chương 1 tác giả đã trình bày tổng quan về nghiên cứu bao gồm lý do chọn đề tài, mục tiêu và ý nghĩa đề tài, phạm vi và phương pháp thực hiện, bố cục của khóa luận. Xuất phát từ những khó khăn công ty phải đối mặt dẫn đến nhu cầu quản lý tri thức, đề tài xây dựng giải pháp nâng cao mức độ trưởng thành về quản lý tri thức. Trong chương tiếp theo tác giả sẽ cung cấp cơ sở lý thuyết và lựa chọn mô hình để phục vụ cho quá trình nghiên cứu, đánh giá.1 Khái niệm tri thức Thuật ngữ “tri thức” xuất hiện từ thời Plato và Aristote. Theo Plato, tri thức được mô tả là “niềm tin về sự thật đã được chứng minh là đúng”.
Nhiều học giả hiện đại như Daniell Bell (1973), Peter Drucker (1993), Alvin Toffler (1970, 1980), Macheal Polanyi (1958, 1967), Ikujiro Nonaka (1991, 1995), Davenport and Prusak (1998,1999)…đã đưa ra các định nghĩa mới về tri thức. Tri thức thường được định nghĩa trong mối quan hệ với dữ liệu và thông tin. Chẳng hạn, theo Davenport và Prusak: “Tri thức được xem như là thông tin nằm trong bộ não con người: là tập hợp của kinh nghiệm, giá trị, ngữ cảnh của thông tin và các kiến thức chuyên sâu giúp cho việc đánh giá và phối hợp để tạo nên các kinh nghiệm và thông tin mới bao gồm cả sự so sánh, kết quả, liên hệ và giao tiếp”, (Davenport and Prusak, 1998; Davenport, 1999). Hiện nay tri thức thường được phân ra làm hai loại: Tri thức ẩn: có tính chủ quan, duy ý chí, dựa trên nhận thức, kinh nghiệm mà không thể diễn đạt thông qua từ ngữ, lời nói, công thức và gắn liền với những bối cảnh nhất định, vận hành trong bộ não của mỗi người.
Tri thức ẩn có thể bao gồm các kỹ năng nhận thức như niềm tin, hình ảnh, cảm nhận và tư duy cũng như các kỹ năng kỹ thuật như sự thuần thục và bí quyết. Tri thức hiện: có tính khách quan và duy lý, được thể hiện ra dưới dạng dữ liệu, văn bản, ngôn ngữ dễ dàng thể hiện, lưu trữ và tái sử dụng thông qua các cơ sở dữ liệu, sách, văn bản, tài liệu hướng dẫn. Trong khi tri thức hiện dễ nắm bắt và quản lý thì tri thức ẩn lại khó chia sẻ và quản lý nhưng chúng lại là những tri thức quan trọng, chiếm khoảng 80% tảng băng tri thức. Vì vậy mà việc nắm bắt những tri thức hiện và chuyển dần tri thức ẩn thành tri thức hiện là mục tiêu mà hầu hết các thực thể đều muốn hướng đến.2 Khái niệm quản lý tri thức Thuật ngữ quản lý tri thức được đề cập từ đầu những năm 1980 nhưng đến đầu những năm 1990 thì quản lý tri thức mới thực sự nở rộ như một công cụ mới trong quản lý và được nhiều ngành quan tâm nghiên cứu, áp dụng.
Từ góc nhìn kinh doanh: quản lý tri thức là một hoạt động kinh doanh với hai khía cạnh cơ bản: xem tri thức như là mối quan tâm chính, thể hiện ở chiến lược, chính sách, và thực tế kinh doanh ở mọi cấp độ của tổ chức; và thiết lập kết nối giữa tài sản tri thức của tổ chức - gồm cả tri thức hiện và tri thức ẩn - với kết quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời, quản lý tri thức là sự tiếp cận để sáng tạo, nắm bắt, tổ chức, lưu giữ và sử dụng tài sản trí tuệ của tổ chức. Từ góc nhìn khoa học nhận thức: Tri thức - tầm nhìn, hiểu biết, và kinh nghiệm mà chúng ta sở hữu - là nền tảng cơ bản giúp ta có thể hoạt động một cách thông minh. Theo thời gian, tri thức tích lũy có thể chuyển giao sang các dạng hiện hình như: sách, kỹ thuật, thực tiễn, truyền thống của tổ chức ở mọi cấp độ và của xã hội nói chung.
