CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. ĐẶC ĐIỂM CỦA KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG 1. Khái niệm và phân loại Chi phí hoạt động 1. Khái niệm chi phí hoạt động Chi phí hoạt động là một bộ phận trong chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Đó là những chi phí gián tiếp, phát sinh không liên quan đến quá trình tạo ra sản phẩm của doanh nghiệp và đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến lợi nhuận trong kì của doanh nghiệp. Phân loại chi phí hoạt động Chi phí hoạt động bao gồm: Chi phí bán hàng (CPBH) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN). Hai khoản chi phí này được gọi là chi phí ngoài sản xuất – là hao phí cho những hoạt động trong quá trình phân phối sản phẩm tới người tiêu dùng và quản lý, quản trị doanh nghiệp. Chi phí bán hàng Là khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hàng sản phẩm, hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,.
Chi phí quản lý doanh nghiệp Là các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,.); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị KH…) 5 Đỗ Phương Ngân K22KTDNB Khóa luận tốt nghiệp 2023 1. Kế toán khoản mục chi phí hoạt động 1. Chi phí bán hàng Chứng từ kế toán - Chi phí nhân viên bán hàng: Hợp đồng lao động, Quy chế lương, thưởng, Bảng lương, bảng chấm công hàng tháng, bảng thanh toán tiền lương,… - Chi phí khấu hao TSCĐ: Hóa đơn mua TSCĐ, Biên bản giao nhận tài sản, bảng trích khấu hao TSCĐ,… - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị thanh toán,… - Chi phí bằng tiền khác: Phiếu chi, Giấy báo Nợ,… - Chi phí nguyên vật liệu: Phiếu xuất kho, Bảng kê phân bổ nguyên vật liệu,… Tài khoản sử dụng TK 641 – Chi phí bán hàng được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 641 có thể được mở thêm một số nội dung chi phí.
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh". - Kết cấu của TK 641 – CPBH: TK 641 Bên Nợ Bên Có Các chi phí phát sinh liên quan đến quá - Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp trong kỳ dịch vụ phát sinh trong kỳ - Kết chuyển chi phí bàn hàng vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ 6 Đỗ Phương Ngân K22KTDNB Khóa luận tốt nghiệp 2023 - TK 641 có 7 tài khoản cấp 2 - TK 6411 – Chi phí nhân viên - TK 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì - TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng - TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6415 – Chi phí bảo hành - TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác Sổ kế toán - Sổ chi tiết tài khoản 641 - Sổ nhật ký chung Sơ đồ hạch toán của tài khoản 641: Phụ lục 1 1. Chi phí quản lý doanh nghiệp Chứng từ kế toán - Chi phí nhân viên quản lý: Hợp đồng lao động, Quy chế lương, thưởng, Bảng lương, bảng chấm công hàng tháng, bảng thanh toán tiền lương,… - Chí phí nguyên vật liệu: Phiếu xuất kho, Bảng kê phân bổ nguyên vật liệu,… - Chi phí khấu hao TSCĐ: Hóa đơn mua TSCĐ, Biên bản giao nhận tài sản, bảng trích khấu hao TSCĐ,… - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị thanh toán,… - Chi phí thuế, phí, lệ phí phải nộp: Thông báo thuế, bảng kê nộp thuế, biên lai thu thuế,. - Chi phí bằng tiền khác: Phiếu chi, Giấy báo Nợ,… Tài khoản sử dụng 7 Đỗ Phương Ngân K22KTDNB Khóa luận tốt nghiệp 2023 TK 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 642 có thể được mở thêm các tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh". - Kết cấu TK 642 – CPQLDN: TK 642 Bên Nợ Bên Có - Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực - Các khoản được ghi giảm chi phí quản tế phát sinh trong kỳ; lý doanh nghiệp; - Số dự phòng phải thu khó đòi, dự - Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết); phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết); - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh". - TK 642 có 8 tài khoản cấp 2: - TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý - TK 6442 – Chi phí vật liệu quản lý - TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng - TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6425 – Thuế, phí và lệ phí - TK 6426 – Chi phí dự phòng - TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài 8 Đỗ Phương Ngân K22KTDNB Khóa luận tốt nghiệp 2023 - TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác Sổ kế toán - Sổ chi tiết tài khoản 642 - Sổ nhật ký chung Sơ đồ hạch toán của tài khoản 642: Phụ lục 2 1.
