Phần mở đầu: Gồm số hợp đồng, tên gọi của hợp đồng, tên và địa chỉ giao dịch, quốc tịch, số điện thoại, tên tài khoản mở tại ngân hang… của cả bên nhận và bên đặt gia công. Điều khoản tên và số lƣợng thành phẩm: Tên và số lƣợng thành phẩm phải đƣợc ghi cụ thể, chính xác để tránh nhầm lẫn, đảm bảo tính chính xác của hàng hóa. 10 Các điều khoản về phẩm chất, quy cách: Thƣờng thì phẩm chất quy cách đƣợc quy định chi tiết tỉ mỉ trong hợp đồng gia công hoặc quy định tƣơng tự nhƣ là mẫu mà hai bên đã thỏa thuận có xác định bằng văn bản của cơ quan kiểm nghiệm chất lƣợng sản phẩm. Điều khoản về nguyên liệu: Điều khoản về nguyên vật liệu phải đƣợc quy định cụ thể về loại nguyên vật liệu, tên nguyên vật liệu, số lƣợng phẩm chất… và tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu.
Điều khoản về giá cả: Trong hợp đồng gia công cho nƣớc ngoài, việc quy định giá cả hết sức chi tiết, cụ thể đối với từng loại sản phẩm, từng công đoạn. Điều khoản về phƣơng thức thanh toán: Thông thƣờng trong hợp đồng gia công cho nƣớc ngoài áp dụng phƣơng thức thanh toán bằng ngoại tệ mạnh và theo thủ tục L/C. Điều khoản về thời hạn giao hàng và hình thức giao hàng: Điều khoản này quy định chính xác thời hạn giao nguyên vật liệu chính và phụ, thời hạn giao sản phẩm. Điều khoản về kiểm tra hàng hóa: Đây là điều khoản quan trọng quy định việc kiểm tra nguyên vật liệu, thành phẩm thuộc cơ quan nào.
Điều khoản về phạt hợp đồng: Đây là điều khoản mang tính chế tài đảm bảo cho hợp đồng đƣợc thực hiện. Điều khoản về trọng tài: Đây là điều khoản rất quan trọng, là cơ sở cho việc xác định cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp.3 Chuẩn bị hàng hóa Muốn hoàn thành tốt hợp đồng, bên nhận gia công phải chú trọng đến khâu này bởi đây là khâu quyết định đến việc thực hiện hợp đồng gia công. Giải quyết tốt khâu này sẽ tăng đƣợc uy tín cho bên nhận gia công. Tổ chức gia công và chuẩn bị hàng để giao bao gồm các công việc sau : - Tiến hành gia công thử để tính định mức nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ và lao động.
- Giao nguyên vật liệu cho các đơn vị trực tiếp thực hiện để các đơn vị đó tiến hành từng công đoạn gia công sản phẩm. - Tính các khoản chi phí thù lao gia công (chi phí cho một đơn vị sản phẩm). 11 - Sau khi hoàn thành sản phẩm, bên đặt gia công phải tiến hành: + Đóng gói bao bí hàng xuất khẩu: Lựa chọn bao bì và vật liệu, bao bì phải tuân thủ theo quy định của hợp đồng. Công việc này rất quan trọng, bởi vì bao bì không chỉ bảo quản hàng hoá mà còn liên quan đến việc chuyên chở, bốc xếp… + Kẻ, vẽ kí mã hiệu hàng xuất nhập khẩu: Việc kẻ kí mã hiệu phải đảm bảo đƣợc yêu cầu sáng sủa, dễ đọc, không thấm nƣớc, không phai màu, mực sơn không làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng hàng hoá.4 Thuê phương tiện vận chuyển Trong quá trình thực hiện hợp đồng, việc ai thuê tàu, thuê tàu theo hình thức nào dựa vào các căn cứ chủ yếu: - Điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng nhập khẩu - Khối lƣợng hàng hóa và đặc điểm hàng hóa.
