CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Một số khái niệm liên quan 1. Khái niệm công tác Văn thư Trong thực tế, công tác Văn thư là đối tượng nghiên cứu của rất nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu. Chính vì vậy cũng có một số quan điểm khác nhau về khái niệm “công tác Văn thư”.
Vương Đình Quyền thì “công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”.1 Theo tác giả Dương Văn Khảm thì “Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang (gọi chung là các cơ quan)”.2 Tuy có các ý kiến khác nhau, nhưng hiện nay, quan niệm đang được sử dụng phổ biến và tôi cũng đồng tình, đó là khái niệm được nêu trong Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định về Công tác Văn thư: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.3 1 Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác Văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, tr.11;12 2 Dương Văn Khảm (2000), Công tác Văn thư Lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, tr. 9 3 Khoản 2, Điều 1, Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định về Công tác Văn thư. 7 Luan van Công tác Văn thư là hoạt động liên quan trực tiếp đến văn bản, giấy tờ của một cơ quan, tổ chức, nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản quản lý của cơ quan, tổ chức đó. Để làm được điều đó thì nội dung công tác Văn thư cần bao gồm: - Soạn thảo và ban hành văn bản - Quản lý và giải quyết văn bản (văn bản đi, văn bản đến) - Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Quản lý và sử dụng con dấu.
Khái niệm tổ chức công tác văn thư Để hiểu được khái niệm tổ chức công tác văn thư thì trước hết ta phải hiểu thế nào là “Tổ chức”. Khái niệm “tổ chức” có thể hiểu theo nghĩa danh từ và nghĩa động từ. Tuy nhiên trong khóa luận này, tôi chỉ tập trung khai thác khái niệm “tổ chức” theo nghĩa động từ. Theo “Từ điển tiếng Việt” của Viện ngôn ngữ học thì “Tổ chức” được hiểu theo một số nghĩa như “làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất định”; “làm cho thành một trật tự, có nề nếp” hay “làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất”1 Theo Chester I.
Barnard thì: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”. Từ việc tiếp thu những kết quả nghiên cứu trước đó và những hiểu biết của bản thân, tôi mạnh dạn đưa ra khái niệm về tổ chức như sau: “Tổ chức là việc sắp xếp, bố trí các nguồn lực của một cơ quan, tổ chức một cách hợp lý để điều hành và thực hiện các nhiệm vụ, nhằm hướng tới hoàn thành những mục tiêu chung của tổ chức.” 1 Viện Ngôn ngữ học, (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng, tr. 8 Luan van Từ đó, ta có thể hiểu khái niệm về tổ chức công tác văn thư như sau: “Tổ chức công tác văn thư là việc sắp xếp, bố trí các nguồn lực của một cơ quan, tổ chức một cách hợp lý để điều hành và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư, nhằm đảm bảo nguồn thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, hướng tới phục vụ mục tiêu chung của tổ chức.
Khái niệm quản lý công tác văn thư Khái niệm quản lý cũng là đối tượng nghiên cứu của nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu. Mỗi tác giả lại có những cách tiếp cận khác nhau về quản lý, tiêu biểu phải kể đến một số quan điểm như sau: Theo “Từ điển tiếng Việt” của Viện ngôn ngữ học thì quản lý là “trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định” hay là “tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định.W Taylor: “Quản lý là hoàn thành công việc của mình thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất.” 2 Harold Koontz và Heinz Weihrich đưa ra cách hiểu khác về quản lý như sau: “Quản lý là việc thiết kế và quy trì một môi trường trong đó những người cùng làm việc với nhau có thể hoàn thành các mục đích, mục tiêu chung.” 3 Theo quan điểm của TS. Trần Ngọc Liêu: “Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực và theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi.” Còn theo cuốn Giáo trình Quản lý học của trường Đại học Kinh tế quốc dân: “Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực và hoạt động của hệ thống xã hội nhằm đạt được mục đích của hệ thống với hiệu lực và 1 Viện Ngôn ngữ học, (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng, tr. 2 Nguyễn Hải Sản (2010), Quản tri ̣ học, NXB Thố ng kê, Hà Nô ̣i, tr.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Đỗ Thị Hải Hà (2016), Giáo trình Quản lý học, NXB Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội, tr.
