Giải pháp quản lý tồn kho cho bộ phận thời trang tại Khatoco Trading Co., Ltd

Luận văn thạc sĩ về thất bại trong quản lý tồn kho tại bộ phận thời trang của Công ty TNHH Khatoco, phân tích nguyên nhân và giải pháp.

• Tác giả: Pham Thi Phuong Linh
• Người hướng dẫn: Dr. Nguyen Phong Nguyen
• Trường học: University of Economics Ho Chi Minh City
• Chuyên ngành: Master of Business Administration
• Đề tài: Failure In Inventory Management At Fashion Department In Khatoco Trading Co., Ltd
• Loại tài liệu: Thesis
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

Mục lục chi tiết

• EXECUTIVE SUMMARY
• 1. PART 1 – BACKGROUND
• 1.1. History of establishment and development
• 1.2. Missions of the company
• 1.3. Company’s size
• 1.4. Internal structure
• 1.5. Geographic distribution
• 1.6. Stakeholders
• 1.7. Current development and market analysis
• 1.8. Organizational performance
• 2. PART 2 – PROBLEM JUSTIFICATION
• 2.1. Definition of inventory management
• 2.2. Central problem: Failure in inventory management
• 2.3. Problem importance – consequences of the problems
• 3. PART 3 – CAUSE VALIDATION
• 3.1. Outdated and separated inventory control system
• 3.2. Insufficient inventory control procedures and regulations
• 3.3. Culture miss-match: No connection between relevance departments in inventory control
• 3.4. Insufficient inventory control procedures and regulations
• 3.5. Outdated and inconsistent inventory system
• 3.6. Cause importance
• 4. PART 4 – SOLUTION AND IMPLEMENTATION
• 4.1. Written working processes in inventory management
• 4.2. Setting up integrated system for inventory control
• 4.3. Project details and schedule

Tóm tắt

I. Tổng quan về giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả tại Khatoco

Quản lý tồn kho là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Khatoco Trading Co., Ltd, đặc biệt là trong bộ phận thời trang. Việc tối ưu hóa quy trình này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn nâng cao hiệu quả phục vụ khách hàng. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng, việc áp dụng các giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả là cần thiết để duy trì vị thế trên thị trường.

1.1. Định nghĩa và tầm quan trọng của quản lý tồn kho

Quản lý tồn kho là quá trình giám sát và kiểm soát hàng hóa trong kho. Điều này bao gồm việc theo dõi số lượng hàng hóa, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn có và giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho không cần thiết. Việc quản lý tồn kho hiệu quả giúp Khatoco tiết kiệm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

1.2. Tình hình hiện tại của bộ phận thời trang tại Khatoco

Bộ phận thời trang của Khatoco đang đối mặt với nhiều thách thức trong quản lý tồn kho, bao gồm sự không nhất quán giữa số liệu tồn kho trên hệ thống và thực tế. Điều này dẫn đến việc khách hàng thường xuyên phàn nàn về việc giao hàng sai, ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

II. Những thách thức trong quản lý tồn kho tại Khatoco Trading

Khatoco Trading đang phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý tồn kho, từ sự không đồng nhất trong dữ liệu đến quy trình kiểm soát hàng hóa chưa hiệu quả. Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh mà còn làm giảm sự hài lòng của khách hàng.

2.1. Sự không nhất quán giữa hệ thống và thực tế

Một trong những vấn đề lớn nhất là sự khác biệt giữa số lượng hàng hóa trên hệ thống và thực tế. Điều này dẫn đến việc Khatoco không thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, gây ra sự không hài lòng và mất mát doanh thu.

2.2. Quy trình kiểm soát hàng hóa chưa hiệu quả

Quy trình kiểm soát hàng hóa hiện tại còn nhiều thiếu sót, dẫn đến việc không thể theo dõi chính xác tình trạng hàng hóa. Việc này không chỉ làm tăng chi phí vận chuyển mà còn ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng.

III. Giải pháp tối ưu hóa quản lý tồn kho cho Khatoco

Để giải quyết các vấn đề trong quản lý tồn kho, Khatoco cần áp dụng các giải pháp hiệu quả. Những giải pháp này không chỉ giúp cải thiện quy trình mà còn nâng cao khả năng phục vụ khách hàng.

3.1. Thiết lập quy trình làm việc rõ ràng

Việc xây dựng quy trình làm việc rõ ràng và chi tiết cho tất cả các hoạt động liên quan đến quản lý tồn kho là rất cần thiết. Điều này giúp nhân viên dễ dàng theo dõi và thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo hàng hóa luôn sẵn có.

