CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ 1.1 Những nội dung của Kế toán quản trị chi phí 1.1 Tổ chức phân loại chi phí 1.1 Khái niệm chi phí Là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản tiền khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu.2 Phân loại chi phí a. Phân loại chi phí theo chức năng Để trợ giúp các nhà quản lý trong việc vạch kế hoạch và kiểm soát chi phí, các nhân viên kế toán quản trị phân chia chi phí theo lĩnh vực chức năng của tổ chức. Theo đó, chi phí có thể được phân loại thành chi phí sản xuất (manufacturing costs) và chi phí ngoài sản xuất ( non-manufacturing costs). Chi phí sản xuất Chi phí sản xuất được phân loại thành ba khoản mục chi phí : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là giá trị của các loại nguyên vật liệu tạo thành thực thể của sản phẩm , chi phí này có thể tính trực tiếp cho từng loại sản phẩm. Chi phí lao động trực tiếp : Chi phí lao động trực tiếp bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hiểm, bảo hiểm y tế. Chi phí lao động trực tiếp được tính trực tiếp vào các từng loại sản phẩm được sản xuất ra, nó có thể được xác định rõ ràng và cụ thể cho từng loại sản phẩm. 4 Chi phí sản xuất chung : Chi phí sản xuất chung bao gồm chi phí nguyên liệu gián tiếp, chi phí lao động gián tiếp, chi phí khấu hao tài sản cố định, các chi phí tiện ích như điện, nước và các chi phí sản xuất khác.
Đặc điểm của chi phí sản xuất chung là không thể tính trực tiếp vào sản phẩm, chúng sẽ được tính vào chi phí sản phẩm thông qua việc phân bổ chi phí. Chi phí ngoài sản xuất Khi tiến hành hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp còn phải chịu các chi phí ở ngoài khâu sản xuất. Các chi phí này gọi là chi phí ngoài sản xuất, bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng : Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để thực hiện và đẩy mạnh quá trình lưu thông, phân phối hàng hóa và đảm bảo việc đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng.
Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phí như chi phí quảng cáo, khuyến mãi; chi phí tiền lương cho nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí vật liệu, bao bì dùng cho việc bán hàng, hoa hồng bán hàng. Chi phí quản lý : Chi phí quản lý là những chi phí phát sinh liên quan đễn việc tổ chức, quản lý hành chính và các chi phí liên quan đến các hoạt động văn phòng làm việc của doanh nghiệp mà không thể xếp vào loại chi chi phí sản xuất hay chi phí bán hàng. Chi phí quản lý bao gồm chi phí tiền lương cho cán bộ quản lý doanh nghiệp và nhân viên văn phòng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí văn phòng phẩm, chi phí khấu hao tài sản cố định (văn phòng và thiết bị trong văn phòng), các chi phí dịch vụ mua ngoài. Tất cả mọi tổ chức đều có chi phí quản lý.
Phân loại chi phí theo cách quy nạp chi phí Theo phương pháp phân phối chi phí cho một đối tượng chịu chi phí, các chi phí được phân loại thành chi phí tiếp (direct costs) và chi phí gián tiếp (indirect costs). Chi phí trực tiếp Chi phí trực tiếp đối với một đối tượng chịu chi phí là loại chi phí liên quan trực tiếp đến đối tượng chịu chi phí và có thể tính trực tiếp cho đối tượng đó một cách hiệu quả, ít tốn kém (Horngren et al, 1999). 5 Chi phí gián tiếp Chi phí gián tiếp đối với một đối tượng chịu chi phí là loại chi phí liên quan đến đối tượng chịu chi phí nhưng không thể tính trực tiếp cho đối tượng chịu chi phí đó một cách hiệu quả. Nói đúng hơn, chi phí gián tiếp là chi phí liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí.
Do vậy, chi phí gián tiếp được phân phối cho các đối tượng chịu chi phí bằng các phương pháp phân bổ chi phí (Horngren et al, 1999). Tính trực tiếp Chi phí trực tiếp Đối tượng Phân phối chịu chi chi phí Chi phí Phân bổ phí gián tiếp Sơ đồ 1.1 : Mối quan hệ của chi phí trực tiếp , chi phí gián tiếp với đối tượng chịu chi phí Cần lưu ý là một chi phí được gọi là trực tiếp hay gián tiếp tùy thuộc vào đối tượng chi phí xem xét. Hay nói cách khác, một chi phí có thể là chi phí trực tiếp đối với đối tượng này nhưng là chi phí gián tiếp với đối tượng khác. Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí Dựa vào cách ứng xử của chi phí theo sự biến đổi của mức hoạt động, chi phí của tổ chức được phân loại thành chi phí biến đổi và chi phí cố định.
Chi phí biến đổi Chi phí biến đổi là chi phí thay đổi trên tổng số dựa theo sự thay đổi của mức độ hoạt động của tổ chức (thông thường là sản lượng). Các chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí năng lượng phục vụ sản xuất, chi phí bao bì đóng gói, hoa hồng bán hàng, v. là những chi phí biến đổi. Chi phí cố định Chi phí cố định là những chi phí không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi.