9 Luan van hiệu quả cao một cách bền vừng trong điều kiện môi trường luôn biến động.”1 Từ nội hàm của quản lý mà các tác giả trước đã nêu ra, tôi mạnh dạn đưa ra khái niệm về quản lý công tác văn thư như sau: “Quản lý công tác văn thư là việc chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư của các đơn vị trong tổ chức theo một hình thức và trình tự nhất định nhằm phục vụ cho hoạt động cũng như những mục tiêu chung của tổ chức. Nội dung tổ chức và quản lý công tác Văn thư 1. Nội dung tổ chức công tác Văn thư 1. Tổ chức bộ máy công tác Văn thư Công tác Văn thư là công việc mang tính chất đặc thù liên quan đến mọi văn bản, hồ sơ, giấy tờ của một cơ quan, tổ chức.
Công tác Văn thư là một hoạt động không thể thiếu của mỗi cơ quan tổ chức để nhằm đảm nguồn thông tin chính thống nhất cho hoạt động quản lý. Công tác này có liên quan đến tất cả các bộ phận và nhân viên trong cơ quan. Tuy nhiên, để thực hiện một cách tập trung và thống nhất công tác Văn thư thì nhìn chung mỗi cơ quan đều phải có văn thư chuyên trách. Trong thực tế, tùy thuộc vào tính chất công tác, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị cũng như quy mô, cơ cấu tổ chức của cơ quan lớn hay nhỏ mà cơ quan đó sẽ lựa chọn hình thức tổ chức văn thư cho phù hợp.
Cụ thể có một số hình thức tổ chức văn thư như sau: a. Hình thức văn thư tập trung Hình thức văn thư này áp dụng đối với những cơ quan, tổ chức có quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức không phức tạp; khối lượng văn bản đi, văn bản đến không nhiều; địa điểm làm việc tập trung, không phân tán. Cơ quan chỉ bố trí văn thư cơ quan và không bố trí bộ phận văn thư hoặc các cán bộ chuyên trách hay kiêm nhiệm về công tác Văn thư ở các đơn vị trực thuộc. Khi áp dụng hình thức này, ngoài việc soạn thảo, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu nghiệp vụ khác của công tác văn thư được thực hiện tại Văn phòng (Phòng Hành chính) của cơ quan.
Hình thức văn thư phân tán 1 PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Đỗ Thị Hải Hà (2016), Giáo trình Quản lý học, NXB Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội, tr. 10 Luan van Văn thư phân tán là hình thức văn thư áp dụng cho các cơ quan lớn và địa điểm làm việc của các đơn vị bị phân tán, không tập trung. Các cơ quan này vẫn tổ chức văn thư cơ quan nhưng các nghiệp vụ văn thư lại được phân chia thực hiện tại nhiều đơn vị trong cơ quan. Các nghiệp vụ được các đơn vị thực hiện tương đối giống nhau như soạn thảo văn bản, in ấn, nhân bản, trình ký văn bản,…Hình thức này hiện nay không còn phổ biến nữa mà dần phát triển thành hình thức văn thư hỗn hợp.
Hình thức văn thư hỗn hợp Hình thức văn thư này áp dụng đối với những cơ quan, tổ chức có quy mô vừa và lớn, cơ cấu tổ chức khá phức tạp; khối lượng văn bản tương đối nhiều; địa điểm làm việc không tập trung như các Bộ,ngành, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các doanh nghiệp lớn,. Với hình thức văn thư hỗn hợp thì cơ quan sẽ vừa bố trí văn thư cơ quan vừa bố trí bộ phận hoặc cán bộ chuyên trách, kiêm nhiệm công tác văn thư tại các đơn vị trong cơ quan. Giữa văn thư cơ quan và văn thư đơn vị có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng. Cụ thể, một số khâu nghiệp vụ của công tác văn thư như tiếp nhận, đăng ký văn bản đi, văn bản đến, nhân bản, chuyển giao văn bản,… được thực tiện tập trung tại văn thư cơ quan.