Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh công tác lưu trữ tài liệu ngày càng trở nên quan trọng đối với hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan Đảng, việc tổ chức và quản lý các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ (TLLT) tại các văn phòng quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đã được chú trọng từ năm 2019 đến 2023. Theo thống kê, các dự án chỉnh lý tài liệu tại các quận như Hải Châu, Liên Chiểu, Sơn Trà, Thanh Khê, Ngũ Hành Sơn, Cam Lệ và huyện Hòa Vang đã xử lý tổng cộng hàng trăm mét tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và bảo quản tài liệu. Tuy nhiên, công tác này vẫn còn nhiều khó khăn do thiếu nhân lực chuyên môn, quy trình quản lý chưa khoa học và sự phối hợp chưa chặt chẽ giữa các đơn vị liên quan.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý dự án chỉnh lý TLLT, khảo sát thực trạng công tác quản lý tại các văn phòng quận ủy, huyện ủy trên địa bàn Đà Nẵng, đồng thời đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào ba đơn vị điển hình gồm Văn phòng Quận ủy Hải Châu, Quận ủy Liên Chiểu và Huyện ủy Hòa Vang, khảo sát các dự án chỉnh lý tài liệu thuê khoán chuyên môn bên ngoài trong giai đoạn 2019-2023. Nghiên cứu có ý nghĩa thiết thực trong việc nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, góp phần bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lịch sử, phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ủy Đảng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết quản lý dự án và quản trị văn phòng, trong đó:

  • Lý thuyết quản lý dự án: Dự án được hiểu là một hệ thống các công việc có mục tiêu cụ thể, nguồn lực và thời gian giới hạn, yêu cầu quản lý chặt chẽ từ lập kế hoạch, tổ chức, điều hành đến kiểm soát nhằm đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng và ngân sách. Các nguyên tắc quản lý dự án như hiệu quả, khoa học, hợp pháp và bảo mật thông tin được áp dụng để đảm bảo thành công dự án chỉnh lý TLLT.

  • Lý thuyết quản trị văn phòng: Văn phòng quận ủy, huyện ủy là cơ quan tham mưu, giúp việc, chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành các hoạt động hành chính, trong đó có công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu. Quản trị văn phòng bao gồm việc phân công nhiệm vụ, phối hợp các phòng ban, quản lý nhân sự và nguồn lực nhằm đạt hiệu quả công việc.

Các khái niệm chính bao gồm: chỉnh lý tài liệu lưu trữ (tổ chức, sắp xếp, phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu), dự án chỉnh lý tài liệu (hoạt động có tính chất tạm thời, đặc thù, liên ngành và có rủi ro), quản lý dự án chỉnh lý TLLT (lập kế hoạch, giám sát, nghiệm thu), và trách nhiệm quản lý dự án (cơ quan chủ quản, đơn vị thuê khoán, cán bộ lưu trữ).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp các phương pháp sau:

  • Phương pháp luận: Đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn để có cái nhìn toàn diện về công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT.

  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích số liệu, đánh giá thực trạng quản lý dự án chỉnh lý tại các văn phòng quận ủy, huyện ủy.

  • Phương pháp khảo sát: Thu thập thông tin trực tiếp từ cán bộ văn phòng, cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm hoặc trực tiếp quản lý dự án chỉnh lý tại các đơn vị nghiên cứu.

  • Phương pháp thu thập, thống kê: Thu thập số liệu về khối lượng tài liệu chỉnh lý, tiến độ dự án, kinh phí thực hiện từ các văn phòng quận ủy, huyện ủy.

  • Phương pháp hệ thống: Hệ thống hóa các văn bản pháp luật, quy định của Đảng và Nhà nước liên quan đến công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu.

Cỡ mẫu nghiên cứu tập trung vào ba văn phòng quận ủy, huyện ủy điển hình tại Đà Nẵng với các dự án chỉnh lý tài liệu thuê khoán chuyên môn từ năm 2019 đến 2023. Phân tích dữ liệu dựa trên số liệu thực tế về khối lượng tài liệu (từ 12 đến 30,4 mét tài liệu), kinh phí dự án và tiến độ thực hiện.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng tổ chức và quản lý dự án chỉnh lý TLLT còn nhiều hạn chế: Văn phòng quận ủy Hải Châu, Liên Chiểu và Huyện ủy Hòa Vang đều gặp khó khăn về nhân lực chuyên môn, quy trình quản lý chưa đồng bộ. Ví dụ, Văn phòng Hải Châu thiếu các quy định cụ thể về công tác chỉnh lý, trong khi Liên Chiểu đã xây dựng quy định nhưng vẫn chưa hoàn chỉnh. Hòa Vang có kế hoạch chỉnh lý dài hạn từ 1975 đến 2025, song việc số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu còn chậm.

  2. Khối lượng tài liệu chỉnh lý lớn và đa dạng: Các dự án chỉnh lý tại các đơn vị xử lý từ 12 đến 30,4 mét tài liệu, bao gồm tài liệu từ nhiều nhiệm kỳ khác nhau, phản ánh sự cần thiết cấp bách của công tác chỉnh lý để bảo quản và khai thác hiệu quả.

  3. Phương thức thực hiện chủ yếu là thuê khoán chuyên môn bên ngoài: Do thiếu nhân lực và chuyên môn, các văn phòng chủ yếu thuê các đơn vị dịch vụ lưu trữ thực hiện chỉnh lý, dẫn đến việc quản lý, giám sát dự án gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong việc kiểm soát tiến độ và chất lượng.

  4. Kinh phí và kế hoạch dự án chưa được phân bổ đồng đều và khoa học: Kinh phí dự án dao động theo khối lượng tài liệu, ví dụ Văn phòng Huyện ủy Hòa Vang dự toán gần 98 triệu đồng cho giai đoạn 2010-2020. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch và dự toán kinh phí chưa đồng bộ giữa các đơn vị, ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế là do thiếu nhân lực chuyên môn về lưu trữ trong các văn phòng, quy trình quản lý dự án chỉnh lý chưa được chuẩn hóa và thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và đơn vị thuê khoán. So với các nghiên cứu trong lĩnh vực quản trị văn phòng và lưu trữ, kết quả này tương đồng với thực trạng chung của nhiều cơ quan nhà nước khi công tác lưu trữ chưa được đầu tư đúng mức.

Việc thuê khoán chuyên môn bên ngoài tuy giúp giải quyết nhanh khối lượng tài liệu tồn đọng nhưng cũng tạo ra rủi ro về chất lượng và tiến độ nếu không có hệ thống giám sát chặt chẽ. Các biểu đồ tiến độ dự án và bảng thống kê khối lượng tài liệu chỉnh lý có thể minh họa rõ sự phân bổ công việc và hiệu quả thực hiện giữa các đơn vị.

Ý nghĩa của nghiên cứu là làm rõ vai trò quan trọng của công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT trong việc bảo vệ tài sản thông tin của tổ chức, đồng thời đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ, phục vụ tốt hơn cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và hoàn thiện quy trình quản lý dự án chỉnh lý TLLT: Thiết lập quy trình chuẩn, bao gồm các bước từ khảo sát tài liệu, lập kế hoạch, dự toán kinh phí, lựa chọn nhà thầu, giám sát tiến độ đến nghiệm thu. Mục tiêu đạt 100% dự án chỉnh lý tuân thủ quy trình chuẩn trong vòng 1 năm, do Văn phòng quận ủy, huyện ủy chủ trì thực hiện.

  2. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nhân lực chuyên môn lưu trữ: Tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ lưu trữ và quản lý dự án cho cán bộ văn phòng, đặc biệt là cán bộ phụ trách công tác chỉnh lý tài liệu. Mục tiêu nâng cao trình độ chuyên môn cho ít nhất 80% cán bộ trong 2 năm tới, do Ban Tổ chức Thành ủy phối hợp với các trường đại học thực hiện.

  3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý dự án chỉnh lý: Xây dựng hệ thống quản lý dự án chỉnh lý tài liệu trên nền tảng số hóa, giúp theo dõi tiến độ, quản lý tài liệu và báo cáo tự động. Mục tiêu triển khai hệ thống trong vòng 18 tháng, do Văn phòng Thành ủy phối hợp với đơn vị công nghệ thông tin thực hiện.