3.2. Áp dụng phần mềm quản lý tồn kho hiện đại

Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho hiện đại sẽ giúp Khatoco theo dõi tình trạng hàng hóa một cách chính xác và kịp thời. Phần mềm này cũng có thể tích hợp với các hệ thống khác trong công ty, giúp cải thiện quy trình làm việc.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại Khatoco

Việc áp dụng các giải pháp quản lý tồn kho đã mang lại nhiều kết quả tích cực cho Khatoco. Các nghiên cứu cho thấy rằng việc cải thiện quy trình quản lý tồn kho không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

4.1. Kết quả từ việc áp dụng quy trình mới

Sau khi áp dụng quy trình làm việc mới, Khatoco đã ghi nhận sự giảm thiểu đáng kể trong số lượng đơn hàng bị sai sót. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao uy tín của công ty trong mắt khách hàng.

4.2. Phản hồi từ khách hàng về dịch vụ

Khách hàng đã có những phản hồi tích cực về dịch vụ giao hàng sau khi Khatoco cải thiện quy trình quản lý tồn kho. Sự hài lòng của khách hàng đã tăng lên rõ rệt, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.

V. Kết luận và triển vọng tương lai cho quản lý tồn kho tại Khatoco

Quản lý tồn kho hiệu quả là một yếu tố then chốt giúp Khatoco duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường. Với những giải pháp đã được đề xuất, công ty có thể cải thiện quy trình và nâng cao sự hài lòng của khách hàng trong tương lai.

5.1. Tầm quan trọng của việc cải thiện quản lý tồn kho

Cải thiện quản lý tồn kho không chỉ giúp Khatoco tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao khả năng phục vụ khách hàng. Điều này sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững cho công ty trong thị trường thời trang.

5.2. Triển vọng phát triển trong tương lai

Với sự phát triển không ngừng của thị trường thời trang, Khatoco cần tiếp tục đầu tư vào công nghệ và quy trình quản lý tồn kho để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Điều này sẽ giúp công ty phát triển bền vững trong tương lai.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2018, Công ty TNHH Thương mại Khatoco ghi nhận quy mô hoạt động lớn với tổng tài sản đạt 1.777 tỷ đồng và đội ngũ nhân sự hơn 700 người. Mặc dù doanh thu ngành hàng thời trang nam duy trì mức tăng từ 183,26 tỷ đồng năm 2016 lên 213,06 tỷ đồng năm 2018, tốc độ tăng trưởng doanh thu 7,8% vẫn thấp hơn mức tăng trưởng bình quân 10% đến 14% của toàn thị trường dệt may trong nước. Đáng chú ý, biên lợi nhuận gộp của mảng thời trang sụt giảm liên tục từ 25,2% năm 2016 xuống còn 23,3% năm 2018, phản ánh những bất cập nghiêm trọng trong công tác quản trị nội bộ.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là sự thất bại trong hệ thống quản trị và kiểm soát hàng tồn kho tại ngành hàng thời trang Khatoco. Tình trạng này làm phát sinh hàng loạt hệ lụy như sai lệch số liệu kế toán, gia tăng đột biến chi phí logistics, ứ đọng dòng vốn và làm giảm sút mức độ hài lòng của các đại lý phân phối. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể bao gồm: xác định các triệu chứng bất ổn trong chuỗi cung ứng nội bộ, nhận diện nguyên nhân gốc rễ dẫn đến sai hỏng tồn kho, và xây dựng hệ thống giải pháp chuẩn hóa quy trình vận hành kết hợp chuyển đổi công nghệ.

Phạm vi nghiên cứu bao quát hoạt động quản lý kho vận tại trụ sở chính cùng hệ thống phân phối ở 6 thị trường trọng điểm: Nha Trang, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Nghệ An, Cần Thơ và Hà Nội trong khung thời gian từ năm 2016 đến năm 2019. Nghiên cứu mang lại ý nghĩa thực tiễn to lớn khi giúp doanh nghiệp kiểm soát tỷ lệ hàng thanh lý xả kho đang tăng từ 21% lên 26%, rút ngắn số ngày luân chuyển tồn kho từ 152 ngày về ngưỡng an toàn, đồng thời cắt giảm chi phí vận chuyển trên mỗi đơn hàng vốn đã tăng 45,2% từ 60.403 đồng lên 87.724 đồng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn xây dựng nền tảng phân tích dựa trên lý thuyết quản trị hàng tồn kho toàn diện của Stevenson và mô hình kiểm soát hàng tồn kho dưới góc độ tổ chức của Zomerdijk và cộng sự. Khung phân tích tổ chức của Zomerdijk tập trung vào 4 khía cạnh cốt lõi: phân bổ nhiệm vụ, quy trình ra quyết định, hệ thống truyền thông thông tin và hành vi của các bên liên quan. Khi sự phối hợp giữa các khía cạnh này bị đứt gãy, doanh nghiệp sẽ đối mặt với tình trạng sai lệch nghiêm trọng giữa dữ liệu sổ sách và lượng hàng thực tế trên giá kệ.