Sự chuyển giao này thông qua quá trình tích lũy kinh nghiệm và nếu được sử dụng hợp lý sẽ làm tăng hiệu quả, tạo ra sự thông minh của cá nhân/tổ chức. Từ góc nhìn công nghệ: quản lý tri thức là khái niệm gắn liền với hệ thống thông tin, giúp cho thông tin được chuyển thành tri thức hành động và được chuyển giao nhanh chóng dưới dạng sử dụng được đến những người đang cần. Theo Nonaka (1995) thì tri thức là nguồn duy nhất tạo ra lợi thế cạnh tranh. Do đó, quản lý tri thức ngày càng đóng vai trò quan trọng việc tạo ra sự phát triển bền vững ở mọi lĩnh vực, ngành nghề.
Chính vì vậy, đòi hỏi phải quản lý tri thức ở mọi cấp độ: cá nhân, tổ chức và cộng đồng. Để quản lý tri thức thì cần có một lộ trình để thực hiện được gọi là chu trình quản lý tri thức. Theo (Dalkir, 2005), chu trình quản lý tri thức là các giai đoạn chính trong tiến trình quản lý tri thức, bao gồm: nắm bắt tri thức, tạo ra tri thức mới, mã hóa tri thức, chia sẻ tri thức, truy xuất đến tri thức, ứng dụng và tái sử dụng tri 9 thức bên trong và giữa các tổ chức. Sự tổng hợp của các quá trình này sẽ tạo ra khung cốt lõi cho lộ trình tri thức từ đó chuyển đổi thành các tài sản tri thức có giá trị cho tổ chức.
Tác giả (Dalkir, 2005) đưa ra chu trình quản lý tri thức tích hợp tổng hợp từ các chu trình được phát triển trước đó. Chu trình quản lý tri thức tích hợp gồm ba bước chính: 1. Nắm bắt và/hoặc mã hóa tri thức: Chỉ đến việc nhận diện và mã hóa các tri thức sẵn có trong công ty, các quy trình làm việc và cả các kiến thức từ môi trường bên ngoài. Chia sẻ và phân phối tri thức: Là bước khuyến khích, hỗ trợ chia sẻ và phân phối tri thức nhằm tạo ra vốn trí tuệ cho công ty.
Truy tìm và ứng dụng tri thức: Tri thức sau khi được chia sẻ phải được ứng dụng vào hoạt động của tổ chức, mang lại giá trị thặng dư cho tổ chức.3 Mức độ trưởng thành về quản lý tri thức: Hiện nay, thuật ngữ độ trưởng thành được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngữ cảnh khác nhau, nó mô tả các khía cạnh trưởng thành khác nhau của cá nhân (nghề nghiệp, xúc cảm, trí tuệ và thể chất) và các khía cạnh trưởng thành của tổ chức (quá trình, chương trình, dự án). Nhìn chung, “độ trưởng thành” là trạng thái phát triển đầy đủ, hoàn thiện hoặc sẵn sàng. Mức độ trưởng thành có thể đề cập như là trạng thái hiệu quả của tổ chức khi thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Theo định nghĩa trong ISO/IEC 15504-7 (2008) thì mức độ trưởng thành của tổ chức là một chừng mực mà tổ chức thực hiện các quá trình một cách nhất quán trong phạm vi đã xác định để đạt được thành công các mục tiêu kinh doanh.