  4. Tăng cường kiểm tra, giám sát và đánh giá định kỳ: Thiết lập cơ chế kiểm tra, giám sát chặt chẽ trong suốt quá trình thực hiện dự án chỉnh lý, bao gồm kiểm tra chất lượng tài liệu, tiến độ và chi phí. Mục tiêu giảm thiểu sai sót và chậm tiến độ xuống dưới 5% trong 1 năm, do Ban Kiểm tra Thành ủy và Văn phòng quận ủy, huyện ủy phối hợp thực hiện.

  5. Đầu tư nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất: Bố trí ngân sách hợp lý cho công tác chỉnh lý tài liệu, đồng thời nâng cấp kho lưu trữ, trang thiết bị phục vụ công tác chỉnh lý. Mục tiêu tăng ngân sách ít nhất 20% so với giai đoạn trước trong 3 năm tới, do Ban Tài chính Thành ủy và các đơn vị liên quan đảm nhiệm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý văn phòng quận ủy, huyện ủy: Nắm bắt các giải pháp quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ, nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại đơn vị mình.

  2. Nhân viên văn thư, lưu trữ: Áp dụng các quy trình, kỹ thuật chỉnh lý tài liệu khoa học, nâng cao năng lực chuyên môn và thực hiện công tác lưu trữ hiệu quả hơn.

  3. Các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ chuyên nghiệp: Hiểu rõ yêu cầu, quy trình và trách nhiệm trong việc phối hợp thực hiện dự án chỉnh lý tài liệu thuê khoán, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ.

  4. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành quản trị văn phòng, lưu trữ học: Tham khảo cơ sở lý luận, phương pháp nghiên cứu và thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan Đảng, làm nền tảng cho các nghiên cứu tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ lại quan trọng đối với các văn phòng quận ủy, huyện ủy?
    Chỉnh lý tài liệu giúp tổ chức, sắp xếp tài liệu khoa học, bảo quản an toàn, dễ dàng tra cứu và sử dụng, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo.

  2. Những khó khăn chính trong quản lý dự án chỉnh lý tài liệu tại các văn phòng là gì?
    Thiếu nhân lực chuyên môn, quy trình quản lý chưa chuẩn hóa, thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và đơn vị thuê khoán, cũng như hạn chế về kinh phí và cơ sở vật chất.

  3. Phương pháp nào được áp dụng để khảo sát thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu?
    Phương pháp khảo sát kết hợp phỏng vấn cán bộ, thu thập số liệu thống kê về khối lượng tài liệu, tiến độ dự án và phân tích các văn bản pháp luật liên quan.

  4. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả quản lý dự án chỉnh lý tài liệu?
    Bằng cách xây dựng quy trình chuẩn, đào tạo nhân lực, ứng dụng công nghệ thông tin, tăng cường giám sát và đầu tư nguồn lực tài chính, cơ sở vật chất.

  5. Vai trò của đơn vị thuê khoán chuyên môn trong dự án chỉnh lý tài liệu là gì?
    Đơn vị thuê khoán thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn như phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu, đồng thời phối hợp với văn phòng để đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ, làm rõ vai trò và trách nhiệm của văn phòng quận ủy, huyện ủy trong công tác này.
  • Thực trạng khảo sát tại Đà Nẵng cho thấy công tác quản lý dự án chỉnh lý còn nhiều hạn chế về nhân lực, quy trình và nguồn lực.
  • Các dự án chỉnh lý tài liệu đã xử lý hàng trăm mét tài liệu, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và bảo quản tài liệu lịch sử, chính trị.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện quy trình quản lý, đào tạo nhân lực, ứng dụng công nghệ và tăng cường giám sát, đầu tư nguồn lực.
  • Khuyến nghị các đơn vị liên quan triển khai các giải pháp trong vòng 1-3 năm tới để nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ, phục vụ tốt hơn cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo.

Hành động tiếp theo: Các văn phòng quận ủy, huyện ủy cần xây dựng kế hoạch triển khai các giải pháp đề xuất, phối hợp với các đơn vị chuyên môn và cơ quan quản lý cấp trên để thực hiện hiệu quả công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.