Khác với chi phí biến đổi, chi phí cố định không bị ảnh hưởng bởi mức độ hoạt động. Khi mức độ hoạt động tăng lên hoặc giảm xuống, các chi phí cố định vẫn giữ nguyên. Các chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí tiền lương cho cán bộ quản lý, chi phí quảng cáo khuyến mãi, chi phí bảo hiểm, v. là những chi phí cố định.
Phân loại chi phí theo khả năng kiểm soát chi phí Đây là một phương pháp phân loại chi phí có thể hữu ích trong việc kiểm soát chi phí. Phương pháp phân loại này dựa trên khả năng kiểm soát chi phí đối với các nhà quản lý. Nếu một nhà quản lý có thể kiểm soát hoặc quyết định về một loại chi phí thì chi phí ấy được gọi là chi phí phí kiểm soát được bởi nhà quản lý đó. Ngược lại, chi phí mà nhà quản lý không có khả năng kiểm soát hoặc gây ảnh hưởng lớn lên nó thì được phân loại là chi phí không kiểm soát được đối với nhà quản lý đó (Hilton, 1991).
Thông qua cách phân loại này giúp cho các nhà quản trị ở từng cấp hoạch định được dự toán chi phí đúng đắn hơn, hạn chế sự bị động về việc huy động nguồn lực để đảm bảo cho các khoản chi phí. Đồng thời qua cách phân loại này cũng giúp các nhà quản trị cấp cao đưa ra phương hướng để tăng cường chi phí kiểm soát được cho từng cấp; đưa ra phương hướng để tăng cường chi phí kiểm soát được như mở rộng , phát triển các quy trình sản xuất kinh doanh có tỷ lệ định phí cao hơn, phân cấp quản lý chi tiết rõ ràng hơn về những chi phí gián tiếp phục vụ cho quản lý sản xuất kinh doanh. Phân loại chi phí theo thời điểm ghi nhận chi phí Một điều quan trọng đối với cả kế toán tài chính và kế toán quản trị là việc xác định thời điểm ghi nhận các khoản chi tiêu trong việc mua sắm tài sản hoặc dịch vụ được ghi nhận là chi phí. Thuật ngữ chi phí sản phẩm (product costs) và chi phí thời kỳ (period costs) được sử dụng để mô tả thời điểm ghi nhận các loại chi phí khác nhau.
Chi phí sản phẩm Chi phí sản phẩm là những chi phí gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm hay hàng hóa được mua vào như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Chi phí sản phẩm được ghi nhận là chi phí tại thời điểm sản phẩm hoặc dịch vụ được tiêu thụ; được ghi nhận là giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Khi sản phẩm, hàng hóa chưa tiêu thụ được thì những chi phí này nằm trong sản phẩm, hàng hóa tồn kho (gọi là chi phí tồn kho), nằm trong giá thành hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán. Chi phí thời kỳ Tất cả các chi phí không phải là chi phí sản phẩm được xếp loại là chi phí thời kỳ.
Những chi phí này được ghi nhận là chi phí trong kỳ chúng phát sinh và làm giảm 7 lợi tức trong kỳ đó. Nói một cách khác, những chi phí thời kỳ được xem là phí tổn và được khấu trừ ra khỏi sản xuất lợi tức của thời kỳ mà chúng phát sinh. Chính vì thế, chúng được gọi là chi phí thời kỳ. Theo hệ thống kế toán hiện hành, chi phí thời kỳ bao gồm chi phí bán hàng và chi phí sản xuất chung.2 Xây dựng định mức chi phí sản xuất 1.1 Khái niệm định mức chi phí Chi phí tiêu chuẩn hay còn gọi là định mức chi phí (standard cost) là sự ước lượng chi phí để sản xuất một đơn vị sản phẩm.
Chi phí tiêu chuẩn được thiết lập cho từng khoản mục chi phí sản xuất ( nguyên liệu trực tiếp, lao động trực tiếp và sản xuất chung) dựa trên lượng tiêu chuẩn (ví dụ như số giờ lao động, số lượng nguyên liệu,. cần để sản xuất một đơn vị sản phẩm) và giá tiêu chuẩn của mỗi nhân tố đầu vào. Dựa vào chi phí tiêu chuẩn, nhân viên kế toán quản trị sẽ xác định dự toán chi phí sản xuất (dựa trên mức hoạt động dự kiến) và sử dụng nó làm chuẩn mực để đối chiếu với chi phí thực tế. Chi phí thực tế (actual cost) là chi phí phát sinh thực tế trong quá trình sản xuất, được nhân viên kế toán quản trị thu thập từ hệ thống kế toán của tổ chức.
Hệ thống chi phí tiêu chuẩn được các nhân viên kế toán quản trị sử dụng để trợ giúp cho các nhà quản lý trong việc kiểm soát chi phí của tổ chức bao gồm chi phí tiêu chuẩn, chi phí thực tế và biến động giữa chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn.