MỞ ĐẦU Công nghệ thông tin ngày càng phát triển, việc áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình sản xuất kinh doanh không còn là một điều xa lạ đối với các doanh nghiệp và trở thành một xu hƣớng tất yếu. Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp không thể đứng ngoài xu thế này mà cần phải nỗ lực biến những lợi thế của công nghệ thông tin thành lợi thế của riêng mình. Thị trƣờng ERP đã thâm nhập vào Việt Nam khá lâu và đã trở thành xu thế của các nhà quản lý doanh nghiệp. Hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp một phong cách quản lý mới kết hợp công nghệ thông tin với kỹ thuật sản xuất.
Trong khi đó, các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ tại Việt Nam đang gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý và đang cần một phong cách quản lý hiện đại, đạt chuẩn quốc tế. Nghiên cứu đi sâu vào một doanh nghiệp cụ thể, điển hình cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Luận văn tốt nghiệp lựa chọn đề tài: “Thực trạng và giải pháp phát triển hệ thống ERP tại công ty TNHH Kona”. Nội dung chính của luận văn được trình bày trong 3 chương: Chƣơng 1: “Tổng quan về vấn đề nghiên cứu”: Chƣơng này mô tả khái quát về bài toán nghiên cứu, sơ lƣợc kiến thức về hệ thống ERP và thực trạng ứng dụng ERP tại Việt Nam.
Chƣơng 2: “Thực trạng quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH Kona”: Chƣơng này phân tích quy trình nghiệp vụ chính của công ty TNHH Kona và đánh giá thực trạng quản lý tài chính – kế toán, quy trình sản xuất, quản lý hàng tồn kho, nhân sự… Chƣơng 3: “Giải pháp phát triển hệ thống ERP tại công ty TNHH Kona”: Chƣơng này mô hình hóa quy trình triển khai và giải pháp phát triển cho từng phân hệ: phân hệ Tài chính – Kế toán, phân hệ Hàng tồn kho, phân hệ Quản lý sản xuất, phân hệ Quản lý nhân sự, tính lƣơng…trong đó tập trung vào 2 phân hệ chính: phân hệ Hàng tồn kho và phân hệ Quản lý sản xuất. Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA 1 Khóa luận tốt nghiệp Thực trạng và giải pháp phát triển hệ thống ERP tại công ty TNHH Kona CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1. Giới thiệu đơn vị thực tập 1. Sự hình thành và phát triển Công ty Cổ phần phát triển phần mềm ASIA thành lập và phát triển hơn 15 năm với định hƣớng chuyên nghiệp trong lĩnh vực phần mềm quản trị doanh nghiệp và cung cấp các giải pháp quản lý tổng thể.
Với gần 130 nhân viên tƣ vấn, triển khai và hỗ trợ trải rộng trên cả 3 miền, kết hợp với hàng chục đối tác là các công ty lớn trên toàn quốc, đã và đang khẳng định sức mạnh và uy tín của mình trên các phƣơng diện: - Đầu tƣ phát triển các sản phẩm phần mềm - Tƣ vấn xây dựng hệ thống thông tin quản lý - Triển khai các hệ thống phần mềm ứng dụng - Hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình sử dụng phần mềm - Bảo hành và bảo trì sản phẩm đã cung cấp cho khách hàng Trong xu thế hội nhập và phát triển, ASIA cùng với đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm từng bƣớc liên doanh liên kết với các đối tác trong và ngoài nƣớc nhằm tạo nên sức mạnh tổng hợp để cung cấp cho thị trƣờng các sản phẩm phần mềm tốt nhất, với chi phí phù hợp nhất và dịch vụ hỗ trợ hoàn hảo nhất. Bộ máy tổ chức Hình 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty CP và phát triển phần mềm ASIA Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA 2 Khóa luận tốt nghiệp Thực trạng và giải pháp phát triển hệ thống ERP tại công ty TNHH Kona 1. Các hoạt động nghiệp vụ và tình hình ứng dụng tin học của đơn vị thực tập Là công ty có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm, công ty cổ phần phát triển phần mềm Asia cung cấp các giải pháp quản trị doanh nghiệp, quản lý tổng thể doanh nghiệp đặc biệt thành công hơn cả trong lĩnh vực kế toán. Các sản phẩm nổi bật của công ty: Asia Enterprise Simba Accounting Asia Accounting , Sale, Stock, HRM… Ngoài việc cung cấp các sản phẩm tiện ích phục vụ cho nhu cầu của các doanh nghiệp thì ASIA còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho ngƣời dùng sản phẩm cũng nhƣ dịch vụ tƣ vấn triển khai, bảo hành bảo trì.