Spitzer (2007) cho rằng mức độ trưởng thành của tổ chức là sự nhận thức rõ về các tiềm năng của tổ chức. Trưởng thành là đang trở thành - trở thành thích hợp hơn, trở thành hữu dụng hơn, trở thành quyền lực hơn. Vì thế, khái niệm trưởng thành có thể hiểu là trạng thái hiệu quả của tổ chức hoặc là trạng thái 10 quản lý các quá trình, chương trình và dự án hiệu quả trong giới hạn khả năng và năng lực của tổ chức. Theo Kulkarmi và Louis (2003), mức độ trưởng thành về quản lý tri thức là trạng thái tổ chức quản lý các tài sản tri thức và chuyển giao chúng hiệu quả.
Để có thể đo lường quá trình phát triển về quản lý tri thức của tổ chức, mô hình trưởng thành về quản lý tri thức được áp dụng. Mô hình trưởng thành là một cách tiếp cận khái quát mô tả sự phát triển của một thực thể (tổ chức, cộng đồng) qua nhiều cấp độ để hướng đến trạng thái lý tưởng (Klimko, 2001).1 Mô hình trưởng thành năng lực (CMM): Mô hình CMM vừa là mô hình tham khảo để xác định tiến trình trưởng thành phần mềm của tổ chức, vừa là một mô hình quy phạm để hỗ trợ các công ty phần mềm phát triển từ quá trình hỗn độn đến trưởng thành. Mô hình này được chấp nhận rộng rãi trên toàn thế giới và được xem là tiêu chuẩn để xác định chất lượng phần mềm. Năm mức độ của mô hình CMM gồm có : Bắt đầu (Initial): Các tiến trình là hỗn độn & chưa được định nghĩa.
Lập lại (Repeatable): Các tiến trình căn bản đã đươc thiết lập, và có 1 mức độ kỹ luật gắn với các tiến trình này. Xác định (Defined): Tất cả các tiến trình được định nghĩa, tài liệu hóa, chuẩn hóa, và tích hợp với nhau. Quản lý (Managed): Các tiến trình được đo lường bằng việc tập hợp các dữ liệu chi tiết về các tiến trình và chất lượng. Tối ưu hóa (Optimizing): Việc cải tiến liên tục các tiến trình được áp dụng nhờ các phản hồi định lượng và phát triển các ý tưởng và công nghệ mới.2 Các mô hình trưởng thành dựa trên mô hình CMM: Có nhiều mô hình trưởng thành về quản lý tri thức nhưng hầu hết đầu phát triển từ mô hình trưởng thành năng lực (CMM).
Bảng 2-1 đưa ra một cách tóm tắt các nét chính của các mô hình của các tác giả tiêu biểu. 11 Bảng 2-1: Tóm tắt các mô hình mức độ trưởng thành quản lý tri thức (Nguồn: Teah, Pee & Kankanhalli, 2006) Các mô hình trưởng thành về quản lý tri thức dựa trên mô hình CMM Mức độ CMM Siemens’sKM Infosys’s KPQM KMCA MM KMMM Khó khăn /Không 0 - - - - có 1 Bắt đầu Bắt đầu Mặc nhiên Bắt đầu Có thể 2 Lập lại Lập lại Phản ứng Nhận thức Khuyến khích 3 Xác định Xác định Nhận thức Thiết lập Thực hành 4 Quản lý Quản lý Chắc chắn Quản lý định lượng Quản lý 5 Lạc quan Lạc quan Chia sẻ Lạc quan Cải tiến liên tục Tương tự như mô hình CMM, mỗi cấp độ trưởng thành về quản lý tri thức mô tả một số đặc điểm của tổ chức. Tuy nhiên, các đặc điểm này lại khác nhau ở mỗi mô hình. Bảng 2 -2 đã tóm tắt các đặc điểm chính của từng cấp độ.
Mỗi đặc điểm trong bảng bên dưới là đặc điểm chung của ít nhất hai mô hình trưởng thành về quản lý tri thức.