Nghiên cứu còn tích hợp lý thuyết an ninh và vận hành kho bãi của Richards, nhấn mạnh vai trò của bố trí mặt bằng kho và kiểm soát quyền truy cập dữ liệu đối với hiệu quả chuỗi cung ứng. Rào cản chia sẻ thông tin giữa các phòng ban được soi chiếu qua lý thuyết tích hợp hệ thống của Vries. Ngoài ra, các khái niệm chuyên ngành như kỹ thuật phân tích phân loại hàng hóa ABC, FSN, HML, vòng quay tồn kho, sai lệch hồ sơ tồn kho và nguyên tắc đối soát ba bên được ứng dụng triệt để nhằm định lượng hóa các rủi ro vận hành.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp hài hòa giữa việc phân tích số liệu thứ cấp từ các báo cáo tài chính, báo cáo bán hàng giai đoạn 2016 - 2018 và phương pháp nghiên cứu định tính chuyên sâu thông qua 3 vòng phỏng vấn trực tiếp. Cỡ mẫu phỏng vấn gồm 8 nhân sự chủ chốt thuộc các mắt xích quản trị và tác nghiệp tại Khatoco Trading. Phương pháp chọn mẫu có mục đích được lựa chọn nhằm tiếp cận đúng các đối tượng am hiểu sâu sắc quy trình thực tế.

Vòng phỏng vấn 1 và 2 tập trung vào 3 nhân sự vận hành trực tiếp tại kho bãi gồm 1 thủ kho và 2 nhân viên kho để làm rõ các thao tác bốc dỡ, soạn hàng và nhập liệu. Vòng phỏng vấn thứ 3 mở rộng đến 5 cán bộ quản lý cấp cao gồm Tổng Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách ngành thời trang, Kế toán trưởng, Trưởng phòng Công nghệ thông tin và Thủ kho trong tháng 4 năm 2019. Phương pháp này được lựa chọn vì giúp bóc tách chính xác các nguyên nhân ngầm ẩn về văn hóa và sự thiếu đồng bộ phần mềm mà các báo cáo định lượng thuần túy không thể chỉ ra. Timeline nghiên cứu hoàn tất việc thu thập dữ liệu và đề xuất giải pháp chi tiết vào tháng 5 năm 2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, tình trạng giao sai hàng hóa và khiếu nại khách hàng gia tăng đột biến. Số lượng đơn hàng giao sai cho các đại lý tăng từ 8 vụ năm 2016 lên 11 vụ năm 2017 và chạm mốc 20 vụ năm 2018, chiếm tỷ trọng cao nhất với 30% tổng số khiếu nại. Chi phí vận chuyển ngành hàng thời trang theo đó tăng từ 1,98 tỷ đồng lên 3,16 tỷ đồng trong 3 năm. Chi phí vận chuyển bình quân trên mỗi đơn hàng tăng 45,2%, từ 60.403 đồng năm 2016 lên 87.724 đồng năm 2018 do phát sinh chi phí thu hồi và vận chuyển bù hàng đổi trả.

Thứ hai, độ vênh số liệu tồn kho giữa thực tế kiểm đếm và hai hệ thống phần mềm diễn ra nghiêm trọng. Tại thời điểm ngày 31 tháng 12 năm 2018, số lượng kiểm kê thực tế tại kho lệch lớn so với sổ sách, điển hình như mã áo sơ mi nam TD 290T1 màu VNTR001-2007-D bị thiếu 33 chiếc size L nhưng lại thừa 38 chiếc size M. Đồng thời, số liệu giữa phần mềm kế toán và phần mềm quản lý kho chênh lệch tại toàn bộ 6 chi nhánh: kho Nha Trang thừa 4.049 sản phẩm, kho Sài Gòn lệch 1.414 sản phẩm và kho Hà Nội lệch 1.889 sản phẩm.

