Chương 1: Understanding the Supply Chain – Trang 17 [9]) SRM ISCM CRM Tìm nguồn hàng Kế hoạch chiến lược Công tác thị trường Thương lượng Kế hoạch nhu cầu Bán hàng Trung tâm tiếp nhận thông Mua hàng Kế hoạch cung ứng tin từ khách hàng Thiết kế cách thức hợp tác Thực hiện Quản trị đơn hàng Phương thức cung ứng Dịch vụ Ba quy trình lớn này quản lý các luồng thông tin, sản phẩm và tài chính cần thiết để tạo ra, tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. CRM là điểm tiếp cúc giữa 9 doanh nghiệp với khách hàng, là nơi tiếp nhận mọi thông tin từ khách hàng/thị trường và đồng thời là nơi cung cấp các thông tin chính thức về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của CRM là tạo ra nhu cầu khách hàng, nhận đơn hàng và theo dõi việc thực hiện đơn hàng đó. Nó bao gồm các quá trình như: maketing, bán hàng, quản lý đơn hàng và quản lý trung tâm giao dịch.
Quy trình ISCM nhằm đáp ứng nhu cầu và CRM tạo được theo đúng yêu cầu với chi phí thấp nhất có thể. ISCM bao gồm việc lên kết hoạch cung-cầu,. SRM có nhiệm vụ tìm kiếm và quản lý nguồn hàng, nó bao gồm việc đánh giá, lựa chọn, thương lượng với các nhà cung cấp, tìm kiếm các sản phẩm mới,.sao cho nguồn nguyên liêu luôn được đáp ứng theo nhu cầu với chất lượng đảm đảm bảo và chi phí cạnh tranh nhất. Để chuỗi cung ứng hoạt động thành công, thì điều tối quan trọng là cả ba quy trình lớn trên phải kết hợp được chặt chẽ với nhau và điều này phụ thuộc rất nhiều vào cơ cấu tổ chức.
Bản chất Về bản chất, quản trị chuỗi cung ứng là việc kết hợp quản lý cung-cầu, ở cả trong và ngoài doanh nghiệp, trong đó mục tiêu của nó là tối đa hóa giá trị tổng thể được tạo ra cho hệ thống. Lợi ích của chuỗi cung ứng gồm hai thành phầm: Lợi ích hữu hình là sự khách biệt giữa những giá trị của sản phẩm mang đến cho khách hàng (đúng lúc, đúng chỗ, giá cả hợp lý, thuận tiện, chi phí mua hàng thấp, thông tin đầy đủ, chất lượng,.), và lợi ích vô hình là sự hài lòng, thõa mãn của khách hàng. Khả năng sinh lợi của chuỗi cung ứng là mức chênh lệch giữa tổng chi phí hoạt động sản xuất và phân phối trong chuỗi cung ứng với số tiền thu được từ khách hàng. Mức sinh lợi chuỗi cung ứng ở tất cả các khâu trong chuỗi đóng góp, khả năng sinh lợi càng cao thì hoạt động của chuỗi cung ứng càng hiêu quả.
Để xác định khả năng sinh lợi của chuỗi cung ứng, chúng ta cần xem xét tổng thể lợi nhuận và tổng chi phí trong chuỗi, trong đó nguồn lợi duy nhất là từ khách hàng còn các luồng thông tin, sản phẩm, tiền đều là những chi phí trong chuỗi cung ứng. Như vậy, thực chất SCM là việc quản lý các luồng thông tin, sản phẩm, tiền tệ giữa các giai đoạn trong chuỗi cung ứng nhằm tối đa hóa mức sinh lợi trong tổng thể của chuỗi. Qua phân tích các qui trình hoạt động chủ yếu của chuỗi cung ứng, chúng ta có thể rút ra một số lợi ích cơ bản của SCM như sau: - Tiết giảm chi phí nhờ chuyên nghiệp hóa nghiệp vụ mua hàng; trao đổi thông tin và phối hợp tốt giữa các bộ phận, giảm lượng tồn kho kể cả tồn kho nguyên liệu, thành phẩm, bán thành phẩm; giảm thời gian phát triển sản phẩm mới nhờ hợp tác chặt chẽ với các nhà cung ứng,. - Tăng chất lượng thông qua việc thực hiện quản lý chất lượng từ khâu nguyên liệu đầu vào và ngay cả khi hàng hóa đã được bán ra thị trường).