Đội ngũ nhân viên Asia làm việc không ngừng nghỉ với phƣơng châm đặt khách hàng lên hàng đầu và nhận lại đƣợc sự tín nhiệm cũng nhƣ nâng cao uy tín, chất lƣợng của công ty lên một tầm cao mới. Văn phòng làm việc của công ty đƣợc trang bị đầy đủ máy tính PC kết nối chia sẻ dữ liệu với nhau có máy chủ quản lý và đƣợc kết nối Internet. Đây là một yêu cầu không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện nay nhất là các công ty phần mềm. Công ty quản lý khách hàng thông qua hệ thống CRM chuyên nghiệp.
Khi một công ty làm việc chuyên nghiệp họ sẽ đem lại cho khách hàng một niềm tin rằng doanh nghiệp của họ cũng sẽ đƣợc thành công nhƣ vậy.4 Những thuận lợi và khó khăn của đơn vị thực tập Thuận lợi Công nghệ thông tin nói chung đang là một trong những ngành nghề, lĩnh vực có tiềm năng và cơ hội phát triển mạnh mẽ. Mọi doanh nghiệp hiện nay muốn đạt đƣợc hiệu quả kinh doanh cũng nhƣ thể hiện tính chuyên nghiệp trong công việc thì không thể thiếu một công cụ công nghệ thông tin hỗ trợ. Do đó Asiasoft nắm một lợi lớn về môi trƣờng kinh doanh và cơ hội phát triển thƣơng hiệu. Bên cạnh đó, Asiasoft còn có nhiều lợi thế về nhiều mặt nhƣ: - Về sản phẩm: phần mềm Asia cung cấp các sản phẩm đa dạng và bám sát nhu cầu thực tế của khách hàng.
Các phần mềm đƣợc chia thành hai loại hình đóng gói và chỉnh sửa, vì vậy sản phẩm của công ty luôn nhận đƣợc sự quan tâm, chú trọng của khách hàng. - Về nhân sự: Asiasoft có một hệ thống nhân sự nhiệt huyết, năng động có kinh nghiệm chuyên môn và quy trình chăm sóc khách hàng chu đáo,… - Về quản lý: Với hơn 15 năm kinh nghiệm, hệ thống công ty đã có mặt tại cả ba vùng miền trên cả nƣớc, hệ thống quản lý chặt chẽ mang tầm vóc quy mô rộng lớn giúp công ty quảng bá đƣợc thƣơng hiệu và ngày một khẳng định vị thế của mình. Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA 3 Khóa luận tốt nghiệp Thực trạng và giải pháp phát triển hệ thống ERP tại công ty TNHH Kona Khó khăn Bên cạnh những lợi thế, công ty cũng gặp phải những khó khăn nhất định trong quá trình kinh doanh - Về thị trường: Luôn phải đối mặt với tình trạng cạnh tranh sản phẩm với các công ty khác, mặc dù công ty đã chia thành những chi nhánh nhƣng vẫn hạn chế về mở rộng thị trƣờng. - Về khách hàng: Đáp ứng mọi yêu cầu khách hàng là mục tiêu của công ty, tuy nhiên để tìm đƣợc một khách hàng có nhu cầu sử dụng sản phẩm cũng nhƣ chăm sóc khách hàng tiềm năng,…đòi hỏi công ty phải có quy trình làm việc ổn định, hiệu quả.2 Giới thiệu bài toán 1.