Thứ ba, hàng tồn kho luân chuyển chậm làm tăng tỷ lệ xả hàng thanh lý và suy giảm doanh thu khách hàng lớn. Số ngày luân chuyển hàng tồn kho tăng 35,7% từ 112 ngày năm 2017 lên 152 ngày năm 2018, tương đương hơn 5 tháng đọng vốn. Lượng hàng bán xả thanh lý tăng vọt từ 60.971 sản phẩm năm 2017 lên 110.170 sản phẩm năm 2018, đẩy tỷ lệ hàng thanh lý trên hàng bán thông thường từ 21% lên 26%. Hậu quả là khách hàng lớn như An Phú Thịnh tại Bình Định đã giảm mạnh giá trị đơn hàng từ 1,7 tỷ đồng năm 2016 xuống còn 830 triệu đồng năm 2018.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của sự thất bại bắt nguồn từ việc thiếu vắng các quy trình làm việc bằng văn bản và sự tồn tại song song của hai hệ thống phần mềm tách biệt. Mọi thao tác nhập, xuất, kiểm đếm đều được truyền đạt miệng theo kinh nghiệm cá nhân của thủ kho mà không có quy định kiểm tra chéo. Phần mềm kế toán An Linh đã lỗi thời và không liên kết với phần mềm kho nội bộ, khiến nhân viên có thể tự do điều chỉnh dữ liệu mà không bị kiểm soát phân quyền.

Hiện tượng này hoàn toàn khớp với cảnh báo của DeHoratius và cộng sự về việc sai lệch dữ liệu hệ thống sẽ tạo ra các quyết định điều chuyển hàng sai lầm, gây thừa hàng cục bộ tại kho này nhưng lại đứt gãy nguồn cung tại kho khác. Kết quả nghiên cứu có thể được minh họa trực quan bằng sơ đồ nhân quả từ nguyên nhân đến triệu chứng, kết hợp cùng biểu đồ cột thể hiện đà tăng chi phí logistics 2016 - 2018 và bảng ma trận đối chiếu sai lệch tồn kho chi tiết tại 6 chi nhánh để hỗ trợ ban lãnh đạo theo dõi trực quan.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, chuẩn hóa và ban hành 4 quy trình quản trị hàng tồn kho bằng văn bản chính thức ngay trong tháng 5 năm 2019. Bộ quy trình bao gồm: Tiếp nhận hàng hóa, Giao hàng xuất kho, Điều chuyển nội bộ và Xử lý hàng trả lại. Thiết lập cơ chế kiểm tra đối soát ba bên giữa Đơn đặt hàng, Phiếu xuất kho và Hóa đơn tài chính. Mục tiêu là kéo giảm tỷ lệ khiếu nại giao sai hàng xuống dưới mức 5% trong vòng 6 tháng. Trách nhiệm triển khai do Ban Kiểm soát nội bộ chủ trì phối hợp cùng Kế toán trưởng và Trưởng bộ phận kho.

Thứ hai, đầu tư trang bị 12 thiết bị máy quét mã vạch cầm tay laser tại hệ thống kho ở 4 tỉnh thành trọng điểm. Dự án có tổng mức kinh phí ước tính 240 triệu đồng, tương đương đơn giá khoảng 20 triệu đồng cho mỗi thiết bị, hoàn thành lắp đặt trong quý 3 năm 2019. Thiết bị này giúp nhân viên quét mã vạch trực tiếp khi soạn hàng, triệt tiêu lỗi phân biệt mã sản phẩm bằng mắt thường. Trách nhiệm thực hiện thuộc về Trưởng phòng Công nghệ thông tin và Quản lý kho.

Thứ ba, triển khai hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tích hợp nhằm đồng bộ hóa dữ liệu thời gian thực giữa bộ phận kế toán và kho vận tại 6 chi nhánh. Mục tiêu là loại bỏ hoàn toàn việc đối soát thủ công và rút ngắn số ngày tồn kho từ 152 ngày xuống dưới 90 ngày trong vòng 12 tháng. Ban Giám đốc công ty trực tiếp chỉ đạo cùng tổ công tác công nghệ thông tin và đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm.