- Điều kiện vận tải Ngoài ra còn phải căn cứ vào các điều kiện khác trong hợp đồng nhập khẩu nhƣ: quy định mức tải trọng tối đa của phƣơng tiện, mức bốc dỡ… Nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng là điều kiện CFR, CIF, CPT, CIP, DAF, DES, DDU, DDP thì ngời xuất khẩu phải tiến hành thuê phƣơng tiện vận tải. Còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB thì ngƣời nhập khẩu phải tiến hành thuê phƣơng tiện vận tải. Tuỳ theo đặc điểm hàng hoá kinh doanh, doanh nghiệp lựa chọn phƣơng thức thuê tàu cho phù hợp: Thuê tàu chợ, tàu chuyến, hay tàu bao. Nếu nhập khẩu thƣờng xuyên với khối lƣợng lớn thì thuê tàu bao, nếu nhập khẩu không thƣờng xuyên nhƣng với số lƣợng lớn thì thuê tàu chuyến, nếu nhập khẩu với số lƣợng nhỏ thì thuê tàu chợ.
Do thuê tàu phải lƣu cƣớc là một nghiệp vụ phức tạp đòi hỏi phải có kinh nghiệm, có thông tin về tình hình vật giá và giá cƣớc, hiểu biết tinh thông về các điều kiện của hợp đồng thuê tàu, nên trong nhiều trƣờng hợp đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải uỷ thác thuê tàu cho môi giới.5 Thủ tục mua bảo hiểm hàng hóa Trong thƣơng mại quốc tế hàng hoá phải vận chuyển đi xa, trong những điều kiện phức tạp hàng hoá dễ bị hƣ hỏng mất mát, tổn thất trong quá trình vận chuyển. Chính vì vậy các ngƣời kinh doanh thƣơng mại quốc tế thƣờng mua bảo hiểm cho hàng hoá để giảm bớt rủi ro có thể xảy ra. * Nghiệp vụ mua bảo hiểm - Xác định nhu cầu bảo hiểm + Các điều kiện bảo hiểm. Điều kiện “C” tối thiểu bao gồm các tổn thát chung và các tổn thất khác nh- ƣ: cháy nổ, mác cạn, lật tàu, mất nguyên kiện khi bốc dỡ… Điều kiện “B” bao gồm: động đát, núi lửa, sét đánh… Điều kiện “A” gồm: mất trộm, mất cắp, thiệt hại do chất đống, tổn thất riêng.
+ Các hình thức bảo hiểm: Hợp đồng bảo hiểm bao (Voyage Policy): mua bảo hiểm cho nhiều chuyến hàng, trong mỗi chuyến chỉ cần điện cho hãng bảo hiểm để nhận giấy chứng nhận hoặc đơn chứng nhận bảo hiểm. Hợp đồng bảo hiểm chuyến ( Open Policy): mua bảo hiểm cho từng chuyến hàng và mỗi chuyến hàng cấp giấy chứng nhận hoặc đơn bảo hiểm. - Lựa chọn hãng bảo hiểm để tiến hành giao dịch; nên mua bảo hiểm ở những hãng bảo hiểm nổi tiếng, có uy tín, có quan hệ thƣờng xuyên, tỷ lệ phí bảo hiểm thấp và thuận tiện trong quá trình giao dịch. - Tiến hành giao dịch và kí hợp đồng bảo hiểm: Thanh toán phí bảo hiểm, nhận đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm.6 Thủ tục hải quan để xuất khẩu hàng hóa Quy trình làm thủ tục hải quan bao gồm: - Khai báo hải quan để kiểm tra tính hợp pháp của hàng hoá.
Nội dung khai báo hải quan gồm: Tên hàng, kí mã hiệu, phảm chất, số lƣợng, khối lƣợng, đơn giá, tổng giá trị, xuất xứ hàng hoá cùng các chứng từ liên quan khác. - Xuất trình hàng hoá: Hàng hoá xuất nhập khẩu phải đƣợc sắp xếp trật tự, thuận tiên cho việc kiểm soát… Yêu cầu của việc xuất trình hàng hóa là sự trung thực của hàng. 13 - Thực hiện các quyết định của hải quan: Sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá sẽ có một trong các quyết định sau: + Cho hàng hóa đi xác nhận đã làm thủ tục hải quan. + Cho hàng hoá đi nhƣng phải nộp thuế (nếu hàng thuộc dạng phải nộp thuế) + Cho hàng đi nhƣng phải bổ sung giấy tờ (nếu giất tờ thủ tục không hợp lệ) + Giữ hàng lại không cho xuất hoặc nhập khẩu (nếu hàng thuộc diện cấm xuất, chƣa đƣợc sự chấp nhận của Bộ Thƣơng Mại).
Bộ hồ sơ đăng kí làm thủ tục hải quan đƣợc thực hiện nhƣ đối với các hàng hoá xuất khẩu khác. Ngoài ra, bên nhận gia công phải xuất trình mẫu nguyên vật liệu đã niêm phong hải quan để hải quan làm thủ tục đối chiếu với nguyên vật liệu cấu thành trên sản phẩm. Trƣờng hợp trong hợp đồng gia công có quy định về việc xuất trả nguyên vật liệu dƣ thừa cho bên đặt gia công thì thủ tục hải quan khi xuất trả nguyên liệu cần có thêm 01 bản sao có xác nhận của bên nhận gia công về yêu cầu xuất trả. Sau khi đã hoàn tất các thủ tục hải quan cho việc xuất khẩu hàng gia công, hàng hoá sẽ đƣợc giao cho tàu hặc đại lí vận tải.7 Thanh toán hợp đồng xuất khẩu * Thanh toán bằng thư tín dụng Đối với hợp đồng gia công quy định về việc thanh toán bằng thƣ tín dụng (L/C).
Sau khi giao hàng, bên đặt gia công phải đôn đốc bên đặt gia công mở L/C đúng hạn và sau khi nhận đƣợc L/C phải kiểm tra xem L/C có phù hợp với yêu cầu của hợp đồng không. Nếu thấy phù hợp, bên nhận gia công sẽ lập bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của L/C gồm: vận đơn, hoá đơn thƣơng mại, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, Packing List, hợp đồng gia công. Sau đó xuất trình cho ngân hàng mở L/C thông qua ngân hàng thông báo để đòi tiền. Ngân hàng mở L/C sẽ kiểm tra bộ chứng từ, nếu phù hợp với L/C thì trả tiền cho bên nhận gia công.
* Thanh toán theo phương thức nhờ thu Nếu hợp đồng gia công quy định thanh toán bằng phƣơng thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng, bên nhận gia công phải hoàn thành việc lập chứng từ và phải xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng để thu tiền sau khi kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định. Chứng từ thanh toán cần đƣợc lập hợp lệ, 14 chính xác và đƣợc nhanh chóng giao cho ngân hàng để sớm thu đƣợc thù lao gia công. Nếu trong thời gian kiểm tra chứng từ, bên đặt gia công không có lí do chính đáng từ chối thanh toán thì ngân hàng xem nhƣ yêu cầu thu tiền là hợp lệ. Quá thời hạn quy định cho việc kiểm tra chứng từ, tranh chấpgiữa bên đặt gia công và bên nhận gia công về việc thanh toán sẽ đƣợc giải quyết giữa các bên hoặc bằng trọng tài theo thoả thuận đã ghi trong hợp đồng.8 Giải quyết tranh chấp giữa bên mua và bên bán Khi thực hiện hợp đồng gia công xuất khẩu, nếu một bên có vấn đề cần phải khiếu nại về nguyên vật liệu hay thành phẩm thì phải: - Để nguyên hiện trạng hàng hoá đồng thời báo cho bên kia biết để kiểm tra lại.
- Lập biên bản giám định tất cả những sai sót đƣợc phát hiện với sự tham gia của cơ quan giám định theo thỏa thuận trong hợp đồng. - Gửi biên bản giám định cùng đơn khiếu nại cho bên kia. Hai bên có thể gặp nhau cùng thoả thuận, trao đổi cùng nhau giải quyết vấn đề khiếu nại sao cho thoả mãn nguyện vọng và yêu cầu của cả hai bên trong thời gian ngắn nhất. Nếu việc khiếu nại không đƣợc giải quyết thoả đáng, các bên có thể đƣa ra hội đồng trọng tài giải quyết.
Kinh nghiệm thực hiện gia công xuất khẩu tại một số quốc gia trên thế giới 1.