CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH PHỤC VỤ VÀ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ VẬT DỤNG 1. Tổng quan về tổ chức sự kiện 1. Khái niệm nền tảng về sự kiện Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ tương đối mới mẻ ở Việt Nam, vì vậy có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này. Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu ý nghĩa của từ sự kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện.
Theo từ điển Tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội. Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện. Ví dụ khi nói đến các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… Trong một số lĩnh vực khác sự kiện còn có nghĩa hoàn toàn khác hẳn, ví dụ trong thống kê học mỗi trường hợp xuất hiện các biến cố được xem là một sự kiện. Tóm lại, Sự kiện (Event) là một sự việc diễn ra tại một thời điểm hoặc trong khoảng thời gian nhất định, tại một không gian nhất định, tập trung ý tưởng, nguồn lực nhằm truyền đạt một thông điệp xác định, tạo ấn tượng và thu hút sự quan tâm chú ý đến đối tượng tham gia xác định.
Khái niệm về tổ chức sự kiện Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện. Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra. Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, cũng thấy rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động như nghiên cứu sự kiện; lập kế hoạch, chương trình cho sự kiện; điều hành các diễn biến của sự kiện; kết thúc sự kiện… Từ những cách tiếp cận đã đề cập nêu trên, có thể khái quát: Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện. Mục đích của tổ chức sự kiện Xác định mục đích của sự kiện rất quan trọng, vì qua việc này, chúng ta có thể định hướng được các công việc cần chuẩn bị và hoàn thành để mang lại hiệu quả cho sự kiện, tránh được việc lãng phí thời gian và tiền bạc.
Nếu không xác định được mục tiêu rõ ràng, các công việc dễ bị chồng chéo, gây mất thời gian và sau khi sự kiện diễn ra thì kết quả mang lại không được như mong đợi của khách hàng. Việc xác định mục tiêu của sự kiện cần lưu ý đến nhiều yếu tố được nêu dưới đây, và quan trọng nhất là phải tìm được tiếng nói chung giữa đơn vị tổ chức (agency) và khách hàng (client), có như vậy mới có thể mang đến sự thành công của đơn vị tổ chức sự kiện và thỏa mãn yêu cầu từ phía khách hàng. Các yếu tố xếp theo thứ tự quan trọng thấp dần. - Yếu tố 1: Đặt ra mục tiêu cần đạt được Khác với mục đích chính là lý do để tổ chức sự kiện, mục tiêu là việc đề ra và mong muốn gặt hái sau khi sự kiện diễn ra (như gặp gỡ đối tác, tạo quan hệ với các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, thúc đẩy hơn nữa thông tin đa chiều về thương hiệu và sản phẩm, thúc đẩy doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ, hay đơn giản là tăng sự đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp, vinh danh cá nhân, tổ chức để khuyến khích nhân viên phấn đấu tốt hơn trong năm tới,.) - Yếu tố 2: Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng.
Có bao nhiêu đối tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để tham gia vào sự kiện và tại sao bạn nghĩ họ sẽ tham gia? Sự kiện dù quy mô tầm cỡ hay ấn tượng đến mức nào cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 - Yếu tố 3: Có kế hoạch rõ ràng Nếu chúng ta cứ ra sức dự tính, đặt ra những tiêu chí mà không có kế hoạch thực hiện cụ thể thì mọi việc sẽ không được hiện thực hóa mà cứ mãi là sự tính toán không có căn cứ. Thông thường, chúng ta có một bản proposal để trình bày cho khách hàng những việc sẽ làm trước, trong và sau sự kiện, cùng với lịch trình, thời gian rõ ràng, các công việc được cụ thể hóa và phân công hợp lý, qua đó, khách hàng có thể hình dung rõ hơn diễn biến sự kiện sẽ diễn ra và những việc họ cần hỗ trợ còn phía đơn vị tổ chức cũng thông qua đó, ước chừng được khối lượng công việc cần phải thực hiện để sắp xếp thời gian phù hợp.
