Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý của việc quản lý các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chương này tác giả tập trung tìm hiểu khái niệm cơ bản về công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT và một số khái niệm có liên quan; mục đích, yêu cầu, nguyên tắc và trách nhiệm của việc công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT. Nêu khái quát cơ sở pháp lý như các văn bản quy định của các cơ quan đảng, nhà nước về công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT. Thực trạng của việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại Văn phòng cấp quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.
Nội dung chương này tác giả khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng cấp quận, huyện uỷ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. Nêu thực trạng và kết quả của việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại các văn phòng cấp quận, huyện uỷ. Từ đó đưa ra những nhận xét thiết thực về những kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân dẫn đến tồn tại những hạn chế để nghiên cứu phương hướng phát triển. Hoàn thiện việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại Văn phòng cấp quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.
7 Dựa trên những thực trạng về quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại chương 2, tác giả đưa ra định hướng phát triển và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại văn phòng cấp quận, huyện uỷ. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA VIỆC QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Khái quát về quản lý dự án chỉnh lý TLLT 1. Quản lý Trong đời sống xã hội, quản lý xuất hiện khi có hoạt động chung của con người.
Quản lý điều khiển, chỉ đạo, phối hợp các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân tạo thành hoạt động chung thống nhất của tập thể hướng tới mục tiêu đã định trước. Để thực hiện hoạt động quản lý cần phải có tổ chức và quyền uy. Tổ chức phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ của những người tham gia hoạt động chung; quyền uy đem lại khả năng áp đặt ý chí của chủ thể quản lý đối với các đối tượng quản lý, bảo đảm sự phục tùng của cá nhân đối với tổ chức. Quyền uy là phương tiện quan trọng để chủ thể quản lý điều khiển, chỉ đạo cũng như bắt buộc các đối tượng quản lý thực hiện các yêu cầu, mệnh lệnh của mình.
Quản lý là một hiện tượng xã hội, là một thuộc tính bất biến, nội tại của mọi quá trình lao động xã hội, Quản lý xuất hiện cùng một lúc với con người, biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con người. Hiện nay có nhiều cách giải thích khác nhau về thuật ngữ quản lý, nhà sử học Daniel A. Wren đã nhận xét rằng: “Quản lý cũng xưa cũ như chính con người vậy”. Cũng một số nhà tư tưởng quản lý đã định nghĩa quản lý theo những cách riêng của họ.
Như Harold Koontz: "Quản lý là một hoạt động thiết yếu; nó đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt được các mục đích của nhóm. Mục tiêu của mọi nhà quản lý là nhằm hình thành một môi trường mà trong đó con người có thể đạt được các mục đích của nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất và sự bất mãn cá nhân ít nhất. Với tư cách thực hành thì cách quản lý là một nghệ thuật; còn kiến thức có tổ chức về quản lý là một khoa học. 9 Quản lý là một hệ thống mở hoạt động bên trong môi trường và tác động qua lại với nó " [1;34].
1 - Quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ. Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực. Thuật ngữ “quản lý” cũng có thể chỉ những người quản lý một tổ chức.2 Dưới góc độ xã hội học, quản lý là một khái niệm chỉ chức năng của các hệ thống có tính tổ chức, chức năng này có trong giới sinh học, trong đời sống xã hội và trong quản lý kỹ thuật. Quản lý nói chung là chức năng nhằm bảo vệ và duy trì các cơ cấu xác định của một tổ chức, đồng thời duy trì chế độ hoạt động thực hiện một chương trình và một mục đích của hoạt động đã được ý thức hóa của một tập thể, của một tổ chức xã hội hoặc của một cá nhân nào đó với tư cách là một chủ thể của hoạt động quản lý.