- Tăng mức độ sẵn sàng phục vụ nhờ khả năng sản xuất linh hoạt và mức độ tồn kho hợp lý. 10 - Tăng múc độ dịch vụ và khả năng phản ứng với nhu cầu thị trường do luôn có sẵn hàng vì vậy có khả năng cải thiện dịch vụ khách hàng, giảm thời gian giao hàng,. Đây cũng chính là những mục tiêu cơ bản mà chuỗi cung ứng phải hướng tới và phải đạt được [2] 1. Tổ chức chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp 1.
Các mô hình tổ chức SCM trong doanh nghiệp SCM hầu như xuyên suốt mọi hoạt động của doanh nghiệp, do vậy chúng ta có thể tưởng tượng mức độ phức tạp của nó khi phải quản lý tất cả các nhà cung ứng ngược về điểm xuất phát, đồng thời quản lý tất cả các sản phẩm, dịch vụ đến điểm tiêu dùng. Để tổ chức SCM thành công, trước hết các nhà quản lý doanh nghiệp phải đổi mới từ chức năng quản lý các cá nhân sang quản lý hợp nhất các hoạt động theo những qui trình chuỗi cung ứng. Bên cạnh đó, phải tổ chức tốt luồng thông tin trong chuỗi, sao cho thông tin phải luôn được chính xác và kịp thời. Trong toàn bộ quá trình này, khách hàng là mối quan tâm hàng đầu và quan hệ với các nhà cung ứng là việc làm cần thiết để kiểm soát tính bất ổn về cung.
Các bước cần thiết khi thiết lập chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp: - Đặt ra các mục tiêu cho chuỗi cung ứng; - Thiết lập chiến lược chuỗi cung ứng; - Đưa ra các phương án tổ chức; - Đánh giá ưu và nhược điểm của các phương án đã đưa ra; - Thực hiện các phương quán; - Đo lường và đánh giá hoạt động của chuỗi cung ứng; - Đánh giá những phương án thay thế khi mục tiêu hoạt động của chuỗi không đạt được hoặc khi có những lựa chọn khác hấp dẫn hơn. Phạm vi hoạt động của chuỗi cung ứng khá rộng, yệu cầu hợp tác và chia sẽ thông tin mang tính sống còn của chuỗi vì vậy nó đòi hỏi phải có một người quản lý cấp cao có khả năng xem xét mọi hoạt động trong chuỗi. Ngoài ra, việc tổ chức chuỗi cung ứng phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như khả năng, qui mô hoạt động, đặc thù sản phẩm, nguồn lực của doanh nghiệp,. Trong thực tế, không có một cách làm chung nào cho mọi doanh nghiệp để tổ chức một chuỗi cung ứng hiệu quả.
Mỗi doanh nghiệp phải có cách tiếp cận riêng tùy điều kiện, hoàn cảnh của mình, tuy nhiên, dù thế nào thì một thì một doanh nghiệp cũng cần phải có những yêu cầu sau: - Hỗ trợ chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp; - Phát huy tối đa những kỹ năng, năng lực của doanh nghiệp hoặc của các đối tác chiến lược trong hoạt động của chuỗi cung ứng; - Thiết lập được các công cụ đo lường hiệu quả hoạt động; - Tuân thủ tốt những qui tắc hoạt động đã đặt ra. 11 Trong đó, công tác kiểm tra, đánh gia định kỳ là một việc làm vô cùng quan trọng, là cơ sở để đánh giá hiệu quả mọi hoạt động của các thành viên và của toàn chuỗi, qua đó cấp quản lý có thể xem xét và điều chỉnh hệ thống hợp lý, kịp thời. Để làm được điều này, trước tiên doanh nghiệp phải xây dựng được một hệ thống đánh giá chất lượng hoạt động bằng các chỉ tiêu định tính và định lượng, từ đó xác định hướng hoạt động của toàn hệ thống. Qua quá trình phát triển, cách thức tổ chức chuỗi cung ứng thay đổi theo từng thời kỳ, tương ứng với lịch sử phát triển của nó.
