Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng" do sinh viên Phạm Thanh Duy Phương thực hiện (hoàn thành ngày 20 tháng 4 năm 2024), thuộc chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

Về bối cảnh thực tiễn, tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc và tài sản vô giá phục vụ công tác quản lý điều hành cũng như các nhu cầu nghiên cứu lịch sử, khoa học, xã hội. Tại thành phố Đà Nẵng, Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng tham mưu quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời trực tiếp quản lý khối tài liệu lưu trữ hành chính và tài liệu lưu trữ lịch sử của địa phương. Tuy nhiên, tác giả chỉ ra rằng trong giai đoạn vừa qua, phần lớn tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng chưa được khai thác, sử dụng rộng rãi. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ việc cơ quan chưa xây dựng được một hệ thống công cụ tra cứu khoa học đồng bộ, hoàn chỉnh, dẫn đến tình trạng tra tìm thông tin còn gặp nhiều khó khăn, tốn kém thời gian và chưa phát huy hết giá trị của khối tài liệu quản lý nhà nước.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận gồm hai nội dung chính:

  1. Xác định đúng thực trạng của hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng trong giai đoạn khảo sát.
  2. Nghiên cứu và phân tích các giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả của hệ thống công cụ tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ tại đơn vị.

Nhiệm vụ nghiên cứu được cụ thể hóa thành 3 nhiệm vụ:

  1. Nghiên cứu cơ sở lý luận chung về hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ, xác định vị trí, vai trò và ý nghĩa của hệ thống công cụ này trong công tác lưu trữ.
  2. Khảo sát, phân tích thực tiễn và đưa ra những nhận xét, đánh giá về đặc điểm tình hình tài liệu lưu trữ cùng thực trạng hệ thống công cụ tra cứu tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng.
  3. Đề xuất các giải pháp nghiệp vụ và kỹ thuật có thể thực thi nhằm hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Các kết quả nghiên cứu cơ bản về hệ thống công cụ tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ; các khối tài liệu lưu trữ quản lý hành chính nhà nước đang bảo quản tại Sở Nội vụ; hệ thống công cụ tra cứu hiện có và thực trạng sử dụng công cụ tra cứu tại cơ quan.
  • Phạm vi thời gian: Khảo sát thực trạng trong giai đoạn từ năm 2021 đến năm 2023.
  • Phạm vi không gian: Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng (bao gồm cơ quan Sở và các đơn vị trực thuộc có liên quan như Trung tâm Lưu trữ lịch sử).
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ (kết hợp giữa công cụ truyền thống và công cụ hiện đại, số hóa).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Về khung lý luận, tác giả hệ thống hóa các khái niệm nền tảng của ngành Lưu trữ học:

  • Khái niệm tài liệu lưu trữ: Là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ, bao gồm bản gốc, bản chính (hoặc bản sao hợp pháp khi không còn bản gốc/chính). Tác giả làm rõ các đặc điểm cơ bản như: chứa đựng thông tin quá khứ phản ánh hoạt động của bộ máy quản lý, có độ chính xác và độ xác thực cao (chứa bút tích, chữ ký thẩm quyền, con dấu cơ quan), mang tính bảo mật và được nhà nước quản lý thống nhất.
  • Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ: Được phân tích toàn diện trên 4 phương diện chính gồm ý nghĩa chính trị, ý nghĩa kinh tế, ý nghĩa khoa học và ý nghĩa văn hóa.
  • Lý luận về thống kê và công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: Thống kê lưu trữ là việc nắm bắt thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu, trang thiết bị, nhân sự và tình hình khai thác. Thống kê phải tuân thủ 3 yêu cầu (cụ thể chính xác, kịp thời toàn diện, khoa học) và 2 nguyên tắc (nguyên tắc tập trung thống nhất; nguyên tắc thống nhất với công tác bảo quản theo trật tự: kho lưu trữ tương ứng Danh sách phông, phông tương ứng Mục lục hồ sơ, hồ sơ tương ứng Mục lục văn bản). Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ được định nghĩa là phương tiện tra tìm thông tin phục vụ hoạt động cơ quan, tổ chức, cá nhân, đòi hỏi các yêu cầu: đơn giản dễ sử dụng, thống nhất, áp dụng đa dạng loại hình tài liệu, có tính khoa học và hiện đại.