Thứ tư, tái cấu trúc phương pháp phân loại và quy hoạch mặt bằng kho bãi theo mô hình ABC kết hợp FSN. Tiến hành phân loại hàng thời trang thành các nhóm hàng bán nhanh, bán chậm và không bán được để bố trí vị trí giá kệ hợp lý, kết hợp kiểm kê định kỳ hàng tháng. Mục tiêu là giảm tỷ trọng hàng xả thanh lý từ 26% xuống dưới 15% tổng sản lượng tiêu thụ trong niên độ tài chính tiếp theo. Trách nhiệm thực hiện do Giám đốc ngành hàng thời trang và Kế toán trưởng phối hợp thực thi.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm thứ nhất là Ban Giám đốc và các nhà điều hành doanh nghiệp bán lẻ, chuỗi thời trang. Luận văn cung cấp góc nhìn thực tiễn về cách khắc phục hiện tượng suy giảm biên lợi nhuận từ 25,2% xuống 23,3% do ứ đọng hàng tồn kho, đồng thời cung cấp phương pháp tái cấu trúc tổ chức từ quản trị theo thói quen sang quản trị theo quy chuẩn chuẩn mực.

Nhóm thứ hai là Trưởng phòng Chuỗi cung ứng, Quản lý kho vận và Giám đốc Logistics. Nhóm đối tượng này có thể ứng dụng trực tiếp 4 bộ lưu đồ quy trình xuất nhập kho chuẩn hóa và kế hoạch trang bị thiết bị quét mã vạch với ngân sách 240 triệu đồng để giải quyết triệt để lỗi giao sai hàng và giảm thiểu chi phí vận chuyển bình quân mỗi đơn hàng.

Nhóm thứ ba là Kế toán trưởng, Chuyên viên Kiểm soát nội bộ và Chuyên viên Phân tích tài chính. Nghiên cứu mang lại giải pháp đối soát số liệu thực tế với sổ sách tại 6 chi nhánh phân tán, loại bỏ rủi ro thất thoát tài sản và thiết lập cơ chế kiểm soát phê duyệt phân quyền chặt chẽ.

Nhóm thứ tư là Giảng viên, Học viên cao học và Nghiên cứu sinh ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Vận hành. Tài liệu này là một nghiên cứu tình huống điển hình về quá trình chuyển đổi số và nâng cao năng lực cạnh tranh cho các doanh nghiệp có quy mô tài sản trên 1.700 tỷ đồng đang thực hiện lộ trình cổ phần hóa tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Nguyên nhân chính khiến chi phí vận chuyển trên mỗi đơn hàng của Khatoco tăng 45,2% trong 3 năm là gì? Chi phí vận chuyển bình quân tăng từ 60.403 đồng lên 87.724 đồng mỗi đơn chủ yếu do số vụ giao nhầm hàng tăng từ 8 lên 20 vụ vào năm 2018. Công ty phải gánh thêm chi phí thu hồi và chuyển phát bù hàng mới cho các đại lý, đẩy tổng chi phí vận chuyển chạm mức 3,16 tỷ đồng.

Tại sao lại có sự chênh lệch lớn giữa số liệu phần mềm kế toán và phần mềm quản lý kho? Do phần mềm kế toán An Linh và phần mềm kho vận hành độc lập, không có sự liên kết dữ liệu trực tuyến. Điển hình tại kho Nha Trang ghi nhận mức lệch tới 4.049 sản phẩm do hai bộ phận không đối chiếu chi tiết từng mã SKU mà chỉ ký nhận dựa trên tổng số lượng ước tính.

Số ngày luân chuyển hàng tồn kho 152 ngày gây ra rủi ro gì cho doanh nghiệp thời trang? Số ngày tồn kho lên tới 152 ngày đồng nghĩa với việc doanh nghiệp mất hơn 5 tháng mới quay vòng được một chu kỳ vốn. Đối với mặt hàng thời trang mang tính mùa vụ, sự chậm trễ này dẫn đến việc phải bán xả thanh lý 110.170 sản phẩm năm 2018 với giá chiết khấu sâu để thu hồi vốn.

Việc ban hành quy trình bằng văn bản có loại bỏ hoàn toàn lỗi giao sai sản phẩm không? Quy trình văn bản giúp phân định rõ trách nhiệm kiểm soát nhưng chưa thể ngăn chặn triệt để sai sót do thị giác con người khi phân biệt các mã màu và kích cỡ tương đồng. Do đó, doanh nghiệp bắt buộc phải kết hợp trang bị 12 máy quét laser với tổng ngân sách 240 triệu đồng để tự động hóa khâu soạn hàng.

