản trị logistics kinh doanh) 8 1. Một số hoạt động logistics cơ bản 1. Quản trị mua hàng 1. Khái niệm, vai trò * Khái niệm Mua là hành vi thương mại nhưng đồng thời cũng là các hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực hiện các quyết định của dự trữ, đảm bảo vật tư, nguyên liệu, hàng hoá,.
cho sản xuất, cung ứng hàng hoá cho khách hàng trong kinh doanh thương mại. Có thể định nghĩa như sau: “Mua là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hoá. cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu dự trữ và bán hàng với tổng chi phí thấp nhất”. * Vai trò Hoạt động mua có vai trò vô cùng quan trọng, do vậy nếu doanh nghiệp quản trị tốt việc mua hàng sẽ giúp đảm bảo bổ sung và dự trữ kịp thời, đáp ứng mọi yêu cầu vật tư nguyên liệu trong quá trình sản xuất, đáp ứng yêu cầu hàng hoá bán ra trong kinh doanh.
Quá trình sản xuất hàng hóa có chất lượng và liên tục phụ thuộc rất lớn vào việc cung ứng vật tư, nguyên liệu - những yếu tố đầu vào của hoạt động logistics, nó liên quan đến quản trị mua hàng và dự trữ. Do vậy, việc cung ứng hàng hoá cho khách hàng trong kinh doanh thương mại có thoả mãn nhu cầu của khách hàng hay không sẽ phụ thuộc rất lớn từ việc dự trữ, khi đó mua trở thành hoạt động đảm bảo thực hiện những quyết định dự trữ của doanh nghiệp. Mua hợp lý giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, gia tăng hiệu quả kinh doanh. Chi phí mua và giá trị hàng mua chiếm tỷ trọng cao trong tổng trị giá sản phẩm bán ra.
Do đó, chỉ cần cắt giảm một tỷ lệ nhỏ chi phí trong mua 9 hàng sẽ nâng cao được hiệu quả cho doanh nghiệp như tăng lợi nhuận, giảm yêu cầu vốn trong mua và dự trữ, tăng tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu tư. Mua tốt cho phép doanh nghiệp tối ưu hoá giá trị cho cả bên mua và bên bán. Mặc dù tác động tới khách hàng một cách không trực tiếp nhưng quản trị mua có vai trò quyết định đối với chất lượng của toàn bộ hệ thống. Các quyết định cơ bản Quá trình nghiệp vụ mua là bao gồm các công tác liên tiếp nhau có tính chu kỳ nhằm thực hiện các thương vụ mua.
Ngoài việc lựa chọn các nguồn cung, các chính sách mua thì việc thiết kế và triển khai quá trình nghiệp vụ mua ảnh hưởng rất lớn đến kết quả mua. Tuỳ thuộc quyết định dự trữ như thế nào, đặc điểm của nguồn cung ứng ra sao, sản phẩm mua, các yêu cầu của quá trình cung hàng hoá cho khách hàng mà quá trình nghiệp vụ mua sẽ khác nhau. Thể hiện bằng sơ đồ sau: Hình 1.2: Sơ đồ quá trình mua hàng ( Nguồn : Giáo trình quản trị logistics kinh doanh) * Quyết định mua Đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình mua, trong gia đoạn này xác định nhu cầu mua hàng. Việc mua được tiến hành khi có quyết định đặt hàng bổ sung dự trữ tuỳ thuộc vào mô hình của kiểm tra dự trữ được áp dụng, khi đòi hỏi phải đáp ứng lô hàng cung ứng trực tiếp cho khách hàng đôi khi phải khai thác những cơ hội trên thị trường doanh 10 nghiệp cần dự báo nhu cầu mua để giảm thiểu sự lãng phí nguyên liệu và theo dõi, đánh giá việc sử dụng chúng; đây chính là căn cứ để tính giá thành, tính toán nhu cầu vốn.
Cần xác định được đặc điểm của lô hàng mua như: loại sản phẩm cần mua là gì, số lượng bao nhiêu, chất lượng như thế nào, thời gian nhập hàng, giá cả. nhằm tiến hành đặt hàng hoặc để thương lượng với nhà cung ứng. Tuỳ thuộc vào sự biến động giá mua để đưa ra các quyết định mua vào thời điểm nào: Mua tức thời hay mua trước. Mua tức thời là mua để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ trong thời gian hiện tại (vật tư, nguyên liệu cho quá trình sản xuất, hàng hoá để đáp ứng nhu cầu khách hàng.) trường hợp giá mua trên thị trường mang tính ổn định hoặc có xu hướng giảm xuống.
Mua trước là mua để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ trong khoảng thời gian dài khi mà giá mua trên thị trường lại có xu hướng tăng nhanh, lúc này sẽ được lợị vì giá thấp nhưng bất lợi vì làm tăng dự trữ. Có nên mua trước hay không cần so sánh tổng chi phí bao gồm giá trị mua hàng và chi phí dự trữ giữa các phương án lẫn nhau để tìm ra được phương án thích hợp nhất Các phương thức mua: Mua lại không điều chỉnh, mua lại có điều chỉnh, mua mới. - Mua lại không điều chỉnh: khi mà nhà cung ứng đã có quan hệ mua theo mối liên kết chặt chẽ nên sử dụng phương thức này, vì vậy không cần phải điều chỉnh và thương lượng về nguồn hàng, người mua chỉ cần thực hiện theo những hình thức đặt hàng đơn giản. - Phương thức mua lại có điều chỉnh: là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng, điều chỉnh để đi đến sự thống nhất người mua và người bán về hàng hoá, giá cả, 11 phương thức cung ứng,.
khi môi trường thay đổi và nếu không thông nhất được quyết định mua bán của các bên thì có thể phải chuyển nguồn cung ứng. - Mua mới: đối với các doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh, hay kinh doanh một mặt hàng mới nào đó, hay thay đổi công nghệ chế tạo ra sản phẩm, hoặc không triển khai được phương thức mua như trên, .phương thức mua bắt đầu tạo lập mối quan hệ với nguồn cung ứng để mua. * Xác định nhà cung ứng Việc lựa chọn nhà cung ứng phù hợp giúp doanh nghiệp giảm bớt được nhiều chi phí ảnh hưởng tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp với giá cả, chi phí vận tải nhỏ nhất. Vì vậy, việc tính toán cần thiết để chọn ra cung ứng phù hợp là một trong những vấn đề quyết định của các doanh nghiệp.
Mỗi ngành nghề khác nhau lại có nhu cầu cung cấp nhiều chủng loại hàng hoá, nguyên vật liệu khác nhau, do vậy phải tìm kiếm nhiều nhà cung ứng khác nhau để lựa chọn ra nhà cung ứng phù hợp để tránh rủi ro và hạn chế quyền lực nhà cung ứng gây nên sức ép cho bên mua.