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật được viện dẫn làm cơ sở pháp lý:

  • Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đặc biệt là Điều 13 về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và Điều 27 về thống kê nhà nước về lưu trữ); Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10;
  • Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ (Điều 5, 6 về tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ số hóa);
  • Thông tư số 05/2021/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ;
  • Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
  • Thông tư số 04/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Thông tư số 194/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính;
  • Các văn bản quy chuẩn nghiệp vụ: Quyết định số 02/QĐ-KHKT ngày 12/01/1990 của Cục Lưu trữ Nhà nước về mẫu "Sổ nhập tài liệu lưu trữ"; Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/08/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành tiêu chuẩn ngành "Mục lục hồ sơ"; Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê cơ sở.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả áp dụng bao gồm:

  • Phương pháp điều tra, quan sát: Khảo sát trực tiếp tình hình quản lý kho tài liệu, trang thiết bị, quy trình tra cứu và thao tác nghiệp vụ của cán bộ văn thư lưu trữ tại Sở Nội vụ TP Đà Nẵng;
  • Phương pháp thống kê: Thu thập, đo lường số lượng phông, khối lượng tài liệu, đơn vị bảo quản và các chỉ số thống kê hồ sơ;
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Xử lý các quy định pháp luật, phân tích thực trạng nghiệp vụ tra cứu và tổng hợp các nhóm giải pháp;
  • Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh giữa quy định, tiêu chuẩn chuyên ngành với thực tiễn thực hiện tại đơn vị;
  • Phương pháp đọc tài liệu: Nghiên cứu giáo trình, văn bản pháp quy, báo cáo tổng kết và hồ sơ lưu trữ của Sở Nội vụ.

Nguồn dữ liệu của đề tài: Báo cáo thống kê lưu trữ định kỳ, hồ sơ danh mục phông, sổ sách nghiệp vụ văn thư - lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn nghiệp vụ lưu trữ do Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoàn thiện công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ

Chương 1 tập trung xây dựng nền tảng lý luận chuyên ngành về lưu trữ học và công cụ tra cứu. Tác giả luận giải tính chất đặc thù của tài liệu lưu trữ: phản ánh trung thực lịch sử hình thành và phát triển của bộ máy quản lý nhà nước qua các thời kỳ, có tính pháp lý và độ chính xác cao nhờ mang các chứng cứ nguyên gốc (con dấu, chữ ký, địa danh, thời gian ban hành).

Chương này trình bày chi tiết công tác thống kê lưu trữ theo Điều 27 Luật Lưu trữ 2011, khẳng định thống kê là nhiệm vụ bắt buộc nhằm nắm bắt khối lượng, thành phần, tình trạng vật lý của tài liệu, đội ngũ nhân sự và cơ sở vật chất kho tàng. Thống kê giúp lập kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, loại hủy tài liệu hết giá trị và phục vụ khai thác. Tác giả nhấn mạnh mối quan hệ hữu cơ giữa công tác thống kê và công tác bảo quản: thống kê đồng nhất với bảo quản theo cấu trúc phân cấp từ kho lưu trữ đến từng văn bản.

Đối với công cụ tra cứu khoa học, chương 1 phân tích vị trí của công cụ này như cầu nối trực tiếp giữa độc giả, nhà nghiên cứu với khối tài liệu lưu trữ. Công cụ tra cứu giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực, ngăn ngừa tình trạng thất thoát tài liệu và phản ánh trình độ tổ chức khoa học của cơ quan lưu trữ. Ngoài ra, tác giả nêu vấn đề mới về số hóa tài liệu lưu trữ: chuyển đổi từ nền giấy, ảnh, phim sang dữ liệu số để bảo quản an toàn và tối ưu hóa việc tra tìm, đồng thời chỉ ra thực trạng chung tại các cơ quan nhà nước là việc số hóa còn làm đại trà, thiếu quy trình chuẩn và chưa đồng bộ với nhu cầu khai thác thực tế.