Quản lý là quá trình tổ chức, lập kế hoạch, điều hành và kiểm soát các hoạt động của một tổ chức hoặc doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu cụ thể. Các cơ sở lý luận về quản lý có thể được chia thành các trường phái hoặc trường phái quản lý khác nhau, bao gồm: - Trường phái khoa học quản lý: Được phát triển trong những năm 1900-1930, trường phái này coi quản lý là một quá trình khoa học có thể được nghiên cứu và áp dụng để đạt được hiệu quả và hiệu quả trong quản lý. - Trường phái quản lý cổ điển: Được phát triển trong những năm 1920-1950, trường phái này coi quản lý là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều hành và kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. 1 Harold Koontz, Cyril O"Donnell , Heinz Weihrich (1993), Những vấn đề cốt yếu của quản lý, NXB khoa học và Kỹ thuật 2 Bách khoa toàn thư mở Wikipedia 10 - Trường phái quản lý hiện đại: Được phát triển trong những năm 1950-1980, trường phái này coi quản lý là một quá trình linh hoạt và động lực, tập trung vào việc đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
- Trường phái quản lý hiện đại hóa: Được phát triển từ những năm 1980 trở đi, trường phái này coi quản lý là một quá trình sáng tạo, đòi hỏi sự chủ động và sự tương tác giữa các thành viên của tổ chức để tạo ra giá trị cho khách hàng và tăng cường sự cạnh tranh của tổ chức. Tất cả các trường phái quản lý đều tập trung vào việc tăng cường hiệu quả và hiệu suất của tổ chức thông qua việc áp dụng các kỹ thuật và phương pháp quản lý khác nhau. Từ đó có thể đưa ra khái niệm: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động. Dự án Trên phương diện ngôn ngữ học, thuật ngữ “dự án” (project) được xuất phát từ tiếng Latinh “projectum” với ý nghĩa là một bản kế hoạch được vạch ra để thực hiện một hoặc một số hành động.
Như vậy, từ thuở đầu tiên, “dự án được hiểu là những ý đồ, tính toán của con người về hoạt động diễn ra trong tương lai. Bất kỳ hoạt động, lĩnh vực nào cũng có thể có “dự án” nếu chủ thể của hoạt động coi đó là việc làm cần thiết để đạt được những mục tiêu nhất định trong tương lai. Trên góc độ tổng quát nhất, dự án có thể được hiểu là hệ thống các công việc được xác định rõ mục tiêu, nguồn lực cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc. Nói cách khác, dự án là một quá trình hoạt động đã xác định rõ mục tiêu cần phải đạt được trong những ràng buộc nhất định về thời gian và nguồn lực để đạt mục tiêu đó.
Nguyễn Đức Lợi (2008), Giáo trình Khoa học quản lý, NXB Tài chính, Hà Nội 11 Việc sử dụng các nguồn lực là rất khác nhau trong từng giai đoạn nhất định của dự án để tránh lãng phí và sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên. Một dự án thành công là duy trì và phát huy tác dụng của các nguồn lực và phương tiện được phân phối cho sự phát triển lâu dài và bền vững của tổ chức. Theo Bách khoa toàn thư mở Wikipedia, Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến. Thực chất, Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định.
Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật sản phẩm phải được đánh giá cao và chất lượng.4 Dự án là một hoạt động có tính chất đặc biệt, được tiến hành trong một khoảng thời gian nhất định để đạt được một mục tiêu cụ thể. Dự án thường bao gồm một tập hợp các công việc có thời hạn, được lập kế hoạch, tổ chức và điều hành để đạt được mục tiêu đề ra. Các cơ sở lý luận về dự án bao gồm các khái niệm như: - Dự án là một hoạt động đặc biệt: Dự án có mục tiêu cụ thể và được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Nó khác với các hoạt động thường xuyên của tổ chức vì các hoạt động này không có mục tiêu cụ thể và thường được thực hiện liên tục.
- Dự án có tính chất tạm thời: Dự án có thời gian hạn, bao gồm một số công việc cần hoàn thành và sau đó sẽ kết thúc. Sau khi kết thúc, dự án sẽ không còn tồn tại nữa. - Dự án có tính chất đặc thù: Dự án là một hoạt động độc đáo và khác biệt với các hoạt động khác của tổ chức. Nó yêu cầu một kế hoạch và quản lý đặc biệt để đảm 4 Bách khoa toàn thư mở Wikipedia 12 bảo rằng các mục tiêu được đạt được một cách hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
- Dự án có tính chất liên ngành: Dự án thường bao gồm nhiều phần khác nhau và yêu cầu sự phối hợp giữa các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực khác nhau.