Giải pháp trong luận văn có tính khả thi như thế nào với các doanh nghiệp nhà nước đang cổ phần hóa? Giải pháp được thiết kế tối ưu cho bối cảnh cổ phần hóa của Khatoco năm 2019, ưu tiên chuẩn hóa quy trình không tốn chi phí trước, sau đó mới đầu tư công nghệ theo lộ trình phân kỳ, đảm bảo không làm gián đoạn chuỗi cung ứng của doanh nghiệp quy mô hơn 700 nhân sự.

Kết luận

• Luận văn đã nhận diện chính xác 5 triệu chứng sai lệch tồn kho và xác lập 2 nguyên nhân cốt lõi do thiếu quy trình văn bản và hệ thống phần mềm phân mảnh tại ngành thời trang Khatoco.
• Nghiên cứu chứng minh định lượng tác động tiêu cực của thất bại kiểm soát kho làm biên lợi nhuận gộp giảm từ 25,2% xuống 23,3% và đẩy chi phí vận chuyển lên 3,16 tỷ đồng.
• Xây dựng thành công 4 lưu đồ quy trình vận hành kho chuẩn mực bằng văn bản, có khả năng áp dụng ngay vào thực tiễn tác nghiệp.
• Hoạch định lộ trình đầu tư công nghệ khả thi với việc trang bị 12 máy quét barcode trị giá 240 triệu đồng kết hợp triển khai hệ thống ERP hợp nhất.
• Đóng góp bài học kinh nghiệm sâu sắc về tái cấu trúc chuỗi cung ứng cho các doanh nghiệp phân phối quy mô lớn trong tiến trình chuyển đổi mô hình sở hữu.

Lộ trình thực hiện tiếp theo yêu cầu doanh nghiệp hoàn thành ban hành 4 quy trình chuẩn trong tháng 5 năm 2019, nghiệm thu hệ thống máy quét mã vạch trong quý 3 năm 2019 và hoàn thành chuyển đổi hệ thống ERP trong vòng 12 tháng. Quý bạn đọc hãy tham khảo toàn văn công trình nghiên cứu thạc sĩ này để nắm bắt trọn vẹn cẩm nang chuẩn hóa quy trình và tối ưu hóa chi phí quản trị kho vận cho doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ------------------------------ PHAM THI PHUONG LINH FAILURE IN INVENTORY MANAGEMENT AT FASHION DEPARTMENT IN KHATOCO TRADING CO., LTD MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION Ho Chi Minh City – Year 2019 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ------------------------------ PHAM THI PHUONG LINH FAILURE IN INVENTORY MANAGEMENT AT FASHION DEPARTMENT IN KHATOCO TRADING CO., LTD MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION SUPERVISOR: DR. NGUYEN PHONG NGUYEN Ho Chi Minh City – Year 2019 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] LIST OF CONTENTS EXECUTIVE SUMMARY .1 History of establishment and development .2 Mission of the company .7 Current development and market analysis .1 Complaints of clients about wrong shipping products .2 Differences between the stocks on count (floor) and stocks on system (sheet) .3 Differences between stocks quantity on accounting system and that on warehouse system.9 Initial cause-effect map .11 Updated cause-effect map .14 PART 2 – PROBLEM JUSTIFICATION .1 Definition of inventory management .2 Central problem: Failure in inventory management .24 Problem importance – consequences of the problems .24 PART 3 – CAUSE VALIDATION .1 Outdated and separated inventory control system .2 Insufficient inventory control procedures and regulations .3 Culture miss-match: No connection between relevance departments in inventory control .1 Insufficient inventory control procedures and regulations .2 Outdated and inconsistent inventory system .30 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Cause importance .33 PART 4 – SOLUTION AND IMPLEMENTATION .1 Written working processes in inventory management .2 Setting up integrated system for inventory control .3 Project details and schedule .57 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] LIST OF FIGURES Figure 1: Company structure .2 Figure 2: Sale and Profits of The Company and Fashion section from 2016 to 2018 .4 Figure 3: Number of agency's complaints from 2016 to 2018 .6 Figure 4: Portion of customer complaints in 2018 .6 Figure 5: Fashion Sale, Cost of goods sold and GPM in 2016, 2017 and 2018.11 Figure 6: Initial cause-effect map .12 Figure 7: Updated cause-effect map .17 Figure 8: Amount of client’s orders during 2016-2018 .26 Figure 9: Final cause-effect map .32 LIST OF TABLES Table 1: Fashion sale and profit growth rate from 2016 to 2018 .5 Table 2: Transportation cost from 2016 to 2018 .7 Table 3: Stock reconciliation at 31st December 2018 .8 Table 4: Stock reconciliation between warehouse system and accounting system at 31st December 2018 .9 Table 5: Stock clearance and normal sale in 2017 and 2018 .10 Table 6: Participants of second in-depth interviews in March 2019 .18 Table 7: Inventory turnover days of fashion products .25 Table 8: Participants of third in-depth interviews in April 2019 .28 Table 9: ERP’s estimated costs .47 Table 10: ERP project schedule .51 LIST OF FLOWCHARTS Flowchart 1: Goods reception process .35 Flowchart 2: Goods delivery process .37 Flowchart 3: Inventory internal transfer .40 Flowchart 4: Goods return process .42 Flowchart 5: ERP implementation process .50 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] EXECUTIVE SUMMARY Nowadays, cost management is more concentrated by many corporations over the world, especially in highly competitive market. Hence, to maintain the growth in long term and achieve sustainable competitive advantages over rivals, any business line or any company needs to be effective and efficient in managing its internal activities and Fashion business line of Khatoco Trading Co., Ltd is also not an exception. Although the financial results of fashion section in the company still show some positive signals with an increase in sales and profits, non-financial aspects indicate some problems include: increment in customer complaints, discrepancies in inventory information between accounting system and warehouse system as well as between stock counts and system records.