Chương 2: Thực trạng sử dụng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

Chương 2 mô tả chi tiết lịch sử tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của Sở Nội vụ TP Đà Nẵng và khảo sát thực trạng công tác thống kê, tra cứu tài liệu tại đơn vị trong giai đoạn 2021-2023.

Về quá trình hình thành đơn vị: Tiền thân là Ban Tổ chức chính quyền thành phố Đà Nẵng (thành lập theo Quyết định số 11/QĐ-UB ngày 03/01/1997 của UBND lâm thời thành phố Đà Nẵng). Ngày 10/12/2004, cơ quan được đổi tên thành Sở Nội vụ theo Quyết định số 159/2003/QĐ-UB của UBND thành phố Đà Nẵng. Năm 2008, Sở sáp nhập Ban Tôn giáo, Ban Thi đua - Khen thưởng và tiếp nhận chức năng quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ từ Văn phòng UBND thành phố; năm 2011 thành lập thêm Phòng Công tác thanh niên. Cơ cấu tổ chức của Sở gồm Giám đốc, các Phó Giám đốc, 6 phòng chuyên môn (Văn phòng, Thanh tra, Phòng Tổ chức Biên chế và Cải cách hành chính, Phòng Công chức viên chức, Phòng Xây dựng chính quyền và Công tác thanh niên, Phòng Quản lý Văn thư Lưu trữ), 2 cơ quan trực thuộc quản lý nhà nước (Ban Tôn giáo, Ban Thi đua - Khen thưởng) và 2 đơn vị sự nghiệp trực thuộc (Trung tâm Phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tại số 50 Hồ Sĩ Dương, quận Cẩm Lệ).

Về thực trạng hệ thống công cụ thống kê tài liệu lưu trữ, văn bản phân loại rõ:

  • Đối tượng và đơn vị thống kê: Tài liệu chưa chỉnh lý tính theo mét, bó, gói; tài liệu đã chỉnh lý tính theo hồ sơ, đơn vị bảo quản; phim ảnh tính theo bộ, cuộn; ghi âm tính theo cuộn, đĩa; ảnh tính theo tấm; nhân sự tính theo người; cơ sở vật chất tính theo m2, mét, chiếc; khai thác tính theo lượt.
  • Các công cụ thống kê thực tế đang vận hành:
    • Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Thực hiện theo Quyết định số 02/QĐ-KHKT (1990) gồm bìa và 10 cột đăng ký chi tiết (số thứ tự, ngày nhập, số biên bản, tên đơn vị giao nộp, tên phông, số thứ tự phông, thời gian tài liệu, số lượng, đặc điểm tình hình tài liệu, ghi chú).
    • Sổ xuất tài liệu lưu trữ: Được lập trên khổ A4 gồm bìa và 8 cột đăng ký (số thứ tự, ngày xuất, số văn bản căn cứ, lý do xuất và địa chỉ nhận/họ tên người mượn, tên và số phông, số thứ tự MLHS, số lượng tài liệu, lưu ý).
    • Báo cáo thống kê tổng hợp: Lập định kỳ hàng năm theo Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV (gửi cơ quan cấp trên chậm nhất ngày 28/02 năm sau).
    • Danh sách phông: Quản lý 3 phông tài liệu lưu trữ lớn gồm: (1) Phông Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng; (2) Phông Ban Tổ chức chính quyền thành phố Đà Nẵng; (3) Phông Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng. Mỗi phông được gán một số cố định theo thứ tự nhập kho.

Về thực trạng công cụ tra cứu, Sở Nội vụ chủ yếu sử dụng công cụ tra cứu truyền thống là Mục lục hồ sơ (MLHS) biên soạn theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/08/1997. Cấu tạo MLHS gồm hai phần: phần công cụ tra cứu bổ trợ (tờ bìa, tờ nhan đề, lời nói đầu, tờ mục lục, bảng chữ viết tắt, bảng chỉ dẫn, bảng tổng hợp) và phần thống kê hồ sơ gồm 6 cột (Cặp/hộp số, Hồ sơ/ĐVBQ số, Tiêu đề hồ sơ, Ngày tháng năm bắt đầu và kết thúc, Số tờ, Ghi chú; đối với lưu trữ cơ quan có thêm cột Thời hạn bảo quản). Mỗi cuốn MLHS được khống chế độ dày không quá 300 trang.