Dưới đây là một số mô hình tiêu biểu. Mô hình tổ chức theo chức năng, phổ biến ở thập kỷ 70 và 80 và nhiều doanh nghiệp ngày nay vẫn còn sử dụng mô hình này khá phổ biến.1: Tổ chức chuỗi cung ứng theo chức năng (Nguồn: “Strategic Supply Chain Management” – Chương 3: Design your organization for performance, trang 108 [8] Chuỗi cung ứng hợp nhất toàn phần mới ra đời trong những năm gần đây, trong đó tổ chức chuỗi cung ứng có chức năng “lãnh địa” riêng quản lý từng khâu cung ứng nguyên liệu đến sản xuất và thực hiện đơn hàng.2: Tổ chức chuỗi cung ứng hợp nhất Nguồn: “Strategic Supply Chain Management” – Chương 3: Design your organization for performance, trang 111 [8] Cách tổ chức chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp là bước đi đầu tiên và có ý nghĩa chiến lược đối với các bước tiếp theo, do vậy khi lập kế hoạch, thiết kế, phát triển và thực hiện cần phải tuân thủ các nguyên tắc nhất định, trong đó cần chú ý tới một số vấn đề sau: - Tổ chức phải phù hợp với chức năng, theo qui trình rõ ràng. - Đối với mỗi qui trình cần qui định rõ trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức có liên quan. - Các thành viên trong chuỗi phải biết, giữ và phát triển năng lực cốt lõi của doanh nghiệp mình.
- Tổ chức chuỗi sao cho doanh nghiệp đạt được những kỹ năng cần thiết chứ không phải tổ chức theo những gì mình đang có. Hoạt động của chuỗi cung ứng Hoạt động của chuỗi cung ứng là một vòng quay gồm 5 giai đoạn [9]: * Lập kế hoạch: Trong hoạt động của chuỗi cung ứng, lập kế hoạch là khâu quan trọng nhất, bao trùm lên tất cả các hoạt động khác, việc lập kế hoạch ở đây được thực hiện ở hai cấp độ, một là kế hoạch tổng thể cho toàn chuỗi mang tính trung hạn và dài hạn, mặt khác kế hoạch cũng phải được thực hiện ở từng khâu trong chuỗi, nhờ đó mọi hoạt động trong chuỗi được tổ chức thống nhất và có tính hệ thống. Ví dụ: kế hoạch tìm nguồn 13 hàng, kế hoạch sản xuất nhằm đưa ra lượng nguyên vật liệu cần thiết, nguồn cung những nguyên vật liệu này, số lượng hàng cần sản xuất; kế hoạch giao hàng cung cấp những thông tin cần thiết để đáp ứng nhu cầu khách hàng; kế hoạch trả hàng về (bao gồm trả về ở khâu nguyên liệu và khâu thành phẩm) cung cấp thông tin về kế hoạch hàng trả về để có phương án đặt hàng mới,.Để có được kế hoạch tốt, chúng ta phải có nguồn thông tin tốt. Nếu muốn xác định lượng hàng cần thiết cho thị trường, chúng ta phải dựa vào các yếu tố như mức độ tiêu dùng, tồn kho, điều kiện kinh tế, thị trường và những thông tin về các đối thủ cạnh tranh.
Muốn lập kế hoạch cung ứng thì người lập phải hiểu được các nguồn lực cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như: lực lượng lao động, công suất, kho bãi, phương tiện vận chuyển,. Kế hoạch phải rõ ràng, cụ thể, tập trung được nguồn lực vào những lĩnh vực cần ưu tiên và quan trọng là nó phải phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, có khả năng hỗ trợ chiến lược chung của doanh nghiệp.