These are the significant symptoms which should be focused and analysed to find more inside problems. Based on the deep interview technique of qualitative research, secondary data analysis and literatures review, some potential problems and central problem of failure in inventory management are identified. This problem does exist because of some causes related to insufficient inventory management procedures and regulations as well as outdated and inconsistent inventory system. Therefore, to solve those causes effectively and efficiently, the recommendations of compiling written working processes for all inventory activities and building ERP system for Khatoco Trading are raised in details.

These solutions will not only solve the main problem related to stocks control in short-term but also in the long-term of business life. More than that, they also help Board of Directors in managing and controlling entire company’s processes and save costs for the company. LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] PART 1 – BACKGROUND Company background 1.1 History of establishment and development Khatoco Trading Co., Ltd (Khatoco Trading), one of the subsidiaries of Khanh Viet Corporation with 100% owned by the Parent Company, was establish on 21st May, 2002 under the Decision No 77A/2002/QD-UB of the Chairman of Khanh Hoa Provincial People's Committee and officially wen to the business on 1st July, 2002. The company was operated on the basis of separation and re-arrangement from the rooms and branches of Khanh Hoa Tobacco Import and Export Division, including: Textile and Garment Business Department; Cigarette Trading Department with 3 branches at Hai Phong, Ha Noi and Can Tho.

Upon the establishment, the number of Khatoco ’s employees were 108 people who were recruited and chosen from other members of Khanh Viet Corporation. The initial function of Khatoco Trading was to consume textile products of Tan Tien Textile Factory (one member of Khanh Viet Group) and men’s shirts produced by Khatoco Garment Factory with the fabric supplied by Tan Tien Textile Factory. In May 2003, Khatoco Trading Company established a Cigarette Trading department on the basis of withdrawing the cigarette market staffs from Khatoco Khanh Hoa Cigarette Factory in Khanh Viet Group and recruiting new employees. From 2014, the company have had three following business activities, in which cigarette and men fashion are the two key business lines: - Cigarette trading: Specialize in wholesale and retail trading domestic cigarettes that were produced and supplied by Khatoco Khanh Hoa Cigarette Factory.

- Men Fashion trading: Design, process the textile products and distribution the men fashion products include shirts, T-shirts and trousers. - Ostrich and crocodile trading: Purchase and sell ostrich and crocodile meats, products from ostrich and crocodile meats, other food products (ostrich eggs).2 Missions of the company - Mastery over the nationwide 360-degree cigarettes trading chain including Distribution - Agency - Retail - Consumers. Page | 1 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] - Khatoco Men's shirts become one of the strong brands in the market segment of modern, masculine and stylish middle-age men from 30 to 50 years old.3 Company’s size Currently, Khatoco Trading is ranked as a large company not only in Khanh Hoa Province but also in Viet Nam with the total number of full-time staffs is more than 700 employees. Moreover, the average annual turnover (profits before taxes) of the company in 3 recent years was approximately VND173 billion and the total asset calculated as at 31st December 2018 was about VND1,777 billion.4 Internal structure The internal structure of Khatoco Trading is shown in the following chart: Figure 1: Company structure Source: Company structure Decision No.5 Geographic distribution Khatoco Trading’s products are widely distributed throughout Viet Nam from northern area to southern area.