Loại công cụ Căn cứ ban hành / Tiêu chuẩn áp dụng Cấu trúc / Nội dung kỹ thuật chính Đánh giá thực trạng tại Sở Nội vụ TP Đà Nẵng
Sổ nhập tài liệu Quyết định số 02/QĐ-KHKT (12/01/1990) Bìa A4 và 10 cột thông tin; tổng hợp số lần nhập, số phông, số lượng tài liệu cuối sổ Đăng ký theo dõi các lần nhập tài liệu vào kho; thực hiện tương đối đầy đủ theo đợt giao nộp.
Sổ xuất tài liệu Nghiệp vụ lưu trữ thống nhất Bìa A4 và 8 cột thông tin; kiểm soát lý do xuất, đối tượng mượn, căn cứ văn bản Kiểm soát việc xuất mượn, xuất tiêu hủy hoặc giao nộp; ghi chép cụ thể thông tin người mượn.
Báo cáo thống kê tổng hợp Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV (06/01/2005) Báo cáo định kỳ toàn diện: tài liệu, cán bộ, kho tàng, tình hình khai thác Lập định kỳ vào cuối năm, gửi báo cáo trước ngày 28/02 năm sau theo quy định phân cấp.
Danh sách phông Tiêu chuẩn thống kê lưu trữ Đánh số phông cố định; ghi tên phông, ngày nhập lần đầu, lịch sử thay đổi Quản lý 3 phông tài liệu: Sở Nội vụ TP.ĐN, Ban Tổ chức chính quyền TP.ĐN, Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng.
Mục lục hồ sơ Quyết định số 72/QĐ-KHKT (02/08/1997) 2 phần: Bổ trợ (bìa, nhan đề, lời nói đầu, bảng tra, tổng hợp) và Thống kê hồ sơ (6-7 cột, tối đa 300 trang) Là công cụ tra cứu chủ yếu hiện nay tại Sở; hỗ trợ định vị hồ sơ theo hộp, số lưu trữ nhưng thao tác thủ công.
Hệ thống phần mềm và số hóa Luật Lưu trữ 2011; TT 01/2019/TT-BNV, TT 02/2019/TT-BNV Chuẩn PDF v1.4+ (200 dpi, chữ ký số), JPEG, MP3, MPEG-4; phần mềm IONE, Office Triển khai số hóa còn đại trà, chưa đúng quy trình TT 04/2014; dữ liệu số chưa liên kết chặt chẽ để phục vụ tra cứu diện rộng.

Về thực trạng áp dụng số hóa và ứng dụng CNTT: Khóa luận viện dẫn các tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV: tài liệu nền giấy số hóa phải đạt định dạng PDF phiên bản 1.4 trở lên, ảnh màu, độ phân giải tối thiểu 200 dpi, tỷ lệ 100%, có chữ ký số cơ quan (màu đỏ, định dạng PNG ở góc trên bên phải trang đầu, chuẩn thời gian ISO 8601); tài liệu ảnh định dạng JPEG (tối thiểu 200 dpi); tài liệu phim ảnh định dạng MPEG-4/.wmv (bit rate tối thiểu 1500 kbps); tài liệu âm thanh MP3/.wma (bit rate tối thiểu 128 kbps). Tại Sở Nội vụ, các ứng dụng CNTT chung gồm: phần mềm Một cửa điện tử (nền mã nguồn mở PHP, Zend Framework, CSDL PostgreSQL), Hệ thống cơ sở dữ liệu tiếp công dân (theo Quyết định số 2609/QĐ-UBND), ứng dụng NFC du lịch và các phần mềm tiện ích. Đối với nghiệp vụ lưu trữ, đơn vị bước đầu tiếp cận các phần mềm như IONE (số hóa thông minh, bóc tách dữ liệu) và Office (số hóa quy trình, quản lý văn bản).