Ngoài ra, trong kế hoạch cũng phải xác định các yếu tố như thời gian, địa điểm, số lượng tham gia,.và làm rõ tầm quan trọng của chúng như tại sao phải tổ chức ở khách sạn 5 sao chứ không phải là 3 sao, vì sao là ngày chủ nhật, không phải ngày trong tuần,. - Yếu tố 4: Dự tính ngân sách Chúng ta phải xác định được ngân sách cần để phục vụ cho sự kiện nhằm xem xét tính hợp lý khi tổ chức sự kiện đó, ví dụ như, với ngân sách bỏ ra chừng đó, đạt được mục tiêu như vậy thì có hiệu quả hơn là sử dụng một hình thức khác hay không? Để xác định ngân sách cho sự kiện, phải tính đến nhiều đầu chi phí như: chi phí cho sản xuất, thuê mướn, nhân sự, ý tưởng và marketing, PR cho sự kiện. Muốn làm việc này hiệu quả, hãy tạo ra một danh sách (checklist) các dịch vụ hậu cần được sử dụng trong sự kiện này và sau đó tổng hợp các chi phí thuê, sản xuất. Đối với các chi phí không thuộc sở trường của bạn như PR, marketing, nên thuê một đơn vị chuyên nghiệp trong việc thực hiện những hoạt động đó.
Từ các yếu tố trên, các bạn có thể tham khảo thêm ý kiến từ khách hàng để xác định được mục đích cho sự kiện của mình, ví dụ như khi doanh nghiệp tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm cho toàn thể nhân viên nhằm tăng sự đoàn kết nội bộ, mục đích là để nhân viên thấy được sự quan tâm từ phía ban lãnh đạo đến đời sống của họ và hướng đến một nội bộ trong sạch, vững mạnh hơn, từ đó đưa doanh nghiệp phát triển hơn nữa. Hoặc sự kiện tri ân đối tác nhưng mục đích phải được làm rõ là cho đối tác thấy được tiềm lực vững mạnh, từ đó đầu tư nhiều hơn hoặc có những hoạt động hợp tác hiệu quả hơn. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Một khi đã xác định được mục tiêu sự kiện, ta có thể bám sát và thực hiện hiệu quả, có khoa học hơn là làm việc lan man, thiếu định hướng. Các giai đoạn tổ chức sự kiện Ngày nay, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị đặc biệt là trong PR.
Theo báo cáo nghiên cứu thị trường của FTA, các hoạt động dịch vụ hỗ trợ phát triển thương hiệu được sử dụng thường xuyên nhất ở Việt Nam là: quảng cáo và tổ chức sự kiện (sử dụng ngang bằng); tiếp theo là PR; nghiên cứu thị trường và e-marketing. Có rất nhiều loại sự kiện khác nhau, mỗi loại sự kiện lại có những mục đích, vai trò khác nhau trong chiến lược chung của công ty. Tuy nhiên, đối với bất kì loại hình sự kiện nào muốn thành công vẫn phải tuân theo một quy trình tổ chức sự kiện và những cách thức tổ chức sự kiện nhất định: Giai đoạn 1: Requirements study (Thấu hiểu yêu cầu khách hàng) Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện, ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất. Yêu cầu này do chủ đầu tư, các khách hàng đưa ra.
Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản brief, căn cứ vào bản brief này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao. Để thực hiện bản brief, bạn phải trả lời được các câu hỏi sau: a. Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …) b. Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì? c.
Khách tham dự là những ai? d. Có bao nhiêu khách sẽ tham dự? e. Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra? f. Ngân sách là bao nhiêu? g.
Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm đặc biệt gì? Giai đoạn 2: Brainstorming (Suy nghĩ ý tưởng) Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành brainstorm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện. Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ yêu cầu của bản brief, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên proposal, là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng.
Thông LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.