In which: - The cigarettes are focused in many provinces spreading over 3 regions in Viet Nam such as: Ha Noi, Lang Son, Cao Bang, Hai Phong, Thai Binh in Northern area; Nghe An, Hue, Da Nang, Binh Dinh, Khanh Hoa, Binh Thuan, Dak Lak in Page | 2 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] the Middle and Highland area; Ho Chi Minh, Long An, Ben Tre, Bac Lieu, Kien Giang, Ca Mau in Southern area. - Towards men fashion products, Khatoco Trading concentrates mostly on middle area including Khanh Hoa, Binh Dinh, Da Nang, Nghe An and Can Tho province in Southern Vietnam. Products are mainly distributed through agency channel and showrooms. Besides, the products are also distributed in Ha Noi, Ho Chi Minh, but the volume is not as many as mentioned area.

- Ostrich and Crocodile meats are mainly sold to the restaurants and food shops in the whole country.6 Stakeholders To be a one of member of Khanh Viet Group – State owned entity, the major stakeholders of Khatoco Trading include the Parent Company – Khanh Viet Corporation, Khanh Hoa Province People's Committee as well and related parties and internal suppliers: Khatoco Khanh Hoa Cigarette Factory, Khatoco Garment Factory, Khatoco Ostrich - Crocodile Trading Company, customers, employees and managers of the company.7 Current development and market analysis The increase in the legislations towards tobacco industry creates difficulties for the company to develop this business line, even nowadays, cigarette product of Khatoco is one of strongest brands in Viet Nam market and directly compete with Thang Long Tobacco Company and Sai Gon Tobacco Company. Therefore, men fashion is considered as key products that company will invest in to gain the competitive advantages in long-term period. Moreover, the potential growth of Vietnam apparel market is supposed to be high expected to rise by 12-14 percent from 2019-2022 and gained annual growth rate of 10 percent in 2017 according to the statistic of Vietnam Textile and Apparel Association (1). Furthermore, the domestic demand is climbing powered by young aged to middle aged consumers who are living in the urban with their increased disposable incomes.

In addition, spending on apparel keeps going up and reaches the second place and closely behind foods spending. This is the reason why fashion market is more attractive. The main markets of Khatoco Trading’s fashion Page | 3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] products are Nghe An, Da Nang, Binh Dinh, Can Tho and Nha Trang, and these markets are also developing in the number of young citizens who desire to express their characteristics and status via outfits. Khatoco Trading is also focusing on exporting clothing by processing orders from foreign partners in EU and USA.

Therefore, a positive signal for export section of Khatoco Trading is that export was forecasted to rise by 15 percent per annum from 2016 to 2020 [1]. As a result, the bright sight of the market in the near future creates more opportunities for men fashion products of Khatoco Trading. Currently, the close competitor of Khatoco Trading in apparel industry is Owen at the middle-age and middle-class men segment.8 Organizational performance The growth in revenue and profits of the whole company are shown in the following chart: Figure 2: Sale and Profits of The Company and Fashion section from 2016 to 2018 Sale and profits from 2016 to 2018 8,000,000 250,000 7,363,363 7,000,000 200,000 6,000,000 193,112 5,691,625 5,722,753 150,000 5,000,000 149,019 132,570 4,000,000 100,000 3,000,000 50,000 2,000,000 (10,364) (6,639) 3,211 - 1,000,000 183,259 197,655 213,064 - (50,000) 2016 2017 2018 Total sale of Company Total sale of Fashion Total net profit of Company Total net profit of Fashion Source: Company’s financial statement 2016, 2017 and 2018 According to the above chart, there is the down trend in revenues and profits of the company from VND 7,363 billion in 2016 to VND 5,722 billion and from VND 193 billion in 2016 to VND 133 billion in 2018 respectively. The decrease in total sales and Page | 4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] profits of the Company is mainly due to the decrease in sales and profits of Cigarette which faced many barriers from the Gorvenment.

On the other hands, the sale and profits of Fashion section still increased during 3 years even profits of 2016 and 2017 were negative, showing the positive signal for the business of Khatoco. Table 1: Fashion sale and profit growth rate from 2016 to 2018 Men Fashion 2017 vs 2016 2018 vs 2017 section Sale increase rate 7.80% Profit increase rate 35.