Tuy nhiên, tác giả chỉ ra nhiều hạn chế: việc số hóa còn mang tính đại trà, chưa thực hiện đúng quy trình định mức kinh tế kỹ thuật tại Thông tư số 04/2014/TT-BNV, chưa lựa chọn tài liệu dựa trên giá trị và tần suất sử dụng thực tế (dẫn đến lãng phí kinh phí bảo quản dữ liệu số nhưng không khai thác được). Công cụ tra cứu hiện tại còn nhiều bất cập: tìm kiếm chưa chính xác, thiếu cập nhật hồ sơ mới, không tìm kiếm được tài liệu ẩn hoặc phân quyền, chưa hỗ trợ tra cứu đa ngôn ngữ và chưa kiểm tra độ xác thực thông tin tài liệu.

Chương 3: Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

Trên cơ sở lý luận và thực trạng, chương 3 đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện công cụ tra cứu khoa học tại Sở Nội vụ TP Đà Nẵng:

  1. Giải pháp đối với công tác thống kê tài liệu: Chuẩn hóa quy trình ghi chép Sổ nhập, Sổ xuất tài liệu; thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm theo Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV; cập nhật thường xuyên biến động tài liệu trong Danh sách phông nhằm bảo đảm dữ liệu thống kê phản ánh chính xác hiện trạng kho bảo quản.
  2. Hoàn thiện và nâng cấp công cụ tra cứu truyền thống:
    • Mục lục hồ sơ: Hoàn thiện đầy đủ các thành phần bổ trợ (đặc biệt là bảng chỉ dẫn sự vật, địa danh, nhân vật và bảng chữ viết tắt); kiểm tra tính chính xác của tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản; kiểm soát quy cách đóng tập không quá 300 trang.
    • Xây dựng Hệ thống các bộ thẻ lưu trữ: Thiết lập Khung phân loại thông tin (KPLTT) tài liệu của các bộ thẻ; thực hiện quy trình lựa chọn tài liệu và trích xuất tin cho thẻ; chuẩn hóa kỹ thuật mô tả tài liệu lên tấm thẻ; tổ chức sắp xếp và định kỳ hiệu đính bộ thẻ tra cứu.
    • Biên soạn Sách hướng dẫn các kho lưu trữ: Giới thiệu tổng quan về các kho, hướng dẫn phương pháp khai thác tài liệu cho độc giả và cán bộ.
    • Biên soạn Sách sơ yếu tài liệu lưu trữ: Đưa ra phương pháp biên soạn sách sơ yếu phản ánh tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành phông, cơ cấu tổ chức và các nhóm tài liệu trọng yếu trong từng phông.
  3. Hoàn thiện công cụ tra cứu hiện đại và số hóa:
    • Chuẩn hóa quy trình số hóa tài liệu: Thực hiện nghiêm ngặt quy trình lập cơ sở dữ liệu theo Thông tư số 04/2014/TT-BNV và bảo đảm chuẩn dữ liệu đầu vào theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV (định dạng PDF/A, 200 dpi, màu sắc nguyên bản, ký số đúng quy cách).
    • Xác định tiêu chí chọn lọc tài liệu số hóa: Không số hóa ồ ạt; ưu tiên tài liệu có giá trị cao, tài liệu có tần suất khai thác lớn và tài liệu có tình trạng vật lý xuống cấp, hư hỏng.
    • Giải pháp bảo mật và công nghệ thông tin: Tăng cường các biện pháp an ninh mạng, chống rò rỉ dữ liệu tài liệu lưu trữ nhà nước; tối ưu hóa việc tích hợp phần mềm chuyên dụng như IONE trong bóc tách dữ liệu đặc tả (metadata) và hệ thống phần mềm văn phòng, tạo cơ sở dữ liệu tra cứu liên thông.

Kết quả và đóng góp

Về kết quả nghiên cứu:

  • Khóa luận đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở pháp lý và tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành áp dụng cho công tác thống kê, tra cứu và số hóa tài liệu lưu trữ tại cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh, tổng hợp đầy đủ từ Luật Lưu trữ 2011 đến các Thông tư kỹ thuật của Bộ Nội vụ ban hành năm 2019.
  • Khảo sát và phản ánh chính xác thực trạng quản lý tài liệu tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng: ghi nhận cơ cấu quản trị 3 phông tài liệu hành chính lớn (Phông Sở Nội vụ, Phông Ban Tổ chức chính quyền thành phố, Phông Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng) và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tại 50 Hồ Sĩ Dương.
  • Chỉ rõ các nguyên nhân khiến việc khai thác tài liệu bị hạn chế: công cụ tra cứu truyền thống đơn điệu (chỉ phụ thuộc vào Mục lục hồ sơ), công tác số hóa thực hiện đại trà, chưa đúng quy trình Thông tư 04/2014/TT-BNV và thiếu tiêu chuẩn hóa dữ liệu đặc tả phục vụ tra tìm.

Về đóng góp của đề tài:

  • Về mặt thực tiễn, việc hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu (bổ sung bộ thẻ hệ thống, sách hướng dẫn, sách sơ yếu tài liệu) kết hợp chuẩn hóa số hóa sẽ nâng cao hiệu suất tra tìm thông tin tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ TP Đà Nẵng, rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính và phục vụ tốt nhu cầu tra cứu của các tổ chức, công dân.
  • Cung cấp giải pháp quy trình có tính đồng bộ, giúp Sở Nội vụ khắc phục tình trạng đầu tư lãng phí trong việc quét (scan) tài liệu số hóa mà không đưa vào khai thác được.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn dựa trên nội dung văn bản:

  • Phạm vi khảo sát thực tiễn chỉ giới hạn tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng trong giai đoạn 2021-2023, chưa tiến hành so sánh đối chiếu với các Sở Nội vụ khác hoặc các Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh lân cận.
  • Văn bản khóa luận chưa cung cấp số liệu định lượng chi tiết về quy mô tài liệu lưu trữ (chưa thống kê cụ thể tổng số mét giá tài liệu hiện có, số lượng hồ sơ đã chỉnh lý, số gigabyte hoặc số trang tài liệu đã được số hóa qua phần mềm IONE tại thời điểm khảo sát).
  • Các giải pháp công nghệ thông tin và phần mềm mới dừng ở mức định hướng nghiệp vụ quản lý và viện dẫn giải pháp kỹ thuật có sẵn, chưa đi sâu vào thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu chi tiết hay thiết kế giao diện tra cứu trực tuyến.

Hướng mở rộng: Khảo sát diện rộng trên toàn hệ thống lưu trữ các sở, ban, ngành và UBND các quận, huyện thuộc thành phố Đà Nẵng; tiến hành đo lường hiệu quả thực tế sau khi áp dụng thí điểm bộ thẻ tra cứu và phần mềm số hóa chuẩn hóa theo Thông tư 02/2019/TT-BNV.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước khi tìm hiểu về phương pháp khảo sát thực trạng công tác lưu trữ tại cơ quan hành chính địa phương.
  • Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư - lưu trữ tại Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong việc chuẩn hóa hệ thống công cụ thống kê (sổ nhập, sổ xuất, báo cáo thống kê) và công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, bộ thẻ, sách chỉ dẫn).
  • Đơn vị phụ trách chuyển đổi số, số hóa tài liệu tại các cơ quan nhà nước cần nắm vững các tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa văn bản giấy, ảnh, phim ảnh, âm thanh theo quy định của Bộ Nội vụ (Thông tư 02/2019/TT-BNV, Thông tư 04/2014/TT-BNV).

Các phần nội dung có giá trị tham khảo cao nhất trong khóa luận gồm: quy chuẩn cấu trúc và phương pháp biên soạn Mục lục hồ sơ theo Quyết định 72/QĐ-KHKT (Chương 2), hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ (Chương 2) và phương pháp xây dựng bộ thẻ, biên soạn sách sơ yếu tài liệu lưu trữ (Chương 3).

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu thực trạng tài liệu tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng dựa trên những phông lưu trữ cụ thể nào?
Theo nội dung khóa luận, Sở Nội vụ TP Đà Nẵng quản lý 3 phông tài liệu lưu trữ hành chính lớn gồm: Phông Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng; Phông Ban Tổ chức chính quyền thành phố Đà Nẵng; Phông Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng. Mỗi phông được gán một số cố định trong Danh sách phông để theo dõi mối liên hệ quản lý và tra tìm hồ sơ.

2. Tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc khi số hóa tài liệu lưu trữ nền giấy được khóa luận trích dẫn từ văn bản nào và gồm những quy định gì?
Tiêu chuẩn được trích dẫn theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ, bao gồm: định dạng Portable Document Format (.pdf) phiên bản 1.4 trở lên; ảnh màu; độ phân giải tối thiểu 200 dpi; tỷ lệ số hóa 100%; có chữ ký số của cơ quan quản lý (dấu đỏ định dạng .png ở góc trên bên phải trang đầu, kích thước bằng dấu thực tế, ghi rõ tên cơ quan và thời gian ký theo chuẩn ISO 8601); tên file gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản cách nhau bởi dấu chấm.

3. Mục lục hồ sơ theo quy chuẩn Quyết định số 72/QĐ-KHKT được trình bày như thế nào?
Mục lục hồ sơ được trình bày trên khổ giấy A4, độ dày không quá 300 trang, gồm hai phần: phần công cụ tra cứu bổ trợ (tờ bìa, tờ nhan đề, lời nói đầu, tờ mục lục, bảng chữ viết tắt, bảng chỉ dẫn, bảng tổng hợp) và phần thống kê hồ sơ gồm 6 cột thông tin (Cặp/hộp số, Hồ sơ/ĐVBQ số, Tiêu đề hồ sơ, Ngày tháng năm bắt đầu và kết thúc, Số tờ, Ghi chú; đối với lưu trữ cơ quan bổ sung thêm cột Thời hạn bảo quản).

4. Khóa luận chỉ ra những hạn chế chính nào trong công tác tra cứu và số hóa tài liệu tại Sở Nội vụ TP Đà Nẵng?
Khóa luận chỉ rõ: việc số hóa còn làm đại trà, chưa đúng quy trình theo Thông tư 04/2014/TT-BNV, chưa chọn lọc theo tần suất khai thác và giá trị tài liệu dẫn đến lãng phí chi phí bảo quản nhưng dữ liệu chưa đưa ra khai thác được; công cụ tra cứu thiếu chính xác, chưa cập nhật kịp thời tài liệu mới, chưa hỗ trợ tra cứu tài liệu ẩn, tài liệu đa ngôn ngữ và chưa kiểm tra được tính xác thực của thông tin.

5. Tác giả đề xuất những công cụ tra cứu truyền thống nào cần nâng cấp và bổ sung cho kho lưu trữ Sở Nội vụ?
Tác giả đề xuất nâng cấp và hoàn thiện 4 công cụ truyền thống: (1) Mục lục hồ sơ (bổ sung đầy đủ bảng tra cứu bổ trợ); (2) Hệ thống các bộ thẻ lưu trữ (xây dựng khung phân loại thông tin tài liệu, mô tả và hiệu đính thẻ); (3) Sách hướng dẫn các kho lưu trữ; (4) Sách sơ yếu tài liệu lưu trữ (áp dụng phương pháp biên soạn tóm tắt lịch sử đơn vị và thành phần tài liệu từng phông).

Kết luận

Khóa luận của tác giả Phạm Thanh Duy Phương đã giải quyết một vấn đề nghiệp vụ thiết thực trong công tác lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2021-2023. Bằng việc kết hợp chặt chẽ giữa lý luận chuyên ngành, các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và khảo sát thực tiễn 3 phông tài liệu lớn, tác giả đã đánh giá khách quan những mặt tích cực cũng như các điểm nghẽn trong công tác thống kê, tra cứu và số hóa tài liệu. Hệ thống giải pháp đề xuất bao quát từ việc củng cố các công cụ tra cứu truyền thống (mục lục hồ sơ, bộ thẻ, sách sơ yếu) đến chuẩn hóa quy trình số hóa và ứng dụng công nghệ thông tin theo quy chuẩn của Bộ Nội vụ. Đây là công trình nghiên cứu nghiêm túc, có giá trị ứng dụng rõ nét đối với hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại các cơ quan quản lý nhà nước địa phương.