Lý do chọn đề tài Ngày nay, có nhiều giải pháp giúp doanh nghiệp thực hiện cải thiện hiệu suất kinh doanh mà tùy vào từng doanh nghiệp cụ thể lại có những chiến lƣợc thực hiện khác nhau. Với mục tiêu đẩy mạnh hiệu quả hoạt động, giúp doanh nghiệp giảm khẳng định vị trí của mình trong sự phát triển của nền kinh tế, đề tài “Thực trạng và giải pháp phát triển hệ thống ERP tại công ty TNHH Kona” sẽ giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan về ERP và những lợi ích mà hệ thống ERP đem lại cho doanh nghiệp. Đồng thời, đề tài sẽ đi chi tiết vào những vấn đề sau: - Giới thiệu sơ lƣợc về giải pháp ERP mà công ty ASIA cung cấp - Khảo sát yêu cầu nghiệp vụ của công ty TNHH Kona - Phân tích bài toán quản lý tồn kho, quản lý sản xuất đƣa ra giải pháp tích hợp vào hệ thống ERP - Đánh giá giải pháp ứng dụng và tính hiệu quả - Đánh giá thuận lợi và khó khăn khi triển khai ERP Trong quá trình thực tập tại phòng triển khai - công ty Asia, tôi đƣợc tham gia vào dự án xây dựng module “Quản lý hàng tồn kho” và “Quản lý sản xuất” tại công ty TNHH Kona. Qua việc tham gia tìm hiểu thực hiện dự án, tôi đã đƣợc các anh chị hƣớng dẫn cách phân tích bài toán, để đƣa ra giải pháp tối ƣu giải quyết vấn đề.
Đề tài là một giải pháp cấp thiết, giải quyết đƣợc những vấn đề đang tồn tại tại công ty TNHH Kona. Đồng thời đƣa ra những kiến thức chuyên sâu về phân tích quy trình nghiệp vụ áp dụng tại các doanh nghiệp sản xuất hiện nay. Mô tả bài toán Các nghiệp vụ kinh tế chính của công ty TNHH Kona bao gồm: quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, hàng tồn kho, giá thành, tài sản cố định, quản lý tiền lƣơng, quản lý vật tƣ,…Nghiên cứu phân tích quy trình nghiệp vụ, thực trạng quản lý tại doanh nghiệp đặc biệt là quy trình sản xuất và quy trình quản lý hàng tồn kho. Xây Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA 4 Khóa luận tốt nghiệp Thực trạng và giải pháp phát triển hệ thống ERP tại công ty TNHH Kona dựng mô hình triển khai hệ thống ERP phù hợp với nguồn lực của công ty.
Đây là một hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, tích hợp nhiều chức năng quản lý, sử dụng chung một cơ sở dữ liệu (CSDL) giúp việc quản lý cũng nhƣ truy nhập, xử lý dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả hơn. Ý nghĩa thực tiễn của bài toán Bài toán ứng dụng giải pháp ERP là bài toán thực tế phổ biến của nhiều công ty, việc phân tích sâu bài toán sẽ giúp đƣa ra đƣợc những giải pháp quản lý hiệu quả và tiết kiệm chi phí tối đa. Việc tích hợp quản lý sản xuất và quản lý hàng tồn kho trong hệ thống ERP cũng giúp việc đồng bộ hóa dữ liệu, thông tin đƣợc tập trung đầy đủ, chính xác. Những vấn đề cơ bản về hệ thống ERP - Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp 1.
Khái niệm về hệ thống ERP (Enterprise Resources Planning) Hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) là một hệ thống các phần mềm nhằm quản lý, kết hợp tất cả các luồng thông tin trong mọi lĩnh vực chức năng của doanh nghiệp thông qua một hệ thống CSDL dùng chung duy nhất.