Các sai sót, RR thường gặp khi kiểm toán chi phí CPHĐ bao gồm CPBH và CPQLDN là những chỉ tiêu trên BCKQHĐKD và khoản phát sinh ở hầu hết DN. Đồng thời, CPHĐ có mối quan hệ rất chặt chẽ với chỉ tiêu như tiền, khấu hao tài sản cố định, tiền lương, thuế và các khoản phải nộp nhà nước,. rất dễ xảy ra những sai phạm tại khoản mục này. Cụ thể: Chi phí phản ánh trên báo cáo, sổ sách kế toán cao hơn chi phí thực tế - Hạch toán vào CPHĐ cả những khoản chi không có chứng từ hoặc có chứng từ nhưng chứng từ gốc không hợp lý, hợp lệ, hợp pháp - Hạch toán vào CPHĐ cả những khoản chi không được tính vào chi phí như các khoản tiền phạt do vi phạm pháp luật, các khoản chi phí kinh doanh, chi phí đi công tác nước ngoài vượt định mức qui định, các khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm TSCĐ, các khoản chi thuộc nguồn kinh phí khác đài thọ các khoản chi ủng hộ các cơ quan, tổ chức, xã hội.
- Nhầm lẫn trong việc tính toán, ghi sổ. Do đó, đã làm cho chi phí ghi trong sổ sách, báo cáo kế toán tăng lên với số phản ảnh trên chứng từ kế toán. - DN đã hạch toán các khoản phải vốn hóa vào giá trị tài sản cố định vào toàn bộ chi phí trong kỳ - Hạch toán vào chi phí các khoản chi mà thực tế chưa phát sinh trong kỳ kế toán. Ví dụ: để giảm bớt lãi thực tế, DN đã trích trước vào chi phí trong năm một khoản chi mà theo qui định khoản chi này phải trích vào chi phí năm sau.
9 Đỗ Phương Ngân K22KTDNB Khóa luận tốt nghiệp 2023 - Hạch toán vào chi phí trong năm các khoản thực tế đã chi nhưng do nội dung, tính chất hoặc độ lớn của khoản chi nên theo quy định các khoản chi này do nhiều kỳ sản xuất kinh doanh. Chi phí phản ảnh trên báo cáo, sổ sách thấp hơn chi phí thực tế - Một số khoản thực tế đã chi, nhưng vì chứng từ thất lạc mà doanh nghiệp không có những biện pháp cần thiết để có chứng từ hợp lệ nên số khoản chi này chưa được hạch toán vào chi phí trong kỳ - Một số khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng do người được giao nhiệm vụ chưa quyết toán. Do đó, những khoản chi này vẫn chưa được hạch toán vào chi phí trong kỳ. Như vậy, chi phí này bị ghi thiếu trong khi đó chi phí kỳ sau bị ghi tăng lên, việc hạch toán như vậy sẽ không đúng kỳ kế toán ảnh hưởng đến lợi nhuận của DN và các khoản thuế phải nộp cho Nhà nước.
- DN đã theo dõi và hạch toán các khoản chi cho những công việc chưa hoàn trong kỳ kế toán thấp hơn so với thực tế nhằm tăng lợi nhuận của DN. Chi phí các loại và các đối đượng công việc phản ánh trên sổ sách, báo cáo kế toán còn có sự nhầm lẫn, không đứng thực tế. - DN đã có sự nhầm lẫn trong việc hạch toán giữa chi phí sản xuất kinh doanh, CPBH, CPQLDN, chi phí tài chính và chi phí khác. VD: Các khoản chi ăn, uống của nhân viên; khấu hao TSCĐ bị phân bổ nhầm lẫn giữa các tài khoản 627, 641, 642 1.
Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục chi phí hoạt động Một số hoạt động KSNB thường được các DN áp dụng như sau - Quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của người hay bộ phận có liên quan đến xử lỷ công việc trong hoạt động bán hàng và quản lý (như quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn của người hay bộ phận kiểm tra và phê duyệt CPBH và CPQLDN; các quy định cụ thể về ghi nhận và xử lý các hoạt động bán hàng và quản lý từng nhân viên trong phòng kế toán,.